ADMA

Skrivnosti uspešne podpore menedžmentu: 5 spretnosti, ki jih morate imeti za to delo

Vloga podpore menedžmentu podjetja ni več omejena na zagotavljanje skladnosti in vodenje evidenc. Danes se od vas pričakuje, da boste strateško prispevali k organizaciji in tesno sodelovali z višjim vodstvom, da bi zagotovili smernice in vpogled, ki bodo podjetju pomagali pri doseganju njegovih ciljev. V tem članku se bomo poglobili v skrivnosti uspešnih asistentov in izpostavili pet najpomembnejših veščin, ki jih morate imeti za to delo. Ne glede na to, ali šele začenjate svojo poklicno pot ali pa se želite izpopolniti, vam bodo ta znanja pomagala, da se boste pri svojem delu izkazali.

Odlične komunikacijske spretnosti
Biti vrhunski v podpori menedžmentu, pomeni imeti izjemne komunikacijske spretnosti, ki vam pomagajo vzpostavljati trdne odnose z vsemi deležniki, vključno s člani upravnega odbora, delničarji, notranjimi ekipami in zunanjimi zainteresiranimi stranmi. Učinkovita komunikacija je ključnega pomena za zagotovitev, da so vse strani na isti strani in da podjetje nemoteno deluje. Poleg sposobnosti aktivnega poslušanja, ki vam pomaga razumeti potrebe in skrbi vseh vpletenih strani, je zelo pomembna tudi sposobnost obvladovanja težkih pogovorov, kot so spori ali za organizacijo občutljiva vprašanja. Sposobnost taktičnega in diplomatskega ravnanja v takih situacijah je ključna za ohranjanje dobrih odnosov z zainteresiranimi stranmi in zagotavljanje stabilnosti podjetja.
 
Organizacijske sposobnosti in občutek za podrobnosti
Zaposleni v oddelku podpore menedžmentu imajo širok nabor nalog, ki vključujejo vodenje sestankov upravnega odbora in izpolnjevanje dokumentacije. Zato je ključnega pomena, da imajo odlične organizacijske sposobnosti in učinkovito upravljanje s časom. Pomembno je, da določijo prednostne naloge, da se ne izgubijo med številnimi obveznostmi. Posebno pozornost je treba nameniti detajlom, zlasti pri urejanju papirjev in pravnih dokumentov. Najboljši v oddelku podpore menedžmentu so pozorni na napake in nedoslednosti ter skrbijo, da je vse natančno urejeno in posodobljeno. Natančno vodenje evidenc, spremljanje rokov in pomembnih datumov ter temeljito pregledovanje dokumentov pred oddajo so ključne spretnosti, ki prispevajo k učinkoviti podpori menedžmentu.
 
Dobro poznavanje korporativnega upravljanja
Da bi podjetje skladno poslovalo z ustreznimi zakoni in predpisi, je ključno dobro poznavanje upravljanja podjetij, ki zajema različna področja, od finančnega poročanja do etičnih standardov. Za top podporo menedžmentu boste morali biti vedno na tekočem s spremembami zakonodaje in zagotoviti, zato je potrebno poglobljeno razumevanje podjetja in panoge, v kateri delujete.
Sodobne tehnologije in orodja, ki so na voljo, lahko pomagajo avtomatizirati ta opravila in sprostiti vaš čas, da se lahko osredotočite na bolj strateške pobude. Na primer, za upravljanje upravnih odborov obstajajo programske rešitve, kot so Diligent ali BoardEffect, ki vam lahko pomagajo pri načrtovanju sestankov, razdeljevanju gradiva in spremljanju udeležbe. Prav tako zagotavljajo varno platformo za razprave in glasovanje.
 
Prilagodljivost in sposobnost obvladovanja sprememb
Poslovni svet je dinamično okolje, ki se nenehno spreminja in razvija. Kot ključni akter pri podpori menedžmentu se morate znati prilagajati tem spremembam. To pomeni, da morate imeti visoko stopnjo prilagodljivosti in sposobnost obvladovanja negotovosti. Še posebej v današnjem svetu, kjer se tehnologija hitro razvija in se pojavljajo novi izzivi, je prilagodljivost ključna za uspeh v poslovnem svetu.
 
V poslovnem svetu se pogosto pojavijo nepričakovani izzivi, ki zahtevajo hitro in učinkovito ukrepanje. Zato morate biti sposobni hitro in ustvarjalno razmišljati ter sprejemati odločitve na podlagi razpoložljivih informacij. To lahko zahteva sprejemanje odločitev na podlagi omejenih informacij, ki pa jih je treba nenehno spremljati in sprejemati potrebne prilagoditve glede na novonastale okoliščine, včasih pa so potrebne hitre odločitve, ki zahtevajo takojšnje ukrepanje. V takšnih okoliščinah je pomembno, da ste sposobni hitro oceniti situacijo, analizirati razpoložljive informacije in sprejeti ustrezen ukrep.
 
Nenehen strokovni razvoj
Eden največjih izzivov, s katerimi se danes soočajo poslovni asistenti, je vse večja kompleksnost poslovnega okolja. Ker podjetja postajajo vse bolj globalna in predpisi vse bolj zapleteni, imajo zaposleni v podpori menedžmentu več odgovornosti kot kdaj koli prej. Vse bolj se izraža potreba po sprotnem spremljanju tehnoloških sprememb in obvladovanju novih tehnoloških rešitev, zato je dobro, da ste pri svojem strokovnem razvoju proaktivni in spremljate spremembe zakonodaje, se udeležujete konferenc in seminarjev ter ste pripravljeni na stalno usposabljanje in izobraževanje.
 
Odlična priložnost za celostn razvoj veščin, ki vam bodo pomagale kljubovati vsem spremembam v hitro razvijajočem se poslovnem svetu, je Kongres ADMA, ki ga letos pripravljamo med 18. in 20. majem v Portorožu. Tisti, ki želite še več novega znanja in veščin, pa izberite Combo kotizacijo, ki poleg Kongresa ADMA 2023 vključuje tudi kotizacijo za jesenski Posvet ADMA 2023.