Delovna mesta prihodnosti: Ključne kompetence in veščine v administrativnem menedžmentu
Danes se soočamo s preobrazbo tradicionalnih vlog, ki so jih zaznamovale spremembe v tehnologiji, digitalizaciji in avtomatizaciji. Klasična delovna mesta v poslovni podpori in administrativnem menedžmentu postopoma izginjajo ali se spreminjajo, saj jih dopolnjujejo sodobne tehnologije, umetna inteligenca in digitalne platforme. Kakšna bodo torej delovna mesta prihodnosti?
Izumrtje dinozavrov je ena največjih skrivnosti paleontologije in kljub različnim teorijam ni popolnoma pojasnjena. Trenutno prevladujoča teorija, imenovana teorija asteroidnega udara, predpostavlja, da je pred približno 66 milijoni let asteroid trčil v Zemljo. Posledični dogodek, imenovan K-T razmejitev (kreda-terciar), je povzročil obsežne ekološke spremembe in verjetno prispeval k izumrtju dinozavrov. Nekaterim skupinam organizmov, vključno s sesalci in pticami pa je uspelo preživeti. Prav tako so se nekateri dinozavri, predstavniki današnjih ptic, ohranili. Zakaj? Ker so se bili sposobni prilagoditi.
Tudi sodobno poslovno okolje se neprestano spreminja, s tem pa tudi vloga administrativnega menedžmenta. V preteklosti so bila ta delovna mesta povezana z rutinskimi, administrativnimi nalogami, vendar se je ta paradigma popolnoma spremenila. Danes se soočamo s preobrazbo tradicionalnih vlog, ki so jih zaznamovale spremembe v tehnologiji, digitalizaciji in avtomatizaciji. Ali se bomo sposobni prilagoditi ali pa bomo končali kot dinozavri?
Evolucija vloge administrativnega menedžmenta
Pred tridesetimi leti smo imeli tajnice, zadolžene predvsem za kuhanje kave, odpiranje in razvrščanje pošte ter dvigovanje telefona. Občasno so napisale tudi zapisnik ali dopis, večinoma po nareku direktorja. Takrat je bila pomembna veščina hitro slepo tipkanje.
Kasneje je tajnico nadomestila poslovna sekretarka. Delovna mesta v poslovni podpori so še pred desetimi leti vključevala le organizacijsko-administrativne in rutinske naloge. Odlično so znale pogostiti poslovne partnerje, rezervirati sestanke, žonglirati z urniki, organizirati potovanja, urejati in arhivirati dokumentacijo ter ostalo poslovno korespondenco. V tem času je bilo že zaželeno samostojno pisanje dopisov in druge poslovne korespondence.
Danes je vloga administrativnega menedžmenta veliko bolj celovita in postaja vedno bolj ključna v kateri koli organizaciji. Kako ključna bo v vaši organizaciji, kakšno dodano vrednost bo prinašala, je v veliki meri odvisno od VAS. Prepričana sem, da si na koncu oblikujemo delovno mesto sami. Odvisno od naših ambicij, radovednosti in naravnanosti.
Od kuhanja kave do ključnega igralca v podjetniški ekipi
S prehodom v digitalno dobo so se spremenile tudi zahteve na delovnih mestih administrativnega menedžmenta. Sposobnost učinkovitega upravljanja s tehnologijo, hitrega prilagajanja spremembam in izjemne komunikacijske veščine so postale ključne. Delovna mesta, ki so bila nekoč označena kot pomožna, so zdaj prepoznana kot ključna vozlišča organizacijskega sistema. Trendi kažejo, da se bodo ta delovna mesta še naprej razvijala in prilagajala potrebam sodobnih podjetij.
Prevzemanje odgovornosti za lasten osebni in profesionalni razvoj postaja ključno, saj delodajalci cenijo zaposlene, ki so pripravljeni vlagati v lastno rast.
Zakaj se to dogaja?
Razlogi za preobrazbo delovnih mest administrativnega menedžmenta so številni. Potreba po večji učinkovitosti, hitrosti in optimizaciji poslovnih procesov spodbuja podjetja k iskanju rešitev, ki temeljijo na sodobnih tehnologijah. Sistematična uporaba umetne inteligence, strojnega učenja in digitalnih orodij omogoča podjetjem, da zmanjšajo operativne stroške, povečajo produktivnost in se lažje prilagajajo spremembam na trgu.
Administrativni menedžerji postajajo tudi odgovorni za upravljanje s podatki in informacijami, ki postajajo vse bolj dragoceni viri za odločanje. S povečano avtomatizacijo nekaterih nalog se od zaposlenih na teh delovnih mestih pričakuje, da bodo sposobni analizirati kompleksne informacije, ustvarjati poročila in sodelovati pri strategiji podjetja.
Je vaš menedžer »nor« na tehnologijo?
Opazujemo lahko, da se je v zadnjih letih vloga administrativnih menedžerjev bistveno preoblikovala, najverjetneje pa nas največje spremembe še čakajo. Ko razmišljamo o tem, kako se bo ta vloga spreminjala, ne moremo prezreti dvojega:
- Poslovni svet od vodilnih menedžerjev zahteva obvladovanje vedno bolj zahtevnega, turbulentnega in nenehno spreminjajočega se okolja. Zato so tudi potrebe vodilnih menedžerjev in njihova pričakovanja do administrativnih menedžerjev drugačni, vedno bolj zahtevni.
- Digitalizacija, avtomatizacija in umetna inteligenca v največji meri posegajo in učinkovito zamenjujejo prav rutinska, administrativna in organizacijska opravila.
Pri vodilnih menedžerjih lahko opazimo take, ki so »nori« na tehnologijo in take, ki jih to sploh ne zanima, ker se raje posvečajo strateškemu razmišljanju. Prvi bodo sami uporabljali napredno umetno inteligenco, ki jim bo pomagala pri pisanju, računanju, urejanju koledarjev in celo pri analizi podatkov, administrativni menedžerji pa se bodo bolj osredotočili na specializirane naloge, ki zahtevajo človeško presojo, kreativnost in veščine vzpostavljanja učinkovitih medosebnih odnosov ter sodelovanja.
Ker se veliko vodilnih menedžerjev osredotoča na vodenje svojega podjetja na strateški ravni, pogosto nimajo časa, da bi se učili o novih tehnologijah. Tu priskočijo na pomoč administrativni menedžerji – z edinstveno priložnostjo, da postanejo katalizatorji sprememb v svoji organizaciji. Lahko prevzamejo vlogo komunikatorjev, trenerjev in celo integratorjev novih tehnologij. Z izpopolnjevanjem strokovnosti na določenem področju lahko administrativni menedžerji močno vplivajo na uporabo tehnologije na svojem delovnem mestu ter v svoji organizaciji postanejo ključni sodelujoči pri oblikovanju prihodnosti svoje organizacije in nazadnje vplivajo na dobiček. Administrativni menedžerji, sodobni poslovni asistenti, ki se na tehnološke spremembe odzivajo s pozitivnim odnosom namesto s strahom in zanikanjem potrebe po učenju, imajo priložnost, da ekstremno povečajo svoj vpliv.
Ni pomembno, koliko ljudi poznate, temveč koga in kako poznate. Vzpostavite take odnose, skozi katere se boste lahko učili in take, skozi katere boste lahko tudi sami dajali.
Nove tehnologije izpodrivajo klasične naloge v poslovni podpori
Z uporabo novih tehnologij, ki temeljijo na umetni inteligenci, se pojavlja vprašanje, katere naloge poslovnih asistentov te izpodrivajo. Poglejmo si nekatere.
- Upravljanje korespondence: Elektronska pošta, avtomatizirani odzivi in pametni filtri so nadomestili klasično, ročno upravljanje poslovne korespondence. V preteklosti so poslovne sekretarke in tajnice zapisovale govorjeni jezik direktorja. Danes je ta naloga pogosto prenesena na prefinjene sisteme prepoznavanja govora in umetno inteligenco.
- Rutinske naloge: Digitalizacija in avtomatizacija sta zelo učinkoviti pri izvajanju rutinskih in ponavljajočih se nalog.
- Administrativne naloge: Digitalni asistenti in avtomatizirani sistemi so sposobni opravljati nekatere administrativne naloge, kot so upravljanje koledarjev in izpolnjevanje obrazcev. Sodobne aplikacije za upravljanje opravil in sestankov pomagajo organizirati koledarje brez potrebe po ročnem vnašanju in usklajevanju.
- Preproste storitve za stranke: Spletni boti in virtualni asistenti so lahko učinkoviti pri zagotavljanju osnovnih informacij, storitev za stranke in odgovarjanju na pogosta vprašanja brez človeške prisotnosti.
- Analiza podatkov: Umetna inteligenca ima sposobnost analize velikih količin podatkov veliko hitreje in natančneje kot človeški um.
- Prepoznavanje vzorcev: Računalniški sistemi lahko prepoznajo vzorce v velikih količinah podatkov, kar se uporablja na primer pri prepoznavanju obrazov, govoru, analizi slike in drugih nalogah, kjer so vzorci ključni.
Praktični nasveti za razvoj ključnih kompetenc za delovna mesta prihodnosti v administrativnem menedžmentu
Razvoj veščin je ključen za prihodnost na delovnih mestih administrativnega menedžmenta – stalno učenje in prilagajanje novim izzivom, sposobnost hitrega odzivanja na spremembe in reševanje težav postaja ključno v hitrem svetu. Pomembno je slediti trenutnim trendom v industriji, se udeleževati izobraževanj in pridobivati specializirano znanje.
Prav tako je pomembno, da posamezniki razvijajo svojo proaktivnost in pobudo. Prevzemanje odgovornosti za lasten osebni in profesionalni razvoj postaja ključno, saj delodajalci cenijo zaposlene, ki so pripravljeni vlagati v lastno rast. Poleg tega je sodelovanje v mrežah strokovnjakov in skupnostih ključno za izmenjavo izkušenj in pridobivanje novih perspektiv.
Administrativni menedžerji, sodobni poslovni asistenti, ki se na tehnološke spremembe odzivajo s pozitivnim odnosom namesto s strahom in zanikanjem potrebe po učenju, imajo priložnost, da ekstremno povečajo svoj vpliv.
Sodobni administrativni menedžerji se morajo opremiti s širokim naborom ključnih kompetenc za uspeh na delovnem mestu. Klasične administrativne veščine so še vedno pomembne, vendar so le del celotne enačbe. Komunikacijske spretnosti so postale še bolj ključne, saj se od poslovnih asistentov pričakuje, da bodo učinkoviti povezovalci v organizaciji.
TO naj bo vaš FOKUS
1. Spremljajte tehnološke trende! Redno spremljanje novosti v tehnološkem svetu vam omogoča, da ostanete korak pred spremembami in prilagodite svoje veščine glede na potrebe trga.
2. Izobražujte se na področju digitalnih kompetenc. Udeležba na tečajih, povezanimi z digitalnimi orodji, programiranjem in uporabo umetne inteligence, pripomore k razvoju ključnih kompetenc za delovna mesta prihodnosti.
3. Nadzirajte AI sisteme in procese. Razumevanje osnov umetne inteligence in njenih aplikacij bo pomembno za uspešno sodelovanje s sistemi, ki jih uporabljajo vodilni menedžerji. Sposobnost učinkovitega nadzora, usmerjanja in upravljanja s kompleksnimi poslovnimi procesi bo pomembna za zagotavljanje uspešnega delovanja poslovnega sistema kot celote.
4. Razvijajte komunikacijske spretnosti. Kljub avtomatizaciji ostaja pomembna komunikacija. Razvijanje komunikacijskih spretnosti, predvsem v virtualnem okolju, je ključno za uspeh na delovnih mestih poslovne podpore.
- Za božjo voljo, poslušajte! Eden od najpomembnejših vidikov medosebnih veščin je sposobnost aktivnega poslušanja. Posvetite pozornost govorcu, izkazujte zanimanje in postavljajte vprašanja, da izkažete, da resnično razumete in cenite, kar druga oseba pove.
- Vprašanja so most do znanja in spoznanja. Postavljanje vprašanj je ključno za izgradnjo razumevanja in odpiranje dialoga. S tem pokažete, da vas zanima mnenje sogovornika in prispevate k aktivni komunikaciji.
- Bodite odprti za povratne informacije. Prosite za povratne informacije od drugih in bodite odprti za konstruktivne kritike. Razumevanje, kako vas dojemajo drugi, vam omogoča, da nenehno izboljšujete svoje medosebne veščine.
5. Ne pozabite na moralno presojo! Odločitve, ki vključujejo etiko, moralnost in kompleksne etične dileme, še vedno zahtevajo človeško presojo in razumevanje konteksta. Kaj vam bo pomagalo povečati moralno presojo?
- Analizirajte kontekst. Razumevanje specifičnega konteksta situacije je ključno. Kontekst lahko pomembno vpliva na to, kaj se šteje za etično ali neetično. Pri tem upoštevajte kulturne, socialne in druge dejavnike, ki lahko vplivajo na dojemanje etičnih vprašanj.
- Seznanite se z etičnimi smernicami in kodeksi. Organizacije in različna stanovska združenja imajo pogosto etične smernice in kodekse, ki jih je treba upoštevati. Uporabljajte jih kot vodilo pri odločanju.
- Bodite moralno odgovorni. Razmišljajte o dolgoročnih posledicah odločitev na vse vpletene strani. Bodite pripravljeni sprejeti odgovornost za svoje odločitve, ne glede na izid.
6. Urite se v medosebnih veščinah! V interakcijah s strankami, reševanju konfliktov in vodenju ekip so medosebne veščine ključnega pomena, kjer človeški element prinaša vrednost. Gradnja in vzdrževanje pozitivnih odnosov zahteva trud in zavzetost. Kako vam bo to uspelo?
- Posvečajte čas odnosom! Bodite dostopni in vzpostavite ZAUPANJE.
- Spoštujte raznolikost! Spoštovanje raznolikosti je ključno za uspešno sodelovanje. Različne osebnosti, kulturno ozadje in mnenja prispevajo k bogatosti skupnosti. Spoštujte raznolikost in se učite od drugih.
- Bodite empatični! Razvijanje empatije pomeni razumevanje in občutenje čustev drugih. Postavite se v njihov položaj, poskusite videti stvari z njihove perspektive. Odzivajte se s sočutjem.
Vzemite stvari v svoje roke
Kot administrativni menedžer imate ogromno prednost pri napredovanju v karieri. Vsak dan tesno sodelujete z vodilnimi menedžerji, ki so gonilne sile različnih industrij. Imate neverjeten dostop, ki bi ga mnogi ljudje visoko plačali!Izkoristiti dostop in odnose za dosego kariernih ciljev. Ne delajte v mehurčku, ne skrivajte se za mizo, temveč sodelujte pri vsaki priložnosti, ki bi se lahko pojavila.
Povežite se z ljudmi na različnih ravneh in oddelkih v podjetju ter spoznajte, kaj jih dela izjemne. Vzpostavite dobre odnose z osebami, ki so v stiku z vašim nadrejenim. Vsaka poslovna vizitka, e-pošta in telefonska številka predstavlja potencial. Tako boste postali vedno bolj učinkovita poslovna podpora.
Ali se bomo sposobni prilagoditi ali pa bomo končali kot dinozavri.
Ne pozabite na mentorstvo
Ni pomembno, koliko ljudi poznate, temveč koga in kako poznate. Vzpostavite take odnose, skozi katere se boste lahko učili in take, skozi katere boste lahko tudi sami dajali.
Združenja so odlična mesta za iskanje mentorjev. En kakovosten pogovor s pravo osebo nam lahko da veliko več kot dolgotrajna izobraževanja. Najlepše je, če imamo priložnost, da se učimo drug od drugega. Ne izbirajte mentorjev le med sebi enakimi, mentor je lahko tudi oseba, ki je veliko višje po položaju od vas. Ne imejte predsodkov. Pred leti mi je prijateljica povedala, da je vedno dobila tisto, kar si je želela. »Kako je to mogoče?« sem jo vprašala. »Nikoli nisem čakala, da bi se drugi spomnili ali me opazili. Če si nekaj želiš, moraš to pravi osebi povedati,« mi je odgovorila.
Bodite profesionalni
Profesionalnost je ključna lastnost! Vzpostavite dobre odnose, a ohranite profesionalnost. Ne vključujte se v debate, ki ne prinašajo ničesar pozitivnega. Vi ste ogledalo organizacije. Strokovnjaki poslovne podpore se srečujejo z različnimi osebami na vseh ravneh znotraj in izven organizacije, zato se od njih pričakuje, da vsakogar obravnavajo s spoštovanjem in so zaupanja vredni. Zaupnost je lastnost, ki je neizpodbitna in zaseda najvišje mesto med obveznimi lastnostmi za to vlogo. Oseba, ki je v poslovni podpori profesionalna, si prizadeva postaviti nadrejenega v ospredje in nesebično dela, da zagotovi, da ta doseže in preseže svoje cilje.
Pod črto
Delovna mesta v administrativnem menedžmentu se transformirajo pod vplivom digitalizacije in avtomatizacije. Klasične naloge izginjajo, saj jih nadomeščajo sodobne tehnologije. Za uspeh je ključno stalno učenje, razvoj digitalnih kompetenc ter prilagajanje novim trendom v poslovnem svetu. S pravilnim in pravočasnim razvojem veščin boste ostali konkurenčni v sodobnem delovnem okolju.
Čeprav je veliko trenutnih poslovnih asistentov začelo svojo kariero s podporo enemu direktorju, se vloga zdaj širi. Administrativni menedžerji se premikajo iz ozadja na sprednjo stran, postajajo dirigenti, ki povezujejo podjetje. Njihova bližina vodilnim in intimno poznavanje notranjega delovanja podjetja jim dajeta edinstven pogled in sposobnost vplivanja ter prispevanja k procesom odločanja. To lahko privede do povečanega zadovoljstva z delom in tudi do boljših rezultatov za organizacijo kot celoto.
Prihodnost prinaša nove izzive, a tudi priložnosti za tiste, ki so pripravljeni slediti hitrim spremembam v poslovnem svetu.
PREBERITE ŠE: Naj sposobnost reševanja težav postane vaša vrlina
