Načrtujte, dosegajte, presegajte!

Poznate koga, ki se veseli načrtovanja? Malo verjetno. Večina ljudi ima precejšen odpor do zadnjega kvartala leta, ko podjetja in organizacije pristopijo k letnemu načrtu. Letni načrt ni edina priložnost, ko se dogaja načrtovanje. Načrtuje se tudi izvedba večjih, kompleksnih projektov. Načrtovanje je sestavni del uspešnega, učinkovitega poslovanja in tudi uspešnega zasebnega življenja. Z načrtovanjem in načrti imamo pogosto različne težave …

Nataša Brunec

Facebook
Twitter
LinkedIn

Načrt, ki je vsiljen, neživljenjski, ki se ne začne na pravi način, lahko povzroči več težav, kot si mislimo. Slab proces načrtovanja bo pripeljal do slabega načrta … Ravno zato, ker se načrtovanje pogosto ne izpelje na učinkovit način, se ljudem načrtovanje zdi težko in nenaravno. Zdi se kot nekakšen umeten, izmišljen proces, ki je sam sebi namen. Ker vsi vpleteni čutijo neko nerealno in umetno plat načrtovanja, ni redko, da se načrtovanja lotevajo z odporom, naveličanostjo in resnimi dvomi v smiselnost in koristnost tega početja …

Včasih je najprej dobro pogledati »kako se NE lotevati zadev«. Pa poglejmo …

Načrtovati nenaravno … ne deluje

Iz lastnih izkušenj in opazovanja vem, da se načrtovanje v podjetjih in organizacijah neredko dogaja »od konca proti začetku«. Recimo, da se v podjetju začne projekt … Prvo vprašanje je pogosto: KAJ MORAMO ZDAJ NAREDITI? Ne da bi dovolj resno razmislili ali razumeli, ZAKAJ se nečesa lotevamo in KAJ NAJ BI NA KONCU NASTALO, »skočimo« na KAJ MORA BITI NAREJENO. Obstaja namreč neka implicitna predpostavka, da vsi v podjetju ali organizaciji enako razumejo, KAJ JE NAMEN, CILJ, ŽELENI REZULTAT in tudi kaj točno je najboljša ideja in kaj se mora najprej zgoditi v zvezi z nekim projektom. 

A da lahko vemo, kaj je najboljše in najprej, moramo najprej sploh vedeti, in na enak način razumeti, zakaj točno se celota dela in kaj je vizija končnega izida. Zelo težko bomo nizali dobre ideje, če nimamo slike o tem, kaj naj bi na koncu uresničili. Včasih ta slika ni znana nikomur. Včasih pa je vodstvu in določenim članom projekta znana, a je zelo slabo interno skomunicirana. Lahko pa, da je znana in skomunicirana, a o njej v resnici ni soglasja. To je še posebej slaba popotnica za uresničevanje načrta. Pojavili se bodo konflikti, vsak od vpletenih bo »vlekel« na svojo stran, zavzetost za uresničevanje ciljev bo nizka. 

Če načrtujemo slabo (ali sploh ne) stvari seveda razpadejo in je zmeda. Vse je v zadnjem trenutku in kar naprej so krizne razmere in veliko nerazumevanja med vpletenimi ... Krizne razmere potem ljudi prisilijo, da se (ponovno) lotijo načrtovanja ... kriznega. Žal se zadev pogosto lotijo ravno obratno, kot bi dobro načrtovanje naj potekalo … lahko bi rekli, da gre za nenaravno načrtovanje.

·      Pogosto je pri tem načinu nenaravnega načrtovanja prvi korak: »Delajte več in bolje!« (5. NASLEDNJA AKTIVNOST) Ljudje delajo, nanje se pritiska, a zadeva še vedno ne deluje, saj si vsak od zaposlenih zadevo morda razlaga nekoliko drugače.

·      Potem se nekdo spomni: »Bolje se moramo organizirati!« Včasih pa celo: »Moramo se reorganizirati!« (4. ORGANIZIRANJE).

·      Ker tudi to ne deluje, spet pade nova ideja, in sicer: »Bolj kreativni moramo biti!« (3. VIHARJENJE). In ker brez še vedno manjkajočega odgovora na, ZAKAJ in KAJ tudi to ne prinese rezultatov, se nekdo spomni: »Najemimo svetovalca!«

·      Ko se svetovalec pojavi na sestanku z ekipo, jih najprej vpraša: »Kaj točno pa želite narediti (2. VIZIJA).

·      Kmalu za tem pa vpraša tudi: »In kaj je vzrok za ta projekt – zakaj to delate? (1. NAMEN IN NAČELA).«

Če načrt skrbno pripravimo in redno spremljamo, zaznavamo odstopanja in spremembe, smo na pravi poti do uspeha.

Naravni model načrtovanja za doseganje in preseganje

Dobro načrtovanje se odvija v obratnem vrstnem redu, kot je opisan zgoraj. Dejansko gre za zaporedje korakov, ki jih naši možgani samodejno uporabijo pri kakršnem koli neuradnem načrtovanju … Če ga strukturiramo v korake in dopolnimo s ključnimi vprašanji, na katere je treba najti odgovor pri posameznem koraku, je Naravni model načrtovanja® videti tako: 

1.     DEFINIRANJE NAMENA IN NAČEL (odgovorimo si na vprašanje, ZAKAJ se nečesa lotevamo in po KAKŠNIH NAČELIH IN STANDARDIH bomo to uresničevali);

2.     VIZUALIZACIJA REZULTATA (ustvarimo jasno sliko o končnem zelo uspešnem rezultatu: KAJ točno želimo uresničiti?);

3.     VIHARJENJE IDEJ (nizamo čim več idej o tem, KAKO bomo želeni rezultat dosegli);

4.     ORGANIZIRANJE (KAKO organizirati ideje iz prejšnje točke v smiselne podcelote, zaporedja, prioritete);

5.     Določimo NASLEDNJE AKTIVNOSTI in nosilce (definiranje konkretnih AKTIVNOSTI).

Vsak od petih korakov je opremljen s tipičnimi vprašanji, ki nam pomagajo uokviriti razmišljanje o pravih vsebinah v pravih fazah načrtovanja. Brez upoštevanja teh korakov in usmerjenega razmišljanja pri posameznih korakih hitro pademo v stare vzorce ali šablone načrtovanja. Lahko recimo prehitro začnemo omejevati možnosti, ki so nam na voljo ali pa razmišljamo preveč razpršeno s premalo razjasnjenimi temeljnimi izhodišči o tem, kaj želimo s projektom doseči. Koraki nas vodijo do kakovostnega oblikovanja vsebine projekta, v katerega se čutimo vsebinsko vpleteni, hkrati pa je načrtovanje funkcionalno, saj nas pelje vse do konkretnih aktivnosti in nosilcev.

Načrtovanje po Naravnem modelu načrtovanja® je kreativno, navdihujoče obdobje za podjetje ali organizacijo ter posameznike, ki so v načrtovanje vpleteni. To je čas pogumnega razmisleka o prihodnosti, ki pripelje do novega razumevanja, zakaj, kaj in kako delamo. Tako se vsi, ki so vključeni v načrtovanje, veliko bolje istovetijo z zadanimi cilji in zato tudi bolj motivirano in lažje uresničujejo načrtovano. Model nas obvaruje pred pastmi, v katere pri načrtovanju običajno padamo. Še več: tak način načrtovanja je za vse vpletene velika ustvarjalna in poslovna priložnost, ki lahko pelje v nove preboje na trgu, rast in učinkovitost podjetja ali organizacije.

Načrtovanje je sestavni del uspešnega, učinkovitega poslovanja in tudi uspešnega zasebnega življenja.

Tedenski pregled ohranja načrt živ

Načrtovanje se s samim izdelanim načrtom ne zaključi. Uresničevali bomo korake iz načrta, a del tega uresničevanja bo tudi redno pregledovanje in osveževanje načrta. Smiselno je tedensko pregledovanje in nadgrajevanje načrta. Tedenski pregled je vrsta korakov, ki nam pomagajo pregledovati narejeno v preteklem tednu in načrtovati nekaj naslednjih tednov. Le tako bo načrt ostal živ in bo omogočal nadaljnje uresničevanje do uspešnega zaključka projekta ali poslovnega leta. Tako bomo načrtovano, ne le dosegli, ampak tudi presegli …

Če načrt skrbno pripravimo in redno spremljamo, zaznavamo odstopanja in spremembe, smo na pravi poti do uspeha. Ko slišimo, da je v načrt treba vnašati tudi spremembe, večina takoj pomisli na s spremembami povezane težave. A pogosto se bodo spremembe, ki jih prinaša življenje, izkazale kot priložnosti, ki omogočajo nadgradnjo našega načrta. Odkrijemo lahko nove rešitve, nadgradnje prvotnih ciljev, sinergije … skratka nove in dodatne zmage!

NE ZAMUDITE: Avtorica zgornjega prispevka Nataša Brunec bo na septembrskem kongresu ADMA v Portorožu predavala na temo pomena sporočila Načrtujte, dosegajte, presegajte!