Intervju

Intervju z Ano Marijo Kropf, tajnico funkcionarja na Ministrstvu za digitalno preobrazbo: »Digitalne rešitve imajo smisel le, če povezujejo ljudi.«

Ker se v zadnjem času veliko govori o umetni inteligenci, digitalizaciji in novih tehnologijah, smo želeli pogledati na stvari z drugega zornega kota – skozi oči nekoga, ki digitalno preobrazbo spremlja od znotraj in pri tem ne pozablja, da so v središču vsega še vedno ljudje.

Mirna, zbrana in vedno pripravljena – tak vtis pusti že ob prvem srečanju. Ana Marija Kropf, poslovna sekretarka na Ministrstvu za digitalno preobrazbo (MDP), je ena tistih oseb, ki se jih hitro zapomniš. Njena profesionalnost ima človeški obraz: v središču njenega dela so ljudje, odnosi in spoštovanje.

Iz sveta gospodarstva jo je pot zanesla v javno upravo, iz pisarn v podjetjih do kabineta ministrice – a ne glede na okolje ostaja zvesta svojim vrednotam: urejenosti, etičnosti in iskrenosti. V pogovoru z njo začutiš, da za vsakim postopkom, sistemom in tehnologijo stoji srčna človekova zgodba – tista, ki daje delu pravi smisel.

Vaša karierna pot je zelo raznolika. Kako bi jo na kratko opisali?

Prišla sem iz gospodarstva, kjer sem nabrala res bogate izkušnje – od vodenja odvetniške pisarne do dela na ŠOU Ljubljana kot svetovalka na resorju za izobraževanje. Več let sem bila tudi vodja splošne službe, kjer sem skrbela za administrativna dela, urejanje dokumentacije po ISO standardih, pripravo razpisne dokumentacije in kadrovskih zadev. Ko je prišla inšpekcija, ni bilo nikoli strahu – vse je bilo urejeno.

Iz tega podjetniško naravnanega okolja sem si želela novega izziva in se prijavila za administrativno atašejko na Stalnem predstavništvu Republike Slovenije v Bruslju, ravno v času predsedovanja Slovenije EU. V tem obdobju, še v času predsedovanja Slovenije Svetu EU, je nastala nova Služba Vlade za digitalno preobrazbo in ker so bili z mojim delom zadovoljni, sem se na obojestransko željo pridružila ekipi.

Čeprav delamo na področju digitalizacije in UI, je še vedno osbni stik tisti, ki šteje.

Kako ste doživljali prehod iz gospodarstva v javni sektor?

Ni mi žal, da sem zamenjala okolje – je pa zelo drugače. V gospodarstvu, ko podjetje dobi projekt, direktor razdeli delo ekipi, vsi se hitro organizirajo, pogosto vsak prime za vse. V javni upravi pa so naloge precej strogo določene. A kljub temu je na ministrstvu zelo pestro – urnik in prioritete se hitro spreminjajo, delo je dinamično in pogosto tudi precej stresno.

Veliko ljudi stremi k poti iz javnega v zasebni sektor, vi ste ubrali obratno. Kaj vam je ta sprememba dala?

Prav ta preobrat mi je pomagal, da sem ohranila svojo aktivnost. Ne smem si dovoliti odlašanja – tukaj tempo narekujejo spremembe in stalno učenje. Čeprav delamo na področju digitalizacije in umetne inteligence, je še vedno osebni stik tisti, ki šteje. Dobri odnosi so temelj vsega. Vsebina dela je lahko podobna v različnih organizacijah, a ljudje so tisti, ki naredijo razliko.

Utrinek s Kongresa ADMA, kjer se znanje in izkušnje povezujejo v skupnost.
Foto: Dean Grgurica.

MDP je razmeroma mlado ministrstvo, a je hitro raslo in prevzelo številne funkcije s področja digitalizacije države. Kako ste vi doživeli to rast in spremembo v samem resorju?

Ustanovljeno je bilo leta 2022, ko je Vlada Republike Slovenije želela združiti in okrepiti vsa področja, povezana z digitalizacijo države – od upravljanja informacijskih sistemov do razvoja digitalnih javnih storitev. Že v nekaj letih se je ministrstvo iz manjše ekipe, ki je ob nastanku štela okoli 60 sodelavcev, razvilo v resor s skoraj 300 zaposlenimi.

Zame je bil to izjemno zanimiv proces. Bila sem zraven od samega začetka, ko se je vse šele postavljalo in usklajevalo. Rast je bila hitra, tempo intenziven, včasih tudi naporen – a hkrati zelo navdihujoč. Ves čas sem čutila, da gradimo nekaj novega, pomembnega.
V teh nekaj letih se je zamenjalo več ministrov, a jaz sem ostala. Mislim, da to nekaj pove – znanje in izkušnje imajo svojo vrednost. Meni osebno pa veliko pomeni tudi profesionalnost, osebni stik in etični čut. To sem prinesla še iz časa dela v odvetniški pisarni in to so vrednote, ki jih skušam ohranjati ne glede na spremembe.

Ministrstvo spremlja in usmerja digitalno preobrazbo države. Kako se to poslanstvo konkretno odraža v vašem vsakodnevnem delu?

Poslanstvo Ministrstva za digitalno preobrazbo, da usmerja in spremlja digitalno preobrazbo države, se v tajništvu kabineta ministrice vsakodnevno odraža skozi več ravni dela. Z ažurno in skrbno koordinacijo in podporo pri organizaciji ministričinih sestankov in obveznosti, z zbiranjem in pripravo gradiv; velik poudarek je na učinkovitem pretoku informacij in sicer tako, da zagotavljamo, da so tako v kabinetu ministrice kot tudi strokovnim sodelavcem pravočasno na voljo vse ključne informacije o nacionalnih in evropskih projektih.

Tajništvo kabineta ministrice ima tudi pomembno povezovalno vlogo, saj usklajuje komunikacijo med različnimi direktorati, drugimi resorji in zunanjimi deležniki. Ob tem spremljamo izvajanje strateških dokumentov ter sklepov vlade, povezanih z digitalno preobrazbo, in skrbimo, da je kabinet ministrice ves čas usmerjen v doseganje dolgoročnih ciljev digitalne Slovenije (strateški dokumenti ministrstva: Digitalna Slovenija 2030, Strategija digitalnih javnih storitev 2030, Nacionalni program spodbujanja razvoja in uporabe umetne inteligence v Republiki Sloveniji do leta 2025, Načrt razvoja gigabitne infrastrukture do leta 2030 ipd.)

Nenazadnje pa tudi že pri svojem delu uporabljam sodobna digitalna orodja in s tem kažem zgled, kako lahko digitalizacija prispeva k bolj preglednemu, hitrejšemu in učinkovitemu delovanju javne uprave (uporaba IS Krpan, Delegatski Portal, intranet MDP, MFerac, IS Muza, OPSI, eUprava ipd ).

Izmenjava izkušenj, spodbude, občutek pripadnosti - to je zame na ADMA dogodkih neprecenljivo.

Digitalna preobrazba prinaša ogromno novih sistemov, podatkov in procesov. Kako poskrbite, da tehnologija res služi ljudem – in ne obratno?

Bistveno je, da tehnologija vedno služi ljudem in ne obratno. Digitalna orodja uporabljamo kot pomoč pri organizaciji, komunikaciji in pretoku informacij, da je delo preglednejše in hitrejše. Pri tem dajemo poudarek na enostavnost in preglednost postopkov, da orodja ne postanejo ovira, ampak podpora vsebini. Pomembno nam je tudi, da digitalne rešitve povezujejo ljudi – tako znotraj ministrstva kot z zunanjimi deležniki – in omogočajo boljše sodelovanje. Na ta način kažemo zgled, da je digitalna preobrazba uspešna šele takrat, ko jo zaposleni dejansko začutijo kot pomoč pri svojem delu.

Odločitve ministrstva vplivajo na delo mnogih poslovnih sekretark in administrativnih kadrov po državi. Kako vi gledate na to odgovornost in povezovanje z njimi?

Ključno sporočilo je, da je digitalizacija v prvi vrsti namenjena ljudem in zato mora biti vsaka sprememba razumljiva, izvedljiva in smiselna. Zato se kot Ministrstvo za digitalno preobrazbo zavedamo odgovornosti, ki jo nosimo – ne le za vsebino, temveč tudi za način izvajanja in vpliv na delovne procese. Pri tem imamo poslovni sekretarji pomembno vlogo, saj smo pogosto prva točka stika med sistemom in ljudmi. Obenem pa menim, da lahko s profesionalnim in zglednim delom v kabinetu ministrice pokažemo, kako lahko digitalna orodja in premišljeno organizirani procesi služijo ljudem, ter s tem prispevamo k večji učinkovitosti celotne javne uprave.

Kako v svojem delu gradite odnose z ekipo ministrstva in kako skrbite, da komunikacija poteka gladko?

»Komunikacija mi še vedno predstavlja izziv, tako v osebnih kot poslovnih razmerjih. Predvsem bi izpostavila pomen aktivnega poslušanja, iskrenost in pristnost, postavljanje in sprejemanje meja, empatijo in spoštovanje do sogovornika. Odnosi se namreč gradijo predvsem na zaupanju.

Z uporabo ustreznih orodij (MS Teams, e-mail, Signal ipd.) in z določitvijo, katera od  teh se uporabi npr. za hitro komunikacijo, komunikacija poteka gladko. Po mojem mnenju pa so najbolj pomembni redni tedenski sestanki, ki potekajo v fizični obliki. Še tako napredno digitalno orodje po mojem mnenju ne more nadomestiti fizičnega stika, bližine in povezanosti ter pripadnosti.«

Letos ste se skupnosti ADMA prisružili prvič, na Kongresu v Potrorožu.

Ja, res je. In nikogar nisem poznala, zato sem bila na začetku kar malo na trnih, pa se je izkazalo, da ni bilo potrebe. Odličen dogodek je bil, od programa, kjer sem poslušala vsa predavanja, do udeležencev.  Krasna energija je bila. Spoznala sem veliko novih ljudi, povezale smo se in še danes ostajamo v stiku. Izmenjava izkušenj, spodbude, občutek pripadnosti – in to je res neprecenljivo.

Ko govorimo o prihodnosti, se pogosto osredotočamo na tehnologijo. Katere človeške kvalitete bi morale po vašem ostati v središču, da bo digitalna preobrazba res uspešna?

»Gre predvsem za človeški proces in ne le tehnološki in da bo digitalizacija služila ljudem morajo biti v ospredju: odgovornost za uporabo digitalnih orodij in njihovih posledicah, stalno učenje in prilagodljivost na spremembe tehnologije, sodelovanje in medsebojno učenje v delovnem okolju, kritično razmišljanje - presoja verodostojnosti informacij in kar je najvažnejše, odločanje o tem, kako uporabljamo podatke in sicer brez zlorabe zasebnosti. Poleg etičnih načel ne smemo pozabiti na empatijo v smislu, da tehnologija služi resničnim človeškim potrebam, predvsem empatija do starejših in ranljivih skupin.«

✨ Še nekaj bolj sproščenih vprašanj – da spoznamo tudi plat, ki se ne skriva v delovnih nalogah. ✨

Imate kakšen svoj mali “trik” ali ritual, ki vam pomaga začeti dan v miru?
Jutranji ritual: jutro začenjam s skodelico čaja, vključim difuzor-razpršilnik dišav z eteričnim oljem sivke, evkaliptusa ali bergamotke (odvisno od razpoloženja😉). Pregledam e-pošto,  nato z vodjo kabineta Ano ponovno preveriva urnik ministrice za tekoči dan ter nato še s sodelavko Tino pregledava urnik obeh državnih sekretarjev in določiva prioritetne naloge. In tako sem pripravljena na izzive, ki jih prinese dan ….

Katere tri stvari vas nikoli ne zapustijo – so vedno z vami v službi ali v torbici?
V moji torbici se vedno najde robček za hitro odstranjevanje madežev, beležnica s pisalom (rada pišem z roko!) in žepni inhalator s tajskimi zelišči, ki mi pomaga, da se lažje osredotočim na umirjeno dihanje.

Če bi morali izbrati eno aplikacijo ali pripomoček, brez katerega si danes dela sploh ne predstavljate – kateri bi to bil?
Nedvomno digitalno potrdilo, ki mi omogoča varno elektronsko komuniciranje z državnimi in drugimi portali ter aplikacijami. Z njim izkazujem svojo identiteto in se elektronsko podpisujem.

Na tem mestu bi rada izpostavila, da je možno veliko javnih storitev opraviti tudi digitalno. Koristna povezava, kjer so na enem mestu zbrane vse digitalne javne storitve: Opravite javne storitve digitalno | GOV.SI

Kaj vas je v zadnjem času v službi najbolj prijetno presenetilo?
Ravno pred časom smo na delovnem obisku gostili veleposlanico VB v Sloveniji, ki jo je spremljal pes vodnik slepih. Otto je prinesel igrivost, toplino in iskrenost, kar se je preneslo tudi na vse prisotne. Lepo nas je povezal med seboj …

Če bi morali opisati svoje delo z eno metaforo ali primerjavo iz vsakdanjega življenja – katera bi bila?
Na misel mi pride pesem Nekaj ti moram povedat od Andreja Rozmana Roze, ki v svoji maniri zelo lepo pove, kako pomembna je medsebojna komunikacija:

»Pogovarjanje je bližina in toplina,

s pogovarjanjem smo družina in skupina.

S pogovarjanjem se človek s človekom prepleta,

s pogovarjanjem smo mreža tudi zunaj interneta.«.

Oznake:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije