Intervju

Administrativni menedžerji so vsestranski ambasadorji z jasno vizijo

Pogovor z Ireno Zupančič Cimerman, A1 Slovenija, d.d.

Intervju z Ireno Zupančič Cimerman, vodjo skupine poslovnih asistentk v podjetju A1 Slovenija, je zrasel iz pogovora za rubriko ADMA se predstavi. Sprva mišljeni kratki odgovori so hitro prerasli v poglobljeno izmenjavo misli in vrednot. S svojo odprtostjo in humorjem je osvetlila številne vidike dela in življenja, ki so ključni za uspeh v sodobnem poslovnem okolju in delu administrativnih menedžerjev.

Po izobrazbi je univ. dipl.  geografinja in sociologinja kulture, a jo je karierna pot z mesta profesorice zanesla na današnjo pozicijo vodje skupine poslovnih asistentk v podjetju A1 Slovenija, d. d., ki je del Skupine A1. Sicer radovedna ljubiteljica narave, harmonije in raziskovanja ter spoznavanja novih krajev, ljudi in kultur je na poklicnem področju odgovorna, profesionalna in izjemno komunikativna.

Njene izkušnje in poglede na svet dela in vodenja zaznamuje iskrena strast do dela, kar ji omogoča, da s svojo pozitivno naravnanostjo in modrostjo navdihuje druge. S svojo odprtostjo in humorjem je osvetlila številne vidike dela in življenja, ki so ključni za uspeh v sodobnem poslovnem okolju.

Kako se je začela vaša kariera v A1 Slovenija?
Pričela sem kot poslovna asistentka finančne direktorice. Kmalu sem se z velikim veseljem odzvala povabilu predsednika uprave, da prevzamem delovno mesto njegove poslovne asistentke.

Koliko let pa ste na tem delovnem mestu?
Oh, pa sem upala, da me tega ne boste vprašali. Ko sem po porodniškem dopustu prestopila prag takrat še Si.mobila na čudovit spomladanski dan, si nisem predstavljala, da bom v enem podjetju toliko časa. Morda kakšnih pet, največ sedem let, nikakor pa ne četrt stoletja. Nepredstavljivo hitro se je odvrtelo to pestro obdobje. A srce ostaja večno mlado in navihano. V tem času je moj sin postal odrasel mlad moški, mož šarmantno sivi, jaz pa prekrivam le srebrne odtenke v laseh, smejalne gube pa zgovorno nizajo vse čudovite in nepozabne trenutke.  

In je razlog, da ste ostali toliko časa?
V  A1 Slovenija so že od samega začetka neka posebna mladostna energija, nalezljiva kreativnost, zelo odprta in iskrena komunikacija, visoka storilnost in zelo dobri odnosi. V mednarodnem poslovnem okolju Skupine A1 sem spoznala ogromno čudovitih ljudi, napletlo se je veliko neprecenljivih srečanj, zanimivih zgodb. In to te posrka ter daje številne možnosti za vsestranski razvoj in rast.

Naš Dejan (op. Turk, predsednik uprave A1 Slovenija in A1 Hrvaška) mi je že večkrat rekel, da bi morala napisati bestseller, kako sem preživela vse šefe, med katerimi je bil tudi kakšen poseben.

Zaradi velikosti podjetja je seveda administrativnih menedžerk, poslovnih asistentk več. Vi ste vodja tega tima.
Izjemno je, da smo v A1 Slovenija napredni tudi pri prilagajanju v organizaciji. Že pred štirinajstimi leti smo uvedli spremembe tudi na področju administrativnega menedžmenta. Drži, da je na splošno vsaka poslovna asistentka podpora svojemu šefu. Vendar bi več asistentk z več šefi vleklo v svojo smer. Zato smo asistentsko podporo organizirali na način, da so poslovne asistentke svoja organizacijska skupina, vodena s strani vodje skupine poslovnih asistentk, ki se neposredno povezuje z upravo, vsemi direktorji in drugimi vodji ter na ta način usklajuje in vodi enotno organizacijsko kulturo. Z leti se je taka organiziranost izkazala za zelo dobro.

Kako doživljate svojo vlogo vodje skupine poslovnih asistentk?  
Vodenje tima poslovnih asistentk mi je v veselje in predstavlja pomembno področje aktivnega in usklajenega delovanja tima tako znotraj kot izven podjetja. Vsaka poslovna asistentka pokriva določena področja in je zanje odgovorna, upravlja z vsemi operativnimi procesi pri administrativno - poslovnih delih ter podaja predloge za optimizacijo le-teh. Pomembno je, da tim deluje usklajeno in je vpet v interakcije z različnimi oddelki in sektorji ter je proaktiven. Ima povezovalno vlogo.

Najlepše je prebrati pohvale, ki jih sodelavke in sodelavci napišejo in oddajo prek kadrovskega sistema. Poslovne asistentke pogosto prejmejo pohvale za svoje delo in pripravljenost pomagati. Večkrat so tudi zvezde meseca, ki so skupaj z drugimi zvezdami meseca iz drugih sektorjev povabljene na zajtrk s članom/članico ali predsednikom uprave. Na zajtrku zvezd meseca je priložnost za sproščen klepet, izmenjavo mnenj in prijetno druženje. Prejmejo pa tudi manjšo finančno nagrado. To je način prepoznavanja  dobrega dela in dobrih rezultatov, pripravljenosti pomagati.

Tema tokratne revije je administrativni menedžerji kot stičišče organizacije. Se vam zdi, da to drži?
Se popolnoma strinjam. Administrativni/a menedžer/ka ima pogosto veliko niti v svojih rokah, s katerimi prepleta in plete tako odnose med zaposlenimi in vodstvom, kot izboljšuje procese, predlaga izboljšave ter navsezadnje skrbi za harmonijo. S svojim znanjem in pozornostjo lahko pripomore k boljši klimi in k boljšim odnosom na vseh ravneh podjetja. Ima tudi zakladnico pomembnih informacij in podatkov, s katerimi lahko na diskreten in tankočuten način vpliva na pomembna področja. Je vsestranski/a ambasador/ka. Naše delovno mesto in funkcija je kot stičišče, postajališče, pristajališče, vzletišče in vozlišče informacij, srečevanj, iskrenja mnenj, idej, točka navdiha in tudi kratkega oddiha. Včasih pa je tudi svetišče. Zaposleni nam zaupajo marsikaj. Seveda tega zaupanja ne smemo zlorabiti. Lahko pa marsikaj rešimo in spremenimo s primerno uporabo  mehkih veščin, seveda ob pravem času. Z dobrim poznavanjem neverbalne komunikacije se lahko rešijo marsikatera uganka, zaplet ali osebna stiska.

Kje so izzivi tega medoddelčnega sodelovanja, kako jih premagujete, rešujete?
Moj tim poslovnih asistentk sodeluje skoraj z vsemi oddelki in sektorji v podjetju. Z nekaterimi občasno, z nekaterimi redno, največ pa z upravo, s kadrovsko službo, službo za odnose z javnostmi, z nabavno službo, računovodstvom, zakladništvom, s kontrolingom, pravno službo in z IT-jem. Sodelujemo tudi na nivoju Skupine A1. Izzive rešujemo sproti, z odprto komunikacijo, s takojšnjim reševanjem težav, z veliko fleksibilnostjo, medsebojno pomočjo, s pozitivnim pristopom in z veliko mero razumevanja.

V reviji ponujamo pogled direktorja in vodje HR na delo administrativnih menedžerjev. Kakšni pa so vaše izkušnje? Povejte najprej nekaj o sodelovanju z vodstvom.
V svoji karieri sem zamenjala veliko vodij z različnimi načini vodenja. V A1 Slovenija pa sem v petindvajsetih letih imela priložnost spoznati in sodelovati s svojimi neposredno nadrejenimi vodji, bilo jih je več kot prstov na obeh rokah in skoraj vsi so bili predsedniki ali pa člani uprav, ki so bili in so zelo različni. Z vsemi sem vzpostavila zelo dober, v največ primerih odličen, profesionalen in sproščen odnos, ki sem ga znala oplemeniti z dobrim humorjem. Seveda to velja tudi za aktualno upravo, direktorje in druge vodje na vseh nivojih. 

Moj neposredni vodja Blaž Ferenc je glavni direktor za področje človeških virov, korporativnih komunikacij in trajnosti, član razširjene uprave v A1 Slovenija in A1 Hrvaška. Od mene je mlajši osemnajst let. Medgeneracijsko sodelovanje lahko doprinese ogromno pozitivnega celotnemu podjetju in tudi širšemu poslovnemu okolju. S prihodom vse mlajših generacij se lahko v številnih interakcijah s strpnostjo in z razumevanjem vsi naučimo zelo veliko. Poslovni svet je navsezadnje družba v malem. In nič drugače ni v naših zasebnih življenjih.

V intervjuju z Gregorjem Kosijem ta pravi, da je vez med direktorjem in njegovo podporo neprecenljiva zaradi osebne povezanosti, zaradi katere je delovanje boljše kot bi bilo sicer. Je bilo tudi pri vas tako?
Spletejo se nevidne niti, ki bogatijo naša življenja. So trenutki, ki oživijo odlična in nepozabna sodelovanja in podporo.

Prvi predsednik uprave se obrne name, ko se kje zatakne v sicer tekočih procesih pri storitvah, ki jih koristi kot naš uporabnik. Z veseljem se odzovem na povabilo na kavo in klepet. Poslanstvo je biti zanesljiv, pozoren in življenja poln sopotnik naših uporabnikov.

Konec prejšnjega leta sem se zelo razveselila vabila, svoje prve vodje, finančne direktorice A1 Slovenija, takrat Si.mobila, ki me je ob svojem sedemdesetem rojstnem dnevu povabila na kosilo.

Ob posebnih dnevih pa si nadenem ogrlico in uhane Swarovski, ki sem jih prejela v dar kot zahvalo od nekdanjega avstrijskega člana uprave in njegove žene. Imel je veliko avtoriteto, ogromno znanja in v ljudeh je prepoznal najboljše. Še vedno imam shranjeno tudi njuno zahvalno pismo. Ob slovesu smo jokali vsi trije. S tem želim povedati, da se način, kako opravljamo delo, dotakne najtišjega bistva odnosov. Biti in ostati Človek.

Kaj pa sodelovanje s HR oddelkom?
Kot vodja tima poslovnih asistentk spodbujam redno sodelovanje tudi z našo HR službo. Sodelujemo tudi z zunanjim poslovnim partnerjem od prevzema podatkov za plače do morebitnih usklajevanj ali popravkov, vse seveda v digitalnih oblikah.

Konstantna interaktivnost obeh timov in zunanjih poslovnih partnerjev, spremljanje novosti tako na internem nivoju kot na zakonodajnem področju olajša delo in zmanjšuje možnost napak. Tesno sodelovanje je tudi na področju onboardinga novih zaposlenih. Tim izvaja onboardinge v živo na lokaciji v Ljubljani in Mariboru. Nadvse pomembno je vključevanje novozaposlenih v organizacijo že prvi delovni dan, da lahko (p)ostanejo #vse, kar si. 

Tim poslovnih asistentk aktivno sodeluje tudi pri podajanju predlogov in idej na področju dobrega počutja zaposlenih, organizaciji tim buildingov itd. Zelo pomembno je spodbujati tudi dobro vzdušje in odlično delovno klimo. V takem okolju pa se lažje dosegajo tudi dobri poslovni rezultati.

Koliko se vam zdi, da vi in vaša ekipa lahko vplivate na uvajanje novosti, spremembe v podjetju?
Na številnih področjih lahko konkretno vplivamo, doprinesemo, uvajamo novosti, osvežimo načine delovanja, posredujemo predloge za izboljšave različnih procesov in sistemov, predlagamo nove ukrepe. Z drobnimi in velikimi dejanji spreminjamo poslovni svet tudi administrativni menedžerji.  Na voljo imamo veliko načinov in poti, prek katerih lahko posredujemo ideje in predloge. S soustvarjanjem uspešnih zgodb in zavedanjem, da so naše kompetence večje, kot so pripravljeni priznati nekateri menedžerji ali si jih priznamo sami. Rezultat bo presenetil celo nas same. Ni vedno lahko, je pa vredno poskusiti.

Pa vodstvo prisluhne temu, cenijo doprinos administrativnih menedžerjev?
Sodobni vodje so hvaležni za odkritost, kadar sodelavke in sodelavci povedo tudi o njihovih in svojih spodrsljajih. Odgovoren, odkrit, profesionalen in pozitiven odnos do dela, ljudi in do sveta je prava pot. Pa najsi bo to na sejah uprave, na javnih nastopih, na letnem srečanju uprave z vsemi zaposlenimi, pikniku, team buildingu ali ob kateri koli drugi priložnosti. Veseli so tako nasvetov o strateških odločitvah, o predlogu za novo aktivnost na področju ESG-ja, dobrega počutja zaposlenih, kot ob namigu, da je čas, da gre šef k frizerju ali da si kupi nove hlače, ker je precej shujšal.

Je izobraževanje zaposlenih pomembno? Kako skrbite za to?
Imam srečo, da delam z ljudmi in v okolju, ki je od same ustanovitve podjetja več kot naklonjeno izobraževanju. Vsi zaposleni imamo ogromno možnosti za izobraževanje, od splošnih do zelo specifičnih in strokovnih znanj, od e-izobraževanj do udeležb na predavanjih, webinarjih in konferencah itd. V A1 Knjižnici so na voljo tematske strokovne knjige. Nekatere so predstavljene tudi na naših srečanjih BookCluba, ki ga imamo.

Krepimo kulturo nenehnega učenja, prek relevantnih vsebin in metod učenja razvijamo ključne kompetence zaposlenih in spodbujamo karierni razvoj. Z veseljem in zavzetostjo koristim možnosti na področju učenja in razvoja. Tako spodbudno okolje te posrka, da se nenehno učiš. Lansko leto smo se zaposleni v A1 Slovenija v povprečju učili 46,83 učnih ur!

Sem zelo radovedna in vedoželjna že od nekdaj, zanima me ogromno stvari. Rada berem tako strokovno literaturo kot literaturo za prosti čas. Redno spremljam novosti na svetovnem spletu in različnih digitalnih kanalih. Med mojimi top petimi talenti po Gallup Cliftonstrengths je tudi učljivost. »Learnerji« smo željni in žejni znanja.

S katerimi izzivi se najpogosteje srečujete pri delu, in kateri bodo po vašem mnenju največji izzivi administrativnega menedžmenta v prihodnosti?
Zagotovo večopravilnost, postavljanje prioritet. Pogosto je izziv tudi sistemska podpora, ki ni lokalne narave in je odzivni čas daljši. Svojevrsten izziv se je tudi naučiti in v praksi uporabiti jasen ne. Ni ravno seksi nasvet, je pa zelo zdrav. Z leti sem se naučila tudi to.

Trudim se, da vedno (po)iščem najboljšo rešitev. Najprej naredim vse, kar je v moji moči. Če res ne gre, pridobim najprej vse ustrezne informacije in naslovim vprašanje na pravi naslov. Pomemben je tudi stroškoven vidik. Že pred leti smo uvajali (ro)bote na določenih področjih. Pri analizi dela našega tima se je izkazalo, da je previsok strošek vpeljave tovrstne rešitve s premajhnim končnim rezultatom. 

Menim, da bo v prihodnosti na področju administrativnega menedžmenta največji izziv prilagajanje digitalizaciji na vsakem koraku, pojavljanju napak z negativnimi poslovnimi učinki, s tem pa tudi vprašanje prevzemanja odgovornosti. Izziv bo tudi na področju zlorab, interdisciplinarnosti, (raz)vrednotenju znanosti, zelo hitrega prilagajanja na zelo velike spremembe v zelo kratkem času, drugačnega načina vodenja, vse večjega globalnega vpliva. Izziv bo tudi vedno večja odgovornost, ki pa ji mora slediti tudi ustrezno nagrajevanje.

Kaj pa je po vašem mnenju rešitev za to?
Na to je treba misliti že danes in poiskati nova področja in aktivnosti, na katerih se lahko izpopolnjujemo in prinašajo dodano vrednost. Naši interesi, hobiji lahko postanejo del našega poslanstva. Opis naših del in nalog v sistemizaciji je le nek okvir, ki nas ne sme omejevati.

Vedno več bo tudi izzivov, povezanih z zdravjem. Dobi superračunalnikov bo moral slediti tudi človek in s prožnostjo prilagajanja postati superčlovek, ki pa bo moral ohraniti človeške lastnosti.

Kako vidite prihodnost tega poklica?
Seveda se je vloga poslovne sekretarke spreminjala sčasoma in sprva so bile spremembe manjše in v daljših časovnih obdobjih. Z razvojem novih tehnologij in  sodobnih organizacij pa se je vloga zelo spremenila in spremembe so praktično na dnevni ravni. Nenehno se bo spreminjala tudi v prihodnje, postaja veliko bolj kompleksna in menedžerska. Nabor znanj in veščin se veča, neprestano učenje je nujno in neizogibno. Vedno večja je tudi zahtevnost in kompleksnost del in nalog. Spremembe se odražajo že v nazivih in upam, da tudi v vrednotenju tega dela.

Pri svoji vlogi interne coachinje opažam, da tudi največji digitalni navdušenci potrebujejo pogovor s človekom. Pomemben je čas, ki ga naklonimo, poslušanje in slišanost, empatija, dodana vrednost tovrstnih znanj, česar umetna inteligenca na srečo (še) ne more nadomestiti. V času, ko bomo imeli coaching ali se učili novih znanj, se v živo mrežili na dogodkih, bo UI delala naše utečene rutinske naloge. Mi pa bomo imeli več časa za osebnostno rast.

Kako ostajate motivirani in produktivni, tudi ko je delo naporno ali stresno?
S samomotivacijo in produktivnostjo sem v dobrih odnosih. Smo na ti. Čut za odgovornost, profesionalnost in pravičnost je moj kompas. Učim se tudi iz svojih napak in spodrsljajev, lekcija so pa tudi napake in spodrsljaji sodelavk in sodelavcev, tudi vodij.

Naučila sem se dobro upravljati tudi z napornimi in zelo stresnimi situacijami. Z umirjenostjo, razmislekom, analitičnim pristopom, odkrito komunikacijo, s pozitivnostjo in z vztrajnostjo se da marsikaj rešiti. Kdaj je treba reči ne. V pomoč mi je tudi vizualizacija in priprava več scenarijev s predvidenimi rešitvami. Moč misli lahko prikliče to, kar v tistem trenutku potrebujem. Tudi s hvaležnostjo, da imam možnost sooblikovati še en vsebinsko bogat in doživet dan. Z opolnomočenjem. Z zavedanjem, kaj hočem in da zmorem. Včasih si tudi zapojem.

Včasih zadostuje odklop s preusmeritvijo misli na kakšno abstraktno zadevo, na čudovit trenutek, včasih kratek klepet, globoko pravilno dihanje, dobra kava, optimizem, dobra šala. Vedno znova se zavedam smisla življenja. In življenja samega. Moč črpam v ljubezni, srčnosti in v svoji čudoviti družini, ki me vedno brezpogojno podpira.

Kaj pa vam pomenijo ADMA dogodki in ljudje, ki jih srečujete?
Tovrstna srečanja me bogatijo, ponujajo nova (spo)znanja, izmenjavo mnenj, mreženje, predstavitev trendov, številne asociacije, (pre)budijo zanimanje za kaj novega, manj (po)znanega. Je priložnost osebnih srečanj. Pogled v oči, stisk roke, izmenjava iskrivih nasmehov in prijaznih besed. Nobena umetna inteligenca ne more nadomestiti topline, sočutja, empatije, navihanosti, radovednosti, iskrenosti, čuječnosti, pristnosti in dobre energije, ki vibrira v določenem prostoru.

Foto: Žiga Intihar

Oznake:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije