Intervju

»Oseba, ki obvlada dobro poslovno podporo, predvidi vse možne scenarije«

ADMA SE PREDSTAVI: Eva Kalan

IZOBRAZBA: ekonomski tehnikDELOVNO MESTO: poslovna asistentka upravePODJETJE: Petrol, d. d., LjubljanaUdeleženka kongresa ali posveta ADMA: Da.

Kdo ste in s katerimi besedami bi se opisali?

Po naravi sem velika raziskovalka, saj me zanima veliko stvari. Sem odgovorna oseba, ki se zaveda svojih dolžnosti in stoji za svojimi načeli. Z veseljem hodim v službo, saj imam rada to kar počnem in to tudi dokazujem skozi svoje delo. Prilagodljivost in ambicioznost sta mi omogočili karierno rast ter doseganje zastavljenih osebnih ciljev. Hkrati pa verjamem tudi v to, da lepa beseda in iskren nasmeh lahko ogromno pripomoreta, zato lahko potrdim, da »lepa beseda res vedno lepo mesto najde«. Radovednost in želja po nenehnem raziskovanju mi omogočata, da znam poiskati prave informacije in posegam po novem znanju. Pri delu mi zagotovo pride prav tudi znanje tujih jezikov, kar sem izpopolnila ob delu v tujini. Pohvalim se lahko z znanjem angleščine, španščine, hrvaščine in z osnovami nemščine.

Kako vas je zaneslo na to poklicno pot?

Za uspešno opravljanje dela je zelo pomembna tudi sposobnost postavljanja prioritet ter posledično sistematičnost opravljanja delovnih nalog in obveznosti.

V Petrol sem prišla povsem po naključju kot nadomeščanje bolniške odsotnosti. Preden sem postala poslovna asistentka uprave, sem svoje izkušnje nabirala v drugih sektorjih, eno od teh je bilo področje investicij in upravljanja. Delo je od mene zahtevalo veliko mero samoiniciativnosti, natančnosti in odgovornosti. Delo mi je takoj priraslo k srcu, zato sem želela vedeti in znati še več. Tudi glede področij, s katerimi sem sodelovala in so se dotikala mojega dela. S sodelavci sem se dobro razumela in z njimi odlično sodelovala. 

Kmalu za tem pa se mi je ponudila nova priložnost, zaupana mi je bila vloga poslovne asistentke v upravi. Delo sem takoj sprejela, saj je bil to edinstven izziv na moji karierni poti, saj gre za odgovorno, obsežno in zahtevno delo, ki terja veliko predanosti. Čeprav je bil to velik izziv, sem uživala vsak dan posebej, saj mi je prav vsak od njih prinesel nova znanja. Hkrati sem bila tudi ponosna nase, saj sem vedela, da delam prav. Vse skupaj, dodatno pa še radovednost in ambicije, so me pripeljale do priložnosti, da sem tudi po zaključenem nadomeščanju ostala na tem delovnem mestu. Tako še danes opravljam vlogo poslovne asistentke za dva člana uprave, ki pokrivata področja, kot so prodaja ter energija, rešitve, logistika in operativno poslovanje.

Za upravo Petrola smo zadolžene tri poslovne asistentke, ki smo močno vpete v vse procese dela in v celovito podporo vsem. To delovno mesto mi je prineslo veliko novega znanja iz različnih področij dela Petrola, ki je danes že razširjen po celotnem JV evropskem trgu. Delo mi omogoča nenehni osebni razvoj, hkrati pa sem vesela, da lahko s svojim delom prispevam tudi k izboljšanju delovnih procesov.

Koliko let ste na trenutnem delovnem mestu in kaj vse obsega vaše delo?

Na tem delovnem mestu sem skoraj tri leta. Moja glavna naloga je celovita podpora članoma uprave. Ena od ključnih kompetenc je zagotovo večopravilnost oz. multitasking, saj je treba v enem hipu narediti več nalog hkrati. Za uspešno opravljanje dela je zelo pomembna tudi sposobnost postavljanja prioritet ter posledično sistematičnost opravljanja delovnih nalog in obveznosti. Organizacija sestankov, službenih poti, poslovnih srečanj, sprejemanje gostov in skrb za protokol sestankov predstavljajo le majhen del mojih nalog. Tukaj je še ustrezna podpora podpornim funkcijam, skrb za prijetno delovno okolje, vzdušje in dobro počutje sodelavcev.

Kakšna je po vašem mnenju dobra poslovna podpora?

Dobra poslovna podpora je sestavljena iz več elementov. Samoiniciativnost, odlično prepoznavanje in poznavanje procesov, marljivost, uspešno premagovanje ovir, iznajdljivost in ne-iskanje izgovorov. Oseba, ki obvlada dobro poslovno podporo, predvidi vse možne scenarije in ima vedno pripravljen načrt b, če pride do nenadnih sprememb. V izrednih situacijah pa je sposobna sprejemati prave odločitve, ki vplivajo na uspešno izvedeno nalogo.

Bi rekli, da se je vaš poklic čez čas precej preoblikoval?

Delo poslovne asistentke danes dosega drugačno, višjo raven. K temu je pripomogla reorganizacija, različna delovna področja in povečanje obsega dela ter odgovornosti. Naše delo danes zajema vse več kot le sprejem gostov in pogostitev z napitki. Poslovne asistentke smo prvi in eden pomembnejših povezovalnih členov med sodelavci, poslovnimi partnerji in ostalimi deležniki poslovnega sveta in predvsem se nadrejeni lahko zanesejo na nas.

Se je pri vašem delu kaj spremenilo v zadnjih dveh letih, odkar nam je pandemija življenje (in delo) obrnila na glavo?

Res je, tudi naše delo se je v času pandemije spremenilo. Čez noč smo morali spremeniti način dela, in moram priznati, da mi je tukaj še kako prav prišla prilagodljivost ter hitro in učinkovito delovanje. Čeprav so se mi te nenadne spremembe v procesih sprva zdele nepremagljive, sem jih na koncu uspešno premagovala. In danes, ko pogledam nazaj, lahko s ponosom povem, da se odlično znajdem v še tako zahtevnih situacijah, kar je odlična popotnica za vse prihodnje izzive, ki mi bodo prišli naproti.

Brez katerega tehnološkega pripomočka si ne znate več predstavljati dela?

Brez telefona, prenosnega računalnika, brezžičnih slušalk z mikrofonom in internetne povezave. To mi omogoča, da lahko svoje delo opravljam kjer koli in kadar koli. Tudi v primeru nenadnega zaprtja države in kadar delam od doma.

Kako gledate na pomen izobraževanja za posameznika?

Izobraževanje omogoča posamezniku, da preprostejše doseže višje cilje in je nenehno v koraku s časom, razvojem in novimi znanji. Nenehni razvoj, hitri napredki in nove tehnologije nas namreč nekako silijo oz. ne pustijo, da bi »zaspali«.

Kaj vas navdušuje in motivira?

Navdušuje me lasten osebni razvoj, motivirajo pa uspešno opravljeni projekti, v katerih lahko s svojim delom prispevam h končnemu odličnemu rezultatu.

Kaj je bil do zdaj vaš največji izziv na delovnem mestu in kako ste se spopadli z njim?

Največji izziv na mojem delovnem mestu je delo z ljudmi. Delam v velikem podjetju, kjer je več kot 6.000 zaposlenih, kar posledično pomeni še enkrat toliko različnih značajev. Leta izkušenj in številna izobraževanja so mi prinesla znanja in veščine, kako uspešno sodelovati z različnimi osebnostmi in kakšni so najboljši načini sodelovanja. Zagotovo pa imata pri tem ključno vlogo tudi moja empatija in potrpežljivost. Zavedam se, da je pri uspešnem sodelovanju pomembno biti slišan in imeti zaupanje, slednja je tudi ena od vrednot podjetja, v katerem delam.

Oseba, ki obvlada dobro poslovno podporo, predvidi vse možne scenarije in ima vedno pripravljen načrt b, če pride do nenadnih sprememb.

Katere so prednosti in slabosti vašega dela?

Kot vsako delo ima tudi moje določene prednosti, tu in tam pa tudi kakšno slabost. Ena od prednosti, vsaj zame, je zagotovo lastna pisarna, ki mi omogoča nemoteno opravljanje dela. Ena od prednosti je tudi nenehna informiranost kot tudi tesno sodelovanje z ostalimi poslovnimi asistentkami, ki se med seboj spodbujamo in si nudimo pomoč. Kratki časovni roki in urgentno reševanje situacij pa sta zagotovo dve slabosti, ki velikokrat poskrbita, da naš delovnik še prehitro mine.

Če bi še enkrat izbirali svojo poklicno pot: bi se znova odločili za delo, ki ga opravljate, in zakaj?

Če bi imela še enkrat isto priložnost, bi se zanjo ponovno odločila. Nizanje izkušenj, tako komunikacijskih kot organizacijskih, osebna in poklicna rast, je le nekaj elementov, zaradi katerih bi se tako odločila. Všeč mi je tudi, da imam pri svojem delu možnost udejstvovati svojo ustvarjalnost in priložnost optimizirati določene delovne procese.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Stresne situacije se trudim zmanjševati oz. preprečevati z natančno in dosledno komunikacijo, iskrenostjo in takojšnim reševanjem morebitnih komunikacijskih šumov ali nesoglasij. Ločujem službeno in zasebno življenje, prosti čas pa si nenehno polnim s športnimi aktivnostmi, ki so le ena od oblik moje sprostitve. Prav tako pa so me izkušnje naučile, da se ne smem obremenjevati zaradi stvari, na katere nimam vpliva.

Kaj bi svetovali nekomu, ki se je pravkar odločil postati del poslovne podpore?

Nekomu, ki se je pravkar odločil postati del poslovne podpore, svetujem, da poskuša čim prej ponotranjiti svojo vlogo in vzpostaviti iskreno komunikacijo z najtesnejšimi sodelavci. Svetovala bi tudi veliko mero samoiniciativnosti in da ima pri sebi vedno na voljo medij za beleženje pomembnih informacij oz. zapiskov. 

Kaj počnete v prostem času?

V prostem času sem najraje v družbi bližnjih oseb in hišnih ljubljenčkov. Ko imam na voljo nekoliko več časa, se odpravim na Gorenjsko, natančneje na ranč s konji, kjer za piko na i poskrbi ježa s konji v naravi. Zelo rada tudi načrtujem dogodke in potovanja. Rada raziskujem različne kraje, spečem kakšno okusno sladico in vzgojim kakšno novo rastlino. Ker sem precej tekmovalna, z veseljem izzovem partnerja na igro badmintona, partijo taroka ali pokra.

Katera je zadnja knjiga, ki ste jo prebrali?

Letošnje poletje sem prebrala kar nekaj knjig pisateljice Jude Deveraux, med katerimi mi je bila najbolj všeč »Jutro v barvi sivke«. K prebiranju me je najbolj pritegnilo to, da cel set knjig temelji na zgolj eni zgodbi, ki jo skupaj pripovedujejo junaki iz različnih knjig.

Kje se vidite v prihodnjih petih letih?

V prihodnosti si predvsem želim, da bi s svojim delom še naprej pripomogla k izboljšanju delovnih procesov. Hkrati pa se želim preizkusiti še v projektnem vodenju, s pomočjo katerega bi zaposlenim omogočila, da bi vsak lahko pokazal svoj pravi potencial.


Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije