ADMA SE PREDSTAVI

Alenka Škraba: »Poslovna podpora je rezultat sodelovanja, ki ga posameznik nikoli ne more doseči«

IZOBRAZBA: diplomirana ekonomistka (VS)
DELOVNO MESTO: vodja poslovne administracije / poslovna asistentka
PODJETJE: BRINOX inženiring, d. o. o.
Udeleženka kongresa ali posveta ADMA: da

Kdo ste in s katerimi besedami bi se opisali?

Sem Alenka Bajde, poročena Škraba. Od svojega rojstva živim v Ljubljani. Sem ponosna mati dveh odraslih otrok in babica trem vnukom. Vzporedno s šolanjem sem se aktivno ukvarjala s športom (atletika, košarka) in hodila v glasbeno šolo. Sem diplomirana ekonomistka (VS) z opravljenim strokovnim znanjem iz zavarovalništva in dovoljenjem za trženje enot investicijskih skladov. Glede na mojo strokovno izobrazbo ‒ smer poslovanje, delovne izkušnje, osebnostne lastnosti, opravljam svoje delovne obveznosti v podjetju BRINOX, enem vodilnih ponudnikov tehnoloških rešitev za farmacevtsko in prehrambeno industrijo v Evropi.

Koliko let ste na trenutnem delovnem mestu in kaj vse obsega vaše delo?

V poslovno uspešnem, inovativnem, tržno usmerjenem in finančno stabilnem podjetju BRINOX sem zaposlena od 16. maja 2017. Moje delo obsega področje podpore menedžmentu v širšem smislu, ki zahteva nenehno razvijanje kompetenc, torej sklop znanja, veščin, sposobnosti, osebnostnih lastnosti in vrednot, motivacije, čustev. Položaj poslovne asistentke je osrednji položaj v podjetju; vodstveni (neuradno) in povezovalni. Na tem področju je potrebna velika mera samoiniciativnosti, intuicije, fleksibilnosti, zanesljivosti, splošne razgledanosti in odgovornosti.

Kakšna je po vašem mnenju dobra poslovna podpora?

Velikokrat je v domeni poslovne asistentke ključna in odgovorna odločitev, katere informacije sprejeti in/ali jih zadržati ter predati naprej: komu, na kakšen način, premisliti učinke tega.

Osebno gledam na podjetje kot na sistem, ki ga sestavljamo različni ljudje s posebnimi veščinami, znanji, izkušnjami, osebnostnimi lastnostmi, vrednotami, ki so razdeljeni v time in oddelke. Poznamo izrek »Sem gibanje, ko sem sama, toda sem sila, ko smo skupaj.«

Poslovna podpora je rezultat sodelovanja, ki ga posameznik nikoli ne more doseči. Medsebojno razumevanje in spoštovanje vpliva na odnose v podjetju ter na njegovo uspešnost. »Več potokov naredi reko.«

Zakaj ste se odločili postati poslovna sekretarka?

Delovno mesto poslovne sekretarke oz. poslovne asistentke je življenjski izziv, ki daje možnost prenosa svojega znanja in sposobnosti načrtovanja, organiziranja, vodenja v poslovni svet in žeti rezultate dela.

Bi rekli, da se je vaš poklic čez leta precej preoblikoval?

Vsekakor so nenehne spremembe in razvoj čez leta vplivali na poklic poslovne sekretarke, asistentke. Digitalizacija v poslovni administraciji pomeni nenehne spremembe, saj imamo vsak dan več aplikacij in orodij, ki prihajajo na sodobno delovno mesto. Zaradi digitalizacije zdaj lahko delamo od vsepovsod in to nam daje svobodo.

Menim in se strinjam, da ima poslovna asistentka oz. sekretarka nekaj, česar digitalni asistent nima. Smo srce in duša podjetja oz. organizacije, ker vodimo s čustveno inteligenco, empatijo in strastjo. Teh prvin za zdaj algoritem ne zmore.

Kako pa se je vaše delo spremenilo v zadnjih dveh letih, odkar živimo v posebnih razmerah?

Da, z virusom smo se začeli pravočasno soočati, s sprejetimi ukrepi in disciplino, znotraj podjetja smo prilagodili delo razmeram in s tem nemoteno še naprej uresničevali vizijo podjetja in dosegali poslovne uspehe.

Brez katerega tehnološkega pripomočka si ne znate več predstavljati dela?

Načina naše komunikacije, dela in življenja nasploh si ne predstavljam brez pametnih telefonov in prenosnika.

Kako gledate na pomen izobraževanja za posameznika?

Na izobraževanje za posameznika gledam kot na pomemben dejavnik uspešnosti, saj je to za osebni razvoj in za podjetje velikega pomena. Že pri eni od pomembnosti; biti konkurenčni, je pomembno iskanje novih znanj. Vsekakor je treba znanje obnavljati in nadgrajevati. »Vadi močno – bojuj se zlahka!«

Kaj vas navdušuje in motivira?

Rezultati, ideje in rešitve, finančna stabilnost, zadovoljstvo delovnega okolja in vsakdanji izzivi pri usklajevanju fleksibilnega dela.

Kaj je bil do zdaj vaš največji izziv na delovnem mestu in kako ste se spopadli z njim?

V podjetju BRINOX je bil eden od največjih izzivov vzpostaviti prehrano zaposlenih na raven potreb in zahtev zaposlenih. To zajema predvsem izbiro poslovnega partnerja za prehrano, ki nam zagotavlja ustrezne obroke hrane. Kot vemo, je prehrana med prvimi pogoji za ohranitev zdravja, dobrega počutja, zmožnosti za delo in življenjske radosti. Moliere: »Hrana je gorivo. Jej, da boš živel, ne živi zato, da boš jedel.«

Na osnovi zbranih in preverjenih ponudb za določitev poslovnega partnerja, za prehrano v podjetju BRINOX, sem prejela od uprave podjetja potrditev. S službo Brinox informatika sem se dogovorila, da izdelajo program, ki bo omogočil prijavo in sledenje malic zaposlenih (imenuje se BRILunch). Tega smo zaradi preglednosti nad storitvenimi dejavnostmi uskladili z zunanjim poslovim partnerjem. Naslednji korak, lahko rečem vzporedni, je bil ureditev jedilnice in urnik prihodov na malico glede na prostor in število zaposlenih. Vsekakor mi brez sodelavcev »projekt prehrana v Brinoxu« ne bi nikoli uspel.

Katere so prednosti in slabosti vašega dela?

Delo na področju podpore menedžmentu ima veliko prednosti, ki so povezane z izvajanjem vsakodnevnih obveznosti in dolžnosti. S sprotnim postavljanjem prioritet dela, doslednostjo in zapisovanjem ter načrtovanjem, organizacijo dogodkov, v svojem delu ne zasledim slabosti.

Če bi še enkrat izbirali svojo poklicno pot: bi se znova odločili za delo, ki ga opravljate, in zakaj?

Da. Biti poslovna asistentka, sekretarka je moje življenje: dan ni enak dnevu, svoje znanje in sposobnosti uporabljam na več področjih, veliko je tudi priložnosti za osebno rast.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Šport, glasba, moj značaj, prijatelji, družina in sodelavci pripomorejo k temu, da razumem stres kot tek čez ovire (atletika). Pravilna komunikacija, pristop h kateri koli zadevi v življenju in iznajdljivost mi ne dovolijo, da mi pride stres pod kožo.

Kaj bi svetovali nekomu, ki se je pravkar odločil postati del poslovne podpore?

Dobra odločitev! Uživajte v svojem delu!

Kaj počnete v prostem času?

Poslušam glasbo, rešujem križanke, sudoku, igram šah, se igram z vnučki, grem na sprehod … odvisno, kako se počutim.

Katera je zadnja knjiga, ki ste jo prebrali?

The horse whisperer.

Kje se vidite v prihodnjih petih letih?

V podjetju BRINOX.