Odnosi

Dobro je vedeti: kako naj v pisarni poteka organizacija dela

Če želimo kakovostno, pravočasno in učinkovito izpolnjevati delovne obveznosti, mora biti delo organizirano in urejeno. Organiziranje dela pomeni, da stalno in sistematično proučujemo potek dela, iščemo primerne načine in metode dela za doseganje predvidenih ciljev v okviru svojega dela, dela v skupini in dela v organizacijski enoti.

Foto: Fotolia

Delo moramo urediti tako, da uskladimo razmerje med materialnimi poslovnimi prvinami in človekom, da se doseže določen cilj. Način urejanja dela je odvisen od tehnologije. V bistvu želimo zmanjšati napor pri delu, skrajšati čas izdelave, povečati kakovost izdelkov, izboljšati počutje zaposlenih, povečati produktivnost in zmanjšati stroške.

Pri pisarniškem delu smo posebej pozorni na:

l. Pravočasnost izvajanja pisarniških aktivnosti.

Pravočasno pomeni, da delo opravimo do dogovorjenega roka. V pisarniškem poslovanju si faze sledijo, in če ena faza ni opravljena v predvidenem roku, se podaljša čas za dokončanje celotnega dela. Zamude so lahko subjektivne ali objektivne narave. V obeh primerih pa povzročijo manjšo učinkovitost dela. Pisarniško poslovanje mora biti hitro in ažurno, to pomeni sprotno in pravočasno. Vsako opravilo naj se čim prej opravi. Dela se ne sme prelagati na poznejši čas brez utemeljenega razloga. Seveda pa ekspeditivnosti ne smemo zamenjati z nekontrolirano naglico, ki bi utegnila škodovati kakovosti opravljenega dela.

2. Enakomernost porazdelitve dela.

Neenakomerna razdelitev dela pomeni:

- da delo ni enakomerno porazdeljeno med delavci v pisarni;

- da delo ni enakomerno porazdeljeno med organizacijskimi enotami. Do neenakomerne porazdelitve lahko pride zaradi različne zmogljivosti zaposlenih (manj sposobni opravijo manj dela in slabše). Enakomernejša porazdelitev pa bi prispeval k večji učinkovitosti pisarniškega dela.

3. Gospodarna uporaba razpoložljive opreme.

Pri izrabi pisarniške opreme gre za to, ali so stroji optimalno izrabljeni. Pogosto imamo dobro strojno opremo, vendar ne znamo uporabljati vseh njenih funkcij. Pisarniška oprema je vse bolj avtomatizirana in draga, zato mora biti tudi maksimalno izrabljena.

4. Zmanjšanje stroškov pisarniškega poslovanja.

Pisarniško poslovanje izboljšujemo na različne načine, najpogosteje s standardizacijo pisarniškega poslovanja. Rutinska dela pa je treba prenesti na računalnik.


Več v kategoriji Odnosi

Več člankov iz te kategorije