Mirjana Ilić, izvršna poslovna asistentka v Trimu Trebnje: “Moje delo je način življenja”
Ob pogovoru z Mirjano Ilić, izvršno poslovno asistentko v Trimu Trebnje, smo imeli občutek, da ima njen dan vsaj dvojno število ur, toliko stvari počne tako v službi kot v življenju. Po 26 letih dela v administraciji na svojem delovnem mestu uživa in ga opravlja odlično, njena pripadnost pa je mnogim zgled. Podjetje, v katerem izdelujejo visoko učinkovite, estetske in trajnostne arhitekturne rešitve za ovoje stavb, ima tuje lastnike, zato je naša sogovornica vsak dan vpeta v mednarodno delovno okolje, ki ji ustreza in širi obzorja.
Ob dogovarjanju za ta pogovor ste omenili, da imate v službi izredne razmere. Kakšna je bila vaša vloga pri tem?
Bili smo ravno v času določenih menjav, kar je pomenilo tudi neke vrste interno reorganizacijo, in to prinaša polno izzivov. Največ stika imam s svojo glavno direktorico. Najin odnos temelji na zaupanju, zato sem precej vpletena tudi v stvari, ki ne sodijo med moje redne ali vsakdanje naloge. Zelo zgodaj na primer dobim informacije, za katere drugi zaposleni še ne vedo in morajo ostati zaupne. Takrat se moram obnašati, kot da nič ne vem, pa gre lahko za zelo zahtevne stvari, ki bodo imele pomembne posledice. Vpletena sem v vse faze procesov, od sprejema odločitve do končne izvedbe.
Vaš naziv je izvršna poslovna asistentka. Kako poteka vaše delo?
Moja naloga je podpora menedžmentu, ki ga sestavljajo glavna direktorica, ki sem jo že omenila in s katero imam največ stika, ob njej pa sta še operativna direktorica in finančna direktorica. Komercialni direktor ima svojo asistentko, ki občasno pomaga tudi meni. Imam zelo širok nabor nalog.
Kateri od nalog posvečate največ časa?
Mislim, da je to organizacija dogodkov. Pred kratkim sem organizirala srečanje zaposlenih v Veliki Britaniji, saj tam deluje osem zaposlenih, ki jih direktorica z ekipo redno obiskuje. Z njo odpotujeta tudi komercialni direktor in direktor prodaje. Treba je poiskati ustrezen hotel za bivanje, ki ima po možnosti še sejno sobo za srečanje, treba je kupiti letalske karte, urediti prevoze in podobno. Organizacija takšnega dogodka zagotovo vzame kakšen teden in se potem nadaljuje z opomniki vsem ostalim vpletenim, naj poskrbijo za svoj del agende, na primer za pravočasno oddajo prezentacij in podobno.
Srečanja pa niso samo v tujini, januarja smo pripravili veliko srečanje na Bledu za sto ljudi in tudi organizacija tega mi je vzela precej časa. Nanj so prišli sodelavci iz tujine, kar je pomenilo, da je bilo treba zbrati vse podatke o letih, organizirati prevoze z letališča, poskrbeti za agendo in tako naprej. Takšni dogodki so časovno zelo obsežni in se močno razlikujejo od na primer priprave na sestanek, ki se ga udeležijo trije zaposleni.
Vpletena sem v vse faze procesov, od sprejema odločitve do končne izvedbe.
So te naloge samo časovno najbolj obsežne ali so tudi najbolj zahtevne?
Kaj pa vem. Ugotovila sem, da se jih moram lotevati tako, kot da bi se lotevala projekta. Vem, da ni vse v mojih rokah. Pri tem si pomagam tudi z orodji umetne inteligence. Če govorimo o zahtevnih nalogah, je včasih med takšne sodila organizacija podpisa pogodbe, zdaj pa imamo v podjetju za to poseben digitalni sistem, ki mi zelo olajša delo. Ko pogodba prestane vse potrebne preglede in faze, jo prejmem jaz ali kolegica in poskrbiva za podpis. Včasih pa je bil postopek res zamuden in manj pregleden.
Omenili ste pomoč umetne inteligence. Pri katerih opravilih se je največkrat poslužujete?
Morda si z njo še premalokrat pomagamo. Jaz jo uporabljam na primer za pomoč pri pripravi dopisov, odgovorov, … Prav pride tudi za kakšne primerjave tabel, cenikov in podobno. Seveda je treba biti previden, katere podatke vnašaš, da niso morda zaupni, prav tako se je treba posvetiti zahtevam do orodij, da so odgovori čim bolj uporabni in pravilni. Menim, da je uporaba umetne inteligence pri delu in tudi zasebno naša prihodnost, zato sem prepričana, da bi lahko otroke v šolah že učili tudi o tem.
Ali ta orodja uporabljate sistemsko v podjetju ali gre bolj za vašo osebno odločitev?
Naše podjetje je del velike skupine s tovarnami po vsem svetu. Proti konci lanskega leta smo na ravni skupine začeli uporabljati Copilot. Plačljivo verzijo tega orodja so najprej začeli uporabljati na višjih nivojih, na primer direktorji sektorjev, zaposleni v marketingu in tako naprej. Sama osebno rada preizkušam različna orodja, tudi zasebno. S ChatGPT-jem sem si na primer pomagala pri organizaciji zasebnega potovanja na Japonsko. V službi pa mi odgovor umetne inteligence pogosto pomaga kot izhodišče za nadaljnje delo. Se pa zelo zavedam občutljivosti deljenja podatkov, sploh pri uporabi brezplačnih verzij orodij, ki se je poslužujem.
Vprašanje, kako v dinamiki dela ohranjate red, sogovornicam radi zastavimo, saj so odgovori vselej poučni. Kako to počnete vi?
Skušam se držati vsakdanje rutine, čeprav si moji dnevi v službi niso podobni. Po eni strani načrtujem naloge, po drugi strani se zavedam, da bo zagotovo precej stvari prišlo nenapovedanih. Znati je treba določati prioritete. Izredno pomembna je prilagodljivost in redna komunikacija tako z omenjenimi direktorji kot z asistentko glavnega direktorja naših lastnikov. Dinamičnost in stalno prilagajanje mi osebno trenutno odgovarja. Mislim, da mi monotonost pri delu ne bi bila všeč.
Morda si z orodji umetne inteligence še premalokrat pomagamo.
Kaj menite, se prilagodljivosti da naučiti? Kako je bilo pri vas?
Po mojem mnenju se to da pridobiti z delovnimi izkušnjami, a neko osnovo moraš imeti, da ti je to v veselje, da ti ne povzroča stresa. Pri tem je pomembno tudi delovno okolje. V takšnem, v kakršnem delujem jaz, se spremembe dogajajo zelo hitro in brez prilagodljivosti sploh ne gre. Primer: V podjetju pride do menjave lastništva, to prinese s seboj veliko prilagajanja, sodelovanja z novimi ljudmi, drugačne delovne procese in podobno. Spreminjajo se tudi razmere v svetu. Vse to od mene in od ostalih v podjetju zahteva veliko prilagodljivosti.
Katere veščine so v luči hitrega prilagajanja spremembam po vašem mnenju za vaše delo najbolj pomembne?
Smo proizvodno podjetje in name se obračajo tudi ljudje iz proizvodnje. Z njimi moram komunicirati drugače kot z direktorji. Tako da je po mojem mnenju komunikacija pri mojem delu izredno pomembna. Stike imam tudi s strankami, lastniki, s številnimi deležniki. Pomemben je spoštljiv odnos do vseh ljudi v podjetju, saj je vsak od njih pomemben, ne glede na to, kakšno nalogo opravlja. Rezultati so na koncu skupni. Prodaja je povezana s proizvodnjo. Panela, ki jih proizvajamo, ne moremo izdelati, če nimamo naročila. Ne moremo ga odpremiti, če ni izdelan in tako naprej. Zelo pomembno je sodelovanje med oddelki. Moja vloga je komunikacija z ljudmi o spremembah, ki se zgodijo pri poslovnih procesih ali če opazim kaj, kar odstopa od običajnega. Pomagam pa seveda tudi sodelavcem na primer pri uporabi programov, ki jih jaz uporabljam vsakodnevno, oni pa redkeje. Sodelavci me zelo dobro poznajo po pripravljenosti pomagati.
Poleg rednega dela vedno poskrbite tudi, da rojstne dneve in druge mejnike sodelavcev v podjetju ustrezno obeležite. Kako se lotite tega?
To se je začelo še pri prejšnjem direktorju, ki si je zaželel, da bi za sodelavce, ki praznujejo, pripravili majhno pozornost. To smo poimenovali coffee invitation oziroma povabilo na kavo. To pomeni, da skličem sodelavce za pol ure v del nadstropja, ki mu pravimo lounge. Tam se podružimo, slavljencu podarimo simbolično darilo glede na njegova zanimanja, v kuhinji nam pripravijo kaj sladkega in skušamo se v tem času izogibati pogovoru o poslih. Gre zgolj za pol ure skupnega druženja, a zdi se mi, da ljudem takšna pozornost veliko pomeni, zavedajo se, da so za podjetje pomembni. Zaradi tega smo še bolj povezani.
Dinamičnost in stalno prilagajanje mi osebno trenutno odgovarja. Mislim, da mi monotonost pri delu ne bi bila všeč.
Kje ste se naučili vseh veščin, ki jih uporabljate pri svojem delu?
Zdi se mi, da sem se veliko naučila skozi delo, skozi sodelovanje z različnimi ljudmi na različnih položajih. Nekateri so name naredili pomemben vtis in sem si želela zaradi njihovega zgleda določena področja izpopolniti. Res pa ogromno pomenijo leta izkušenj. Eno je teorija, drugo pa, kako jo uporabiš v praksi. Na primer vsak dan sem seznanjena s koledarjem svojih direktorjev, a pogosto se njihovi koledarji oziroma urniki spreminjajo in na podlagi izkušenj se na to odzovem in uredim stvari.
Kar pomeni, da morate biti pogosto precej inovativni?
Tako je. Inovativnost je spoštovana in zaželena v celotnem podjetju. Zelo si prizadevamo za uvajanje podpore različnih programov in orodij, ki nam olajšajo delo, kot na primer programa za postopek priprave in podpisa pogodb, ki sem ga že omenila. Da dobro opravljaš svoje delo, moraš biti tudi sam inovativen oziroma proaktiven in ne smeš se bati sprememb. Sama ves čas opazujem, ali bi se kaj dalo narediti drugače, bolje, hitreje. Zdi se mi, da bi morali vsi stremeti k temu, da drug drugemu olajšamo delo. Pa ne zato, da bi šli lahko prej domov, ampak zato, da nam ostane več časa za naloge, ki zahtevajo več energije in osredotočenosti.
Kako vam uspe, da ste ob vseh zahtevnih nalogah, spremembah, prilagajanju, vedno tako dobre volje?
Rada opravljam svoje delo, pridejo pa tudi izredno težke situacije, ko veš, kaj se bo zgodilo, kakšne posledice bo to imelo za vse zaposlene. Naučiti se moraš, da nekatere stvari niso odvisne od tebe, da nanje nimaš vpliva, moraš jih pa izvesti. To, da znaš ohranjati vedrino v takšnih trenutkih, po mojem opažanju prinesejo leta izkušenj. Dobro se je znati postaviti tudi v kožo direktorjev, sodelavcev, saj jim marsikdaj ni lahko. Zaradi vojnega stanja na Bližnjem vzhodu se lahko zgodi, da se bomo soočali z zamudami pri dostavi naših proizvodov za že dogovorjene projekte, saj bomo morali poiskati nove poti ali načine dostav, kar bo morda vplivalo na naše rezultate. Na to s sodelavci nimamo vpliva, iščemo pa rešitve.
Da dobro opravljaš svoje delo, moraš biti inovativen oziroma proaktiven in ne smeš se bati sprememb.
Vam pri načinu delovanja pomaga tudi redna udeležba na Kongresu ADMA?
Tudi. Že od prve udeležbe na Kongresu ADMA se mi tam zdi fascinantno. Srečala sem tudi znanko iz nekdanjega domačega kraja in zdaj se redno srečujeva na kongresu. V vodstvu se z mojo udeležbo strinjajo in jo podpirajo. Dobro mi dene mreženje s sebi podobnimi. Izmenjamo si izkušnje o delu, dobre prakse, ki jih lahko predlagamo v svojem podjetju in podobno.
Zelo nas zanima, kako se udeleženke Kongresa ADMA nanj pripravljate. Imate vi kakšen zanimiv nasvet za druge?
Vedno preverim govorce, da o njih izvem čim več, in vedno se udeležim celotnega programa Kongresa ADMA. Opažam, da sem ena redkih, ki to počnemo. Ne zdi se mi prav, da bi izbrala samo vsebine, ki me zanimajo, saj mi delodajalec v celoti financira udeležbo. Tudi če me tema ne privlači, me boste skupaj s še nekaterimi udeleženkami vselej našli v prvi vrsti, pa bi mi morda tisti hip bolj prijalo sedeti na terasi in klepetati s kolegicami. Ampak to se mi enostavno ne zdi prav. Tudi ko razglasite zmagovalce izbora ADMA odličnost leta, želim biti v podporo kolegicam z istega področja dela in spremljati nagrajenke, ne glede na to, ali jih poznam. S tem jim izkazujem priznanje in spoštovanje. Fascinira me, ko vidim prisotne tudi njihove nadrejene, ki jih pridejo podpreti.
Omenili ste, da je vaše delovno okolje mednarodno. Zagotovo ima to nezanemarljiv vpliv tako na vaše delo kot na vaše življenje.
Ker imamo lastnike iz tujine, se veliko sporazumevamo v angleščini in meni je to zelo všeč. Naša direktorica je Francozinja. Tudi ko sem leta 2017 prišla v podjetje, so bili lastniki tujci in med petimi direktorji sta bila dva Poljaka, Američan, Nizozemec in Nemec. Mednarodno delovno okolje prinese veliko zanimivega. Spoznaš druge kulture, druge načine dela, drugačne sisteme organizacije dela. Če bi morala ponovno izbirati, bi še enkrat izbrala mednarodno delovno okolje.
Veliko sem se naučila skozi delo, skozi sodelovanje z različnimi ljudmi na različnih položajih.
V podjetju in širše ste znani tudi po svojem izjemnem čutu za estetiko. Ali ima tudi to vpliv na vaše delo?
Naše podjetje se ukvarja z arhitekturo. Izdelujemo ognjevarne panele za stavbe, ki so estetske na pogled, imamo veliko dobrih referenc: Google, Ikea, Lidl, McLaren, Lego, Pepsico, … V naši stavbi v Trebnjem imamo zelo lepe pisarne, nad katerimi so obiskovalci navdušeni. Stremimo k minimalizmu, a ima vsak zaposleni pri sebi svoj red. Vsi pripomoremo k temu, da so prostori urejeni. Jaz vedno poskrbim tudi za urejenost sejne sobe, da je na mizi pijača med sestanki, … Tudi osebno sem rada urejena. Nikoli ne grem v službo v kavbojkah, čeprav so se med pandemijo covida-19 pravila poslovnega oblačenja nekoliko zrahljala. Podobno kot jaz se ravnajo tudi ostali sodelavci v našem nadstropju. Mislim, da imamo vsi nek čut za estetiko, ki se prepleta tako v našem poslovnem kot v zasebnem življenju.
Kaj pa radi počnete v prostem času?
Nimam ga veliko, imam hčerki, stari 14 in 15 let, mož pa dela v gradbeništvu, kar je prav tako naporno. Hčerki imata veliko dejavnosti in ker živimo na podeželju, od koder ni rednega javnega prevozna, opravim popoldne in ob koncih tedna veliko voženj. Vmes si rada privoščim kakšen sprehod.
V zadnjih letih opažam, da me vse bolj vleče v raziskovanje sveta. Rada potujem in si ob povratku domov rečem, kako dobro, da živimo v Sloveniji. Srčno sem si že dolgo časa želela videti Japonsko. To so vedeli tudi sodelavci v službi. Ko sem praznovala 50. rojstni dan, so mi pripravili darilo, ki je bilo povsem v znamenju Japonske. S tem so me spodbudili k uresničitvi svoje želje. Še isti mesec sem kupila letalske karte in se jeseni odpravila tja s hčerkama. Bilo je nepozabno. S prijateljicami, s katerimi pa se že trideset let nismo uspele dogovoriti za potovanje, ker smo imele manjše otroke in s tem povezane obveznosti, pa smo pred kratkim odšle v Valencio, kar me je prav tako zelo razveselilo. V prostem času želim videti še veliko sveta in početi še ogromno drugih stvari.
Ali uspete službene izzive pustiti v službi, ko se popoldne odpravite domov?
To je zelo težko. Saj imamo uradni delovnik, ampak mojo pozornost službene zadeve potrebujejo vse dni v tednu in ves dan. Ravno po tem pogovoru moram vrniti klic direktorici, čeprav je že večer. Pogosto zvečer, ko se vse umiri, še prižgem računalnik in kaj naredim - zato, da bo naslednji delovni dan lažji in da ga lahko začnem v svoji delovni rutini. To mi ni težko in z veseljem delujem na ta način. Morda gre pri tem spet za dolgoletne delovne izkušnje, ki jih ves čas omenjam, in za pripadnost. Zelo resno jemljem svojo vlogo, ki je biti v podporo direktorjem. Tudi oni so dejavni brez prestanka.
