Kako dobiti bitko s časom v pisarni? Je to dandanes sploh mogoče?

Kdo ste resnično uspešni, zadovoljni in učinkoviti zaposleni, ki ste podpora menedžmentu? Tisti, ki ste uravnoteženi. Vi ste kos časovnim pritiskom, sposobni ste uravnavati stresne situacije ter posledično svoje delo opravljate učinkovito. Ta članek je za vse tiste, ki ne želite več biti bitke s časom v pisarni in med sodelavci.

Mihela Baranašič Vidmar

Facebook
Twitter
LinkedIn

Foto: Unsplash

S kom preživite največ časa?

To vprašanje pogosto zastavim zaposlenim. Odgovor je večinoma – s sodelavci. Pa vendar to ne drži. Največ časa preživimo sami s sabo. Živimo namreč tri življenja – zasebno s svojo družino, otroki, prijatelji; poslovno – v službi, na delovnem mestu oziroma v svojem podjetju; ter življenje sami s sabo, kjer se ukvarjamo samo s sabo.

Kdaj ste vi resnično srečni, zadovoljni, notranje motivirani in učinkoviti? Ko imate vsa ta tri svoja življenja v ravnovesju. Ta tri naša življenja pa se prepletajo in dopolnjujejo. Drži? Naj z vami delim praktični primer. Ko preživite čas v neki aktivnosti, ki vas resnično notranje osrečuje, naj bo to hobi, igra z otroki, sprehod, ples, peka peciva, takrat delate na sebi, se polnite s pozitivno energijo. Posledično to vpliva tudi na vaše poslovne, službene aktivnosti, vaše počutje med sodelavci. Ugodno počutje ter zadovoljstvo v službi pa posledično vpliva na srečno izpopolnjeno zakonsko in družinsko življenje. To je neskončnost – dobro počutje na delovnem mestu in ugodni odnosi s sodelavci vam omogočajo bolj prijeten popoldan in večer z otroki in družino kot pa napet, stresen delavnik.

Mihela Baranašič Vidmar bo predavala tudi na Jesenskem posvetu ADMA - več o programu preberite TU.

Ali vam vsak dan uspeva uravnovesiti poklicni, zasebni in notranji jaz?

Vsak dan si vzemite deset minut za analizo, kje je vaš fokus – na trenutkih zadovoljstva ali nezadovoljstva? S povečevanjem fokusa na tisto, kar vas resnično zadovoljuje, se bo počasi spreminjal vaš način razmišljanja. Korak za korakom. Vaše razmišljanje bo imelo za posledico drugačna dejanja. Vsak dan delajte le majhne korake, ko pa začutite, da se predolgo vrtite v začaranem krogu, je čas za majhno pomoč nekoga, ki zaustavi to vrtenje in vam pomaga preusmeriti tirnice v drugo smer. Po 20-letnih izkušnjah dela z ljudmi, ter v prvi vrsti sama s sabo, lahko povem, da nekako 80 odstotkov zmore človek spremeniti sam, si pomagati, približno 20 odstotkov pa potrebuje drugo osebo, zaradi starih vzorcev, načina razmišljanja iz nezavednega dela nas. To informacijo delim z vami, ker se mi zdi izrednega pomena. Velikokrat mi klienti, udeleženci delavnic ali coachingov povedo, da so razočarani nad sabo, ker se tako trudijo, pa jim ne uspe 100-odstotno. Tudi sama imam za sabo takšno preizkušnjo.

Prioritete si postavljamo glede na nujnost in pomembnost.

Vaše delo sestoji tako iz operativnih nalog kot tudi iz komunikacije z ljudmi

Ena izmed najpomembnejših operativnih nalog je učinkovito načrtovanje nalog. Realistični plan nalog naj v osnovi vsebuje le tisto, kar želite oziroma morate opraviti v tem dnevu – in tudi zmorete. Kajti, bolj se vam zdijo vaši postavljeni cilji dosegljivi, bolj koncentrirate in usmerjate svoje moči na dosego teh ciljev. Želite dnevno porabiti le od pet do deset minut za planiranje časa? Četudi se utapljate v "gorah dela", se ne predajte, ampak:"

- napišite seznam aktivnosti: naloge, termini, nedokončano delo;

- ocenite dolžino trajanja aktivnosti, upoštevajte tudi rezervni čas za nepredvidljivo;

- odločite se glede prioritet;

- neopravljeno aktivnost prenesite v koledar aktivnosti.

Prioritete določamo na osnovi perspektive

Vam, ki ste odlična podpora menedžmentu, je zelo pomembno, da v vsakem trenutku veste, kaj je osnovna prioriteta za podjetje. Ali veste, kdaj nastane največ konfliktov? Ko zaposleni postavijo svoje osebne lastne interese pred interes podjetja. Včasih se zaposleni ne zavedajo, zakaj so na delovnem mestu. Ne zato, da bi bili prijatelji s sodelavci ali da bi opravili le naloge, ki so jim všečne, preostalih pa ne.

Pri vašem delu je izredno pomembno, da na neko zadevo vedno pogledate z različnih perspektiv – določite perspektivo. Vedno ko se pojavi vprašanje, kaj narediti in česa ne, se vprašajte, ali gledamo s kratkoročne perspektive, dolgoročne ali gledamo finančno korist ali mentalno korist podjetja. In takrat, ko vemo, s katere perspektive bomo gledali na neko zadevo, pridemo do rešitve hitreje. Poglejmo si primer sestankov: na začetku sestanka vedno najprej določite, s katere perspektive boste gledali na neko zadevo, in boste zagotovo bolj učinkoviti. Ko k temu dodate še strukturirano vodenje sestankov, pa ste zmagovalci.

Kaj pomeni fokus brez motilcev

V delovnem procesu imate veliko »motilcev«. Prvi največji motilci so sodelavci, ki neprestano hodijo v pisarno. Prejšnji dan sem čakala na hodniku velikega, uspešnega proizvodnega podjetja, da mi pripravijo predavalnico za delavnico, ki sem jo imela z njihovimi zaposlenimi, in sem opazovala dogajanje. Vrata vseh pisarn v kadrovskem oddelku so bila odprta in ves čas sem imela občutek, da sem na železniški postaji, tako pestro dogajanje je bilo iz ene pisarne v drugo, ves čas. Nato sem slišala dve sodelavki, kako se z resnično agresivnim glasom jezita, da bosta morali ostati vsaj dve uri dlje v službi, da bosta opravili vse, kar je potrebno za naslednji dan: »Danes je pa nor dan, ves dan mi hodijo ven in noter in me ves čas motijo. Komaj začnem nekaj delati, me že zmotijo.«

Rešitev: pišeš si svoj natančen urnik + na vratih imaš urnik za sodelavce

V takšnih podjetjih rešujejo to tako, da si na vrata napišejo urnik; čas, ko so na razpolago sodelavcem, in čas, ko opravljajo operativno delo. Tisti, ki morajo biti pogosto na razpolago, si naredijo 45 minut operativnega dela in zadnjih 15 minut vsake ure so na voljo za sodelavce. Vendar je to treba skomunicirati v oddelku oziroma celotnem podjetju, in to naenkrat postane nov način komuniciranja. 

Druga največja motilca sta telefon in računalnik. Rešitev je izmenjevanje dveh časov. Čas vklopljenega telefona – čas izklopljenega telefona. Poglejmo konkretno: naredili ste si načrt, postavili prioritete, fokus imate na izbrani aktivnosti brez motilcev (urnik je na vratih, telefon izklopljen). Vzemimo primer, da je vaša izbrana aktivnost pisanje dogovora. Operativno izvedete nalogo, nato je treba to operativno zadevo skomunicirati, jo spraviti v življenje. 

Se vam je že zgodilo, da ste nekomu nekaj večkrat povedali, pa ni naredil, ni slišal, je ignoriral? Zakaj? Ker niste nagovorili komunikacijskega kanala, ki ga ima najbolj odprtega. 65 odstotkov ljudi je vizualcev. Mi pa mislimo, da če nekaj povemo, je zadeva opravljena. Predstavljajte si, da držite v rokah zaprto plastenko in poskušate vanjo zliti vodo. Kaj se zgodi? To se dogaja vašim sodelavcem, če ne uporabite vseh komunikacijskih kanalov – oči, ušesa, roke.

Vedno, ko uvajate spremembe, vztrajajte! Naši možgani so leni in počasni.

Ali ste vedno slišani? Niste. Ali vedno vse tako jasno poveste, naredite vse, da ste slišani?

V podjetju, kjer pomagam v procesih vzpostavljanja in urejanja komunikacijskih poti, je bil direktor en dan zelo žalosten, nerazpoložen. Ker je moja naloga, da res aktivno poslušam, sem ga vprašala, ali je kakšen poseben razlog za to. Povedal mi je, da ima zdaj novo asistentko in da je z njo zelo zadovoljen. Dokumentov za podpisovanje mu ne prinese v tisti rjavi mapi. Kar nekaj dni je gledal in si mislil, zakaj mu ne prinese v točno tisti mapi, ki je je bil vajen od prej. Kaj sem naredila? Vprašala sem ga, ali ji je povedal, kaj želi. Ni. Vidite, kdaj pride do konfliktov? Ko ni jasne komunikacije. Sprašujte, aktivno opazujte in bodite jasni.

Ljudje smo in vedno bomo racionalna, kakor tudi emocionalna bitja

Zakaj je to pomembno za vas? Po navedbah nevroznanosti sprejmemo več kot 98 odstotkov odločitev na emocionalni ravni. Situacija v podjetju: zaposleni ima težavo, sodelavcem pove, da ga je klical direktor, ki želi, da sodelavci rešijo reklamacije, očital jim je, zakaj še niso in naj uredijo takoj. Vsi jezni, kričavi, se zmerjajo, se razidejo polni zamer, češ kdo pa je on, da bo meni govoril, kaj jaz moram. Rešitev, ki smo jo uvedli: racionalni pristop s številkami, podatki, konkretnimi primeri, brez vpletanja oseb kot krivcev, sklicevanje na predpise, standarde in določila v pogodbah. Z možgani se pogovarjajmo racionalno, da nas bodo razumeli in da bo rezultat. Manj ko v kriznih situacijah vpletamo čustva, lažje se izognemo konfliktom ter smo bolj učinkoviti.