Intervju

O direktorici, ki nikoli ni imela poslovne sekretarke

Marta Kelvišar že petindvajset let zaseda različne vodilne položaje v slovenskih podjetjih. Preobrazba, ki jo je pod njenim vodstvom v izredno kratkem obdobju doživelo podjetje Adria Dom, je navdušujoča. Že ko smo se dogovarjali za intervju, je bilo hitro jasno, da gre za osebo, ki ceni učinkovitost in ne izgublja časa. Vsa komunikacija je potekalo hitro in neposredno. Izkazalo se je, da tudi pri vodenju podjetja ne želi vmesnih členov. Zato ne preseneča dejstvo, da nima poslovne sekretarke.

Marta Kelvišar
Marta Kelvišar

Prvo vprašanje je seveda, kako to, da nimate poslovne sekretarke?

Že petindvajseto leto sem na vodstvenem položaju in nikoli nisem imela poslovne sekretarke. Privzgojeno mi je, da si vse uredim sama. Verjamem, da je temelj uspešnega dela dobra in učinkovita organizacija dela ter zaključevanje odprtih nalog. Moja kariera na vodilnem položaju se je začela še v času, ko informacijska tehnologija ni imela tako močnega vpliva na organizacijo dela in dejansko nikoli nisem imela osebne asistentke. Elektronski mediji in informatizacija nam tako olajša in izboljša učinkovitost pri organizaciji časa. Tako smo pogosto prisiljeni uporabljati in napredovati skupaj z intenzivnim razvojem informacijske tehnologije. V podjetju smo zaposleni osredotočeni in gradimo kulturo vitkega poslovanja. To tudi pomeni, da je v procesih čim manj vmesnikov. Vitki procesi in agilno delovanje so temelj učinkovite digitalizacije. Raje vlagamo v digitalizacijo in avtomatizacijo procesov in na ta način lažje dosegamo dodano vrednost. Z lastnim zgledom skušam graditi kulturo vitke organizacije. Podobno gledam na gospodinjsko pomočnico, ki je nikoli nisem imela. Otrokom sem skušala privzgojiti, da je denimo pospravljanje pomemben del življenja in otrok mora biti vzgojen v tem duhu.

Ko pridem na delovno mesto, pregledam, kako zasedeni so sodelavci in skličem sestanek, če ga potrebujemo. Medtem ko bi se dogovarjala in naročala nekomu, kaj mora storiti ali napisat, je stvar že urejena oziroma narejena. Menim, da je delegiranje tovrstnih opravil izguba časa. Tako v našem podjetju v sistemizaciji nimamo delovnega mesta poslovne sekretarke.

Kdo torej opravlja dela, ki jih v drugih podjetjih opravljajo poslovne sekretarke oziroma sekretarji?

Verjamem, da bo tudi v prihodnosti v večjih podjetjih še vedno nekdo sprejemal goste, kuhal kavo, odgovarjal na telefonske klice in urejal potne naloge. A te zadolžitve terjajo vedno manj časa. Sodelavka iz kadrovskega oddelka, ki ima pri nas te zadolžitve, za to porabi dve uri delovnega časa na dan. In to je to. Urnike si ureja vsak zaposleni sam. Vsak si sam organizira delo. Ko pridem na delovno mesto, pregledam, kako zasedeni so sodelavci in skličem sestanek, če ga potrebujemo. Medtem ko bi se dogovarjala in naročala nekomu, kaj mora storiti ali napisati, je stvar že urejena oziroma narejena. Menim, da je delegiranje tovrstnih opravil izguba časa. Tako v našem podjetju v sistemizaciji nimamo delovnega mesta poslovne sekretarke.

Moja mobilna pisarna je vedno z menoj. Torej, kjerkoli sem, nimam nobenih težav pri komunikaciji s sodelavci in poslovnimi partnerji. Če potrebujem koga, ga pokličem. Posebnih specializiranih orodij ne uporabljamo.

Je kdo znotraj podjetja izrazil željo, da bi imel poslovno sekretarko?

Če sem iskrena ne. Že ko sem jaz prišla v podjetje, je ni bilo in kot sem rekla, tega delovnega mesta nimamo sistemiziranega.

Omenili ste že, da manko pisarniške pomoči nadomeščate tudi s tehnološkimi pripomočki. Kako pa? 

Najbolj koristni in najbolj uporabljani orodji sta zagotovo elektronska pošta in koledar. Pametni telefon je nepogrešljiv. Imam telefon, ki je malce večji, tako da je delo z njim lažje in bolj pregledno. To so popolnoma normalna sodobna orodja, ki so danes dostopna vsem. Moja mobilna pisarna je vedno z menoj. Torej, kjerkoli sem, nimam nobenih težav pri komunikaciji s sodelavci in poslovnimi partnerji. Če potrebujem koga, ga pokličem. Posebnih specializiranih orodij ne uporabljamo. Kot večina drugih podjetij se zanašamo na običajne power point prezentacije, excel in word. Imamo dropbox račun, na katerega odlagamo dokumente, in poseben interni portal, na katerem imamo strukturirane in optimizirane dokumente. Tako natančno vemo, kam dokumente odložiti, na kakšen način jih zapisati in hraniti. Ve se, kdo je lastnik procesa in kdo ga upravlja ter kdo ima pravico do vpogleda. Temu pravimo AD-portal, narejen pa je bil posebej za naše podjetje.

Organiziramo piknike in team buildinge, med drugim tradicionalni spust po Kolpi. Zaposlenim je v kampih, kjer tržimo naše mobilne hiške, na voljo tudi cenovno izredno ugodno letovanje, ki je hkrati tudi preverjanje uporabniške izkušnje, saj od zaposlenih pričakujemo povratne informacije in tudi predloge, kaj izboljšati. 

Kljub tehnologiji pa je bistven del vodenja podjetja najbrž še vedno osebni stik. Kako torej vodite podjetje?

Zaposlenih nas je 220, od tega polovico žensk. Tudi v menedžmentu, ki šteje šest oseb, je polovica žensk. To se mi zdi pomembno, saj menim, da imamo ženske poseben čut. Zase lahko rečem, da imam zelo dobro razvito intuicijo. Poleg tega je treba pri vodenju podjetja upoštevati, da smo ljudje čustvena bitja. In zato je zelo pomembna empatija. Moram pa poudariti, da sem vedno osredotočena na cilje podjetja, in če vidim, da kateri izmed posameznikov svoje interese postavlja v ospredje, se nemudoma pogovorimo. Verjamem, da je pogovor ključen za reševanje težav. Če sem v podjetju navzoča, vedno najraje komuniciram osebno. Torej, če potrebujem določene podatke ali pojasnila, najraje stopim do osebe, ki mi lahko pomaga in se pogovorim. Tako najlaže ocenim, ali se razumemo ali ne. Ne sklicujem ravno veliko sestankov. Kolegij imamo enkrat na mesec. Takrat v dveh urah in pol naredimo pregled našega dela in zapišemo naloge, ki so pred nami. Vse drugo pa rešujemo na hitrih sestankih oziroma srečanjih. Sama se udeležujem tudi sestankov, ki jih sklicujejo posamezni sektorji. Tako lahko dobim potrebne podatke, predvsem pa občutek o poteku dela in morebitnih težavah. Če bi se zanašala zgolj na poročila, tako popolne slike ne bi dobila.

Za vami so tri izredno uspešna leta. Čemu pripisujete dosežene uspehe?

V teh treh letih smo naredili res veliko. Težko bi bilo našteti vse. Najbolj se našega napredka zavem, ko pišem pismo sodelavcem, ki ga enkrat na leto objavimo v internem glasilu Vetrnica. Čeprav je za uvodni nagovor določena ena stran, se pogosto primeri, da je seznam naših dosežkov tako dolg, da ga moramo objaviti na več straneh. K vodenju podjetja so me povabili pred tremi leti, natančneje decembra 2014. Z Adrio Dom sem bila povezana že prej, saj sem bila eno leto članica nadzornega sveta, kar štiri leta pa tudi predsednica. Tako sem zelo dobro vedela, kje se podjetje nahaja in kakšen neizkoriščen potencial ima. Izziv sem zato z veseljem sprejela. Je pa res, da kot nadzornica oziroma nadzornik ne moreš občutiti pravega utripa in energije podjetja. To je treba doživeti. Šele ko sem aktivno vstopila v vodenje te družbe, sem začutila vse razsežnosti svoje odločitve, a dejstvo je, da se glede ocene potenciala Adrie Dom nisem zmotila, kar dokazujejo tudi naši rezultati. Projekta se nisem lotila sama. S seboj sem pripeljala dva sodelavca iz Adrie Mobil, enega iz tehničnega sektorja in drugega za vodenje prodaje. Od trenutka, ko smo prišli in smo si zastavili strategijo, smo dali vedeti, da z nami ni šale. Ekipa je močnejša kot posameznik in s svojim delom in vizijo smo preprečili, da bi kdorkoli iskal obvode in ovinke mimo tistega, kar smo si zastavili. Ko so zaposleni videli, da smo sicer malce drugačni, a da imamo rezultate, ni bilo več težav. Skrivnost našega uspeha je v timskem delu. Vedno v ospredje postavimo interese podjetja in vodimo z zgledom. 

Česa ste se lotili najprej?

Morate vedeti, da smo ob mojem prihodu delali samo eno linijo mobilnih hišk, ki so bile dejansko že malce zastarele. Tako da smo se odločili za intenziven razvoj v smeri želja in potreb kupcev. Že v prvem letu smo razvili novo prestižno linijo X line in začeli z dodatnim programom mobilnih šotorov. Vsega tega se nismo lotili sami, temveč smo se povezali s strokovnjaki s tega področja. Našli smo zelo kompetentne ljudi, ki so pri razvoju teh produktov v svetovnem vrhu, in z njimi vzpostavili odlično sodelovanje. A tudi mi smo temeljito opravili svoj del naloge. Vedeti je treba, da če ne veš, kaj iščeš in kaj potrebuješ, ti sam od sebe ne bo nihče ničesar prinesel, zato smo bili intenzivno vpeti v vse faze razvoja. Brief, ki smo ga poslali našim dizajnerjem za dodatni program, je vseboval navodila, da želimo produkt, ki bo zložljiv, ga bomo lahko tržili globalno in bo prestižen. Bistveno za nas je bilo to, da je zložljiv, saj s tem minimiziramo stroške transporta in razširimo krog potencialnih trgov. Pri mobilnih hiškah so stroški transporta namreč tako visoki, da smo lahko konkurenčni le v radiju 500 kilometrov, pri čemer se naš trg poleg Slovenije omejuje le na Hrvaško in Italijo. Zaradi sezonske narave proizvodnje mobilnih hišic je proizvodnja delovala le pol leta, pol leta pa so bili delavci doma in na čakanju, kar je povzročalo velike stroške. Hkrati pa se ti delavci, ki so praktično vsako leto dobili odpoved, niso počutili varno in pripadni podjetju. In vsako leto znova uvajati nove ljudi je misija nemogoče in takšno poslovanje se nam danes zagotovo ne bi izšlo. Mislim, da je to, da nam je uspelo vsako leto zaposliti okoli 40 ljudi in jim pogodbe tudi podaljšati ter jim zagotoviti delo skozi celo leto, izjemen uspeh. 

V treh letih ste zaposlili veliko ljudi. Kako v tako kratkem času pri taki množici ljudi vzbuditi timskega duha in pripadnost podjetju? 

To je izjemno težka naloga. V treh letih smo zaposlili več kot polovico vseh ljudi, ki danes delajo za nas. Ko sem prišla v podjetje, nas je bilo 110, danes pa 220. Za delavce smo storili veliko. Plačani so 15 odstotkov nad panožno kolektivno pogodbo in celo malce nad slovenskim povprečjem in to ni slabo. Poleg tega prejmejo polni regres, božičnico in božično darilo. Zaposlenih na minimalni plači nimamo. Ob dobrih rezultatih in preseženih ciljih so delavci deležni dodatnega plačila. Vključeni smo v drugi steber pokojninskega zavarovanja, na delovnih mestih promoviramo zdrav način življenja, organiziramo piknike in team buildinge, med drugim tradicionalni spust po Kolpi. Zaposlenim je v kampih, kjer tržimo naše mobilne hiške, na voljo tudi cenovno izredno ugodno letovanje, ki je hkrati tudi preverjanje uporabniške izkušnje, saj od zaposlenih pričakujemo povratne informacije in tudi predloge, kaj izboljšati. Imamo tudi veliko izobraževanj. Vključeni smo v tri kompetenčne centre, v katerih se selektivno udeležujemo tematskih predavanj. Tako smo imeli nedavno za vse zaposlene predavanje Trženje za netržnike, katerega sporočilo je bilo, da je popolnoma vsak zaposleni tudi tržnik in je odgovoren za svoje delo in za podjetje.

Svoje storitve ste torej nadgradili in niste več zgolj proizvajalec mobilnih hišk in prestižnih šotorov, ampak tudi ponudnik turističnih storitev. Zakaj?

Našli smo poslovno idejo in jo razvili. To imenujemo »one stop shop« oziroma od ideje do realizacije. Postavili smo spletno platformo Adria Holidays, ki uporabnika Adriinih produktov postavlja v ospredje. Podjetja, ki delamo Adriine produkte (Adria Dom, Adria Mobil), v preteklosti niso imela stika s končnimi uporabniki naših izdelkov. S to platformo smo dosegli ravno to. Danes, ko je vse digitalno in interaktivno, je pomembno, da si povezan z uporabnikom in upoštevaš njegovo mnenje. Adria Holidays je spletna platforma, ki trži tri različne izdelke: glamping resorte Adria village, mobilne hiške in najem avtodoma.

Pri tem se zanašamo tudi na naše partnerje. Pri snovanju resortov sodelujemo z Borutom Kokljem, ki je naš dizajner. Sodi namreč v sam vrh snovalcev glamping resortov, saj so med desetimi najboljšimi kar trije njegovi. Lani smo tako naredili glamping resort v Termah Olimje in z njimi vzpostavili globlje sodelovanje. Če namreč ocenimo, da je partner zanesljiv in da z njim lahko sodelujemo, in Terme Olimje zagotovo so, potem se odločimo tudi za poslovni model delitve dohodkov (»revenue sharing«) in v projekt vložimo naše izdelke, medtem ko drugi partner zagotovi lokacijo in izvaja storitev, trženje pa imamo skupno.

Kakšna je prihodnost mobilnih hišk? So že prerasle okvire turizma?

Zaradi sodobnega načina življenja že prihaja do sprememb v načinu bivanja. Vsako leto se udeležimo mednarodnega obrtnega sejma v Celju, kjer ljudje dobijo vpogled v naše izdelke. Ljudje so navdušeni in vedno več jih ugotavlja, da več od tistega, kar nudijo naše hiške, ne potrebujejo. So namreč prostorne, stroškovno učinkovite, predvsem pa za bivanje v njih ne potrebujejo dokumentacije, kot je gradbeno dovoljenje. Kot ime pove, so mobilne in jih je možno v enem dopoldnevu postaviti in odstraniti, za postavitev pa so potrebni le temelji. Mobilna hiša in njeni približki imajo prihodnost, zato razvijamo celinsko hišo, predvsem za severne trge, kjer smo že začeli prodajo. Gre za modularne hiše, tako da se jih lahko poljubno dograjuje. Bivalni parki za starejše prebivalstvo so v tujini že nekaj običajnega. Prepričana sem, da bo bolj humano jesen življenja moč preživeti v takem naselju, v hiški, kjer imaš tudi vrt, ki omogoča stik z naravo in omogoča dnevno aktivnost, ki je v starosti izredno pomembna. Ta naselja bodo varovana in omogočala tudi ponudbo storitev, ki jih starejši potrebujejo od oskrbe, zdravstvene nege do prilagojenih trgovin. Nezanemarljivo pa je tudi dejstvo, da je tak način bivanja cenejši. 

Ste tudi vi uporabnica vaših izdelkov?

Sicer mi ob vseh obveznostih ostaja le malo časa za počitek, a vsako leto del dopusta preživim v naših »izdelkih«. Priznam, da je ob tem malo profesionalne deformacije in sem vedno pozorna, kaj bi lahko še izboljšali, a se mi kljub temu vedno uspe spočiti in sprostiti.

Kako vam ob vseh obveznostih uspe združiti osebno in poslovno plat življenja? Ste namreč tudi žena in mati.

Ko pogledam nazaj, se večkrat vprašam, kako smo zmogli, kako nam je sploh uspelo ... A vsak dan sproti smo se znašli z organizacijo vsega, kar je bilo potrebno. Z možem sva namreč oba na vodilnih položajih že dlje časa. Otrokom je bila privzgojena odgovornost do tistega, kar so bili glede na njihovo starost sposobni. Nikoli nisem napisala njihovih domačih nalog. Danes, ko so že na poti v odraslost, se tako sploh ne pogovarjamo o temah, ki so v marsikateri družini neprijetne. Trudim se, da vikende preživim z družino. Sicer imam prostega časa zelo malo, lahko rečem, da sem direktorica za »24 ur na dan« in se težko odklopim od razmišljanja o službenih zadevah. Veliko mi pomeni, da sem v urnik umestila tudi šport in rekreacijo, kar mi omogoča, da sem v fizični in psihični kondiciji in sem kos obveznostim, ki me čakajo. Znam ločevati zasebno od službenega življenja in to se mi zdi zelo pomembno, da sem pri odločitvah lahko profesionalna.

Kakšna pa je prihodnost Adrie Dom?

Izredno sem vesela, da delujemo v panogi, ki ustvarja doživetja. Danes si ljudje namreč ne želijo zgolj »imeti«, ampak »doživeti«. In tu smo mi. Imamo prihodnost in od nas je odvisno, kako jo bomo izpeljali.

Kako Marta Kelvišar organizira svoj delovni dan brez pomoči asistenta?

Marta sledi načelu vitkega poslovanja, uporablja tehnološke pripomočke, kot so e-pošta in pametni telefon, ter se osredotoča na učinkovito organizacijo dela.

Kdo je Marta Kelvišar?

Marta Kelvišar je direktorica podjetja Adria Dom in izkušena voditeljica, ki je v preteklih letih zabeležila izjemne uspehe. Pod Martinim vodstvom je Adria Dom doživela preobrazbo in razvila nove produkte ter poslovne modele, vključno s turističnimi storitvami preko platforme Adria Holidays.


Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije