Intervju

“Nekatera podjetja čakajo klice strank, mi sestanke s strankami urejamo sami”

ADMA INTERVJU

Tone Stanovnik je soustanovitelj in direktor podjetja Špica International. Špica je vodilni slovenski ponudnik sistemov in rešitev za upravljanje z delovnim časom in logistiko. Imajo približno sto zaposlenih in okoli 11 milijonov čistih prihodkov od prodaje v lanskem letu. Stanovnik je univerzitetni diplomirani inženir elektrotehnike, po študiju je delal za Mikrohit, prvo mikro računalniško podjetje v Sloveniji, kjer je vodil razvoj izdelkov, slonečih na tehnologiji črtne kode. Je tudi pionir na področju avtomatske identifikacije (črtna koda, RFID, biometrija, NFC …). Stanovnik je tudi član strateškega sveta Vlade RS za konkurenčnost IKT-sektorja in član strateškega sveta za internacionalizacijo pri GZS. Je tudi velik poznavalec teorije in prakse povečevanja konkurenčnosti in sodobnih vodstvenih praks, pogovor z njim gre tako redkokdaj mimo brez omembe OKR in agilnih metod.

Ali imate poslovno sekretarko?

Mnogo let nazaj sem se prebil na naslovnico revije Manager s podnapisom »direktor brez pisarne«. Svojo vizijo tako zdaj živim skoraj brez pisarne, sem pa tudi brez osebne poslovne sekretarke. Ne zato, ker je ne potrebujem, ampak bolj kot posledica tega, da sem sam začel ustvarjati podjetje v majhni celici in ne znam najbolje delegirati nalog. Tukaj imam še precej priložnosti za izboljšavo. Imam pa okoli sebe kar nekaj sodelavk in sodelavcev, ki skrbijo, da vse zadeve uspešno tečejo. Organizacijo sestankov pri pomembnih strankah in direktorjih, moram priznati, mojim sodelavkam bolje uspeva kot meni.

Menite, da boste v prihodnosti, če bo podjetje še raslo, osebno poslovno sekretarko potrebovali?

Zagotovo. Že danes opažam, da so naloge, ki mi jih uspe predati zaposlenim, opravljene hitreje in bolje. Kompleksnost narašča iz dneva v dan, tako da je to edina pot, če želimo uspešno rasti in se razvijati naprej. Lahko bi rekli, da kjer smo, je zadovoljivo, a si pač želimo geografsko razširiti naš odtis. Pri jezikih sem bil v šoli vedno precej slabši kot pri matematiki in to me spremlja še danes, tako da mi je tudi s tega stališča pomoč poslovne sekretarke ključna.

Kakšne lastnosti pa bi morala imeti oseba, ki bi jo vzeli za svojo poslovno sekretarko?

Pri vseh Špičakih najprej pogledamo pretekle uspehe, kako je oseba do njih prišla, lahko so to poslovni ali pa osebni dosežki na domačem terenu. Pogledamo tudi, kako se potencialni kandidati sistematično lotevajo izzivov, pa seveda vrednote, kulturo in osebne vzgibe. Iščemo agilnost, kreativnost in malček odstopanja od povprečja. Čeprav za kakovostno opravljanje dela ni dobro, da smo vsi enaki, išče se različnost, ker to prinaša potrebno multipraktičnost. Vedno obstaja nevarnost, da raje vzameš sebi enakega.

Pravijo, da je treba pogledati človeka v čevlje, če so ti drugačni od vaših, je to dober znak.

Imam nekaj pozitivnih izkušenj pri zaposlovanju drugačnih ljudi od sebe. Ključna oseba v podjetju poleg mene, s katero sva začela zgodbo Špice, prihaja iz Črne gore, bila pa sva sošolca na fakulteti v Ljubljani. Čuti pa se, da je z drugega planeta, kot smo Slovenci, in s tem precej doprinese k našemu funkcioniranju in uspehu. Dandanes mednarodna podjetja ciljno kadrirajo ljudi iz širokega sveta, da dobijo kreativne potenciale s področij, kjer jih samo ena nacionalnost, kultura ne more imeti. To je tisto, ko pravim, da iščemo izstopanje od povprečja.

Kako pa rešujete morebitna nesoglasja z ljudmi, ki so drugačni od vas?

Pred časom sem sodelavki Saši prepustil ukvarjanje s terjatvami. Zdaj imava pogoste diskusije o tem, ali sme odgovorni osebi, ki nekaj dolguje, poslati kar opomnik v njen koledar po elektronski pošti, kdaj je obljubila plačati račun. Torej »sestanek« v Outlookovem koledarju elektronske pošte, ki ga potrdiš in te samodejno opozori. Kolegica pravi, da je to neprimerno, jaz pa bi to preizkusil, saj, ko mi ureja sestanke z direktorji največjih družb, take opomnike brez zadržkov pošilja. Zato je moj argument, da zakaj ne bi še direktorju financ, ki obljublja, da bo nekaj plačal. Ne strinja se z mano in tega ne počne in prav je, da ima svojo avtonomijo, saj nalogo odlično opravlja, avtonomija je eden glavnih motivatorjev pri delu (smeh).

Če bi opravljali z virtualno asistentko, bi ji potem nekaj takega kar naročili? Menite, da bodo virtualni pomočniki kdaj prevzeli del poslovno-organizacijskega dela? Da nas bo ob prihodu v vaše podjetje, kjer me je sprejela zelo prijetna in nasmejana punca, pozdravil robot in nam namesto nje on pripravil kavo?

Ne vem, če bi si brez privoljenja naše Saše to upal (smeh). Za določene naloge si ne želim, da bi jih v našem podjetju avtomatizirali. Mislim, da mora biti prvo srečanje s Špico osebno, povezano z živo osebo, saj smo mi tudi živo podjetje. Veliko delamo s hoteli, kjer imajo danes najnovejši sistemi receptorja v obliki samopostrežnega avtomata. Moram reči, da mi ta način sprejema gosta ni blizu. Pogovor na recepciji se meni osebno zdi vedno zelo simpatičen, tudi na blagajnah s trgovkami imam rad osebni stik, povem kakšno šalo in ona mi vrne nasmeh. Ne zdi se mi prav, da te stvari avtomatiziramo.

Zagotovo pa bo določene stvari informatika prevzela in nekaj nalog se bo še avtomatiziralo. V Špici imamo veliko mednarodnih partnerjev, ki pošiljajo naročila v zelo različnih oblikah po e-pošti ali kličejo itd. Zdaj pripravljamo digitalno rešitev, neke vrste virtualni asistent za sprejem naročil, ki bi jim omogočil, da 24 ur na dan lahko partnerji pošiljajo naročila skozi sistem. Če pošiljajo prek e-pošte ali prek telefonov, oseba na naši strani potrebuje precej časa, da razbere, kaj želijo, in to vnese oziroma pretvori v zahtevo, ki ji poskušamo s ponudbo ugoditi. Ta digitalni pristop nam bo zagotovo olajšal delo. Ko prideš fizično v recepcijo, pa je zelo prijetno, da te nekdo osebno sprejme. Prvo srečanje in vtis sta ključnega pomena za dolgoročne poslovne odnose.

Kaj pa recimo urejanje sestankov pri predsedniku uprave potencialne stranke, bi to lahko naredila virtualna sekretarka?

Pri ključnih zadevah ne, pri nekaterih pa je ta potreba očitna. Recimo prodaja storitev v oblaku. Torej takrat, ko je cena rešitve oziroma storitev tako nizka, da si ne moremo privoščiti, da bi prodajalec osebno izpeljal prodajni proces. Takrat skozi informacijski sistem ponudiš planski koledar in stranka izbere termin za sestanek prek spleta glede na svoje potrebe. To je dobra uporabniška izkušnja, čeprav ni osebna, saj je na voljo 24 ur na dan, kupec v miru izbere termin takrat, ko lahko, in te ne ovira recimo, da si ravno v avtu, sredi sestanka, v trgovini, kjer recimo ne vidiš, kdaj imaš čas.

Imate v službi kakšna pravila, s katerimi zagotavljate uravnoteženost zasebnega in poslovnega življenja za zaposlene? Recimo, da so klici po 17. uri prepovedani, ipd.

Ne. Imam pa tesnega sodelavca, ki sem ga že omenil, ta vedno poskrbi, da Slovenci ne delamo preveč, in s tem zagotavlja uravnoteženost. Moramo se zavedati, da smo v obdobju, ko je Evropa začela gledati na evidenco delovnega časa ne le v smislu nadzora nad delavci, ampak tudi v povezavi s tem, da zaposleni v službi preživijo preveč ur. Izkazalo se je, da bo treba tudi očitno z zakoni urediti, da se ljudje ob pravem času vrnejo k družini, športu in imajo dovolj prostega časa, da napolnijo baterije za naslednji dan.

Evropa torej od nacionalnih držav zahteva spoštovanje uredbe, ki je bila sprejeta davnega leta 2003, da delodajalci natančno beležijo delovni čas, tako prihode kot odhode ter tudi, v katerem delu dneva je bilo delo opravljeno. Kaj bo to potegnilo za seboj?

Pri kreativnih poklicih je težko izmeriti natančno, koliko časa in kdaj kdo dela. Nekateri tudi z veseljem radi delamo več kot osem ur. Gre za dve plati problema. Predvsem se je treba dotakniti tudi kakovosti opravljenega dela ter sistematično pristopiti k urejanju plačila za opravljeno delo. Za kreativne poklice pa upam, da nihče ne pričakuje, da jih bo treba omejiti po urah. Včasih niti ne vemo, ali smo v službi ali doma.

Obstaja pa tudi sistem v oblaku, ki svobodnim poklicem in samostojnim podjetnikom (freelancerjem) omogoča beleženje opravljenih ur. Tudi tam je težnja, da se ve, koliko nekdo dela.

Freelancerji so pogosto od teh ur odvisni glede plačila. Veliko jih tudi v Sloveniji uporablja naš sistem www.myhours.com. Nekateri so plačani po projektu, a tisti, ki so po urah, jih morajo pridno beležiti, ker so te ovrednotene. So pa te rešitve koristne tudi za podjetja, da vidijo količino ur in lahko v prihodnosti planirajo projekte v smer, kjer imajo na voljo sredstva. Trend, ki je opazen, je, da si ljudje želijo več svobode in avtonomije. Ta trend pa poganja tudi obseg freelancerjev in samostojnih podjetnikov. Tega bo zato v prihodnosti vedno več, a treba je ta trend vseeno postaviti v take okvire, da tega ne bo preveč.

Trend po avtonomiji in svobodnem razporejanju delovnega časa in zahteva Evrope po beleženju delovnega časa se zdita v nasprotju drug z drugim. Tudi podjetja so pri beleženju delovnih ur postala bolj prilagodljiva, kar zaposlenim ustreza, zdaj pa se bo ta trend z regulativo spet obrnil nazaj. Se vam ne zdi?

Obstajajo določeni poklici, kjer brez beleženja časa ne gre. Določeni poklici predpostavljajo, da je treba biti ob točno določenem času na določenem mestu v podjetju in tam je treba ure zelo natančno beležiti. Nemci so dober primer, na proizvodnih linijah do sekunde natančno beležijo čas in optimizirajo proizvodnjo. Tudi v Sloveniji, če želimo izboljšati produktivnost, v kateri smo zelo slabi glede na EU povprečje, bomo morali začeti vrednotiti čas in ne le rezultatov dela. Za podatek o produktivnosti moramo rezultate deliti z urami in če direktorja ure ne zanimajo, potem ne more izboljšati produktivnosti. V podjetjih moramo sprejemati ukrepe in integrirati digitalne rešitve, da se lahko odlične rezultate doseže v čim krajšem času.

Kaj prinaša natančno popisovanje ur, kakšne so prednosti za podjetje?

Včasih smo morali v podjetjih zaposleni do direktorjev nositi listke s prošnjo za izredni odhod z delovnega mesta, če smo imeli kakšne obveznosti. Nekje to še danes počnejo z listki, pa tudi dopuste beležijo na tak način. Če imamo informacijski sistem, kot je naš Time&Space, ki omogoča potrjevanje elektronskih zahtevkov in to beleži, sprostimo čas, ki ga porabljajo poslovne sekretarke in kadrovska služba za administriranje. Sprosti se jim čas za bolj pomembne strateške naloge. Tudi s samimi nadurami in dopustom lahko zaposleni upravljajo sami, tako kot z bančnim računom na računalniku in bankomatih. Na telefonu vidite, koliko imate nadur, koliko dopusta, in vam ni treba stalno hoditi v kadrovsko službo po informacije. Še vedno pa so izjeme, ki jih je treba reševati s človeško roko. Podjetja na drugi strani vidijo vsa odstopanja od povprečja, če bolniške odsotnosti naraščajo itd. S tem menedžment dobi koristne podatke za odločitve. Strateških nalog je vedno veliko, žal pa nas vse operativne prevečkrat zasujejo in tako za pomembnejše zmanjka časa. Sistemi za evidentiranje delovnega časa omogočajo tudi beleženje službenih poti, s telefonom lahko skeniraš račune, da je potni nalog hitreje in kakovostno pripravljen. Te je treba namreč zdaj v zahtevanem formatu posredovati na Furs.

V globaliziranem svetu je tudi vedno več poslovnih poti, je tudi pri vas tako? Kako si urejate poslovne poti, rezervirate letalske karte in namestitev sami?

Če je daljša pot, jo uredijo kolegice in kolegi v podpori prodaje ali izvoza. Zdaj v veliki meri to lahko že digitalno uredijo. To prepuščam poslovnim sekretarjem, ki pa so pri nas za zdaj integrirani v druge funkcije. Veste, če se vrnem k vprašanju, kaj bi potrebovala moja poslovna sekretarka. Proaktivna bi morala biti in pokazati iniciativo.

Na primer, za kaj?

Nekatera podjetja čakajo klice strank, mi sestanke s strankami urejamo sami proaktivno. Na teden imamo cilje, koliko sestankov bomo izpeljali pri katerih kupcih. To je zahtevno in pomembna naloga poslovne sekretarke je, da pomaga rezervirati sestanke in za mizo postaviti prave ljudi. To je proaktivna naloga, ki zahteva veliko časovnega usklajevanja. Tudi naši partnerji po svetu so v različnih časovnih pasovih, pa vsa izobraževanja za njihove zaposlene, ki jih je treba urediti. Pa tukaj so še aranžmaji za goste, ki pridejo k nam. Kaj bodo poleg poslovnega dela še videli v Ljubljani, Sloveniji ter kako potem vse spraviti pravočasno na letališče, da ne zamudijo letala. Če poslovna sekretarka to dobro naredi, si podjetje zapomnijo v dobri luči.


Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije