ADMA

Nevidna pogajanja v pisarni

Pogajanja – ob tej besedi večina pomisli na sejne sobe in sklepanje poslov. V resnici se največ pogajanj zgodi tam, kjer jih najmanj pričakujemo: v vsakodnevnih pogovorih pod pritiskom. Ta članek, ki je nastal po izvedeni delavnici na letošnjem Kongresu ADMA, ponuja praktična orodja, kako v teh trenutkih ohraniti preudarnost, zaščititi odnose in sebe, saj se je izkazalo, da prav to zaposleni v podpori vodstvu potrebujete.

Pogajanja, predvsem tista nevidna, so najpogostejši vir stresa v organizacijah. Fotografija: Magnific

"Ali lahko samo še to uredimo danes?" "Saj ti to ne bo vzelo veliko časa." "To potrebujem nujno." Če delate na področju administrativnega menedžmenta, ste takšne stavke verjetno slišali že večkrat. Prihajajo z različnih strani, vsak s svojim razlogom in vsak s svojim občutkom nujnosti. Nekdo pripravlja pomemben sestanek, nekdo čaka odgovor stranke, nekdo rešuje težavo, ki se mu zdi najpomembnejša na svetu. In pogosto ste prav vi tista oseba, ki mora v tem ohraniti mirno glavo.

Ko slišimo besedo pogajanja, večina pomisli na pomembne poslovne sestanke in sklepanje poslov. V resnici pa se največ pogajanj zgodi veliko bolj neopazno. Ko usklajujemo pričakovanja, postavljamo prioritete ali pa ko skušamo zaščititi svoj čas, ne da bi pri tem poškodovali odnos. Vse to brez formalne avtoritete. Prav ta nevidna pogajanja so pogosto eden največjih virov stresa v organizacijah.

Ko vsi mislijo, da je njihova naloga prioriteta

Na letošnjem Kongresu ADMA so udeleženci brez zadržkov delili svoje izkušnje: "Če rečem ne, izpadem neprijazen/-a." "Vsi mislijo, da je njihova naloga prioriteta." "Koordiniram vse, nimam pa avtoritete." "Na koncu sem jaz kriv/-a za zamude." "Vsi pridejo direktno do mene." "Moram ugajati vsem."

Te izjave niso odraz nesposobnosti ali pomanjkanja organizacije. Pogosto kažejo na nekaj drugega: na kulturo, v kateri je vse nujno in vsi potrebujejo pomoč takoj. Ob tem pogosto postanemo nekakšen blažilnik med različnimi pričakovanji in pritiski. Razvije se to, čemur bi lahko rekli kultura hitrih uslug. Kjer nas ljudje uporabljajo kot varnostno mrežo, ignorirajo dogovorjene roke in predpostavljajo, da bomo že vedeli, kaj točno potrebujejo, ker samo mi to znamo narediti.

Največji vir stresa pogosto ni količina dela, temveč neusklajena pričakovanja.

Kaos pogosto ni naša napaka. Je posledica neizrečenih pričakovanj. Največji vir stresa pogosto ni količina dela, temveč neusklajena pričakovanja.

Na kongresu sem udeležence vprašala: ko vam nekdo reče "To rabim nujno." - kaj to običajno pomeni? Odgovori so bili (predvidljivo) zelo različni. In prav v tej razliki se skriva velik del stresa, ki ga nosimo.

Prvi odziv je redko najboljši odziv

Ko nekdo stopi do nas razburjen in zahteva takojšnjo rešitev, imamo občutek, da moramo takoj odgovoriti. Nekaj obljubiti. Predlagati rešitev. In prav v takšnih trenutkih je lahko najdragocenejša veščina strateški premor. Tri sekunde tišine. Globok vdih. Vprašanje namesto odgovora.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji ADMA

Več člankov iz te kategorije