Administrativni menedžerji – srce organizacij v digitalni dobi
POGOVOR S TATJANO KOLENC IN DR. ZINKO KOSEC
Sodobno delovno okolje zato od vseh, zahteva odgovornost za lasten razvoj, pridobivanje novih znanj in spretnosti. Sočasno je vse bolj pomembna sposobnost ohranjanja ravnovesja in skrb za lastno dobro, kar vključuje zavezanost tradicionalnim vrednotam, ohranjanje vrlin, ki nas delajo edinstvene, postavljanje zdravih meja, negovanje odnosov ter iskanje smisla v našem delu.
O vsem tem beremo v knjigi »Spreminjajoči se svet dela«, avtoric mag. Mirjane Ivanuša Bezjak, dr. Zinke Kosec in Tatjane Kolenc.
Knjiga je bila iztočnica našega pogovora s Tatjano Kolenc in dr. Zinko Kosec.
Tatjana, vi se usmerjate na področje vseživljenjskega učenja, prenosa in kroženja znanja ter mentorstva. Kako vidite vlogo administrativnih menedžerjev v sodobnih organizacijah?
Tradicionalno so administrativni kadri podpirali ožji management. V sodobnem delovnem okolju pa dobivajo vse bolj strateško vlogo. So stičišče povezovanja med ključnimi funkcijami, zaposlenimi in zunanjimi deležniki organizacije, s čimer pomembno prispeva k nemotenemu delovanju organizacije in njeni javni podobi. Zaposleni v podpori managementu niso več »deklice za vse«, temveč povezovalci med različnimi oddelki. Njihova naloga je nemoten pretok informacij in optimalno organizirani delovni procesi.
Tako razumevanje vloge je v veliki meri odvisno od vodstva organizacije, pa tudi od razumevanja in proaktivnosti oseb, ki to vlogo opravljajo. Tako kot na ostalih področjih, tudi tu zavzeti sodelavci, ki imajo radi svoje delo, od sebe dajo več, kot se od njih pričakuje. Pripravljeni so prevzemati odgovornost tudi za naloge, ki presegajo podporo vodstvu oziroma posameznih organizacijskih enot in delujejo kot nekakšen strateški partner, ki pomaga pri doseganju poslovnih ciljev.
Kako to storijo? Tako, da:
- so pobudniki sprememb in novih načinov dela v organizaciji;
- poslušajo zaposlene na vseh ravneh in so njihov glas v vodstvu. Poskrbijo, da so odprta vrata vodij zares odprta za odprt pogovor in ne za nadzor sodelavcev;
- se vključujejo v projekte, kjer lahko doprinesejo s svojim znanjem in poznavanjem delovanja organizacije;
- razvijajo spretnosti, ki niso tipične za administrativna dela, kot so npr. analitične sposobnosti in kritično razmišljanje;
- so s svojim znanjem, poznavanjem zaposlenih in povezavami v pomoč različnim področjem v organizaciji, kot so kadrovski procesi, marketing, skrb za uporabnike;
- so proaktivni pri uvajanju digitalnih rešitev za boljšo organizacijo dela;
- delujejo kot ambasadorji organizacijske kulture znotraj in izven organizacije.
Prihodnost tega delovnega mesta je v vedno širšem spektru spektru znanj, spretnosti, proaktivnosti, odprtosti za spremembe ter pametne in etične uporabe sodobnih tehnologij in umetne inteligence.
Kako lahko administrativni menedžerji izboljšujejo delovanje organizacije?
Prvi korak k spremenjeni vlogi je proaktivnost. Spremljanje trendov in iskanja rešitev, ki povečujejo učinkovitost dela in rezultate. Predloge morajo oblikovati jasno in jih vodstvu predstaviti z argumenti. Pri tem je koristno, da se povezujejo z zunanjimi strokovnjaki in sodelujejo v mrežah, kjer lahko izmenjujejo dobre prakse. Tudi sodelovanje v mentorskih programih izven organizacije je lahko vir navdiha za uvajanje novosti. Proaktivnost vključuje tudi samoiniciativno iskanje priložnosti za izobraževanje in aktivno sodelovanje v projektih, ki širijo in krepijo njihove kompetence.
Katera pa so trenutno in v prihodnosti potrebna znanja zanje?
Trenutno so najpomembnejša znanja tista, ki se nanašajo na digitalne tehnologije in orodja. Obvladati morajo programsko opremo za zajemanje in analizo podatkov in sodobna komunikacijska ter ostala digitalna orodja. V prihodnosti bo ključna prilagodljivost. Vse pomembnejše postajajo tudi odnosne kompetence. Biti morajo dobri poslušalci, znati usklajevati interese različnih deležnikov, kar zahteva tudi čustveno inteligenco.
Priporočila o znanjih, ki naj bi jih imeli oziroma pridobili, da bi svojo vlogo opravljali v prej opisanem strateškem pomenu, so:
- osvojitev spretnosti učinkovite pisne in ustne komunikacije za povezovanje z deležniki znotraj in izven organizacije;
- uporaba naprednih digitalnih orodij za organizacijo dela, povečanje učinkovitosti in zmanjševanje nepotrebnih napak;
- razvoj spretnosti vodenja za usmerjanje dela lastne ekipe in projektov;
- finančna, medkulturna in etična pismenost;
- razvijanje sposobnosti kriznega komuniciranja in reševanja nesporazumov in težav;
- krepitev sposobnosti mreženja za lažje vzpostavljanje zunanjih povezav;
- osnovno poznavanje regulativ, ki vplivajo na organizacijo;
- razvoj čustvene inteligence za delo z različnimi tipi osebnosti;
- poznavanje trajnostnih praks in njihova integracija v delovne procese.
Zakaj je pomembno, da pridobivajo tudi znanja z drugih področij?
Ker vse bolj postajajo vozlišče pretoka informacij na ravni celotne organizacije. Da bi lahko povezovali različna področja, morajo imeti zaposleni vsaj osnovna znanja s področja prava, ekonomije, financ, IT in kadrov. To jim omogoča, da razmišljajo celostno, razumejo delovanje organizacije kot celote ter pomen in prispevek njenih posameznih delov. Posledično lahko nudijo potrebno podporo in postanejo odlični usmerjevalci dogajanja v organizaciji. Bolje ko razumejo celotno organizacijo, lažje identificirajo priložnosti za izboljšave. Zato je priporočljivo, da:
- razširijo svoje razumevanje organizacije kot celote in postanejo pomemben sogovornik strokovnjakov iz različnih oddelkov;
- razvijajo spretnosti zaznavanja in reševanja težav;
- so pripravljeni sprejemati nove zadolžitve in posledično odgovornosti;
- v svoje delo samoiniciativno vključujejo inovativne ideje;
- vzpostavljajo dobre, na medsebojnem spoštovanju in zaupanju temelječe odnose s sodelavci na vseh ravneh in z zunanjimi partnerji;
- po svojih najboljših močeh prispevajo k uresničevanju strateških ciljev organizacije.
Kje vse pa lahko pridobijo potrebna znanja?
Več v kategoriji Karierni razvoj
mag. Nastja Mulej
Kreativnost: ključno orodje pri reševanju problemov
Uredništvo ADMA
Karierna sprememba – kdaj je čas zanjo in kako si to sploh upati priznati?
Uredništvo ADMA
Stres: Ko se delo spremeni, ti pa ne veš, ali še zmoreš
Uredništvo ADMA
Intuicija kot skriti adut: Kdaj ji zaupati in kako jo razvijati?
