Karierni razvoj

Onboarding: kakšna je vloga administrativnih menedžerjev?

Ko govorimo o onboardingu oziroma vključevanju novih sodelavcev v ekipo, si še vedno prevečkrat predstavljamo prvi delovni dan, predstavitev ekipe in seznam dostopov. V resnici pa se izkušnja novega sodelavca začne bistveno prej – že v trenutku, ko organizacija začne razmišljati, koga sploh potrebuje, kako to osebo nagovori in kako vodi zaposlitveni razgovor.

Prav tu ima administrativni menedžment pogosto veliko večjo vlogo, kot si jo sam pripisuje. Administrativne menedžerke so pogosto prva točka stika, koordinatorice procesov in tiste, ki v praksi povezujejo ljudi, informacije in časovnice. Njihova vloga ni le operativna, temveč močno vpliva na to, ali bo novi sodelavec v organizaciji ostal, se razvil in postal zavzet član ekipe.

Prav zato na Kongresu ADMA letos odpiramo Kadrovsko stičišče – prostor za administrativne menedžerke, ki se pri svojem delu srečujejo tudi s kadrovskimi vprašanji ali jih to področje zanima in želijo nadgraditi svoje znanje. Ena ključnih tem bo prav iskanje in selekcija kadrov ter onboarding oziroma sprejem novega sodelavca.

Iskanje pravega kandidata: ujemanje pred kompetencami

Ena največjih napak pri zaposlovanju je, da se organizacije osredotočajo predvsem na tehnične kompetence, manj pa na vprašanje ujemanja – z ekipo, načinom dela in kulturo. Raziskave in praksa kažejo, da prav neujemanje v pričakovanjih in odnosih vodi v zgodnje odhode, pogosto že v prvih treh mesecih.

Administrativne menedžerke pri tem pogosto sodelujejo:

Ravno zaradi tega imajo dober vpogled v to, ali je sporočilo, ki ga organizacija pošilja kandidatom, realno. Ključno je, da že v tej fazi:

Dober onboarding se začne z iskreno selekcijo, ne z lepim opisom delovnega mesta.

Zaposlitveni razgovor kot prvi korak onboardinga

Zaposlitveni razgovor ni zgolj orodje za izbiro, temveč prvi pravi onboarding moment. Kandidat si v tem trenutku ustvarja predstavo o organizaciji, odnosih in načinu sodelovanja. Ton pogovora, struktura srečanja in način komunikacije pogosto povedo več kot same besede.

Administrativna menedžerka ima pri tem pomembno vlogo:

Ko je razgovor spoštljiv, jasen in dvosmeren, kandidat že v tej fazi dobi občutek, ali je v organizaciji prostor za dialog, učenje in podporo. To neposredno vpliva na njegova pričakovanja ob prihodu – in na kasnejšo izkušnjo onboardinga.

Onboarding kot proces, ne dogodek

Tako sodobni mednarodni pristopi kot tudi slovenska praksa poudarjajo, da onboarding ni enkratno dejanje, temveč proces, ki traja najmanj 90 do 100 dni. V tem obdobju se novinec ne uči le nalog, temveč:

Klaudija Javornik v svojem prispevku za revijo HR&M poudarja pomen t. i. V.I.P. organizacijskega uglaševanja – vključevanja, izobraževanja in povezovanja novincev. Ta pristop postavlja odnose in mentorstvo v središče onboardinga ter jasno kaže, da brez človeške dimenzije tudi najbolj strukturirani procesi ne delujejo.

Vloga administrativnega menedžmenta v prvih 100 dneh

Administrativne menedžerke so pogosto tiste, ki:

V prvem mesecu je njihov prispevek ključen pri ustvarjanju občutka varnosti in orientacije. Jasno strukturiran prvi dan, vnaprej znan urnik, delujoča oprema in dostop do pravih ljudi niso samoumevni – so rezultat dobrega načrtovanja.

V drugem mesecu se težišče premakne k učenju in vključevanju v delo. Tu administrativni menedžment pogosto skrbi, da se onboarding ne »izgubi« med operativnimi nalogami, temveč da ima novi zaposleni še vedno podporo, mentorstvo in prostor za vprašanja.

V tretjem mesecu pa postane pomembno, da se novinec začne čutiti kot enakovreden član ekipe. Prevzemanje odgovornosti, vključevanje v projekte in redna povratna informacija so ključni elementi, pri katerih administrativne menedžerke pogosto igrajo vlogo tihe koordinatorke.

Mentorstvo, buddy sistem in kultura odnosov

Eden najmočnejših elementov dobrega onboardinga je mentorstvo – formalno ali neformalno. Buddy sistem, job shadowing, kratka mentorska srečanja ali celo »bliskovito mentorstvo« z vodstvom so prakse, ki dokazano povečujejo pripadnost in hitrost vključevanja.

Administrativni menedžment je pogosto tisti, ki:

Kultura se namreč ne prenaša skozi pravilnike, temveč skozi odnose in vsakodnevne interakcije.

Na kaj velja biti pozoren pri onboardingu

Pripravili smo okviren seznam, ki vam bo lahko v pomoč pri sprejemanju novega zaposlenega.

Pred prihodom novega sodelavca

Prvi dnevi

Prvi mesec

Do 100. dne

Dober onboarding ni naključje. Je rezultat premišljenih odločitev, sodelovanja in občutka za ljudi. Administrativne menedžerke in vodje pisarn, predvsem v manjših organizacijah, so pri tem pogosto tisti tihi steber, ki drži proces skupaj. Kadrovsko stičišče na Kongresu ADMA je namenjeno prav temu – da to vlogo osvetli, okrepi in nadgradi.

Pridružite se nam na Kongresu ADMA 2026!

Oznake:

Več v kategoriji Karierni razvoj

Več člankov iz te kategorije