Intervju

Marija Kovač – Maca in Ines Furlan: zmagovalki ADMA odličnosti 2026: »Preprosto radi imava svoje delo«

Zmagovalki izbora ADMA odličnost 2026 Marija Kovač - Maca s takratnega Ministrstva za okolje, podnebje in energijo (zdaj je to Ministrstvo za okolje in prostor) v kategoriji Javni sektor in Ines Furlan iz podjetja Iskraemeco v kategoriji Zasebni sektor sta izjemni predstavnici stroke. V pogovoru sta nam zaupali, kako se lotevata nalog in si prizadevata za izboljšave procesov; tudi v razburljivih časih navdihujeta svoje sodelavce in ves čas sta zavezani tudi izpopolnjevanju.

Prvakinji pisarn oziroma zmagovalki izbora ADMA odličnosti leta 2026 sta Ines Furlan iz podjetja Iskraemeco (na levi) v kategoriji Zasebni sektor in Marija Kovač - Maca (na desni) s takratnega Ministrstva za okolje, podnebje in energijo v kategoriji Javni sektor. Fotografija: Dean Grgurica

Kako sta doživljali podelitev prestižnega priznanja?

Marija Kovač - Maca: Meni je pametna ura pokazala, da se mi je med podelitvijo srčni utrip močno povišal. Ko sem prišla z odra, me je že zeblo. Vse skupaj se mi je zdelo kot v filmu.

Ines Furlan: Ko greš na oder po priznanje, je res vse tako hitro in burno. Tudi jaz sem slišala svoj srčni utrip, vsi občutki so se pomešali. In čestitke in dobre želje po podelitvi - res se mi je zdelo lepo. Veliko mi je pomenilo, ko je do mene stopil nadrejeni in mi čestital.

Ali se je bilo težko odločiti za prijavo in testiranje za ADMA certifikat?

Ines Furlan: Jaz sem se testiranja udeležila predvsem zato, da preverim samo sebe. Rekla sem si, da nimam česa izgubiti, želim predvsem preveriti, kakšno je moje splošno znanje. Ker sem radovedna, me je seveda zanimalo tudi, kakšna so vprašanja. Ko sem dobila sporočilo, da se lahko prijavim kot kandidatka za priznanje ADMA odličnost ... tisti dan so bili planeti očitno tako poravnani, da sem poskusila.

Marija Kovač - Maca: Mene so že nekajkrat želeli spodbuditi drugi, naj poskusim, pa sem bila prepričana, da nisem za to, ker se nerada izpostavljam, raje sem v ozadju. Tokrat pa sem se opogumila in vesela sem, da je moje odlično delo dobilo tudi uradno potrditev.

Podelitev priznanj ADMA odličnost se mi je zdela kot v filmu.

Kako to priznanje vpliva na vajino delo?

Ines Furlan: Moje delo ostaja popolnoma enako in opravljam ga enako odgovorno, kot sem ga pred tem. Ko dobiš takšno potrditev, ne gre drugače, kot da nadaljuješ s še večjim zanosom. Novo je predvsem to, da za priznanje zdaj vedo vsi v podjetju.

Marija Kovač - Maca: Tudi moje delo je še naprej prizadevno in profesionalno. Med podelitvijo sem bila ravno v pričakovanju svojega 24. vodje v 27 letih dela. Moje delo ni bilo nikoli odvisno od tega, kdo je moj vodja, so mi pa odnosi zelo pomembni. Opažam, da ima marsikdo zelo nenavadno predstavo o delu v javni upravi, ki naj bi bilo popolnoma varno in stabilno. V resnici je pri administrativnih delavcih precej negotovosti ob menjavah vlad, združevanjih ministrstev in podobno. Meni se je že zgodilo, da sem se morala v eni uri preseliti na nov naslov z računalnikom pod roko.

Ines Furlan: Zanimivo. Jaz sem ves čas zaposlena v gospodarstvu, kjer naj bi bilo vse bolj podvrženo spremembam, pa takšnih izkušenj nimam.

Marija Kovač - Maca: Ko sem sodelavcem na ministrstvu ponosno povedala, da sem se uvrstila v ožji izbor za priznanje ADMA odličnost, sprva nihče ni pokazal pravega navdušenja. Pa sem jim rekla: »To prinaša izjemno pozitivno medijsko izpostavljenost in v obdobju, ko širša javnost pogosto zmotno misli, da v javni upravi nihče nič ne dela, s tem dokazujemo našo strokovnost in odličnost.« Vodstvu sem v šali celo predlagala, da bi morali priznanje odeti v zlat okvir, ga postaviti na vidno mesto v avli ministrstva in ga osvetliti.

Kako v zahtevnih razmerah pri delu ohranjata smisel?

Marija Kovač - Maca: Ne predstavljam si, da bi samo sedela in čakala, da mi nekdo nekaj naroči. Ko sem leta 1998 začela delati na ministrstvu, je bilo marsikaj drugače, manj nas je bilo in sistem je bil bolj pregleden. Vselej, ko dobim novega vodjo, se mi zdi, da se moram ponovno dokazati, kot da bi zamenjala službo. Po drugi strani pa imamo administrativni menedžerji pomembno vlogo pri uvajanju novih sodelavcev, tudi vodij.

Ines Furlan: Gospodarsko okolje je zelo dinamično, vsak dan nam prinese kaj novega. Naše podjetje ima ogromno zunanjih partnerjev in skoraj vsak dan imamo obiske iz tujine. Moj delovnik ni nikoli dlje časa enak in to mi je najbolj všeč. V devetih letih dela v tem podjetju je vodenje prevzel že četrti generalni direktor. Prav v zadnjem času delam z novim vodstvom, vendar nimam nobene slabe izkušnje. Do zdaj so bili vsi zelo uglajeni, obnašali so se izjemno profesionalno in spoštljivo.

Opogumila sem se in vesela sem, da je moje odlično delo dobilo tudi uradno potrditev.

Kaj se pri delu, ki ga opravljata, najbolj spreminja?

Marija Kovač - Maca: Po mojem mnenju se najbolj spreminjajo značilnosti generacij, ki prihajajo. Marsikdo najprej preveri naloge in odgovornosti ter ugotavlja, ali so skladni z njegovimi cilji, potem pa tudi brez težav pove, da tega, kar je zahtevano, ni pripravljen delati za ponujeno plačilo.

Ines Furlan: Res je, mlajša generacija se zna zelo dobro postaviti zase. Tudi zaposlitveni razgovori z mladimi potekajo popolnoma drugače, kot so potekali včasih. Ampak v poslovnem svetu se je včasih pač treba prilagoditi razmeram. Delovnik se lahko nenapovedano podaljša, ne glede na to, kaj te čaka doma.

Ali veliko delata z mladimi, na primer s študenti?

Ines Furlan: Naše podjetje sodeluje s Fakulteto za elektrotehniko, zato k nam redno prihajajo študenti na ogled proizvodnje. Podobno sodelujemo tudi s kranjskim srednješolskim centrom (nekdanjo Iskro), njihovi dijaki pri nas opravljajo obvezno prakso. Na ta način vzgajamo mladi kader, ki se še šola, da bi ga pozneje zaposlili. Trenutno na primer iščemo veliko novih strokovnjakov za razvoj.

Marija Kovač - Maca: Zanimivo izkušnjo s študentskim delom oziroma prakso v javnem sektorju nam je opisal študent, ki je izjemno dobro govoril nemško in je pred prakso na našem ministrstvu odšel na enoletno delovno izmenjavo v Nemčijo. Vse leto ga je tam spremljal dodeljeni mentor. Krožil je po različnih ustanovah, kot bi pri nas nekaj časa delal na upravni enoti, nekaj časa na občini, pa na ministrstvu, ... Na koncu so njegovo celoletno delo ocenjevali tako mentor kot posamezni vodje ustanov. Ker se je izkazal, so ga povprašali o nadaljnjih načrtih. Povedal je, da želi zaključiti dodatno stopnjo študija. Mentor je njegove načrte pozdravil in mu povedal, da so bili z njim zelo zadovoljni, zato bodo veseli njegove prijave za delo, ko bo končal študij. Takšnega sistema pri nas ne poznamo.

Nekatere stvari so v tujini drugačne kot pri nas. To občutite predvsem tisti, ki delate v mednarodnem okolju, kajne, Ines? Kako to vpliva na vaše delo?

Ines Furlan: Prednost je vsekakor to, da je delo v mednarodnem okolju izjemno dinamično in da nenehno spoznavaš različne kulture. To mi je zelo všeč. Včasih je naporno, ker moraš biti skorajda nenehno dosegljiv; zato smo veseli zakona, ki ureja pravico do odklopa, saj je uvedel nekakšen red na tem področju.

Preprosto si ne predstavljam, da bi bila toliko let v isti službi brez izobraževanj.

Obe sta redni udeleženki Kongresa ADMA in drugih dogodkov, zelo radi se izobražujeta. Kaj vama to prinaša?

Marija Kovač - Maca: Ves čas, odkar delam v javni upravi, se borim za to, da se udeležujem Kongresov ADMA in drugih izobraževanj. Preprosto si ne predstavljam, da bi bila toliko let v isti službi brez izobraževanj.

Ines Furlan: Se popolnoma strinjam. Ta so pomembna, ker smo poslovne sekretarke ključni povezovalni člen med vodstvom, sodelavci, projekti in vsemi procesi, ki potekajo v podjetju. Naša administracija v resnici pomeni učinkovito upravljanje z informacijami.

Marija Kovač - Maca: Res je. Tako sodelavcem kot nadrejenim vselej nudim pomoč, saj zaradi dolgoletnih izkušenj veliko vem in veliko znam. Na ta način izboljšujem medsebojne odnose. V službi preživimo ogromno časa, včasih celo več kot doma z družino. Zato se mi dobri odnosi zdijo pomembni.

Po čem sta sicer najbolj prepoznavni v svojih delovnih okoljih?

Ines Furlan: Delam v tajništvu uprave in najbolj ponosna sem na to, da sem si znala vsakič znova pridobiti zaupanje vodstva, ko se je le-to zamenjalo. To se ne zgodi čez noč. Pri svojem delu namreč rokujem z izjemno zaupnimi podatki.

Marija Kovač - Maca: Moja vrlina pa je, da se do vseh vodij, čeprav se pogosto menjajo, obnašam popolnoma enako. Vsakemu od njih že na začetku sodelovanja povem, da bom naredila vse, kar je v moji moči, da bodo stvari dobro opravljene, vendar pa ob tem razmišljam s svojo glavo. Če se mi kaj ne zdi prav, poskušam to subtilno povedati.

Ali to prinesejo leta izkušenj?

Marija Kovač - Maca: Kaj pa vem. K temu so močno pripomogla tudi izobraževanja, na katerih sem ugotovila, da imam svojo vrednost. Imela sem težko otroštvo, zaradi česar sem danes izjemno čuječa in empatična. Tudi na delovnem mestu sem doživela že marsikaj, kar je močno vplivalo na moje počutje. Na srečo sem bila takrat uspešna s prošnjo za premestitev in do danes se kaj podobnega ni ponovilo.

To so težki trenutki. Kateri pa so tisti najljubši pri vajinem delu, katere naloge so vama v največje veselje?

Marija Kovač - Maca: Jaz imam tajniško delo res izjemno rada, ker je zelo dinamično in raznoliko. Menjujejo se nadrejeni, vedno se kaj dogaja in skozi naše roke potuje ogromno informacij. Nekateri nadrejeni nam popolnoma zaupajo, ker čutijo, da smo predani delu. To mi je zelo všeč.

Ines Furlan: Meni pa je v izjemno veselje na primer organizacija dogodkov. Ravno v času Kongresa ADMA smo pripravljali službeni piknik, pred časom pa smo praznovali 80-letnico podjetja, kar je bil velik dogodek. To so projekti, ki sodelavce povežejo. Za organizacijo piknika na primer v celoti poskrbimo v poslovni administraciji, morda se vključi še oddelek za marketing. Treba je rezervirati prostor, se dogovoriti za hrano in pijačo, uskladiti animatorje, ki bodo vodili program, poskrbeti za promocijske majice in podobne malenkosti ter seveda sprejemati in voditi prijave.

Vselej mi je bilo pomembno, da sem poznala celotno sliko podjetja, v katerem sem delala.

Še nekaj skupnega imata, pa doslej še nista omenili, nam pa se zdi zanimivo in želimo izpostaviti. Obe sta se lotili nadaljevanja formalnega izobraževanja, ko sta že delali v podpori vodstvu. Kakšne so vajine študijske izkušnje med delom?

Ines Furlan: Jaz sem bila vedno željna novega znanja, izobraževanje pa me je v zadnjem času še bolj zamikalo. Ko sem se prvič zaposlila, sem imela dokončano srednjo šolo. Vedno sem delala v manjših kolektivih in pogosto sem se morala znajti sama, kar je v časih pred svetovnim spletom terjalo veliko iznajdljivosti in proaktivnosti. Vselej mi je bilo pomembno, da sem poznala celotno sliko podjetja, v katerem sem delala. Iz te želje po znanju je verjetno izšla tudi odločitev za nadaljevanje formalne izobrazbe, ki sem jo nadgradila lani z izobraževanjem na Gea Collegu, kjer sem diplomirala v programu Poslovni sekretar.

Marija Kovač - Maca: Jaz pa zaključujem študij na Fakulteti za upravo na ljubljanski univerzi. Predvsem sem želela s tem izboljšati svoj položaj. Začela sem študirati že nekaj časa nazaj, a težko je uskladiti vse službene in zasebne obveznosti. A vztrajnost se vedno obrestuje.

Obe sta povezani s procesi digitalizacije. Povejta nam več o tem.

Ines Furlan: V našem podjetju digitalizacijo v delovne procese uvajamo že vrsto let. Tudi sama se pri svojem delu v tajništvu trudim, da imamo čim manj nepotrebne administracije in da dokumente podpisujemo elektronsko. Trenutno se lotevamo celovite digitalizacije arhiva – celoten arhiv podrobno pregledujemo, klasificiramo dokumente in jih nato pošiljamo v digitalizacijo. Tudi vse pogodbe že nekaj let vnašamo izključno v digitalni obliki. Od nekdaj rada delam z računalniki, nikoli se jih nisem bala. Ogromno računalniškega znanja sem si pridobila kar sama. Zdaj, ko so se pojavila nova orodja, povezana z umetno inteligenco, me vse še toliko bolj zanima. To področje se mi zdi naravnost fantastično. Težko si je predstavljati, kako močno nam lahko tehnologija olajša vsakodnevno delo.

Marija Kovač - Maca: Tudi moji začetki zanimanja za digitalizacijo segajo daleč nazaj. Delati sem začela pri podjetju Intertrade, torej prav tako v gospodarstvu, moja naslednja zaposlitev pa je bila na Onkološkem inštitut, Oddelk za patologijo, kjer sem nadomeščala sodelavko v tajništvu. Delo je obsegalo tudi obdukcije, na katere sem redno hodila. Takratni vodja, prof. doc. dr. Rastko Golouh je znal vedno poskrbeti, da je imel oddelek na voljo najnovejšo tehnologijo. Tako smo zelo hitro uvedli računalnike, medtem ko se je drugod večinoma še tipkalo na električne pisalne stroje. Imela sem precejšnje izzive z zapisovanjem v latinščini, ki se je v šoli nisem učila, ena napačno zapisana črka pa lahko povsem spremni pomen!
Ko sem pozneje delala v administrativni pisarni, ki je pokrivala vse tamkajšnje ambulante, me je takratna vodja povabila k sodelovanju pri uvajanju prvih računalniških sistemov. Skupaj sva obiskovali računalniško podjetje, da bi ugotovili, kako sistem sploh deluje in katere podatke moramo vanj vnašati. Obrazce in kvadratke na zaslonu smo oblikovali tako premišljeno, da so čim bolj posnemali fizični list papirja, ki se je prej vstavljal v pisalni stroj. Potem sem vseh računalniških spretnosti učila ostale sodelavke. Bilo je kar naporno, saj sem takrat ob popoldnevih delala še v osrednji redakciji časopisa Slovenec, sobote sem tako prespala …

Ines Furlan: Če dobro pomislim, smo bili predstavniki naše generacije pravzaprav analogni otroci, ki smo odrasli in se uspešno razvili v digitalni dobi.

Marija Kovač - Maca: Podjetje, kjer sem delala na začetku kariere, je poslovalo s partnerji iz Južne Amerike in z Bližnjega vzhoda. Komunikacija je potekala izključno preko telefaksov in teleksov, kjer je bilo treba vsako sporočilo ročno šifrirati in paziti na vsako podrobnost. Ko danes gledam nazaj, se mi zdi neverjetno, kako hitro se razvija svet.

Kako zanimivi spomini iz preteklosti. Koliko in kdaj, pri katerih nalogah, pa si danes pri svojem delu pomagata z orodji umetne inteligence?

Ines Furlan: V podjetju uporabljamo orodje Copilot. Znati moraš napisati dober in čim bolj natančen poziv in orodje dela prave čudeže. Uporabljam ga tako pri urejanju dokumentov kot tudi v excelu, če je treba v tabelah kaj pripraviti zelo hitro.

Marija Kovač - Maca: Pri nas na področju digitalizacije nismo tako napredni. Spomnim se, ko sem pred nekaj leti zahtevala, da morajo dokumenti potovati izključno po elektronski poti, saj se ljudje sicer sistema ne bodo nikoli navadili. Ampak počasi napredujemo, stvari se tudi pri nas premikajo.

Delo v podpori vodstvu je ključni steber uspešne organizacije, četudi je v očeh zunanjih opazovalcev pogosto nevidno.

Kako vama uspeva uspešno uravnotežiti delo, prosti čas, družino in vse ostale obveznosti?

Ines Furlan: Sama znam to že od nekdaj precej dobro usklajevati. Zdi se mi, da sem po naravi izjemno organizirana, zato sem si znala vedno zagotoviti pravo ravnovesje. Otroka sta že odrasla, tako da imam trenutno več časa zase. Prav tako nimam slabe vesti, če je kdaj treba v službi podaljšati delavnik. Znam pa se, ko pridem domov, popolnoma odklopiti in se posvetiti izključno sebi.

Marija Kovač - Maca: Glede prostega časa je pri meni podobno. V službi pa kot tajnica funkcionarja včasih preprosto nisi gospodar svojega delovnega časa. Pa tudi prihod na delo in z dela je včasih lahko izziv. Ob sneženju moja pot iz Kranja v Ljubljano lahko traja tudi dve uri in pol. Se pa različni vodje različno prilagajajo okoliščinam. Tako nam je bilo omogočeno na primer delo med vročinskim valom začeti že ob šestih zjutraj, kar je smotrno tudi z vidika porabe električne energije, sploh glede na to, da je naše ministrstvo pristojno za okolje. V službo sicer zdaj običajno prihajam med pol deveto in deveto uro zjutraj, saj je takrat prometni pretok proti prestolnici ugodnejši. Zbudim se ob desetih minut do šestih, si pripravim toplo vodo z limono, potelovadim in pojem zajtrk. Sledi jutranje urejanje in odhod v službo. Edino kavo spijem v službi pri pregledu elektronske pošte.

Ines, kako pa je bilo, ko ste pogosto delali tudi ob nedeljah?

Ines Furlan: V obdobju, ko sem začenjala svojo kariero v podjetju Iskraemeco, obveznosti ob nedeljah niso bile tako strogo zakonsko regulirane, kot so danes. Ker opravljam delo za najvišje vodstvo na upravi družbe, se je pogosto zgodilo, da smo v petek popoldne prejeli obvestilo, da bo določen poslovni partner ali gost prispel v Kranj v nedeljo zaradi letalskih povezav z brniškim letališčem. Ob nedeljah sem takrat redno prejemala službeno pošto in sem morala nanjo takoj odgovoriti ali pa prevzemati nujne telefonske klice. Danes je takšnih vikend obveznosti na srečo manj. Spomnim se, ko smo pričakovali poslovne goste iz Irana. Bil je konec tedna in nenadoma sem na telefonu zagledala več neodgovorjenih klicev. Vrnila sem klic in oglasila se je policija, ki je preverjala, ali naše podjetje res pričakuje poslovne goste iz Irana. Preverila je, ali so vsi podatki, navedeni za pridobivanje vizuma, resnični, preden je gostom odobrila vstop v Slovenijo. Zelo nerodno bi bilo, če se na takšen klic ne bi odzvala, čeprav je bil konec tedna.

Kako bosta svojo potrjeno odličnost uporabljali v svoji okolici?

Ines Furlan: Če sem prejšnji odgovor zaključila z anekdoto, se je bom poslužila tudi pri tem. Moja sestra je z zanimanjem spremljala dogajanje v zvezi s priznanjem in se je odkrito veselila z mano. Ko sem ji povedala, da bom na Kongresu ADMA uradno prejela priznanje, me je v smehu vprašala, ali bom torej šele zdaj postala prava tajnica. Nato me je povsem resno opomnila: "Ko boš stopila na oder, se lepo zahvali za vse in obvezno dodaj, da se boš zavzemala za mir na svetu." Čeprav je bil nasvet podan napol v šali in v slogu lepotnih tekmovanj, mi še danes odzvanja v mislih. Mar ni res, da nam trenutno najbolj primanjkuje prav miru na svetu?

Marija Kovač - Maca: Vsi smo potihoma upali, da bo zdravstvena kriza med epidemijo covida-19 ljudi nekoliko umirila in jih spodbudila k razmišljanju, vendar so se stvari vrnile v stare tirnice. Meje dobrega okusa so padle, danes lahko vsakdo izreče kar koli, nihče pa za svoja dejanja ne prevzema osebne odgovornosti. Ljudje so razdraženi in v nenehnem stresu. Prisotne je ogromno arogance. Mladina si pogosto predstavlja, da je moje delo v pisarni zgolj lagodno, in me sprašujejo, kaj sploh počnem ves dan. Hčerki sem, ko me je vprašala, kaj sploh delam v službi, odgovorila, da je to težko opisati, da je treba doživeti v praksi. Ko me je obiskala v pisarni in videla, kako z eno roko držim telefonsko slušalko, z drugo urejam nujne zadeve, hkrati pa na računalniku koordiniram naslednje procese, me je začudeno pogledala in rekla: "Mami, ti imaš pa v resnici zelo zanimivo in dinamično delo." Pa sem ji v smehu odgovorila: "Kje pa, jaz v pisarni samo sedim in sem lepa." Malo heca, ko smo omenjali lepotna tekmovanja. Če se vrnem k vprašanju o nazivu - uspeh sem že poskušala unovčiti za izredno napredovanje v višji plačni razred, vendar nisem bila uspešna. Izredno napredovanje v javni upravi na podlagi takšnih zunanjih uspehov nekje oziroma za vse ni možno.

Administrativni menedžer ne sme biti omejen na vsakodnevne naloge, temveč mora imeti širši pregled nad celotnim delovanjem organizacije.

Kako pa bosta kot zmagovalki ADMA odličnosti delovali v ADMA skupnosti?

Ines Furlan: Sama želim mlajšim kolegicam, ki šele začenjajo svojo karierno pot v administraciji, prenesti pomembno sporočilo, da sodobna administracija že davno ni več zgolj tiha tehnična podpora v ozadju. Želim jih spodbuditi, da si upajo samozavestno stopiti naprej, pokazati svoje strokovno znanje in se začeti zavedati lastne vrednosti. Njihovo delo je ključni steber uspešne organizacije in je izjemno pomembno, četudi je v očeh zunanjih opazovalcev pogosto nevidno.

Marija Kovač - Maca: Spodbuditi želim zavedanje, da mora imeti človek pri tem delu predvsem širino. Ne smeš biti omejen zgolj na ozek krog svojih vsakodnevnih nalog, temveč moraš imeti širši pregled nad celotnim delovanjem organizacije. Kot tajnica, poslovna sekretarka, administrativna moč moraš danes obvladati ogromno področij: biti moraš odličen psiholog, odlično moraš poznati pravo, operativne procese in odnose z javnostmi. To je širina, o kateri govorim.

Zmagovalki izbora ADMA odličnost 2026 nas bosta svojih veščin v živo učili tudi na Posvetu ADMA, ki bo 12. in 13. novembra v Kranjski Gori.