Upravljanje e-pošte: Kako obvladovati prepoln e-poštni nabiralnik
Ko je pred desetletji prišla elektronska pošta, smo si oddahnili, ker je olajšala delo in prihranila mnogo poti. Hitrejša od pisem, preglednejša od faksov in dostopna skoraj kjerkoli. Sprva je olajšala komunikacijo in verjeli smo, da nam bo v resnici lajšala delo tudi v prihodnosti, danes pa se mnogi, tudi administrativne menedžerke sprašujemo: »Ali nad e-pošto še sploh lahko imamo nadzor – ali ona vodi nas?«
Kot povezovalci več kot 600 administrativnih menedžerk letno, ki za vas ustvarjamo dva večja dogodka in več manjših strokovnih srečanj, pogosto slišimo enak vzorec: e-pošta postaja vir pritiska, nenehnih prekinitev delovnega procesa in kradljivec časa, ki ga pogosto sploh ne štejemo v realno delovno obremenitev. Zato je prav, da temu izzivu posvetimo več pozornosti – in ponudimo konkretne rešitve.
Digitalna poplava: nekaj dejstev o e-pošti
- Povprečen pisarniški delavec prejme okoli 120 e-pošt dnevno.
- Več kot 40 % zaposlenih priznava, da jih čaka vsaj 50 neprebranih sporočil.
- 28 % delovnega časa porabimo za preverjanje in odgovarjanje na e-pošto.
- 82 % zaposlenih je že kdaj zgrešilo pomembno informacijo zaradi prenatrpanega inboxa.
(Zbrano po podatkih Sanebox, NexaLearning, Tech.co, 2024)
Zakaj je upravljanje z e-pošto ključno za vašo vlogo
Administrativne menedžerke ste pogosto prvi stik z organizacijo. V e-poštah usklajujete urnike, komunicirate s strankami, podajate informacije znotraj ekipe, potrjujete sestanke, rešujete drobne, a ključne izzive.
Če e-poštnega nabiralnika ne obvladujemo:
- zamudimo pomembne informacije,
- spregledamo naloge,
- izgubimo fokus,
- širimo stres tudi na ekipo.
A če ga obvladujemo, ustvarimo dober vtis, zgradimo zaupanje in delujemo kot organizacijski kompas.
Praktični nasveti za boljše upravljanje z e-pošto
Več v kategoriji Produktivnost
uredništvo ADMA
ADMA delavnica: Učinkoviti prompti – odklenite potencial UI pri svojem delu
B. Sara Mitrović
Stara digitalna orodja, sveže ideje za timski zagon
Uredništvo ADMA
Jesenski ritem: mikro-navade proti izčrpanosti
Maja Fink
Asana – več kot orodje za upravljanje nalog
