Odprta in podporna komunikacija v timu – kako jo graditi vsak dan
Koliko glasov v vašem timu res pride do izraza? Spoštljiva komunikacija v timu ni samoumevna – a je temelj sodelovanja, zaupanja in učinkovitosti. Ena najbolj uporabnih metod za vodenje pogovorov, kjer se sliši vsakdo, je metoda Šest klobukov razmišljanja. Ključno vlogo pri tem ima modri klobuk – moderator skupnega razmisleka.
Spoštljiva komunikacija v timu
Tudi v timih, kjer so odnosi na videz urejeni, pogosto zaznamo nesporazume, skrite napetosti ali občutke prezrtosti. Besede, ki so sicer pravilne, lahko zvenijo pokroviteljsko. Prijazno prošnjo lahko nekdo razume kot ukaz. Dobro namero lahko sogovornik dojame kot pasivno-agresivno pripombo. Komunikacija je zahtevna – tudi ko delamo s kolegi, ki jih dobro poznamo.
Spoštljiva komunikacija pomeni več kot to, da rečemo »prosim« in »hvala«. Gre za zavestno odločitev, da komuniciramo na način, ki krepi medsebojno zaupanje, razumevanje in sodelovanje. V pisarniškem okolju se to lahko kaže v drobnih, a pomembnih gestah: da sodelavcu pogledamo v oči, ko ga nekaj prosimo; da ne dvignemo glasu, tudi če nas zmoti napaka v dokumentu; da ne odpisujemo e-pošte s strogim »v vednost«, kadar nas nekaj zmoti, ampak raje z jasnim pojasnilom ali vprašanjem.
Pomembno je razumeti, da sporočilo nikoli ni samo v besedah. Psiholog Albert Mehrabian je razvil formulo, po kateri kar 93 % vtisa v komunikaciji tvorita ton glasu in telesna govorica, le 7 % pa izgovorjene besede. Natančneje: 55 % vpliva ima govorica telesa (pogled, mimika, drža), 38 % ton glasu (intonacija, tempo, glasnost) in le 7 % besede same.
To pomeni, da lahko spoštljivost izpade kot pokroviteljstvo, če jo pospremimo s privzdignjenimi obrvmi, hladnim tonom ali zavijanjem z očmi. Po drugi strani pa lahko tudi neposredno opombo sodelavci sprejmejo dobro, če jo izrečemo v umirjenem tonu, z odprto držo in jasnim, pozitivno naravnanim namenom.
Zato je pomembno, da skrbimo za dober stik s sogovornikom. To ne pomeni, da se z vsem strinjamo, temveč da ustvarimo občutek, da sogovornika zares slišimo in spoštujemo. Dober stik se pogosto vzpostavi že z drobnimi potezami: zrcaljenjem tempa govora, zavednim poslušanjem brez prekinjanja, vključujočim jezikom, kot je »predlagam, da pogledava skupaj …«.
Spoštljiva komunikacija niso le vljudnostne fraze. Gre za zavestno odločitev, da komuniciramo na način, ki krepi medsebojno zaupanje, razumevanje in sodelovanje.
Spoštljiva komunikacija v pisarni ni le »mehka veščina«. Je vsakodnevno orodje, s katerim lahko povečamo učinkovitost, zmanjšamo napetosti in gradimo odnose, v katerih se lažje usklajujemo tudi ob različnih pogledih. Ne glede na delovno mesto ali naziv – spoštljivost v komunikaciji je osnova profesionalnosti in sodelovanja.
Komunikacijski tipi v timu – kako govoriti, da nas drugi razume
V vsakem timu delujejo zelo različni komunikacijski tipi – in prav v tej raznolikosti se skriva tako priložnost kot past sodelovanja. Težave ne nastanejo, ker bi kdo želel slabo komunicirati, temveč ker vsakdo komunicira skozi lastno prizmo – in pričakuje, da bodo drugi razumeli, kaj želi povedati, na enak način.
V vsakem timu so različni komunikacijski tipi. Težave ne izvirajo iz slabe volje, temveč iz dejstva, da vsak komunicira skozi svojo prizmo in pričakuje enako razumevanje od drugih.
Nekdo ceni kratkost in jasnost, drugemu se ta slog zdi oster. Nekdo se izraža z veliko občutki in slikovitimi opisi, sogovornik pa ga z bolj analitično naravnanostjo zaznava kot razvlečenega in nejasnega. Tretji potrebuje čas za razmislek, a ga sogovorniki vmes že prekinejo.
Obstajajo številni modeli za razumevanje razlik med posamezniki – od vizualno-avditivno-kinestetične usmerjenosti (VAKog), do DISC profilov ali Myers-Briggsove tipologije. A kadar govorimo o sodelovanju v timu, je eden izmed uporabnejših pristopov razumevanje usmerjenosti v ljudi, ideje ali akcijo, kot jih opredeljuje Meredith Belbin v svoji tipologiji timskih vlog.
Vsaka od teh usmerjenosti prinaša svoj slog komunikacije, ki se v praksi pogosto odraža takole:
