Intervju

Zmagovalka izbora ADMA odličnost: Kaja Fabijan

ADMA odličnost ni le priznanje – je poklon tistim, ki s svojim delom, predanostjo in odnosom soustvarjajo srce organizacije. Kaja Fabijan je prejemnica priznanja ADMA odličnost leta 2025 v kategoriji zasebni sektor. Za nagrado stoji zgodba sodobne pisarne, kjer se strokovnost, organiziranost in človeški pristop vsak dan srečujejo v praksi.

Kaja zaseda mesto vodje zaledne pisarne v podjetju Valmor d.o.o.  Čeprav šele dve leti, ji to delovno mesto je pomeni okolje, kjer lahko resnično uresničuje svoj potencial.
Z mladostno zagnanostjo skrbi za nemoten potek administrativnih, kadrovskih, finančnih in analitičnih procesov, aktivno sodeluje pri digitalizaciji podjetja ter zagotavlja operativno stabilnost z učinkovitim upravljanjem procesov. Veliko ji pomeni tudi interna kultura in dobro počutje sodelavcev in pr item dejavno tudi sodeluje.
Čeprav si ni mislila da bo »pisarna« postala njen element, se odlično znajde v vlogi, kjer je s svojim znanjem in pristopom tihi motor podjetja.

Kako ste se počutili, ko ste izvedeli, da ste prejemnica nagrade ADMA odličnost?

Presenečeno. Ganljivo. Ponovno ponosno. Včasih ti potrditev, da si na pravi poti, pride v najbolj pravem trenutku. Čutiš, da si slišan, viden, cenjen – in to ne zgolj v svojem podjetju, temveč širše, v strokovni skupnosti.

Katera izkušnja v vaši karieri vam je najbolj pomagala razviti strokovnost in zanesljivost?

Vsaka vloga me je nekaj naučila, a največ sem se razvila ravno v Valmorju. Tukaj sem se prvič srečala s celovito odgovornostjo nad več področji hkrati: od financ, kadrov, ERP sistema do zakonodaje in marketinga. Naučila sem se hitro odločati, postavljati prioritete in predvsem – delovati z občutkom za ljudi in cilje.

Kaj vam pomeni biti »desna roka« vodstvu?

Pomeni imeti zaupanje. Biti vedno pripravljena. Razmišljati dva koraka naprej in delovati usklajeno. Hkrati pa tudi biti tisti tišji glas, ki v pravem trenutku predlaga, opozori, izboljša. To ni samo naloga – to je odnos, ki ga gradiš vsak dan.

Kaja v družbi Žiga Debevca, direktorja podjetja Valmor do.o.
Foto: Dean Grgurica.

Test ste opravili izjemno uspešno. Kaj vas motivira, da ostajate tako ažurni in strokovno močni?

Motivirata me občutek doprinosa in osebna rast. Ko vidiš, da tvoje izboljšave konkretno vplivajo na učinkovitost podjetja, ko z novo uvedbo nadgradenj skrajšaš procese, ko sodelavci opazijo, da si digitalizirala ali pa izboljšal korak, ki jim je bil breme – to je zame vir zadovoljstva in spodbuda za še več. Iskreno pa priznam, da mi ravno ta dinamičnost in multitasking ustvarjata svojstven »hype«, ki ga obožujem.

Kako se spopadate z nenehnimi spremembami v tehnologiji in načinu dela? Imate kakšne svoje trike za učenje novega?

Sprejemam jih kot priložnost. Redno testiram nove rešitve in orodja, s tem da si za učenje pogosto naredim mini »izzive« – vsak teden kakšna novost. Pomaga pa tudi mreženje, izmenjava praks z drugimi ADMA kolegicami in izobraževanja.

Katera naloga vas še vedno vsakič znova navduši ali izzove, čeprav jo opravljate že dolgo?

Brez dvoma – finance. Še posebej, ko gre za urejanje denarnega toka (cash flow), njegovo natančno strukturiranje in analiziranje. Vsakič znova me navduši, kako številke povedo zgodbo o podjetju, njegovih izzivih in priložnostih. Pregled in usklajevanje denarnega toka ni zgolj tehnična naloga – je strateško orodje.

Tudi komunikacija z bankami je izziv, ki mi ustreza: od pogajanj za limite, bančne garancije, akreditive, do priprave dokumentacije za odobritve – to je svet, kjer združim analitičnost, organizacijo in komunikacijsko spretnost. In prav v tem finančnem mikrokozmosu najdem svoj »flow«.

Na kaj ste pri svojem delu najbolj ponosni, pa morda tega nihče zares ne vidi? Kaj vam nudi ta »majhna zadovoljstva«?

Ponosna sem na to, da znam ohranjati mir, red in zaupanje tudi takrat, ko je okoli mene kaos. Ko sodelavci vidijo rešitev, jaz sem že dva koraka naprej – s pripravljenim planom B, vnaprej urejeno dokumentacijo ali z vnaprej dogovorjenimi rezervnimi roki. In tega nihče ne opazi, dokler ne pride do krizne situacije… takrat pa vse te male odločitve tiho odigrajo svojo vlogo.

Veliko mi pomeni tudi to, da ustvarjam strukturo, v kateri se lahko drugi sprostijo. Ko sodelavci vedo, da bo stvar izpeljana do konca – brez da bi jo morali spremljati vsak dan. Ko se nekdo obrne name z »Kaja, ti boš to znala najbolje speljat« – to je moj »majhen zmagovalni trenutek«.

Mladost, zagon in srčnost - Kaja Fabijan ob prejemu priznanja ADMA odličnost.
Foto: Dean Grgurica.

Katero »nevidno« opravilo bi si želeli, da bi bilo bolj cenjeno ali razumljeno v vašem poklicu?

Zagotovo usklajevanje med oddelki in interesi, kar je pogosto tiha, a izjemno pomembna naloga. V resnici sem pogosto tista, ki »prevaja« med oddelki. Vsak ima svoj pogled, svoj jezik, svoje prioritete – in moja naloga je, da jih povežem v celoto, kjer nihče ni zapostavljen in vse teče.

To ni vedno vidno delo – ni v središču pozornosti – ampak če tega ni, pride do zastojev, nerazumevanja in izgube zaupanja.

Želim si, da bi bilo bolj prepoznano, kako pomembna je ta mehka operativna povezovalnost, kjer ne gre le za »opravljeno nalogo«, temveč za to, kako in med kom se nekaj izvede. V tem je ogromno komunikacije, občutka za odnose, empatije in strateškega razmišljanja – in to je delo, ki ga opravljaš tiho, a s trdnimi posledicami.

Kakšne odnose imate v podjetju – so formalni, sproščeni? Kaj vam pomenijo odnosi?

Odnosi v našem podjetju so iskreno – top. Imamo izjemno zdrav timski duh, kjer se med seboj spoštujemo, si zaupamo in se predvsem – res dobro ujamemo. Ko je čas za delo, vsak prevzame svoj del in stvari tečejo. Ko pa pride trenutek za kavo, kakšne interne šale ali zabaven komentar – znamo sprostiti vzdušje.

To ravnovesje med resnostjo in sproščenostjo je zame izjemno dragocen. Zame odnosi niso samo del delovnega okolja – so osnova zaupanja, ki omogoča, da skupaj rastemo, si damo prostor za napake in se skupaj veselimo uspehov. Iskreni odnosi niso samoumevni – in prav zato jih cenim še toliko bolj.

Ste vi »le« del ekipe ali konstruktivno pripomorete h gradnji in izboljšanju?

Definitivno nisem le del ekipe – sem aktivna soustvarjalka okolja, v katerem delamo. Vedno razmišljam širše: kako izboljšati procese, kako povezati ljudi med seboj, kje so “šumi" in kje imamo še neizkoriščen potencial. Opazim, predlagam, uresničim – in če je treba, tudi sama speljem. Verjamem, da ima vsak možnost vpliva.

Kako pa pri vas skrbite za zdravo in podporno delovno okolje?

Kar nekaj stvari imamo: teambuildinge, skupne jutranje kave, športne aktivnosti, sladkarije in sadje v pisarni (da lažje razmišljamo) in pijača po službi ob petkih. In – da, nadrejeni to podpirajo. Smo tim.

Ste radi del ADMA skupnosti?

Zame ADMA pomeni prostor pripadnosti, navdiha in rasti. Tukaj si med ljudmi, ki razumejo tvoje izzive. Dogodki in izobraževanja so uporabna, praktična, a tudi motivacijska. V primerjavi z drugimi so bolj celostno naravnani – izobrazijo in podprejo te kot osebo, ne le kot »funkcijo«.

✨ Še nekaj bolj sproščenih vprašanj – da spoznamo tudi plat, ki se ne skriva v delovnih nalogah. ✨

Kaj je prva stvar, ki jo naredite, ko pridete v pisarno?
Najprej preverim e-pošto, da dobim občutek, kaj me čaka, potem si pripravim kavo in se za trenutek umirim. Nato pa – brez ovinkarjenja – deep work! To je zame najbolj dragocen del dneva, ko sem najbolj produktivna. Ta mini rutina mi pomaga, da dan začnem usklajeno in z jasno glavo.

Kaj bi našli v vašem predalu mize ali na mizi, česar ne bi pričakovali?
Magnezij za regeneracijo mišic po jutranjem treningu, C-vitamin za imunsko odpornost in proteinska ploščica za tiste hitre ure. Moj predal je pravzaprav moj tihi zaveznik za to, da ostanem v ravnovesju – tudi med najbolj natrpanimi dnevi.

Katero »supermoč« bi si želeli imeti pri svojem delu in kako bi vam olajšala dan?
Teleportacija. V enem trenutku na sestanku, v drugem že pri tiskalniku, in mimogrede še pri kavomatu – brez da bi se premaknila s stola. Moj dan je tako poln preklapljanja, da bi mi ta supermoč res olajšala logistiko multitaskanja.

Ste imeli v mladosti kakšen poseben hobi? Imate zdaj kakšno posebno znanje?
V mladosti sem igrala violino, pela in plesala – umetnost je bila moj vsakdan in način izražanja. Danes se izražam drugače – skozi gibanje. Moj jutranji ritual je intenzivna vadba pred službo. To je moj »reset gumb«, da si prečistim glavo, uskladim misli in fizično aktiviram energijo za cel dan. Gibanje je postalo moj novi način kreativnosti in ravnovesja.

Če bi bil vaš delovni dan pesem, kateri komad bi to bil?
Težko bi izbrala eno samo pesem – ker je glasba obvezen del mojega dne. Je moj tempo, ozadje, včasih tudi rešitelj fokusa. Ko potrebujem energijo in pogon, me vedno podžge rock: naj bodo to Pearl Jam, Queens of the Stone Age, Red Hot Chili Peppers, Creed ali Mötley Crüe – v njih najdem svojo moč, hitrost in tisto pravo delovno držo.

Ko pa se potopim v delo, kjer šteje koncentracija in jasnost misli, posežem po chill drum & bassu – ritmično, tekoče, ravno prav, da umiri zunanji svet in zadrži notranji fokus. Vsak del dneva ima svojo pesem – moj delovni dan ni ena skladba, ampak cela playlista, ki mi da zagon.

👉 Ker verjamemo v moč dobrih praks, bo Kaja Fabijan svojo izkušnjo z nami delila tudi na Posvetu ADMA. Vabljeni v našo družbo!

Oznake:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije