Intervju

Kako postati virtualna asistentka: zgodba Nine Prosen in prihodnost administrativne vloge

V zadnjem času na LinkedInu vse pogosteje opažamo profile, ki ponujajo storitve virtualne asistence. Tudi podjetnice in podjetniki objavljajo, da iščejo zanesljivo zunanjo podporo. Je to nova realnost administrativnega menedžmenta ali le kratkoročen odziv na hiter razvoj umetne inteligence, avtomatizacijo in strah, da bo klasična administrativna vloga sčasoma izginila?

Umetna inteligenca že danes avtomatizira številna ponavljajoča se administrativna opravila: organizacijo urnikov, e-poštna obvestila, osnovne analize. Prihodnost dela, kot jo napovedujejo raziskave (McKinsey & Company, 2023), bo od zaposlenih zahtevala več človeških, mehkih in analitičnih veščin:

Prav to so področja, kjer lahko administrativne menedžerke nadgradijo svojo vlogo in se – če si to želijo – podajo v smer virtualne asistence.

Katere kompetence so pomembne za virtualno asistentko?

Virtualna asistentka ni le »nekdo, ki opravlja naloge od doma«. Gre za profesionalno vlogo, ki zahteva visoko mero organiziranosti, zaupanja in sposobnosti samostojnega vodenja projektov.

Med ključnimi kompetencami so:

Kako se lotiti prehoda?

Če administrativna menedžerka razmišlja o prehodu v vlogo virtualne asistentke, stroka svetuje, da je bolje začeti postopoma:

  1. Jasno opredelite storitve, ki jih ponujate. Ni nujno, da obvladate vse – bolj pomembno je, da ste odlični na določenem področju.
  2. Vzpostavite strukturo in orodja za delo na daljavo. Uredite zanesljiv delovni prostor, prisprbite si osnovno opremo, poslovni e-naslov in vzpostavite sistem za spremljanje nalog.
  3. Zgradite prisotnost na spletu. Družbena omrežja (LinkedIn), spletna stran ali udeležba v skupnostih lahko pomagajo pri prvih stikih z naročniki.
  4. Začnite sodelovati z manjšimi naročniki. Priporočila in reference so ključne za širitev.

Primer iz prakse: izkušnja virtualne asistentke Nine Prosen

Nina Prosen je ena prvih vidnejših slovenskih virtualnih asistentk. Poudarja, da je prednost tovrstnega dela prav v širokem spektru znanja, ki ga je pridobila v več kot 16 letih delovnih izkušenj. Njena vloga ni zgolj izvajalska, temveč strateška – podjetnikom pomaga pri organizaciji časa in dela, da se lahko ti osredotočijo na svojo glavno dejavnost.

Z njo smo se pogovarjali, zakaj se je odločila za to pot, o kompetencah in veščinah, ki so potrebne za učinkovito virtualno podporo ter prihodnosti administrativnega menedžmenta.

Nina Prosen Foto: osebni arhiv

Zakaj ste se odločili za to pot?

Vse se je začelo iz stiske – iz tiste notranje napetosti, ko enostavno začutiš, da tako več ne gre naprej.

Vsaka ženska, ki postane mama, rodi tudi občutek krivde. In pri meni ni bilo nič drugače. Grozno mi je bilo, da svojega vsakdana ne morem več podrediti potrebam svojih otrok. Vsako jutro sem ju morala odložiti predčasno v šoli, v dopoldansko varstvo, čeprav pouka še dolgo ni bilo. Popoldne pa sta me čakala, medtem ko so drugi otroci že bili doma, v zavetju svojih sob, s toplim kosilom in občutkom varnosti. Ni mi bilo več v redu, da je to postala naša realnost.

Po drugi strani sem v službi opažala nekaj drugega. Sodelovala sem z direktorji in direktoricami, ki so nosili na ramenih preveč – prevzemali so opravila, ki niso spadala v njihovo vlogo. Raziskovali so trg, urejali papirje, si jemali čas za drobne naloge, ki so jih le navidezno hitro opravili. A v resnici so jim odvzemale pozornost, fokus, in tisto energijo, ki bi jo morali usmeriti v rast podjetja. Večkrat sem si mislila: “To bi lahko naredila jaz. Namesto njih. Bolj učinkovito in manj stresno.”

Tako je vse nekako steklo skupaj. Notranja stiska, ki je rasla zaradi družinskih okoliščin, in hkrati spoznanje, da moje znanje in izkušnje lahko konkretno pomagajo ljudem, ki vodijo podjetja in so preobremenjeni.

In potem je bil tukaj še tretji razlog. Morda najbolj iskren – svoboda. Začela sem si jo želeti z vsem srcem. Delo od doma mi pomeni točno to: svobodo, da si dan razporedim po svoje, da grem na sprehod, ko začutim, da rabim zrak, da sem na voljo svojim otrokom, ko me potrebujejo. In nenazadnje – da lahko delam z ljudmi, ki me cenijo, v ritmu, ki mi ustreza. 

Kako vidite prihodnost administrativnega menedžmenta?

V Sloveniji se bo ta premik verjetno odvijal nekoliko počasneje kot v tujini. Še vedno smo del okolja, kjer številni verjamejo, da je delo opravljeno takrat, ko si fizično prisoten v pisarni, za mizo, z dokumenti, urejenimi v mapah. A realnost sodobnega poslovanja kaže drugačno sliko – prav takšen način dela pogosto pomeni več stroškov, več izgubljenega časa in manj fleksibilnosti.

Verjamem pa, da se tudi pri nas postopoma rojeva pripravljenost na spremembe – predvsem pri mlajših generacijah, ki vstopajo v vodilne vloge in razumejo, da digitalizacija in delo na daljavo ne pomenita manj učinkovitosti, ampak boljšo organiziranost, hitrejše odzive in več svobode za vse vpletene.

Danes že obstaja vrsta platform in orodij, ki omogočajo enostavno sodelovanje na daljavo – od projektnega vodenja do komunikacije, deljenja dokumentov in organizacije nalog. Administrativni menedžment ima tako že zdaj vse možnosti, da postane popolnoma digitaliziran, obvladljiv in dostopen – od koderkoli.

Na koncu gre vedno za ljudi – za pripravljenost, da sprejmemo nove načine dela in iz njih potegnemo najboljše. In tukaj vidim veliko priložnost, tako za podjetja kot za posameznice, ki si želijo delati drugače, a enako zavzeto.

Katere veščine in kompetence so pomembne za opravljanje dela virtualne asistentke?

Za takšno delo ni dovolj, da samo znaš uporabljati orodja – pomembno je, kakšen si kot oseba. Biti moraš iznajdljiv in radoveden tip, ki zna poiskati rešitev tudi takrat, ko stvari niso črno-bele. Pogosto se zgodi, da poslovni partner potrebuje nekaj, česar še ne poznaš – in takrat se moraš biti pripravljen hitro učiti, raziskati, vprašati, poiskati tečaj, prebrati navodila. Znanje se tukaj nikoli ne ustavi.

Zelo pomembni sta tudi samoiniciativnost in dobra organiziranost – ker v večini primerov ne boš imela nikogar, ki bi ti stal za hrbtom. Sama si moraš znati postaviti prioritete, uskladiti urnik z več naročniki in hkrati ostati zbrana, odgovorna in zanesljiva.

Kako se organizacije prilagajajo na trend virtualnih asistentk?

Zelo različno. Če je v vodstvu mlajši kader, so dejansko bolj zainteresirani za tovrstno sodelovanje, ker se zavedajo moje prilagodljivosti. Tudi nimajo bojazni z bolniško in stroškov z dopusti. Skupaj najdemo rešitve, ki jih potrebujejo in se dogovorimo o načinu komunikacije in dostopov do njihovih programov in platform. 

Če še nimajo zastavljenega načina, jim predlagam, drugače pa se jaz prilagodim njim.

Kako vseeno obdržati pristen človeški stik - oziroma ali je pri tovrstnem delu sploh pomemben?

Seveda je pomemben človeški stik, ker so medosebni odnosi pomembni, da lahko razumeš potrebe stranke in se hkrati počutiš kot del tima. Na tedenski ravni se slišimo po telefonu ali vidimo preko online sestanka. Najlepše pa je, ko me povabijo poleg na teambildinge in se res počutim kot del podjetja. 

Virtualna asistentka Nina Prosen Foto: osebni arhiv

Kako hitro v Sloveniji raste skupnost virtualnih asistentk?

Zanimanje za delo virtualne asistentke v zadnjem času močno narašča, kar sem začutila tudi sama. Ker je bilo povpraševanja več, kot sem ga lahko sama obvladala, sem začela sodelovati z drugimi asistentkami. Iz tega se je povsem naravno razvilo tudi mentorstvo – pomagala sem nekaterim ženskam, da so si postavile temelje svojega posla, ponudile svoje storitve na trgu in naredile prve korake v smeri večje samostojnosti. 

Verjamem, da smo ženske izjemno močne, ko se povežemo – ko delimo znanje, izkušnje in prostor, kjer ena drugi ne predstavljamo konkurence, temveč priložnost za skupno rast. Zase vem, da je bila odločitev za ta korak ena najboljših v mojem življenju. In če se je komu moja zgodba dotaknila – naj bo to opomnik, da je vedno mogoče začeti znova. Po svoje.

Literatura in viri

  1. Indeed: How To Become a Virtual Assistant, dostopno na https://www.indeed.com/career-advice/career-development/become-a-virtual-assistant 
  2. McKinsey & Company – Future of Work
Oznake:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije