Komunikacija

Na pomoč, novinarji želijo odgovore – in to čim prej!

Klic ali elektronsko sporočilo novinarja, ki želi odgovornim v organizaciji zastaviti nekaj vprašanj, da bi odgovore čim hitreje uporabil v svojem prispevku, pogosto spremljajo neprijetni občutki prejemnika. V nadaljevanju predstavljamo nasvete, ki bodo olajšali komunikacijo z novinarji ter pomagali vam in vaši organizaciji pri utrjevanju ugleda.

Prva telefonska številka, navedena na spletni strani ali v spletnem brskalniku ob imenu organizacije, in splošni elektronski naslov za kontaktiranje sodita med najbolj preproste načine, na katere novinarji stopajo v stik z organizacijo, kadar želijo pridobiti informacije za svoje novinarske prispevke (če znotraj organizacije nimajo ustaljenih stikov). Pogosto z obema navedenima kanaloma komuniciranja upravljajo administrativni menedžerji. Kadar ima organizacija službo ali osebo za odnose z javnostmi, je stvar preprosta – klic ali sporočilo je treba samo preusmeriti na zaposlenega, zadolženega za komuniciranje z mediji.

Včasih pa v organizacijah nosilci teh nalog niso določeni, ker pogostejših potreb po tem ni. Takrat ima administrativni menedžer nemalokrat to »smolo«, da mora informacije, ki jih želi novinar ali sogovornika v organizaciji, ki bo odgovarjal na zastavljena vprašanja, poiskati sam. Dodatni pritisk k že siceršnjim neprijetnim občutkom administrativnemu menedžerju praviloma povzroči še želja oziroma prošnja novinarja, da informacije ali sogovornika potrebuje zelo hitro – če se da, še isti ali pa vsaj naslednji delovni dan. Čeprav zakonodaja dopušča sedem delovnih dni časa za odgovore, takšno naglico narekuje dinamika dela v uredništvih, ki se ažurno odzivajo na aktualno dogajanje.1  

»Cenite čas. Predvsem pa ga izkoristite,« v svoji knjigi o temeljih discipline za poslovno (in siceršnjo) uspešnost svetuje Ryan Holiday2, ko opisuje pomembnost zgodnjega oziroma pravočasnega delovanja.  Čas je za sodelovanje z mediji zelo pomemben, pa naj gre za primere, ko novinar kontaktira organizacijo ali obratno - ko organizacija želi medijsko pozornost. Čim hitrejša reakcija na novinarjevo prošnjo bo vodila v hitro opravljanje naloge (v našem primeru s strani administrativnega menedžerja), med ustvarjalci medijev pa si s tem organizacija zagotavlja ugled ažurnosti pri odgovarjanju na novinarska vprašanja, kar utrjuje (ali dviguje) tudi njen splošni ugled.

Zakaj je časovna aktualnost pri sodelovanju z mediji tako pomembna?

Dogodki, ki se dogajajo zdaj, ta teden, danes, ali pa se bodo zgodili v prihodnjih dneh, so za medijsko poročanje veliko bolj zanimivi kot tisti, ki so del bolj oddaljene preteklosti, kamor z novinarjevega vidika lahko sodi že prejšnji teden ali začetek letošnjega leta.3 To pomeni, da praviloma dogodki ali teme ostajajo medijsko aktualni le kratek čas, zato je dobro zanimanje novinarja o določeni temi vzeti resno, obravnavati kar se da prednostno in si s tem zagotoviti  pozornost medijev.  

📌Primer: Za lažjo predstavo lahko navedemo hipotetičen primer novinarjevega vprašanja, kako se je vaša organizacija odzvala na vremensko ujmo, na primer točo, ki je prejšnje popoldne pustošila po kraju, v katerem je sedež vaše organizacije. Če boste novinarju, ki pripravlja prispevek za dnevno-informativno oddajo, v kar se da hitrem časovnem odzivu (torej isti dan ali morda tudi še dan pozneje) pojasnili, da je organizacija pred napovedjo ujme nudila zavetje v avli upravne stavbe krajanom, ki bi ga zaradi izpostavljenosti svojih domov potrebovali, po ujmi pa prostovoljno pomoč zaposlenih pri odstranjevanju posledic, si boste zagotovili pozitivno medijsko pozornost. Če boste iste odgovore novinarju posredovali dva tedna po ujmi, si bo z njimi težko pomagal, saj ta tema morda ne bo več aktualna, pač pa se bo v tistem času moral posvečati na primer posledicam spremembe gostinske zakonodaje za prebivalce vašega kraja ali kakšni drugi aktualni tematiki.  

Zgodi se tudi, in to ne redko, da se stvari obrnejo. Včasih v primerih, kot je hipotetični zgornji, ko bi z medijskim poročanjem lahko utrdili ugled organizacije, vaši nadrejeni želijo navezati stik z mediji oziroma novinarji, da bi z njimi delili svoje pozitivno delovanje. Tudi takrat je treba razmišljati ažurno in delovati agilno: čim manjša je časovna oddaljenost nekega dogodka od dneva, ko nanj opozorite, večja je verjetnost, da bodo mediji pokazali zanimanje zanj. Novembra, ko se leto bliža koncu in ko so poslovni obiski pred prazniki pogostejši, bodo mediji bolj z zanimanjem spremljali vaše morebitne zanimive prakse na področju poslovnih daril, nagrad zaposlenim in podobno. Veliko težje je pričakovati, da bo takrat novinar obsežneje poročal o prostovoljni pomoči zaposlenih iz vaše organizacije po julijski ujmi, na katero so se ob koncu leta spomnili v vodstvu organizacije.  

»Uporaba« medijskega prostora ali časa je tudi v vaših rokah

Oznake:

Več v kategoriji Komunikacija

Več člankov iz te kategorije