ADMA

Intervju z Anušo Kovačič, virtualna asistentka oz. generalistka: »UI ne bo nadomestil ljudi – nadomestili jih bodo tisti, ki znajo UI uporabljati.«

Ko poslušaš Anušo Kovačič, hitro razumeš, zakaj poklic administrativne podpore danes dobiva povsem novo obličje. Njena pot – od gostinstva in dogodkov do vodenja operacij v startupih, od virtualne asistentke do mentorice – je dokaz, da generalistično razmišljanje in radovednost nista ovira, temveč konkurenčna prednost. Anuša trenutno dela na daljavo iz Azije, gradi partnerske odnose s strankami in obenem usposablja nove virtualne asistentke, kako iz “opravil” preiti v vlogo zaupanja vredne operativne (so)vodje.

Anuša Kovačič, virtualna asistentka oziroma generalistka. Foto: osebni arhiv

V pogovoru z njo smo se dotaknili tem, ki zadevajo vse, ki skrbijo, da “stvari tečejo”: kako iz administracije postati strateški partner, kje je meja med uporabo UI in pristnostjo, zakaj je pomembno graditi sisteme – ne le »gasiti požare« – in zakaj bo prihodnost pripadla tistim, ki znajo tehnologijo uporabiti za več človečnosti.

Anuša, tvoja karierna pot je vse prej kot klasična – od strežbe do vodenja operacij v startupih, zdaj pa delaš kot virtualna asistentka in mentorica, ki trenutno potuje po Aziji. Kdaj si začutila, da je to smer, v kateri želiš graditi svojo kariero?

Iskreno? Od nekdaj sem vedela, da želim delati zase. Da želim biti sama svoja šefica in da me vleče v online svet. Nisem si pa mislila, da bom kdaj virtualna asistentka. Samo čutila sem, da želim svobodo.

Po pripravništvu in delu v startupu sem ugotovila, da želim na svoje. Našla sem mentorje, raziskovala in nekje med vsem tem ugotovila, da sem generalistka – in delo virtualne asistentke je prevzaprav drugo ime za generalista.

Preizkusila sem “milijon” stvari. Hotela sem iti na Novo Zelandijo, da bi delala v turizem, imela sem že vse načrtovano, potem pa je prišla epidemija kovida in bum – vse se je ustavilo. Takrat sem se vrgla v tehnološki svet, ker me je to vedno zanimalo, in pristala v blockchainu. Po pripravništvu in delu v startupu sem ugotovila, da želim na svoje. Našla sem mentorje, raziskovala in nekje med vsem tem ugotovila, da sem generalistka – in delo virtualne asistentke je prevzaprav drugo ime za generalista.

Kateri trenutek je bil tisti prelomni, ko si se odločila, da boš delala po svoje – kot samostojna profesionalka?

Ko sem nehala delati v blockchain startupu. Imela sem že odprt s.p. in sem si rekla: “OK, zdaj ali nikoli.” Imela sem nekaj prihrankov in sem si dala pol leta časa, da ugotovim, kaj želim, in da najdem prve stranke. Bilo je malo “make it or break it” obdobje. Ampak me je naučilo ogromno – predvsem, da moraš zaupati vase, še posebej, ko ne veš, če bo uspelo.

Kako so ti prejšnje vloge pomagale pri delu, ki ga delaš danes?

Iskreno, sem rabila nekaj časa, da sem dojela, da je to, da sem generalistka, moja super moč. Dolgo sem mislila, da je problem, da me zanima preveč stvari, da skačem iz ene v drugo. Zdaj pa vem, da ravno to dela razliko.

Ker sem delala v različnih industrijah – od turizma, gostinstva in do tehnoloških startupov – imam širšo sliko in lažje razumem različne tipe ljudi in dela. Zdaj je to moja največja prednost.

Imam ADHD in sem sprejela, da moji možgani delujejo malo drugače. Vidim povezave med stvarmi, ki jih drugi ne vidijo. Ker sem delala v različnih industrijah – od turizma, gostinstva in do tehnoloških startupov – imam širšo sliko in lažje razumem različne tipe ljudi in dela. Zdaj je to moja največja prednost. Lahko sestavim stvari, ki se drugim zdijo nepovezane, in najdem preproste, učinkovite rešitve, ki jih drugi ne.

Danes se veliko govori o tem, da virtualne asistentke postajajo nova oblika administrativne podpore – bolj samostojne, digitalne in strateške. Kako ti vidiš ta razvoj?

Brutalno iskreno – Slovenija je na tem področju “10 let za medvedom”. V tujini je že povsem normalno, da ima podjetnik ali freelancer virtualno asistentko. Pri nas pa večina še vedno nima pojma, kaj to sploh pomeni. Ko povem, kaj delam, me 70 % ljudi čudno gleda.

Ampak ravno zato vidim ogromen potencial. Vse več je ljudi, ki delajo online, imajo svoje biznise in razumejo, da rabijo pomoč. Samo moraš biti tip človeka, ki zna razmišljati širše – ne samo čakati, da ti nekdo pove, kaj delaj, ampak biti samoiniciativen, kaj bi lahko izboljšal. To je razlika med “asistentko” in pravim partnerjem v poslu.

Takole je lahko videti pisarna Anuše Kovačič. Foto: osebni arhiv

Katere veščine po tvojem mnenju danes naredijo dobro virtualno asistentko – in katere bodo najbolj iskane v prihodnosti?

Radovednost. Samoiniciativnost. Iznajdljivost. Razmišljanje zunaj okvirjev. In pa to, da se znaš hitro učiti in uporabljati UI orodja – in biti do njih tudi kritičen.

Menim, da čez nekaj let klasičnih VA služb, kjer delaš samo administracijo, ne bo več. UI bo prevzel večino tega dela. Ampak to ni konec – samo evolucija. VA-ji bodo morali znat uporabljat UI kot orodje, ga implementirati v svoje delo in pomagati strankam, da ga bodo znale izkoristit. Kdor se bo znal prilagoditi, bo zmagal.

Pogosto poudarjaš, da virtualna asistenca ni samo pomoč, ampak partnerski odnos z naročnikom. Kako gradiš zaupanje na daljavo?

Zelo preprosto – tako, da stranki olajšaš življenje, ne pa da ji ga zakompliciraš. Vedno pravim: ti si tam zato, da ji prihraniš čas, ne da ji ga vzameš. Zato mora biti sodelovanje s tabo čim bolj enostavno.

Na primer, na prvem klicu stranki razložim celoten proces, postavim “milijon” vprašanj, da jo res razumem, in potem poskrbim, da po klicu nima nobenega dodatnega dela. Da ima vse že jasno pripravljeno. In ja, ključ je v iskrenosti, direktnosti in tem, da narediš, kar obljubiš – pa včasih še malo več.

Trenutno si v Vietnamu, v Da Nangu. Se tvoj delovni dan res dogaja med kavarnami, coworkingi in Zoom klici z Evropo? Kako ohranjaš strukturo, ko se okolje stalno spreminja?

Ja, moj dan je res med kavarnami, coworkingi in Zoom klici. Ampak imam sistem – s strankami se slišimo enkrat na teden, vse ostalo delamo asinhrono. Komentarji, feedback, taski. To mi daje ogromno svobode.

Ni pa vedno lahko. Trudim se imeti rutino, ampak pridejo meseci, ko mi uspe, in taki, ko ne. Zato sem si postavila pravilo, da na vsaki lokaciji ostanem vsaj en mesec. Ne potujem nonstop, ampak živim po svetu. Delam čez dan, grem na kosilo, popoldan spet malo delam, zvečer pa grem na plažo ali na izlet.

Ni glamurozno kot na Instagramu. Da lahko res delam, rabim svoj mir, svoj prostor, delovno mizo in občutek doma.

Torej digitalno nomadstvo v resnici ni tako idilično, kot izgleda na družbenih omrežjih?

Nobena stvar na družabnih omrežjih ni realna. Resnica je, da je digitalno nomadstvo skoraj težje kot delo od doma v Sloveniji, kjer imaš vzpostavljeno rutino. Ampak meni pozitivne stvari vseeno pretehtajo. Zame je največja prednost to, da lahko potujem, spoznavam nove kraje, ljudi, kulture, hrano. Ampak zna biti osamljeno. Moraš se naučiti najti svojo skupnost. In včasih pridejo tudi taki trenutki, ko si sam in moraš skozi težke stvari – recimo, na Tajskem sem končala v bolnici na operaciji slepiča. Ni najlažje. Ampak vse to pride v paketu. In iskreno – ne bi zamenjala.

Kako skrbiš za mejo med delom in prostim časom, ko lahko delaš od kjerkoli – in kadarkoli?

Rutina. Imam svoj “nine to five” – od osmih do treh, ponedeljek do petek. Ironično, ne? Bežala sem od službe, ki ima urnik, zdaj pa ga imam spet. Samo razlika je v tem, da si ga postavim sama.

Resnica je, da je digitalno nomadstvo skoraj težje kot delo od doma v Sloveniji, kjer imaš vzpostavljeno rutino.

Meni rutina res pomaga, ker imam milijon idej in ambicij, zato se mi je veliko težje ustaviti kot pa začeti. Če se ne držim strukture, hitro pregorim. Ampak imam tudi dneve, ko si vzamem prosto dopoldne in mi bolj prija delati zvečer; takrat lahko delam tudi do enih zjutraj. Bistvo je, da se moje delo vidi v rezultatih, ne v urah dela.

Med drugim tudi mentoriraš bodoče virtualne asistentke. Kaj te pri tem najbolj navdihuje?

Ene so mlajše, druge imajo že izkušnje iz pisarn, pa bi rade malo več svobode. Kar me pa pri tem res navdihuje, je, da jim lahko pomagam skrajšati pot, ki sem jo jaz morala prehoditi sama. Ko sem jaz začela, v Sloveniji ni bilo nikogar, ki bi ti pokazal, kako začeti kot virtualna asistentka. Ni bilo nobene skupnosti, nič. Vse sem našla v tujini. Zato zdaj želim vse, kar sem se naučila, predati naprej. Želim, da imajo ženske v Sloveniji možnost, da zgradijo življenje, kjer niso vezane na lokacijo, čas in plačo. In če jim lahko pri tem pomagam, sem dosegla svoj namen.

Katere napake najpogosteje vidiš pri začetnicah?

Da preveč razmišljajo in premalo delajo. Preveč gledajo videe, preveč časa porabijo za logotip, spletno stran, popoln portfolio … Vse to pride kasneje.

Najprej rabiš samo eno stvar: razumeti, komu pomagaš in s čim. Potem pa začni o tem govoriti. Prva stranka je pogosto že v tvojem imeniku. Samo moraš povedati, kaj delaš.

Ljudje se bojijo izpostaviti, ker je to izven cone udobja. Ampak dlje kot čakaš, težje je. Bolje, da greš ven z nepopolno idejo in dobiš odziv, kot da tri mesece delaš na popolni ponudbi, ki je nihče noče.

Virtualna asistentka Anuša Kovačič je hkrati tudi digitalna nomadinja. Potuje po svetu in dela, da lahko živi življenje, kot ga hoče. Foto: osebni arhiv

Rekla si, da ni pomembno, kaj je trend, ampak v čem si res dober. Kako to preneseš v mentorstvo?

To je stvar, ki se sliši zelo enostavno, ampak ni. Malo ljudi dejansko ve, v čem so dobri. Zato z mojimi mentorirankami začnemo čisto na začetku. Vzamemo list in napišemo vse – vse službe, vse naloge, vse, kar so kadarkoli delale, tudi delo v šanku. Potem pa dodamo še: kaj znajo, pa nikoli niso bile plačane za to, in  česa se želijo še naučiti v naslednjih pol leta.

Ko imaš to pred sabo, vidiš ogromno stvari. In potem iščemo: kaj od tega te res veseli in kje si dobra in blestiš. In iz tega zgradimo ponudbo. Veliko punc misli, da morajo delati tisto, kar delajo druge, ker je to “trend”. Ampak ravno v tem je bistvo – da delaš, kar je tvoje. Če delaš to, kar res znaš in te veseli, boš veliko bolj samozavestna in to opazijo tudi stranke. Poleg tega si sam svoj šef si, lahko se sam odločaš kaj boš delal — zakaj bi želel da ti nekdo drug to narekuje?

V Lighthouse AI Academy sodeluješ z ustvarjalci, ki uporabljajo umetno inteligenco. Kaj si se pri tem naučila o prihodnosti dela?

Da se svet, v katerem živimo, spreminja s svetlobno hitrostjo. Tako hitro kot človestvo še ni doživelo. Klasične administrativne naloge bodo v nekaj letih izginile. Ampak to ne pomeni, da dela ne bo – samo drugačen bo. Nove vloge bodo zahtevale, da znaš uporabljat umetno inteligenco in jo vključiti v svoje delo. Da razumeš strategijo in procese. Če se danes ne učiš, kako uporabiti UI v svojem delu, te bo prihodnost ujela. UI ne bo nadomestil ljudi – nadomestili jih bodo tisti, ki znajo UI uporabljat.

Katere naloge lahko UI že zdaj prevzame – in katere ostajajo človeške?

UI lahko danes dela že ogromno – piše tekste, ureja tabele, pošilja elektronsko pošto, pridobiva nove stranke, ustvarja kreative za socialna omrežja … Ampak samo, če so procesi jasni. Če imaš vsak teden drugačen sistem, ti UI ne bo pomagal. Zato človek ostaja ključen. Ti moraš biti tisti, ki postavi strukturo, strategijo in razmišlja širše. 

Kako sama uporabljaš umetno inteligenco, da ti pomaga, ne da te nadomesti?

Meni UI rešuje življenje. Ker mi pisanje nikoli ni šlo, mi UI pomaga organizirati misli. Jaz govorim, skačem iz teme v temo, in UI mi pomaga to povezati v celoto.

Meni ni pomembno, ali je nekaj napisano z UI, ampak ali je iskreno. Če uporabiš UI kot orodje, da ti pomaga povedati, kar že misliš, super. Če pa mu pustiš, da govori namesto tebe, se to takoj vidi.

Ne bi rekla, da mi pomaga ohraniti moj glas – bolj mi pomaga, da moj glas drugi sploh razumejo (smeh). Meni ni pomembno, ali je nekaj napisano z UI, ampak ali je iskreno. Če uporabiš UI kot orodje, da ti pomaga povedati, kar že misliš, super. Če pa mu pustiš, da govori namesto tebe, se to takoj vidi.

Kaj bi svetovala ženskam, ki razmišljajo o samostojni poti ali delu na daljavo, pa jih je strah?

Najprej – samostojna pot in delo na daljavo nista isto. Lahko delaš na daljavo in si zaposlen. Če pa greš na svoje, moraš biti tip človeka, ki zna sam sebe premikati naprej. To ni za vsakogar.

Zaposlitev je lažja. Dobiš navodila in jih izvedeš. Ko si na svojem, pa se moraš neprestano učiti, širiti znanje, se izpostavljati in delati ne samo za stranke, ampak tudi za razvoj svojega posla. Stranke ne pridejo same od sebe in ne padejo z neba. Moraš jih znati najti in jim povedati, kdo si in kaj delaš – in to ne enkrat, ampak vsak dan znova.

Ni lahko, ampak če imaš tisto iskreno željo po svobodi in gradiš nekaj svojega, potem se splača. Če ne gre, se lahko vedno vrneš. Ampak če ne poskusiš, boš vedno razmišljal, “kaj pa če bi.”

Če bi morala iz svoje zgodbe izluščiti en nauk, kaj bi to bilo?

“Overthinking” je največja cena, ki jo boš plačal. Manj razmišljaj, manj analiziraj, več delaj. Noben si ne bo zapomnil tvoje napake. Nikogar ne briga, kaj si včeraj objavil na LinkedInu ali pa kakšno elektronsko pošto si poslal. Če ti ne veš, kaj je včeraj objavila “Mojca iz Ljubljane”, zakaj misliš, da si bodo drugi zapomnili tvojo objavo?

Preveč se ukvarjamo sami s sabo. Če bi malo manj truda vložili v to in malo več delali, bi vsi prišli dlje. In da ne bo pomote – tudi jaz tega še ne obvladam. Vsakič, ko objavim nekaj osebnega, imam tisti moment: “A sem šla predaleč?”. Potem se spomnim – saj je vseeno. In mi je takoj lažje.

In za konec – kaj je bistvo tvojega dela, tisto, zaradi česar zjutraj odpreš računalnik?

Iskreno? Ne odprem računalnika vsak dan z veseljem. So dnevi, ko se mi ne da. Ampak vem, da moje delo pomaga ljudem. Da jih podpiram, da lahko delajo to, v čemer so dobri, in da blestijo v tem. Meni delo ne definira življenja. Je orodje, s katerim si ustvarjam življenje, ki ga želim. In to, da lahko pomagam ljudem, da naredijo isto – to je zame največji razlog, zakaj sem še vedno tu.

Oznake:

Več v kategoriji ADMA

Več člankov iz te kategorije