Produktivnost

Kako premagati odlašanje: 5, 4, 3, 2, 1 … ZDAJ!

Ste se kdaj znašli v situaciji, ko ste vedeli, da morate nekaj narediti, a ste kljub temu našli kup izgovorov? Morda ste si rekli: »Čisto na hitro preverim e-pošto, nato si ‘samo za minutko’ ogledam družbena omrežja.« Nato pa ste se spomnili, da bi bilo dobro skuhati še eno kavo, preden začnete. Na koncu ste se znašli v začaranem krogu, kjer čas mineva, naloga ostaja nedokončana in obremenjuje vas vprašanje - kako premagati odlašanje?

Če se vam to zdi poznano, niste sami. Odlašanje ni le slaba navada, temveč psihološki odziv, ki se skriva v našem umu. Na srečo obstajajo učinkovite strategije, s katerimi lahko to zanko presekamo in postanemo bolj produktivni brez občutka prisile in stresa.

Zakaj sploh odlašamo?

Večina ljudi meni, da je odlašanje posledica pomanjkanja discipline ali slabe organizacije časa. V resnici pa gre za mehanizem možganov, ki se skuša izogniti stresu in neprijetnim občutkom.

Ko se soočimo z zahtevno nalogo, se v naših možganih sproži alarm. Namesto da bi se osredotočili na nalogo, možgani pogosto izberejo iskanje takojšnjih nagrad, nekaj, kar prinaša takojšnje ugodje – brskanje po telefonu, pogovori s sodelavci ali celo nenadna potreba po čiščenju stanovanja, da bi se izognili nelagodju, ki ga prinaša naloga.

Odlašanje je torej način, kako se izognemo neprijetnim občutkom, ki jih sproža določena naloga. A s tem stresa ne zmanjšamo – pravzaprav ga le prestavimo na kasneje, ko bo pritiska še več.

Kako premagati odlašanje?

Stresnim sprožilcem se ne moremo izogniti, lahko pa spremenimo svoj odziv nanje. Ključ do premagovanja odlašanja ni v tem, da postanemo bolj disciplinirani, temveč v tem, da spremenimo svoj način razmišljanja. Tukaj je nekaj učinkovitih tehnik, ki nam pomagajo takoj preiti v akcijo:

1️. Ozavestimo trenutek odlašanja

Prvi korak je, da prepoznamo, kdaj začnemo odlašati. Naslednjič, ko se zalotimo, da brezciljno brskamo po spletu ali odlašamo z nalogo, se vprašajmo:

Zgolj že ozaveščanje tega vzorca nam lahko pomaga, da prevzamemo nadzor nad situacijo.

2️. Aktivacija možganov za akcijo: metoda 5-sekundnega pravila

Ko ugotovimo, da odlašamo, lahko takoj uporabimo preprosto, a izjemno učinkovito tehniko, ki jo je razvila Mel Robbins – 5-sekundno pravilo.

Odštevajte: 5, 4, 3, 2, 1 … in se lotimo naloge!

Zakaj ta tehnika deluje? Ker prepreči možganom, da bi nas zadržali v coni udobja. Ko odštevamo, preklopimo iz čustvenega odziva v racionalno delovanje. Tako damo možganom jasen signal, da je čas za akcijo.

3️. Pristop »samo 5 minut« in Pomodoro tehnika

Pogosto odlašamo, ker se nam naloga zdi prevelika in zastrašujoča. Toda kaj, če bi si rekli: »Delam samo 5 minut in potem lahko odneham«?

Večina ljudi ugotovi, da s tem ko enkrat začnejo, nadaljujejo veliko dlje kot 5 minut. Ta tehnika deluje, ker zmanjša psihološki odpor do naloge. Ko enkrat začnemo, je nadaljevanje precej lažje.

Če nam ta pristop pomaga začeti, lahko naslednji korak vključuje Pomodoro tehniko oz. tehnika paradižnika, ki jo je izumil Francesco Cirillo. Gre za zelo enostavno tehniko, pri kateri delamo 25 minut brez prekinitev, nato pa si vzamemo 5 minut odmora. Po štirih takih ciklih sledi daljši odmor (15–30 minut).

Kako uporabiti Pomodoro v praksi?

  1. Nastavimo časovnik na 25 minut in se popolnoma osredotočimo na nalogo.
  2. Ko časovnik zazvoni, si privoščimo 5 minut odmora.
  3. Po štirih ponovitvah si vzamemo daljši odmor (15–30 minut).

S tem pristopom si ustvarimo ritem, ki preprečuje izgorelost in hkrati ohranja visoko stopnjo produktivnosti. Če moramo biti globoko osredotočeni pri nalogah, ki zahtevajo visoko stopnjo koncentracije in mentalni napor ali pa nas neka naloga psihološko odbija, pomodoro tehnika deluje odlično! Je pa ta tehnika manj primerna za kreativne naloge, kjer je pomemben tok idej, (npr. oblikovanje, brainstorming), za delo v timu, kjer je potreben sproščen tok pogovora, in za naloge, ki se jih da hitro zaključiti.

Foto: Depositphotos

Odlašanje in drugi »kradljivci časa«: Kako jih prepoznati in ukrotiti

Da bi bili resnično produktivni, je pomembno, da prepoznamo tudi vsakodnevne pasti, ki nam kradejo čas ali nas zapeljejo v odlašanje. Te pasti lahko prihajajo iz različnih virov: bodisi iz naših notranjih priganjalcev (drajverjev), ki nezavedno vplivajo na naše vedenje, bodisi iz zunanjih motenj in nalog, ki nas preplavljajo. Čeprav so mnogi izmed teh »kradljivcev« časa lahko produkti naših najboljših namenov, nas pogosto vodijo v preobremenjenost, stres, neučinkovito porabo časa in odlašanje.

1. Perfekcionizem
Se vam pogosto zgodi, da se obremenjujete z vsako podrobnostjo in porabite neskončno časa za piljenje malenkosti? Perfekcionizem vodi v odlašanje, saj se bojimo, da naloga ne bo dovolj dobra.

Nasvet: Uporabite Paretovo pravilo (80/20), ki ga je izumil italijanski ekonomist Vilfredo Pareto. Po tem pravilu dosežete 80 % vrednosti v samo 20 % časa ali truda. Na primer pri pisanju dopisa to pomeni, da večina vrednosti prihaja v prvih 20 % časa, ko smo osredotočeni na bistvene stvari, kot so ključna sporočila in struktura. Nadaljnje »izpopolnjevanje« pa pogosto pripelje do zapravljanja časa brez opaznega napredka.

2. Nenehno preverjanje e-pošte
Kolikokrat na dan odprete e-pošto, ne da bi zares odgovorili na sporočila? Stalno preklapljanje med nalogami zmanjšuje vašo produktivnost in povzroča mentalno utrujenost in vas potegne v odlašanje.

Nasvet: Določite si časovna okna za preverjanje e-pošte, npr. trikrat na dan (zjutraj, po kosilu, pred koncem dneva). Tako boste ohranili fokus na pomembnih nalogah.

3. Prevzemanje tujih problemov
Se vam pogosto zgodi, da vas sodelavci prosijo za pomoč pri njihovih nalogah, zaradi česar vaše lastno delo trpi?

Nasvet: Ko nekdo poskuša prenesti svojo odgovornost na vas, uporabite preprosto strategijo: »Kako lahko to sam rešiš?« S tem pomagate osebi, da prevzame odgovornost, hkrati pa zaščitite svoj čas, razen če to, kar počnete, ni vaša »strategija ali opravičilo«, da s svojim delom odlašate.

4. Ustrežljivost
Ko ste ves čas na voljo za pomoč drugim, morda nehote odlašate s svojimi nalogami ali zanemarjate svoje naloge in prioritete. Ta notranji priganjalec vas sili, da ste vedno »tam«, kadar vas kdo potrebuje, vendar to pogosto pomeni, da svoj čas žrtvujete v korist drugih.

Nasvet: Naučite se postaviti meje in reči »ne«. Niste dolžni pomagati vsakemu, ki vas prosi za pomoč. Preden se odločite za pomoč ali opravilo, si vzemite trenutek za razmislek: Ali lahko to storim kasneje? Ali imam dovolj časa, da to opravim brez škode za svoje naloge?

5. Začnite dan s težkimi nalogami
Brian Tracy v svoji knjigi Pojej živo žabo pravi, da je najboljša strategija za produktivnost začeti dan z najtežjo nalogo. Če odlašate, bo »žaba« ves dan z vami in vsako uro večja. Če jo opravite takoj, bo preostanek dneva veliko lažji.

Nasvet: Vsako jutro si zapišite eno ključno (zoprno) nalogo in jo opravite kot prvo stvar v dnevu.

6. Družbena omrežja – razlog za odlašanje, ki nam krade dragocen čas
Kolikokrat si rečete, da boste le za »minuto« pogledali telefon, nato pa ugotovite, da je minilo pol ure? Če spremljate svoj čas na zaslonu, boste hitro videli, koliko dragocenih minut (ali ur) vam poberejo družbena omrežja. Pogosto je ta izgubljeni čas povezan z odlašanjem – namesto da bi se lotili nalog, se zatopimo v neskončno brskanje, kar nas še bolj oddalji od produktivnosti.

Nasvet: Izklopite obvestila in določite specifičen čas v dnevu za pregled družbenih omrežij. Pomagate si lahko tudi z aplikacijami, ki omejujejo čas uporabe.

Če znamo razčistiti sami s seboj, nas takšne stvari manj 'sprožijo', stvari ne jemljemo osebno in potrebujemo tudi manj zunanje validacije.

Ste pripravljeni na spremembo?

Odlašanje ni nekaj, s čimer smo se rodili - je vzorec, ki smo ga razvili in ga lahko tudi spremenimo. S preprostimi triki, kot so 5-sekundno pravilo, samo 5 minut pristop in strategije za upravljanje časa, lahko postanete učinkovitejši in zmanjšate stres.

Ne odlašajte na jutri. Nikoli ni idealnih razmer v življenju, zato naredimo nekaj zase danes. Prav sedaj je pravi trenutek: 5, 4, 3, 2, 1 in gremo!

mag. org. Erika Križnar je poslovna svetovalka, predavateljica in coach na področju komunikacije, motivacije, dviga zavzetosti in stresa.

Oznake:

Več v kategoriji Produktivnost

Več člankov iz te kategorije