Osebni razvoj

Jesenski ritem: mikro-navade proti izčrpanosti

Jeseni se tempo dela običajno pospeši. Projekti, ki so poleti nekoliko zaspali, se morajo zaključiti, bliža se konec leta, hkrati pa so dnevi krajši in energije manj. Administrativne menedžerke ste pogosto tiste, ki poskrbite, da kljub vsem pritiskom sistem deluje: urniki se ujemajo, sestanki tečejo, dokumenti krožijo. A ko vi pregorite, pregori tudi celoten tok dela. Zato je ravno jesen pravi trenutek, da vzpostavite nekaj preprostih mikro-navad, ki vas ščitijo pred izčrpanostjo in dvignejo učinkovitost ekipe.

Energijski proračun: zakaj 100 % ni vsak dan možno

Več raziskav kaže, da ljudje delujemo bolje v ciklih, ne v neprekinjenem maratonu (vir: American Psychological Association). Pričakovati, da bo vsak dan enako produktiven, je nerealno in vodi v frustracijo.

Bolje je razmišljati v kategorijah »energijskega proračuna«: kdaj imam največ fokusa, kdaj se mi koncentracija zmanjša, kaj me napolni in kaj izprazni. Administrativne menedžerke pogosto delujete kot amortizerji med oddelki; ravno zato je pomembno, da imate svoje zaloge energije pod nadzorom.

Slika je simbolična. Foto: Freepik

Fokus ure in higiena sestankov

Mikro-navada, ki se obnese v številnih pisarnah, je t. i. fokus ura – termin v koledarju, ko se ne oglašaš na klice in ne preverjaš pošte, ampak zaključiš eno pomembno nalogo. Ena do dve takšni uri na teden lahko pomenita razliko med občutkom kaosa in občutkom nadzora.

Enako velja za sestanke. Študija podjetja Atlassian je pokazala, da zaposleni v povprečju porabijo več kot 31 ur mesečno na nepotrebnih sestankih. Recept je preprost: srečanja naj trajajo 25 minut, z jasno agendo in ciljem »odločitev, ne debata«. Materiale pošljite dan prej – v treh alinejah, ne v desetih straneh. (Vir: Atlassian – Replace Meetings with Loom Challenge)

Mikro-odmori in reset

Koledar je pogosto poln, a tudi pet minut premora lahko spremeni dinamiko dneva. Raziskava Univerze v Illinoisu je pokazala, da kratki odmori med nalogami bistveno izboljšajo osredotočenost. Praktično to pomeni, da po 50 minutah dela vstanete, se sprehodite do okna ali naredite nekaj razteznih vaj. Pri daljših blokih (90 minut) si vzemite 15 minut za kratek sprehod ali kavo - če vam delodajalec to omogoča, zunaj pisarne. (Vir: Harvard Business Review – How to Take Better Breaks at Work)

Mikro-odmori so tudi signal sodelavcem, da skrbite zase – in jih nehote povabijo, da storijo enako.

Odzivnost in meje

Administrativne vloge so sinonim za odzivnost. A odzivnost brez meja vodi v občutek, da si ves čas »na voljo«. Tu pomaga enostaven dogovor v ekipi: e-pošti odgovarjamo v 24 urah, za nujne zadeve med 9. in 16. uro uporabljamo en kanal (npr. telefon ali Teams). Vse ostalo lahko počaka. Tak dogovor zmanjša število podvojenih sporočil in hkrati dvigne občutek varnosti – ker vsakdo ve, kaj lahko pričakuje.

Male zmage: tedenska retrospektiva

Velik del izčrpanosti izvira iz občutka, da ne napredujemo. Zato pomaga preprosta navada: ob petkih si vzemite deset minut in si zapišite tri stvari, ki so ta teden uspele. Lahko je urejena mapa, dobro izpeljan sestanek ali prijazen odziv sodelavke. Ta mini-retrospektiva premakne fokus z »še vedno moram« na »že sem naredila«. (Vir: ScienceDirect – Effects of Breaks on Wellbeing)

Mikro-zgodba iz pisarne

Maja, vodja pisarne v srednje velikem podjetju, je jeseni doživljala, da »nima več dneva zase«. Telefon ni utihnil, e-pošta se je nalagala, sestanki so se podaljševali. Ko je uvedla dve fokus uri na teden in s sodelavci sklenila dogovor o odzivnosti, je ugotovila, da stvari ne samo tečejo hitreje, ampak je sama manj izčrpana. Po dveh tednih je opazila, da tudi sodelavci med fokus uro manj motijo drug drugega – mikro-navada je postala ekipni standard.

Kaj lahko naredite danes

Zaključek: fokus, odmori, meje in refleksija

Jesenski ritem ne zahteva velikih programov dobrega počutja. Zahteva dosledne, majhne navade: fokus, odmori, meje in refleksija. Administrativne menedžerke lahko z njimi zaščitite svojo energijo in hkrati postavite standard za ekipo. To je največja dodana vrednost: ko vi delujete umirjeno in učinkovito, deluje tudi organizacija.

Za še več trikov in konkretnih uporabnih znanj, kako si lažje in učinkoviteje organizirati delo, boste dobili tudi jesenskem Posvetu ADMA, ki bo letos potekal 13. in 14. novembra v idiličnem okolju Kranjske Gore, hotelu Ramada Resort. Več informacij o programu boste našli na spletni strani dogodka, kjer si zagotovite tudi svoje mesto.

Oznake:

Več v kategoriji Osebni razvoj

Več člankov iz te kategorije