Intervju

Izet Rastoder: Brez poslovne asistentke bi bil izgubljen!

Izet Rastoder je lastnik in direktor podjetja, ki je specializirano za uvoz in distribucijo eksotičnega sadja iz Južne Afrike ter Južne in Srednje Amerike. Je eden izmed največjih trgovcev z bananami na svetu. V poslu stavi na osebni stik, zato sam, pa tudi »njegovi« ljudje, potujejo in sklepajo posle osebno po vsem svetu. »Si predstavljate tveganje, da kupite ladjo s pet milijonov evrov vrednim tovorom, vi pa niste preverili njene tehnične ustreznosti,« pravi Rastoder. Približno polovico leta preživi na poslovnih poteh, vse skupaj pa koordinira njegova poslovna sekretarka Maša Kališek, ki je diplomirala iz varnostnih ved. Ni le poslovna sekretarka, je bolj njegova asistentka in desna roka, poudarja Rastoder.

Izet Rastoder

Foto: arhiv intervjuvanca

Nekoč je bil delovni odnos med menedžerjem in tajnico oziroma poslovno asistentko poln stereotipov, danes so se stvari korenito spremenile. V kolikšni meri, po vašem opažanju?

V veliki meri! Danes so to predvsem asistentke, saj so v vseh pomembnih zadevah moja desna roka, zato niso niti tajnice niti poslovne sekretarke. So del tima. Pri nas imajo vse univerzitetno izobrazbo, tako »tajnice« kot zaposleni v komerciali. Ne moreš od nekoga s fakultetno izobrazbo pričakovati, da bo kuhal kavo (smeh).

Ker smo zelo specifično podjetje – poslujemo predvsem globalno – so jeziki zelo pomembni. Poslovna asistentka mora znati vsaj dva jezika. Poleg angleščine še kakšnega drugega, predvsem špansko, italijansko ali francosko, saj so naše stranke iz globalnih trgov, vsi kontakti pa potekajo prek tajništva.

Katera dela vse opravlja vaša poslovna asistentka in kaj vse pričakujete od nje?

Dela ogromno tistega, kar tudi sam opravljam. Delava timsko, moja asistentka organizira vse posle, sestanke, obiske, potovanja, celotna organizacija mojega dela je njena. Vključena je v celotno dogajanje v podjetju in o vsem je na tekočem.

Kakšne so vaše zahteve glede izobrazbe pri poslovnih asistentih oziroma asistentkah?

To je zelo odvisno od osebe. Lahko rečeš, da bi najraje zaposlil ekonomistko ali pravnico, vendar smo mi trgovsko podjetje in je zaželeno, da imajo zaposleni trgovsko žilico. Vedeti morajo, kdo je prišel v podjetje, kakšna je razlika med kupcem in dobaviteljem … Za nas je pravzaprav najprimernejša ekonomska stroka, saj je veliko dela s številkami.

Tehnološko se je delo danes zelo spremenilo, drugače se komunicira, vse več je novosti. Kakšne so vaše zahteve glede znanj in veščin poslovnih asistentov, kaj vse morajo znati danes, česar jim pred dvajsetimi leti ni bilo treba, na primer na področju komunikacije, podatkov v oblaku in podobnega?

Poslovna asistentka mora poznati vse oblike komunikacije, delo z računalnikom je le osnova. S sodobnimi telefoni in računalniki smo nenehno v pisarni.

Kako je z znanjem tujih jezikov? Katere tuje jezike mora obvladati vaša poslovna asistentka?

Ker smo zelo specifično podjetje – poslujemo predvsem globalno – so jeziki zelo pomembni. Znati mora vsaj dva, poleg angleščine še kakšnega drugega, predvsem špansko, italijansko ali francosko, saj so naše stranke iz globalnih trgov, vsi kontakti pa potekajo prek tajništva.

So se jezikovne zahteve z leti kaj spremenile?

Naše podjetje obstaja petindvajset let in lahko rečem, da je poslovanje iz leta v leto bolj zahtevno. Pred petnajstimi leti denimo nismo imeli interneta, niti pametnih telefonov z vsemi komunikacijskimi aplikacijami, ki so danes na voljo. Po eni strani se je poslovanje poenostavilo, po drugi strani pa se je zelo povečala količina informacij, ki jih je treba znati razporediti po prioritetah, kar pomeni veliko več dela tudi za poslovnega asistenta.

Glede na to, da so naši posli večinoma vezani na druge časovne pasove – Južno Ameriko, arabski svet, Rusijo – morajo biti zaposleni pripravljeni tudi na to, da bodo morda prišli v službo šele ob desetih dopoldne in ostali do desetih zvečer. Kajti, ko se pri nas delovnik končuje, se v Južni Ameriki šele pričenja. Zato potrebujemo nekoga, ki bo znal uskladiti zasebno življenje s službenim.

Ali morajo, preden jih zaposlite, poslovni asistenti skozi kakšen preizkus znanja?

Navadno naredimo preizkus jezikovnega znanja, pogosto s pomočjo katere od jezikovnih šol. Sicer pa v podjetju vsi znajo angleško, tako da že na zaposlitvenem razgovoru ni težko preveriti pogovornega znanja kandidatov. Pri pisnem znanju pa je tako: če se zaposleni ne znajde, kaj hitro od partnerjev dobiš namig, da je komunikacija z njim otežena. Tudi takšen primer smo imeli, da je oseba v tujem jeziku odlično govorila, pisala pa zelo slabo.

Kako v podjetju skrbite za izobraževanje poslovnih asistentk? So izobraževanja interna ali jih opravljate zunaj podjetja?

Iskreno rečeno, vse zaposlene skušamo prilagoditi potrebam tega podjetja. Zagotovo je dobro, če se lahko udeležujejo različnih izobraževanj, vendar glede na to, da se vedemo ekonomično v smislu, da imam eno poslovno asistentko in ne dveh, si težko privoščim, da je odsotna, ker ni nikogar, ki bi jo nadomeščal. Težko funkcioniraš, če si sam.

Ko imate zaposlitveni razgovor s poslovno asistentko ali asistentom, kaj je za vas pri kandidatih najpomembnejše? S čim naredijo največji vtis?

Kadrovska služba že vnaprej, po internih standardih, iz prijav izbere najprimernejše kandidate. Pri izboru pravzaprav zelo malo sodelujem, navadno dobim kadre, ki jih izbere kadrovska služba. Se je pa že zgodilo, da mi oseba ni ustrezala, da so zgrešili in so morali poiskati novo.

Ampak kadrovska služba navadno išče nekoga, ki se sklada z našimi potrebami. Glede na to, da so naši posli večinoma vezani na druge časovne pasove – Južno Ameriko, arabski svet, Rusijo – morajo biti zaposleni pripravljeni tudi na to, da bodo morda prišli v službo šele ob desetih dopoldne in ostali do desetih zvečer. Kajti, ko se pri nas delovnik končuje, se v Južni Ameriki šele pričenja. Zato potrebujemo nekoga, ki bo znal uskladiti zasebno življenje s službenim.

Verjetno s poslovno asistentko na delovnem mestu preživite več časa kot doma z družino? Koliko osebne note je po vašem mnenju pri tem odnosu dopustne?

V tako dinamičnem podjetju, kot je naše, ko je vsaka minuta vsak dan zapolnjena, je potreben čisti profesionalizem. Delo mora biti natančno načrtovano za ves mesec vnaprej in potekati brezhibno, tudi kadar sem odsoten.

Ali se s svojo poslovno asistentko družite tudi na zasebni, družinski ravni?

Ne, nikakor. To je tudi sicer praktično nemogoče. V ljubljanskem BTC imamo lokalno distribucijo za evropski trg, kjer me skoraj pol leta ne vidijo, tu, v središču pa skrbimo za globalno tržišče. Vsako leto sem približno šest mesecev odsoten in ko se vrnem, imam številne obveznosti do kupcev, pogovore s supermarketi, sklepam pogodbe in drugo. Vse to je treba uskladiti za celo leto vnaprej, začne se že dva meseca pred novim letom. Od oktobra do konca decembra imamo največ dela, usklajujemo proizvodnjo, transport, logistiko, potovanja, pobiramo naročila od strank in še mnogo drugega.

Vse to koordinira moja poslovna asistentka, ki mora vedno vedeti, kje je kdo od zaposlenih v nekem trenutku. Imamo 10 do 20 ljudi po vsem svetu, od Amerike do Kitajske, ki se dogovarjajo glede logistike, naročil in načrtov. Povezava s centralo mora biti nenehna, saj je treba poskrbeti za letalske vozovnice, rezervacije in podobno.

Ste morda kdaj poslovno asistentko ob menjavi delovnega mesta vzeli s seboj?

Nikoli. Lastnik tega podjetja sem petindvajset let, prej pa sem bil v javni upravi in seveda nisem imel svoje asistentke.

Katere značajske lastnosti najbolj cenite pri svoji asistentki?

Lojalnost in iskrenost. In, če pride do napake, da je ne prikriva, jo prizna in se iz nje nekaj nauči. Lahko delaš in delaš napake. Ali pa ne delaš nič, pa delaš napake, ker ne delaš nič (smeh).

Okvir: Podjetje Rastoder, d. o. o., v številkah- Zaposlujejo približno 60 ljudi- Leta 2015 so ustvarili 146,6 milijona evrov čistih prihodkov od prodaje- Čisti dobiček je leta 2015 znašal 224.351 evrov


Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije