Stara digitalna orodja, sveže ideje za timski zagon
V poplavi vedno novih digitalnih orodij in aplikacij se nenehno pojavlja občutek, da moramo za učinkovitejše delo nenehno preizkušati nekaj novega. A včasih ni treba iskati nove programske opreme – včasih lahko odkrijemo povsem novi svet, če pod drobnogled vzamemo digitalna orodja, ki jih že vsakodnevno uporabljamo v svoji delovni rutini.
Mnoga nam dobro poznana orodja skrivajo funkcionalnosti, ki jih še nismo raziskali, čeprav so jih razvijalci ustvarili prav z mislijo na boljše sodelovanje, večjo preglednost in večjo učinkovitost.
Takšna orodja so npr. Microsoft Outlook, Microsoft Teams in Microsoft OneNote. Čeprav jih morda dojemamo kot osnovne in rutinske pripomočke, lahko z nekaj prilagoditvami postanejo bistveno več kot le orodja za komunikacijo ali beleženje. V nadaljevanju si poglejmo omenjena orodja, a z inovativnimi načini uporabe, ki lahko izboljšajo sodelovanje, olajšajo upravljanje nalog in pomagajo pri varnem deljenju informacij.
Microsoft Outlook + Microsoft To Do: Od e-pošte do osebnega sistema zadolžitev
Večini administrativnih menedžerjev Microsoft Outlook predstavlja osnovni delovni pripomoček za upravljanje z elektronsko pošto. V sebi skriva mnogo uporabnih funkcionalnosti, četudi ga uporabljamo skoraj večinoma samo za ta namen. V elektronski pošti se skrivajo tudi zadolžitve in delovne naloge, ki pa jih lahko s pametno integracijo aplikacije Microsoft To Do kar združimo.
Microsoft To Do je aplikacija v sistemu Microsoft 365, ki nadomešča naš klasični »to-do'« seznam, torej seznam opravil. Microsoft To Do je torej digitalno orodje, kamor si lahko zabeležimo svoje obveznosti, naloge, zadolžitve, opravila, opomnike, hkrati pa lahko opravila, ki izhajajo iz elektronske pošte, enostavno prenašamo iz Outlooka in jih spremljamo.
Za uporabo Microsoft To Do aplikacije ne potrebujemo posebnih korakov. Preprosto ga odpremo in lahko pričnemo z delom. Ima naslednje prednastavljene kategorije za lažje osnovno upravljanje nalog, in sicer:
- Moj dan – kamor si vnesemo obveznosti, ki jih želimo opraviti tekočem dnevu.
- Pomembno – sem uvrstimo naloge, ki imajo prioritetno obravnavo.
- Načrtovano – tu se nahajajo naloge, ki smo jim dodelili konkreten rok izvedbe.
- Dodeljeno meni – naloge, ki so bile dodeljene meni v reševanje.
- Z zastavico označena e-poštna sporočila – zbirnik vseh elektronskih sporočil, ki jih v Microsoft Outlooku označimo z zastavico.
- Opravila – kategorija za opravila.
Poleg teh kategorij se pojavi tudi številka, ki ponazarja, koliko opravil imamo v vsaki od teh kategorij (slika 1).
Spodaj pod temi kategorijami pa si lahko nastavimo in personaliziramo svoje kategorije, ki ustrezajo našim delovnim nalogam, npr. dogodki, sestanki … (slika 2).
Vsako od ustvarjenih kategorij lahko poljubno obarvamo v eno izmed ponujenih tem, tak seznam pa lahko s klikom na ikono tudi delimo v skupno rabo s sodelavcem/sodelavko, da lahko seznam skupaj ustvarjava, dopolnjujeva in rešujeva naloge.
Več v kategoriji Digitalna tehnologija
uredništvo ADMA
ADMA delavnica: Učinkoviti prompti – odklenite potencial UI pri svojem delu
Uredništvo ADMA
Umetna inteligenca na dopustu? Poletje je idealno za preizkus UI orodij – brez pritiska
Uredništvo ADMA
Upravljanje e-pošte: Kako obvladovati prepoln e-poštni nabiralnik
Uredništvo HR&M
Kako ostati relevanten, ko vsi pravijo, da bo tvoje delo prevzela umetna inteligenca?
