Intervju

»Na delovnem mestu si predvsem želimo biti slišani«

Administrativni menedžerji so zelo pomembni za dobro počutje na delovnem mestu, saj so nepogrešljiva vez med vodstvom in zaposlenimi, meni psihologinja prof. dr. Eva Boštjančič. Redna profesorica za psihologijo dela in organizacije na Oddelku za psihologijo Filozofske fakultete Univerze v Ljubljani ob predavanjih in raziskovalnem delu tudi svetuje, vodi delavnice in je urednica spletne strani Psihologija dela, ki jo skupaj s študenti ustvarjajo že 12. leto

Če nas nekdo vpraša, ali je naše podporno delovno okolje ustrezno in zdravo, mi pa ne znamo izstreliti odgovora, nas mora to skrbeti?

Tudi zame kot psihologinjo bi bilo odgovoriti na to vprašanje, še posebej na kratko, velik izziv. Podporno delovno okolje je zelo kompleksno. Vsebuje tako fizične dejavnike, ki se jih da opaziti, na primer svež zrak v prostoru, kot tudi psihološke dejavnike, na primer počutje zaposlenega v kolektivu, njegov odnos z vodjo in podobno. Marsikaj je odvisno od vsakega posameznika, kako stvari doživlja, kaj se dogaja v njegovem zasebnem življenju, kaj od delovnega okolja pričakuje in kaj vanj vrača.

Kako se začne vaše ugotavljanje kakovosti nekega delovnega okolja?

Ko pridem v novo delovno organizacijo, opazujem že sprejem pri vratarju. Pozorna sem, ali me pogleda v oči, ali mi pove, da me oseba, s katero sem dogovorjena, pričakuje, ali pa je zanj moj prihod le formalnost, ki jo odkljuka za evidenco. Že to so prvi znaki odnosov, ki pričajo o značilnostih delovnega okolja. Ko pridem v delovni prostor, sem pozorna na primer na prisotnost rastlin, fotografij bližnjih ali na druga znamenja personalizacije delovnega okolja, ki so dober znak. Včasih so bili delovni prostori s fiksnimi pisarnami zelo personalizirani, polni so bili osebnih predmetov, ki zaposlenega spominjajo na lepe trenutke ali na bližnje, na primer školjke, ki spominjajo na oddih, ali pa fotografije družine, prijateljev. Vse to je pomaga blažiti naporne izzive na delovnem mestu. Danes to izginja, pisarne zamenjujejo skupni prostori z delovnimi postajami, na katerih si lahko sodelavci celo izmenjujejo isto pisalno mizo. Pozorna sem tudi na to, ali so zaposleni v pisarnah sami ali jih je več in kako v takšnem primeru rešujejo različne sprotne zagate, kot so hkratni, lahko tudi osebni telefonski pogovori.

Je bolj primerno, da imamo v pisarni družbo sodelavcev ali da smo sami?

Raziskave kažejo, da smo bolj motivirani za delo, ko smo s sodelavci v skupnem delovnem okolju. Vendar pa nekateri poklici oziroma delovne naloge potrebujejo določeno mero zasebnosti, na primer kadrovska služba ali pa posamezniki, ki se težko koncentrirajo, ko je preveč hrupa. Ti potrebujejo več miru oziroma včasih celo svojo pisarno. Opažam, da danes arhitekti, ki oblikujejo nove delovne prostore, za dobro počutje na delovnem mestu upoštevajo ene in druge. Upoštevajo potrebo po medsebojni komunikaciji zaposlenih, hkrati pa načrtujejo prostore, ki omogočajo zasebnost in v katerih na primer lahko opravimo telefonski klic zasebne narave. Pomemben je tudi prostor, namenjen druženju, da sodelavcem ni treba piti kave ravno pred sanitarijami na hodniku. Bolj prijetno je, če se za nekaj minut lahko umaknejo v skupni prostor in si izmenjajo mnenja o določeni temi ter se potem vrnejo med delovne naloge.

Ali ob vašem prvem obisku organizacije lahko razmeroma hitro ugotovite kakovost  delovnega okolja?  

Psihologi si nikakor ne upamo na osnovi prvega vtisa soditi o tem, kakšno je neko delovno okolje. Za to uporabljamo psihološka orodja, kot so testi, vprašalniki, analize … Opazujemo, se pogovarjamo z zaposlenimi, opravimo intervjuje in šele ko izberemo celostne informacije s strani različnih zaposlenih, lahko ugotovimo, ali je delovno okolje spodbudo ali ne. Zavedamo se, da pri ocenjevanju lahko delamo napake, zato ne smemo soditi na osnovi prvega vtisa. Lahko bi nas zavedlo kaj, kar nam je blizu, poznano ali všečno in bi na osnovi te informacije sklepali še o ostalih. Ker se tega zavedamo, poskušamo biti čim bolj objektivni pri podaji ocene. Namreč bolj kot je ocena stanja nekega delovnega okolja kakovostna, lažje je izbrati ustrezne metode, ki ga lahko še izboljšajo.

Kdaj se organizacije najpogosteje obrnejo na vas, ko želijo okrepiti podporno delovno okolje in dobro počutje na delovnem mestu?

Običajno se to zgodi takrat, ko je kaj narobe. Tudi o svojem zdravju ne razmišljamo, ko smo zdravi, ampak šele ko opazimo morebitne znake bolezni. Podobno je tudi pri delovnem okolju. Lahko na neustreznost opozori na primer upad prodaje, če se organizacija ukvarja z njo, izguba strank, povečana stopnja absentizma, pojav govoric,… V takšnih primerih se vodstvo včasih odloči, da bi se bilo dobro zazreti v ogledalo in to ogledalo pomagamo nastaviti psihologi oziroma drugi za takšne analize strokovno podkovani strokovnjaki. Ampak to seveda še ni dovolj. Ženske se zelo dobro zavedamo, da pogled v ogledalu še ne bo povzročil, da bodo naše nepravilnosti na koži izginile, za to je treba spremeniti prehrano, se več gibati na svežem zraku in podobno. Tako je tudi v delovni organizaciji, kjer je analiza stanja šele prvi korak. Slediti ji mora akcijski načrt s konkretnimi cilji in koraki do njih ter ponovno preverjanje denimo čez eno leto, ki pokaže, ali se je stanje izboljšalo. Zmotno je pričakovati, da se bodo stvari spremenile zgolj z eno delavnico za zaposlene. Gre za spreminjanje naših navad, naših vedenj, kar je zelo zapleten proces, ki terja svoj čas.  

Razgledana, kompetentna, izobražena administrativna menedžerka v delovno okolje prinaša skrb za sobivanje in dobro počutje zaposlenih.

Omenili ste, da ste pozorni že na prvi stik z vratarjem. Med prvimi, s katerimi imate stik v delovni organizaciji, so tudi administrativni menedžerji. Kaj opažate pri njih, ko ugotavljate kakovost podpornega delovnega okolja v organizaciji?  

Vsak, ki pokliče na pomoč, si želi rešitve. Predvsem pri administrativnih menedžerjih opazim, da si želijo delati drugače, da se želijo bolje počuti, saj se zavedajo, da na delovnem mestu preživimo kar nekaj ur našega aktivnega življenja. Nekateri med njimi po mojih opažanjih že poskušajo postaviti neko diagnozo in tisti s širšim znanjem in veščinami pogosto že iščejo rešitve. Po izkušnjah opažam, da mora svetovalec ob prihodu v neko delovno okolje najprej dobro prisluhniti zaposlenim in njihovim težavam ter načinom, na katere so se doslej lotevali reševanja. Pomembno je tudi, kakšne so kapacitete organizacije, torej koliko ima za izboljšanje delovnega okolja na voljo časa, ljudi in denarja. Na osnovi vseh teh informacij skušamo najti najboljšo pot do izboljšav. Zgodi pa se tudi, da so težave v delovnem okolju takšne narave ali zahtevnosti, da potrebujejo strokovno pomoč z drugih področij (npr. pravno svetovanje, psihoterapija).

Ali po vaših opažanjih vodstva organizacij pogosto vsaj neformalno skrb za ustrezno delovno okolje prepuščajo administrativnim menedžerjem?

Vloga administrativnih menedžerjev je zelo aktivna in zelo kompleksna, pogosto tudi komplementarna z vodjo organizacije. Če je na primer vodja moški, delovno mesto administrativnega menedžerja pa zaseda ženska, slednja v delovno okolje običajno prinaša ženski princip. Razgledana, kompetentna, izobražena administrativna menedžerka vsekakor v delovno okolje prinaša skrb za sobivanje in dobro počutje na delovnem mestu, hkrati pa je tudi komunikatorka vrednot, ki so pomembne v organizaciji.

Kako se to odraža pri prenosu informacij vodstvu o opažanjih administrativnih menedžerk, ki so stičišče dogajanja v organizacijah, kaj v delovnem okolju morda ne deluje tako, kot bi moralo?

Lastnost dobre administrativne menedžerke je tudi njena etična drža in s tem skrb za zaupnost oziroma anonimizacijo informacij, ki jih od zaposlenih prenaša vodstvu. Pomembno pa je tudi obratno, da ima vodja v službi nekoga, na katerega se lahko zanese in mu lahko zaupa. Višje kot si v vodstvu neke organizacije, bolj si osamljen in nimaš vedno ustreznega sogovornika za svoja razmišljanja. To pomeni, da je lahko administrativna menedžerka za vodjo tudi dober poslušalec, ki razume razmere in zaupnosti informacij zagotovo ne bo zlorabila. Sicer pa je vodja tisti, ki sprejema odločitve o tem, kakšne akcije so potrebne, ko je treba delovno okolje spremeniti.

So spremembe kdaj minimalne in se jih da uvesti hitro ter kmalu pričakovati učinke?

Po navadi gre za dolgotrajne procese, tudi če so predvidene spremembe minimalne. Študentom psihologije to ponazorim s hipotetičnim primerom: da bi se na naši fakulteti odločili, da se bomo vsi med seboj tikali namesto vikali – študenti, profesorji, asistenti, podporno osebje,… Šlo bi za manjšo spremembo, ki pa bi izjemno močno vplivala na našo organizacijsko kulturo, ki ima že več kot stoletno tradicijo. Morda bi za to, da bi se res med sabo tikali, potrebovali več let. Ko začnemo spreminjati organizacijsko kulturo, traja vsaj dve do tri leta, da so učinki vidni, pa še to pod pogojem, da vsi na vseh nivojih organizacijske strukture o teh stvareh komunicirajo, se medsebojno spodbujajo, se pogovarjajo o dejavnostih in sodelujejo pri njihovem načrtovanju.

Kakšen je po vaših opažanjih v takšnih primerih odziv zaposlenih?

Ljudje ne maramo sprememb. Tudi če nam kaj ni všeč, se počutimo varno v svojem  trenutnem delovnem okolju, saj vemo, kaj lahko pričakujemo. Vsaka sprememba prinese nekaj, kar ni poznano in za kar ne vemo zagotovo, ali bo obrodilo sadove, ali se bomo zaradi tega res v delovnem okolju počutili bolje. Vodstvo mora biti tisto, ki komunicira o spremembah in ki spodbuja k temu vse zaposlene.

V kakšnem odnosu je dobro počutje v službi s produktivnostjo zaposlenih?

Raziskave so pokazale, da ima zadovoljen in primerno motiviran zaposleni boljše delovne rezultate, zato govorimo o pomembnosti dobrega počutja na delovnem mestu. To ne pomeni, da moramo biti v službi ves čas srečni; srečo lahko začutimo morda enkrat v dnevu in ni nujno, da je to na delovnem mestu, lahko je v prostem času, v krogu družine. Spodbudno delovno okolje pomeni imeti optimalne pogoje za nemoteno delo in pri tem praviloma videti tudi smisel. To omogoča posamezniku, da od sebe da največ, kar zmore.

Mora biti med delom tudi nekaj prostora za ležernost in za dolgčas, saj pogosto omenjate, da se takrat zbudi ustvarjalnost?  

Sem zagovornica dolgčasa, dolgčas pa nam, žal, danes nikoli ni. Sama pri sebi na primer opažam, da šele v drugem tednu svojega poletnega dopusta postanem ustvarjalna po celotnem študijskem letu. Šele takrat dobim ideje, kaj bi lahko s študenti še raziskovali, katere nove pristope lahko uporabim pri svojem delu in podobno. Menim, da je predvsem na delovnem mestu pomembno in to so pokazale tudi raziskave, da imamo primerno stopnjo avtonomije. To ne pomeni, da smo popolnoma svobodni, da delamo, kar hočemo, ampak da si lahko glede na svoje želje, potrebe, bioritem, počutje,… razporejamo določene naloge. Nekomu ustreza, da v službo pride prej, da najprej odgovori na elektronska sporočila in se šele pozneje loti večje, bolj zahtevne naloge; kdo drug morda zjutraj ni najbolj učinkovit in se bo zahtevnejših nalog loteval pozneje v dnevu.

Spodbudno delovno okolje omogoča posamezniku, da od sebe da največ, kar zmore.

Ali opažate, da na katerih področjih dela organizacije v Sloveniji izstopajo po skrbi za zagotavljanje ustreznega podpornega delovnega okolja?

Po navadi velja, kjer je na voljo več denarja, tam bolj sistematično skrbijo za podporno delovno okolje, in kjer ni kadrovskega pomanjkanja, tam se bolj ukvarjajo z dobrim počutjem na delovnem mestu. To zahteva jasne cilje, pa tudi čas in primerno število ljudi. Na primer v Ljubljanskih mlekarnah so sistematično začeli graditi znamko delodajalca, da so v svoje vrste privabili nove proizvodne delavce. Zelo se trudijo, da skrbijo za njihovo dobro počutje. Med ukrepi za to so na primer tudi možnosti petkovih masaž za razbremenitev telesa. Ni pa univerzalnega recepta, ki bi ga prenesli iz enega delovnega okolja v drugega. Zdi se mi, da je v Sloveniji veliko delovnih organizacij, ki dobro skrbijo za zaposlene, vendar zanje sploh ne vemo, ker se vodje ne želijo izpostavljati, zaposleni pa so kljub temu zelo zadovoljni in delajo v prijetnem delovnem okolju.

Ali v spodbudnem delovnem okolju zaposleni ne delajo napak?

Odgovor na to vprašanje sodi na področje psihološke varnosti. Vsi želimo delati v okolju, v katerem se počutimo psihološko varni. To po eni strani pomeni, da drug drugega lahko opozorimo na napako, ne glede na to, kje na hierarhični lestvici smo, in v zameno namesto graje ali grdega pogleda dobimo zahvalo. Po drugi strani pa to pomeni, da si upamo sodelavce povprašati o stvareh, ki jih ne poznamo. Morda ima kdo od njih kakšen nasvet ali izkušnje, ki nam lahko pridejo prav in nam prihranijo čas za opravljanje delovnih nalog.

Kako pa je z nesoglasji? Če jih zaznamo, ali to pomeni, da naše delovno okolje ni ustrezno?

Nesoglasja nas lahko zelo obremenjujejo, zlasti tista na osebni ravni. Ta so zelo zahtevna, vendar niso edina, ki se lahko pojavijo v delovnem okolju. V delovni organizaciji lahko obstaja tudi konflikt med generacijami. Vsaka generacija je odraščala v svojem obdobju s svojimi izkušnjami, vse imajo različne vrednote, drugačen odnos do denarja, dela, preživljanja prostega časa,... Pogosto starejši zaposleni pravijo, da so mlajši neznosni, vendar so bili tudi sami v očeh starejših prav takšni, ko so vstopali v delovno okolje. Mladi so vedno vedoželjni, odprti in kritični, radi bi preizkusili marsikaj, starejši pa od njih pričakujejo vztrajnost, lojalnost, zanesljivost. Vendar je zelo pomembno zavedanje, da se drug od drugega lahko učimo.

Sodelavci vam bodo hvaležni že, če jim boste pozorno prisluhnili, ko vam bodo kaj pripovedovali, in če med tem ne boste počeli drugih stvari.

Ali to pomeni, da je isto delovno okolje z enakimi pogoji, ki nekomu povsem ustreza, za nekoga drugega povsem neustrezno?  

Seveda. Ljudje imamo v različnih življenjskih obdobjih različne potrebe, ne primer med prvo zaposlitvijo, ko ustvarjamo družino, med odraščanjem otrok, ko otroci odhajajo od doma,… Nekdo, ki šele začenja z delom, morda lahko pogosteje ostane v službi dlje kot mlada mamica z majhnimi otroki. Ženska, katere otroci so odšli od doma, denimo sodelavcem lahko nudi več čustvene stabilnosti, več nasvetov zaradi svojih izkušenj in za delovno organizacijo s tega vidika lahko predstavlja veliko dodano vrednost. Po drugi strani pa je pomembno tudi zaposlovanje mladih, ki s svojim vstopom v delovno organizacijo povzročijo spreminjanje delovne kulture.

Veljajo v različnih kulturnih okoljih oziroma v različnih državah tudi različne značilnosti ustreznega delovnega okolja?

Poznam nekaj takšnih primerov. V Sloveniji na primer zdravniki veljajo za zelo obremenjene, vendar so popoldne zdravstveni domovi pogosto prazni. Nasprotno so v Nemčiji zdravniki na delu veliko dlje kot pri nas in bolj so vpeti v delovanje sistema. V Avstriji denimo na področju bančništva ni dovoljeno opraviti več kot treh nadur na mesec, tudi študentom, ki delajo pri njih, vsak mesec omogočajo tri dni dopusta. Že preko študentskega dela spodbujajo zaposlene, da izkoristijo pravico do odklopa. 

Kaj pa so po vašem mnenju izstopajoče značilnosti delovnih okolij pri nas v Sloveniji?

Slovenci se zelo radi ukvarjamo s športom, pa naj bo to pohodništvo, tek, kolesarjenje ali pa delo na vrtu in podobno. Radi imamo stik z naravo, ki nam omogoča, da se sprostimo in »napolnimo baterije«, kar nam pomaga tudi pri delu. V marsikateri državi dostopa do narave, kot ga imamo mi, nimajo in tega se pogosto ne zavedamo. Hkrati smo ljudje v Sloveniji še vedno zelo povezani med seboj. Ko je nekdo v stiski, mu večinoma že na delovnem mestu kdo pomaga ali mu vsaj prisluhne. To se mi zdi zelo izstopajoče in je pomembno za dobro počutje na delovnem mestu.

Pogosto opozarjate, da je treba zaposlenega na delovnem mestu obravnavati celostno. V kolikšni meri je dopustno, da se delodajalec poglablja v zasebno življenje zaposlenega?

V skladu s slovensko zakonodajo na intervjuju za zaposlitev nihče ne sme kandidata spraševati o njegovem zasebnem življenju – koliko otrok načrtuje, ali je poročen, kakšna je njegova veroizpoved,… Pomembno se mi zdi, da o tem govorimo, saj nekateri delodajalci to kršijo. Raziskave sicer kažejo, da dobre izkušnje iz zasebnega življenja vplivajo tudi na delo in obratno. Prav zato se mi zdi tako pomembno, da delodajalci posameznike, ki so prepoznani kot deloholiki in preživljajo na delovnem mestu več delovnega časa, kot se od njih pričakuje, »naženejo« domov, da poskrbijo tudi za zasebno plat svojega življenja. V življenju imamo več različnih vlog – sem mama, žena, prijateljica, hči svojim staršem, pa tudi ljubiteljica glasbe in podobno. Več kot je vlog, manj boleče je, ko se z eno od njih nekaj zgodi ali ko umanjka. Če na primer izgubimo službo, nam to lahko pomagajo prebroditi druge vloge, ki jih opravljamo.  

Kaj lahko sami naredimo, da bo naše delovno okolje bolj ustrezno in prijetno?

Menim, da vam bodo sodelavci hvaležni že, če jim boste pozorno prisluhnili, ko vam bodo kaj pripovedovali, in če med tem ne boste počeli drugih stvari, na primer pogledovali na ekran in preverjali ugodnih ponudb za naslednje počitnice. Še posebej se mi zdi, da to potrebujemo ženske – ne nasvetov, samo to, da nam nekdo prisluhne in nas sliši. Veliko dobrega lahko tudi naredimo z vprašanjem sodelavcu, kako je, in se ne zadovoljimo s površnim odgovorom. Sicer pa opažam, da v Sloveniji v delovnem okolju primanjkuje etične drže. Zdi se mi, da vse prepogosto stvari skrivamo, kadar nekdo komu kaj zaupa, pa je prepogosto zaupanje zlorabljeno in gredo informacije naprej. Proti takšnemu delovnemu okolju, ki ni psihološko varno, se jaz kot psihologinja borim. V takšnem delovnem okolju se ne počutimo dobro, zato si želim več etične drže.  


Eva Boštjančič je doktorica znanosti, redna profesorica za psihologijo dela in organizacije.

Oznake:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije