Čas je za poletni oddih – ne pozabite vklopiti svojega obvestila o odsotnosti (OOO)
Ali v primeru svoje odsotnosti vedno redoljubno vklopite samodejni odgovor na prejeta elektronska sporočila, tudi če vas ni zgolj za nekaj ur? Ali pa spadate med tiste, ki se na obvestila o odsotnosti ne ozirajo preveč, nanje pozabijo ali pa jih celo nikoli ne vklopijo, saj nikoli niso dejansko na »off«?
Preden se odpravite na zaslužen dopust, vas najverjetneje čaka še nekaj opravil, a ko vse zaključite in spakirate svoje kovčke, ne pozabite za svoje sodelavce in stike vklopiti še obvestila o odsotnosti. V pisarnah takšnim obvestilom oz. samodejnim sporočilom o odsotnosti navadno kar po angleško rečemo OOO (angl. out of office) in postala so vseprisoten in nepogrešljiv del sodobne komunikacije. Ne glede na to, ali potujete, ste na dopustu ali nekaj časa ne boste preverjali svojega elektronskega nabiralnika, z OOO-sporočili zagotovite, da vsi, ki v danem obdobju želijo stopiti v stik z vami, vedo, da najverjetneje ne bodo prejeli takojšnjega odgovora in se med tem morda lahko obrnejo na koga drugega.
OOO ima dolgo zgodovino, z njo pa sta se spreminjala tudi njegova vsebina in slog
Koncept OOO sporočil obstaja že od najzgodnejših dni komunikacije po elektronski pošti. Pravzaprav je eden najzgodnejših e-poštnih sistemov, imenovan MAILBOX, vključeval funkcijo samodejnega odgovora že v sedemdesetih letih prejšnjega stoletja. Vendar pa so sporočila OOO postala pogostejša in standardizirana šele z vzponom interneta in široko uporabo e-pošte v devetdesetih letih prejšnjega stoletja. Cilj je bil, da se v rastočih korporacijah na čim lažji način izve o prisotnosti oz. odsotnosti kolegov in partnerjev ter skladno s tem racionalno in bolj spoštljivo ravna s časom vseh deležnikov.
Vsebina in slog OOO sporočil sta odvisna od vsakega posameznika, razen v primerih, kadar to domeno v podjetjih nekoliko nadzoruje in narekuje samo vodstvo. Medtem ko smo v Sloveniji vajeni precej formalnih OOO sporočil, ki preprosto navajajo časovni okvir naše odsotnosti in na koga se lahko ljudje obrnejo, dokler se ne vrnemo, smo med koronskim obdobjem in po njem tudi pri nas začeli videvati vedno več šaljivih sporočil … Eni nas pozdravljajo z oddaljenih peščenih plaž, drugi spet z neke druge eksotične lokacije, nekateri pa gredo celo tako daleč, da nam namignejo, da jim za naše sporočilo v danem trenutku ni prav veliko mar, saj se imajo drugje zelo fino.
Nekateri OOO izkoristijo za prenos šaljive in sporočilne vsebine hkrati. Pred leti je na primer gospa Shiva Stella za svoje sporočilo o odsotnosti prilagodila citat iz filma »Back to the Future«, in sicer takole:
»If you’re reading this, Doc Brown was unable to get lightning to strike the clock tower at the right moment, and I’m stuck in 1955. I won’t be able to respond to emails until May 28, 2019 or until email is invented — whichever comes first.«
