Intervju

Tina Markun, strokovnjakinja za urejanje prostorov: “Pospravljanje pisarne se začne doma”

Tino Markun, prvo certificirano svetovalko za urejanje domov in drugih prostorov po svetovno znani japonski metodi KonMari® v Sloveniji, smo k pogovoru povabili zato, ker je pomagala urediti tudi poslovne prostore nekaterih slovenskih podjetij in organizacij. Izobraževala se je neposredno pri utemeljiteljici metode Marie Kondo, avtorici knjižne uspešnice Umetnost pospravljanja. Deluje tudi kot uradna KonMari ambasadorka za usposabljanje novih svetovalcev, nas pa so zanimale predvsem njene raznolike in poučne izkušnje z urejanjem pisarn.

Pospravljanje pogosto spremljajo čustva, vendar na koncu vselej prinese olajšanje, pravi strokovnjakinja za urejanje prostorov Tina Markun. Fotografija: osebni arhiv

Kje je najbolje začeti urejanje delovnega prostora?

Namen temeljitega pospravljanja je pregledati vse, kar imamo, se odločiti, kaj bomo obdržali, potem pa stvari, ki bodo ostale, organizirati, da ima vsaka svoje mesto. Najbolj smiselno je, da se tega najprej lotimo doma in šele potem nadaljujemo v delovnem okolju. Če pa urejanje doma preskočimo in se takoj lotimo pospravljanja pisarne, pa začnemo pri tistih stvareh, ki jih uporabljamo samo mi. Vendar vsekakor priporočam, da začnemo doma.

Zakaj?

Ker smo ista oseba doma in v službi, kamor od doma prenesemo vse, tudi organizacijske sposobnosti, pri katerih gre v resnici bolj za sposobnosti odločanja. Pri temeljitem pospravljanju ne gre toliko za stvari, ampak za to, da se znamo odločati, kaj bomo obdržali in česa ne potrebujemo več, kaj nam še služi in kaj ne. Pri osebnih stvareh se sprašujemo, kaj nas radosti, medtem ko se v službi bolj sprašujemo, kaj nam dobro služi oziroma kaj nam omogoča, da živimo tako, kot si želimo živeti.

Pri temeljitem pospravljanju ne gre toliko za stvari, ampak za to, da se znamo odločati, kaj nam še služi in kaj ne več.

Ali je urejanje poslovnega okolja vseeno nekoliko drugačno kot urejanje doma, morda na primer v pisarni sami ali nimamo popolnega vpliva nad tem, kako je urejena?  

Tudi doma pogosto nismo sami, zato je vedno in povsod treba začeti pri svojih stvareh – doma pri svoji omari, v službi pri svoji pisalni mizi. Pospravljanje je nalezljivo in hitro postanemo zgled, če se ga lotimo sami, drugi v pisarni pa (še) ne.

Kako to?

Vsak človek rad vstopi v urejen prostor, v njem se bolje počuti kot v kaosu, to so pokazale tudi raziskave. Naši možgani imajo radi red in tudi naše oči ga stalno zaznavajo, iščejo simetrije. Red nas pomirja. Naši možgani se odzivajo na vsak dražljaj oziroma na vizualni hrup. To moti našo zbranost. V prenatrpanih ali neurejenih prostorih se težje sprostimo. Ženske, z njimi delam pogosteje kot z moškimi, pravijo, da jih prostor spravlja v stres, povzroča glavobol, doma celo težko spijo. Če živijo n neredu. Zato ni vseeno, kako je naš prostor urejen, pa naj gre za dom in za pisarno. In ker nas red privlači, je pospravljanje nalezljivo - če ga v pisarni začnemo sami, se bodo sodelavci skoraj zagotovo kmalu pridružili.

Opozarjate, da je bistvo pospravljanja odgovor na vprašanje, zakaj se ga lotevamo, ne pa, kaj bomo zavrgli in kam bomo kaj, kar bomo obdržali, pospravili.

Tako je, bistvo ni v pospravljanju. Ne gre samo za estetski vidik, ampak predvsem za to, da si zastavimo točno določene cilje, ki nam jih urejeni prostori omogočajo. Doma na primer lahko želimo imeti več časa za branje ali pa za družino. Podobno je v službi. Raziskave kažejo, da v kaotičnih delovnih okoljih zaposleni več časa porabijo za iskanje stvari, na primer dokumentov, dlje časa traja, da se vrnejo k nalogi, če jo prekinejo, … Nered zmanjšuje našo kognitivno sposobnost. Tako tudi cilj pospravljanja v delovnem okolju ni bolj urejen delovni prostor, temveč je to šele začetek. Je orodje, da lahko živimo in delamo tako, kot si želimo.

Kako ste se vi začeli poklicno ukvarjati s pospravljanjem?

Vedno me je zanimalo, kako urediti prostore, da so prijetni za življenje. Doma smo popravljali staro hišo, tako da sem se veliko ukvarjala z domom. Rada spremljam revije in knjige s področja urejanja prostora. Ko sem prebrala knjigo Marie Kondo Umetnost pospravljanja, se mi je zdela zelo drugačna od ostalih. Zelo me je prevzela in tudi sama sem pospravila dom na opisan način - po sistemu, kaj me radosti oziroma kaj je zame pomembno. Leta 2018 sem se udeležila prvega tečaja, ki ga je avtorica pripravila v Evropi. Tako zelo me je vse skupaj pritegnilo, da sem se s časom s tem začela ukvarjati poklicno. To je moja strast in v svojem delu zelo uživam. Gre pa za veliko več kot za stvari. Gre za čustva, za zaupanje, za željo po neobremenjenem življenju. Vse to so motivi, zaradi katerih me ljudje prosijo za pomoč.

Ni pomembno, kako neurejena je pisarna, ampak ali ljudem omogoča, da svoje delo opravljajo mirno in zbrano.

Kdo v podjetjih je tisti, ki vas običajno pokliče na pomoč?

Največkrat je to vodilni kader, na primer lastnik podjetja, projektni menedžer, vodja pisarne, … Sploh ni pomembno, kdo opazi, da je potrebna sprememba. Bolj pomembno je, da podjetja prepoznajo urejanje in pospravljanje kot veščino za manj stresa tako doma kot na delovnem mestu.

Kakšno vlogo imajo pri celotnem procesu zaposleni v podporo vodstvu?

Po mojih izkušnjah imajo zelo pomembno vlogo. Ni človeka, ki bi v podjetju znal tako dobro povezati urejenost okolja z dobro delujočimi procesi. So pomembno stičišče vseh zaposlenih, odražajo kulturo podjetja in jo hkrati sooblikujejo. To pomeni, da postavljajo tudi standarde urejenosti in so lahko predlagatelji sprememb. Zato bi bilo dobro, da bi jih vodstva vključevala v načrtovanje urejanja prostorov.

Imate kakšen nasvet, kako naj zaposleni željo ali potrebo po takšni spremembi v delovnem okolju predstavi vodstvu?

Vemo, kako pomembno je za organizacijo optimizirati delovne procese, programe in tehnologijo. To velja v enaki meri tudi za delovno okolje. Če je urejeno, se v procesu dela pojavlja manj napak, naloge so lažje prenosljive na sodelavce, manj časa se izgubi. Nenazadnje vse to vpliva tudi na odnose. Mislim, da so to dobrobiti urejenega delovnega okolja, ki jih vodstva z veseljem sprejmejo.

Ali tudi v pisarni, tako kot pri urejanju doma, obstajata dve vrsti pospravljanja – temeljito in vsakodnevno?

Seveda. Vedno je dobro na začetku pospravljanja narediti temeljit pregled stvari, in to enkrat za vselej, ne glede na to, ali urejamo domače ali delovno okolje. Po temeljitem pospravljanju pa le še periodično vzdržujemo red: nekatere malenkosti je treba narediti dnevno, na delovnem mestu bi sem sodil na primer ritual ob zaključku dneva, ko postavimo stvari na svoje mesto in pripravimo tiste, s katerimi bomo začeli naslednji delovni dan. Tako naslednji dan pridemo na delo in se ga takoj lotimo, ne da bi se ubadali z ostanki prejšnjega dne. Gre torej res za odločanje, kako želimo živeti oziroma v tem primeru delati.

Kaj pa, če o tem, kako želimo živeti ali delati, nismo čisto prepričani? Ali je bolje, da se pospravljanja še ne lotevamo in ga premaknemo na pozneje?

Kje pa! Ugotavljam, da je pospravljanje odlična priložnost za nekoga, ki ne ve, kaj bi rad, saj do odgovora lahko pride prav preko tega. Pospravljanje nas privede do jasnosti, ki je najvišji in najboljši rezultat procesa. Zato ljudi, preden se lotimo pospravljanja, vedno vprašam, kaj jih veseli, kaj imajo radi. Včasih mi ne znajo odgovoriti. Nič hudega. Pospravljanje nas prisili, da se zazremo vase in premislimo. Ob tem pa, kar se sliši nenavadno, postanemo celo bolj tolerantni do morebitnega nereda drugih. Zanj imajo svoje razloge, to je lahko tudi preobremenjenost. Morda jim bomo s pospravljanjem zgled in nam bodo sledili.  

Cilj pospravljanja po metodi KonMarie je, da pospravimo enkrat za vselej.

Je pristop k pospravljanju pomemben?  

Zelo. Osredotočamo se na tisto, kar želimo obdržati, ne na tisto, kar bomo zavrgli. Pomembno je tudi, da se pospravljanja lotevamo spoštljivo in da z njim ne posegamo v prostor drugih. Vedno začnemo pri sebi in pri svojih stvareh.

Kaj najprej opazite, ko obiščete podjetje, v katerem želijo spremembe?

Seveda opazim prostor, ki prispeva k oblikovanju prvega vtisa, opazujem pa ga brez obsojanja, tudi če v njem vlada nered. Zanima me predvsem, kako zaposleni sami opišejo svoje delovno okolje.

Pa vseeno obstaja nek skrajni čas ali pa skrajna raven kaosa, ko neka pisarna potrebuje pomoč pri urejanju?

Mislim, da ni pomembno, kako neurejena je pisarna, ampak ali ljudem omogoča, da svoje delo opravljajo mirno in zbrano. Ko prostor od zaposlenih zahteva vedno več pozornosti, na primer, ko je treba iskati stvari, se težje osredotočiti ali imajo občutek, da jih prostor ves čas prekinja, je to znak, da je čas za spremembo.

Kako pa poteka pospravljanje v organizacijah?

Najprej je veliko pogovorov. Šele potem začnemo razmišljat o stvareh, ki nas podpirajo v tem, kar počnemo. Nato se natančno pogovorimo o ciljih. Za vsako podjetje je zelo pomembno, zakaj si želi vstopiti v ta proces. Vedno začnemo z delavnico, kjer ljudi seznanim s tem, da je pospravljanje lahko tudi zabavno. To ni nekaj zoprnega, k temu moramo pristopiti na pozitiven način in pri zaposlenih s tem že prebijem led. Potem pa se zelo konkretno lotimo pospravljanja na primer v pisarni.

Česa je največ na kupu, od katerega se v delovnem okolju poslavljamo?

Vsak ima nekaj, neko kategorijo, ki jo želi imeti nekoliko več kot ostalega. Nekdo ima rad knjige, kar pomeni, da bo imel več knjig kot drugi, ki ima rad oblačila. S tem sploh ni nič narobe ne v domačem in ne v delovnem okolju. Kupi stvari v pisarnah so res veliki in zaposleni težko verjamejo svojim očem. Ne gre za to, da bi imeli na koncu čim manj stvari, ampak da bi zavedno izbrati tiste, ki jih želimo imeti, ki nas podpirajo v življenju in pri delu.

V organizacijah je treba nekatere stvari pač imeti, tudi če zaposlenim niso ljube. Pomislimo na arhive, na dolge police fasciklov. Kako ravnati s tem?  

Ni nujno, da obdržimo samo stvari, ki nas radostijo, v delovnem okolju moramo misliti tudi na stvari, ki nam olajšajo delo. Arhiv ima pomembno vrednost in brez njega morda katere od nalog ne bi mogli dobro opravljati. Stvari moramo v službi ocenjevati po njihovi uporabnosti ali namenu. Uporabna vrednost fasciklov z dokumenti, ki še niso digitalizirani ali pa so kopija digitalnih, je v tem, da so nosilci pomembnih informacij, brez katerih bi morda celo kršili zakonodajo ali pa zašli v kakšne drugačne nevšečnosti.

Časovni vidik pospravljanja je za organizacije zelo pomemben.

Kaj pa škarje, spenjač, selotejp in podobni pripomočki, ki so pogosto v napoto in ne vemo, kam bi jih odložili, da nas ne bi motili, a bi bili hkrati pri roki, ko jih potrebujemo?  

Tudi za te ne moremo reči, da nimajo uporabne vrednosti. Ko jih potrebujemo, je zelo neprijetno, če jih nimamo pri roki. Moramo se vprašati, ali nam vse te stvari koristijo in kje bi jih lahko hranili. Morda v kakšnem skupnem prostoru, saj ni treba, da so v vsaki pisarni.

V kolikem času se lahko nek poslovni prostor pospravi? Govorimo v urah, dnevih ali morda celo tednih?

Če imamo v mislih pisarno, v kateri dela en človek, je lahko gotova oziroma urejena že na enem srečanju, morda na dveh. V pol delovnega dneva se da narediti zelo veliko. Časovni vidik je za podjetja zelo pomemben, pogosto se vodje bojijo, da jim bo pospravljanje vzelo preveč časa, ki bi moral biti namenjen delu. Ampak tudi temu se prilagodim, lahko se na primer pospravljanja lotimo po fazah.

Je kdaj treba temeljito pospravljanje opraviti v več krogih, če se sprva odrečemo premalo stvarem?

Ne, cilj je, da pospravimo enkrat za vselej. Ne gre za to, koliko bomo vrgli proč ali dali v ponovno uporabo, temveč ali predmeti sodijo v naše življenje oziroma delo ali ne.

So še kakšna druga pogosta vprašanja, poleg tega, koliko časa bo trajalo, kadar vas za pomoč prosijo podjetja?

Ne, čas je res tisto, kar moje stranke najbolj skrbi. Skušamo se dogovoriti, da prostore urejamo takrat, ko lahko temu namenijo več časa in energije, na primer ob zaključku poslovnega leta ali ob kakšni podobni prelomnici. Domove pa ljudje najraje urejamo spomladi ali pred prazniki, nekateri tudi poleti, ko se ritem življenja za mnoge umiri.

Koliko časa je smiselno vsak delovni dan porabiti za urejanje pisarne, ko jo že temeljito pospravimo? Ali drugače: koliko časa vsak dan prihranimo, če imamo pospravljeno pisarno?

Če moramo ob zaključku dneva ali pa ob začetku naslednjega pospravljati eno uro, da lahko zaključimo ali pa začnemo delati, potem prostor zagotovo ni urejen tako, kot bi bilo dobro, da bi bil. Menim, da bi morala biti pisarna ob koncu delovnega dne pospravljena v nekaj minutah. Ko končamo z delom, pospravimo stvari, ki smo jih potrebovali, na svoje mesto, in pripravimo tisto, kar bomo potrebovali naslednje jutro, da se lahko takoj lotimo dela ter da smo pri tem spočiti in zbrani.

Kateri so najbolj zanimivi odzivi ljudi, ki ste jim pomagali urediti poslovni prostor?

Gospa, ki je podjetnica, je najprej uredila dom, potem pa me je prosila še za pomoč pri urejanju poslovnih prostorov družinskega podjetja. Povedala je, da se je tako odločila zato, ker si tudi v službi želi doživljati mirnost, ki jo po novem doživlja doma. Nenavadno se ji je zdelo, da lahko pospravljanje povzroči takšno spremembo – razbremenil jo je stresa in ji olajšal delo. Pogosto se spomnim tudi drugega primera z Japonske. Gospa je med urejanjem doma ugotovila, da jo zelo zanima kuhanje in je kmalu po tem odprla kuharsko šolo. Želim poudariti, da včasih res majhne spremembe pripomorejo k novim idejam. In še enega primera iz podjetja se večkrat spomnim. Izvedla sem delavnico, nad katero so bili zaposleni tako navdušeni, da so se takoj lotili pospravljanja. To jih je zelo zbližalo in kmalu so si med seboj začeli izmenjevati stvari, kot so otroški rekviziti, knjige in podobno. Zanimiv je tudi moj osebni primer. Mene je pospravljanje po tej metodi tako prevzelo, da sem se začela z njim ukvarjati poklicno in sem opustila dolgoletno delo na področju komuniciranja. Prav je, da delamo nekaj, kar nas zanima, in čisto vseeno je, na kakšen način pridemo do spoznanja, kakšno življenje želimo živeti. Lahko je to tudi preko pospravljanja.

Za konec nam povejte še, kaj lahko bralke in bralci naredijo takoj, ko bodo odložili revijo ADMA in jih bodo zasrbeli prsti, da bi kaj pospravili?

Najprej naj si predstavljajo, kako poteka njihovo idealno življenje, idealen dan. Kako želijo začeti jutro, kako želijo, da poteka njihov čas v službi in kako se želijo počutiti, ko zaključijo delovni dan in ko se  vrnejo domov.  Japonci temu pravijo kurashi, kar pomeni način življenja od sončnega vzhoda do sončnega zahoda. Vizualizacija zelo dobro pokaže, kako želimo živeti. Če jim to ne zadostuje, pa lahko pospravijo predale z oblačili. Vsa oblačila iste kategorije naj prinesejo na kup na sredino sobe, obseg jih bo zagotovo presenetil. Potem pa naj se odločajo, kaj želijo obdržati. Ponovno poudarjam, da ne gre za to, da bi obdržali čim manj stvari, ampak le tisto, kar nas radosti in nas podpira pri življenju, kakršnega želimo živeti. Ob tem pa moram nujno dodati, naj se ne ustrašijo čustev, ki jih bodo doživljali, ko bodo predmete držali v rokah in se odločali, ali sodijo v njihovo življenje ali ne. Včasih privrejo na dan iz globin in so lahko zelo močna. Pospravljanje pa vselej prinese olajšanje.

Tina bo z nami na jesenskem Posvetu ADMA 12. in 13. novembra 2026 v Kranjski Gori.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije