Komunikacija

Kaj prinaša nenasilna komunikacija na delovnem mestu

V sodobnem poslovnem okolju je učinkovita komunikacija nujna. Empatična in nenasilna komunikacija (NVC) pomagata podjetjem obvladovati zapletene odnose, krepiti učinkovitost ter graditi vključujočo kulturo. Gre za pristope, ki temeljijo na razumevanju, spoštovanju in jasnosti – lastnostih, ki koristijo tako zaposlenim kot vodstvu.

Empatična in nenasilna komunikacija

Nenasilna komunikacija je strukturiran pristop k izražanju sebe in razumevanju drugih brez agresije ali obrambne drže. Razvil jo je psiholog Marshall B. Rosenberg, temelji pa na prepričanju, da je vsako človeško dejanje poskus zadostiti določeni potrebi. Vključuje aktivno poslušanje, priznavanje perspektiv drugih in premišljeno odzivanje. Osredotoča se na empatijo s poudarkom na dialogu, temelječem na potrebah.

Okvir nenasilne komunikacije temelji na štirih medsebojno povezanih korakih:

  1. Opažanje: Jasno izrazite, kaj ste opazili, brez pripisovanja vrednostnih sodb.
  2. Občutki: Izrazite svoja čustva kot odziv na opažanja.
  3. Potrebe: Prepoznajte in izrazite nezadovoljene potrebe, ki so razlog za vaša čustva.
  4. Prošnja: Povejte jasno in konkretno, kaj potrebujete, da bi zadovoljli vaše potrebe.

💡 Primer 1:
Poslovna sekretarka čuti frustracijo, ker mora sama obveščati nove zaposlene o njihovi uvajalni poti, čeprav bi to morala organizirati kadrovska služba. Pogosto se znajde v situaciji, ko odgovarja na vprašanja, ki presegajo njen delokrog. Težko izrazi svoje občutke preobremenjenosti, ker ne želi tvegati, da jo obtožijo nefleksibilnosti.

➡️ Primer uporabe nenasilne komunikacije v omenjeni situaciji:

1. Opažanje: Namesto »Vedno moram sama urejati uvajanje novih zaposlenih, kadrovska služba pa nič ne naredi«, recite: »Opazila sem, da sem v zadnjem mesecu sama obveščala nove zaposlene o njihovi uvajalni poti in odgovarjala na vprašanja, povezana z njihovim delom, ki presegajo moje delovne naloge.«

2. Občutki: »Ko se to dogaja, se počutim preobremenjeno in frustrirano, saj pogosto nimam vseh potrebnih informacij, kar otežuje moje delo in vpliva na moje primarne naloge.«

3. Potrebe: Prepoznajte in izrazite nezadovoljene potrebe, ki so razlog za vaša čustva.
Primer: »Potrebujem več jasnosti glede odgovornosti kadrovske službe pri uvajanju novih zaposlenih, da lahko učinkovito opravljam svoje primarne naloge.«

4. Prošnja: »Ali bi lahko kadrovska služba prevzela nalogo obveščanja novih zaposlenih ter pripravila uvajalni načrt? Predlagam, da se dogovorimo za sestanek, kjer se bomo uskladili glede odgovornosti pri uvajanju.«

💡 Primer 2:
Kadrovski oddelek želi čim prej izpeljati izobraževanje za zaposlene in prosi poslovno sekretarko za organizacijo termina. Hkrati finančni oddelek zahteva, da sekretarka pripravi nujno poročilo za zaključek meseca. Zaradi pomanjkanja koordinacije med oddelki pride do preobremenitve, kar lahko povzroči zamude, nezadovoljstvo in očitke glede napačnega določanja prioritet.

➡️ Primer uporabe nenasilne komunikacije v omenjeni situaciji:

1. Opažanje: »Opazila sem, da sem hkrati prejela dve nalogi: kadrovski oddelek me je prosil za organizacijo termina za izobraževanje, hkrati pa me je finančni oddelek prosil za pripravo nujnega poročila za zaključek meseca. Obe nalogi sta pomembni in časovno občutljivi, a se časovno prekrivata, kar vpliva na mojo zmožnost, da jih pravočasno in kakovostno opravim.

2. Občutki: »Ko se naloge časovno prekrivajo in prioritete niso jasno določene, se počutim preobremenjeno in zaskrbljeno, saj želim obe nalogi opraviti kakovostno in pravočasno.«

3. Potrebe: »Potrebujem jasnost in večjo usklajenost glede prioritet med oddelki, da lahko učinkovito in brez stresa izpolnim pričakovanja obeh oddelkov.«

4. Prošnja: »Ali bi lahko skupaj poiskali način za boljše usklajevanja nalog? Na primer, če bi kadrovski in finančni oddelek med seboj uskladila časovne okvire in prioritete nalog in mi to vnaprej sporočila, bi mi to omogočilo boljše načrtovanje in izvedbo. Bi lahko skupaj našli rešitev za takšne situacije?«

Sledenje tem korakom nam omogoča, da spodbudimo odprto in konstruktivno komunikacijo, kar pomaga razjasniti morebitne nesporazume ter zmanjša tveganje za obrambno držo ali eskalacijo nesporazuma. Ta pristop zagotavlja, da se vse strani počutijo slišane, cenjene in usklajene pri skupnih ciljih.

Vloga empatije v nenasilni komunikaciji

Empatija je temelj nenasilne komunikacije. To je sposobnost, da pokažemo iskreno zanimanje za razumevanje čustev in potreb drugega. Prakso empatije v nenasilni komunikaciji lahko razdelimo na naslednje elemente:

🟡 Prisotnost (poslušanje brez prekinjanja):
Empatija se začne s popolno prisotnostjo. Gre za dajanje popolne pozornosti sogovorniku, brez nagnjenosti k ponujanju rešitev ali nasprotnih argumentov.
Kaj to pomeni? Pomeni, da postavite na stran moteče dejavnike in lastne predpostavke, ter resnično prisluhnete sogovorniku. Prisotnost ustvarja občutek varnosti in spoštovanja ter spodbuja odprtost.

🟡 Refleksija (potrditev čustev):
Reflektivno poslušanje je eno izmed glavnih orodij nenasilne komunikacije.
Kaj to pomeni? To je priznavanje čustev druge osebe, tudi če se morda ne strinjate z njenim pogledom. Z obnovitvijo ali povzetkom tega, kar je oseba povedala, ji pokažete, da jo razumete in cenite njeno izkušnjo.
Primer: »Vidim, da je ta situacija zate verjetno frustrirajoča.«

🟡 Povezovanje s potrebami:
Za učinkovito komunikacijo se je potrebno povezati s potrebami sogovornika.
Kaj to pomeni? Gre za prepoznavanje osnovnih potreb, ki poganjajo čustva in dejanja druge osebe. Na primer, frustracija sodelavca glede preobremenjenosti pri delu je lahko povezana z njegovo potrebo po priznavanju ali podpori.
Primer: »Se počutiš preobremenjenega, ker potrebuješ več podpore pri izpolnjevanju nalog?«

🟡 Zadržanje sodb:
To je zelo pomemben del nenasilne komunikacije.
Kaj to pomeni? Prava empatija pomeni, da zadržite sodbe. To vam omogoča, da se povežete z drugimi na globljem nivoju in prepoznate njihov pogled, tudi če se z njim ne strinjate.

Z izražanjem empatije ustvarjate okolje, v katerem se sodelavci ali domači počutijo spoštovane in razumljene, kar lahko izboljša tudi najbolj zahtevne delovne in osebne odnose. Ko ponudite empatijo drugim, vzpostavite temelje za to, da vas bodo lažje slišali in prisluhnili vašim besedam.

Foto: Freepik.

Pomembnost notranjega miru v komunikaciji

Čeprav je razumevanje teorije empatične in nenasilne komunikacije ključno, je enako pomembno tudi čustveno stanje tega, ki komunicira. Besede, ne glede na to, kako premišljeno izbrane, izgubijo svoj učinek, če so izrečene v razburjenem ali napetem tonu. Ko smo sproščeni, umirjeni in osredotočeni, omogočimo, da so ton, telesna govorica in namen besed usklajeni z načeli empatije in nenasilne komunikacije.

Ko smo vznemirjeni ali pod stresom, lahko tudi prave besede zvenijo prazno ali nespoštljivo. Na primer, če rečemo »Razumem tvojo perspektivo« z razburjenim tonom ali zaprto telesno govorico, lahko ton in drža nasprotujeta želenemu sporočilu. Nasprotno pa miren in sproščen nastop izraža avtentičnost in spodbuja zaupanje. Ta usklajenost med besedami in načinom, kako le te izrazimo, ustvarja pristno povezavo med sogovorniki, zaradi česar je komunikacija bolj učinkovita.

Da bi dosegli ravnovesje, je pomembno gojiti notranji mir in čustveno uravnovešenost. Prakse, kot so čuječnost, dihalne tehnike, sprehodi v naravi ali trenutek premora, preden spregovorimo, nam lahko pomagajo, da se lažje osredotočimo in da smo bolj v miru.
Na primer, pred obravnavo vročega konflikta lahko naredite nekaj globokih vdihov, da zagotovite, da boste pristopili k situaciji bolj mirno in konstruktivno. Ta praksa ni koristna le za izboljšanje situacije, v kateri ste, ampak boste skozi njo dali pozitiven zgled tudi ostalim. Učinkovitost uporabe empatije in nenasilne komunikacije je torej odvisna od dveh dejavnikov: uporabe pravih besed in izražanja le teh na ustrezen način. Skupaj ustvarjata harmoničen in učinkovit način interakcije, ki spodbuja medsebojno spoštovanje in razumevanje.

Izzivi pri sprejemanju in uporabi nenasilne komunikacije

Čeprav so koristi nenasilne komunikacije velike, pa lahko njeno uvajanje v delovnem (in tudi osebnem) okolju predstavlja izziv. Pogosti izzivi vključujejo:

🟠 Odpor do sprememb:
Zaposleni, ki so navajeni na tradicionalne komunikacijske sloge, morda nenasilno komunikacijo dojemajo kot nenaravno ali preveč strukturirano. Premagovanje tega zahteva usposabljanje in dosledno prakso.

🟠 Čustvene ovire:
Strah, jeza ali negotovost lahko ovirajo sposobnost izražanja potreb ali poslušanja z empatijo. Organizacije se lahko tega lotijo z ustvarjanjem kulture večje čustvene varnosti.

🟠 Časovne omejitve:
V delovnih okoljih, kjer vse poteka zelo hitro, se lahko zdi nepraktično vzeti si čas za izvajanje nenasilne komunikacije. Vendar pa bo vlaganje v učinkovito komunikacijo vnaprej prihranilo čas, saj prepreči konflikte in nesporazume.

🟠 Napačno razumevanje namena nenasilne komunikacije:
Nenasilna komunikacija zahteva iskrenost. Če sodelavci dojemajo nenasilno komunikacijo kot manipulativno ali neiskreno, lahko to povzroči nasprotni učinek. Avtentičnost in iskrenost je ključnega pomena za gradnjo zaupanja.

Nenasilna in empatična komunikacija je močno orodje za preoblikovanje delovnih in osebnih odnosov in spodbujanja kulture zaupanja in sodelovanja. Poslovni sekretarji, ki ste most med različnimi oddelki, lahko z uporabo in izvajanjem nenasilne komunikacije pomagate ustvariti okolje, kjer se vsakdo počuti cenjen, razumljen in opolnomočen. To vodi v medsebojno spoštovanje in boljše sodelovanje, kar povečuje produktivnost, inovativnost in zadovoljstvo zaposlenih in tudi vaših bližnjih.

Z vključevanjem načel, opisanih tukaj — od aktivnega poslušanja do ustvarjanja varnega prostora — v vaše dnevne interakcije, boste poslovni sekretarji lahko opazili pozitiven vpliv, ki ga le ta lahko ima na dinamiko vašega delovnega okolja in osebnih odnosov.

O čem velja razmisliti

Nenasilna in empatična komunikacija je močno orodje za preoblikovanje delovnih in osebnih odnosov in spodbujanja kulture zaupanja in sodelovanja. Poslovni sekretarji, ki ste most med različnimi oddelki, lahko z uporabo in izvajanjem nenasilne komunikacije pomagate ustvariti okolje, kjer se vsakdo počuti cenjen, razumljen in opolnomočen. To vodi v medsebojno spoštovanje in boljše sodelovanje, kar povečuje produktivnost, inovativnost in zadovoljstvo zaposlenih in tudi vaših bližnjih.

Z vključevanjem načel, opisanih tukaj — od aktivnega poslušanja do ustvarjanja varnega prostora — v vaše dnevne interakcije, boste poslovni sekretarji lahko opazili pozitiven vpliv, ki ga le ta lahko ima na dinamiko vašega delovnega okolja in osebnih odnosov.

Tina Hočevar pomaga posameznikom in podjetjem odkriti in razviti svoje potenciale, prepoznati in preseči izzive, ter skozi to pripomoči k večjemu notranjemu miru in občutku izpolnjenosti.

Oznake:

Več v kategoriji Komunikacija

Več člankov iz te kategorije