ADMA intervju

Diana Brandl: »Postavljanje meja in učenje, da ni treba biti vedno na voljo, je stalen izziv«

Diana Brandl je mednarodna predavateljica in trenerka z diplomo iz mednarodnega upravljanja in managementa, specializirana na področju upravljanja pisarne. Pred kratkim jo je Global Digital Women imenoval za žensko tedna, kmalu pa ji bomo lahko prisluhnili tudi na Kongresu ADMA 2020, največjem slovenskem in evropskem dogodku za zaposlene s področja podpore menedžmentu.

Maja Fister

Facebook

V vsej svoji karieri je uspešno sodelovala z izvršnimi direktorji globalnih korporacij, kot je Sony, sodeluje pa tudi s strankami, kot so Microsoft, Procter&Gamble, Mercedes, Telekom, TUI, Merck Pharma, Roche Pharma, Švicarska televizija, in hkrati poučuje na poslovni šoli ZfU v Švici in na Gospodarski zbornici v Berlinu. Diana se ponaša z bogatim znanjem in izkušnjami iz komunikacij ter je dinamična v mreženju. Nenehno podpira vlogo poslovnega asistenta z nastopanjem na mednarodnih prireditvah in objavljanjem različnih člankov v Nemčiji in tujini, s poudarkom na digitalni preobrazbi, osebni blagovni znamki, strateškem mrežju, mentorstvu, raznolikosti in družabnih medijih. Pravi, da je del digitalne generacije in delala pa je tudi v svetu zagonskih podjetij, kjer je vnovič odkrila svojo vlogo poslovne asistentke s 17-letnimi poklicnimi izkušnjami v generaciji novega dela. Iz prve roke nas seznanja, kako je sodelovati z milenijskimi menedžerji in kako pomembno je pripovedovanje zgodb pri brušenju svojega profila. Kdo je torej Diana Brandl? 

V svetu podpore menedžmentu ste nekaj lepih let, v tem času pa ste bili zagotovo priča številnim premikom. Kako se je vaše delo spremenilo z nastopom digitalne dobe?

Postalo je precej lažje, toda tudi hitrejše. S svojimi menedžerji zdaj slackamo, whatsappamo in facetimamo. Naprave, s katerimi delamo, nam omogočajo, da smo na dosegu klica 24 ur na dan, sedem dni na teden. Opremljeni smo s prenosniki, pametnimi telefoni in tabelami, ki so naše vsakdanje orožje.

Vendar pa to pomeni tudi, da smo nenehno »vklopljeni« in osebno mi je včasih težko vse to dohajati. Delovno mesto postaja čedalje zahtevnejše in čutimo pritisk krajšanja odzivnega časa, saj ljudje pričakujemo hitrejše odgovore. In ko si poslovni asistent, si včasih ravno vmes, saj si vsi želijo tvoje pomoči in jo potrebujejo hitreje kot kdajkoli prej.

Postavljanje meja in učenje, da ni treba biti vedno na voljo, bosta v teh dneh stalen izziv, zlasti za take ponudnike storitev, kot so poslovni asistenti.

Delovno mesto postaja čedalje zahtevnejše in čutimo pritisk krajšanja odzivnega časa, saj ljudje pričakujemo hitrejše odgovore. 

Katere veščine bi morali imeti sodobni asistenti vodstva, ki pred desetimi leti niso bile tako pomembne?

To je zelo pomembno vprašanje, glede katerega bi omenila članek Svetovnega gospodarskega foruma o prihodnjih spretnostih. 

Napoved pomembnosti veščin v letu 2022

V porastu:

1. analitično razmišljanje in inoviranje

2. aktivno učenje in učne strategije

3. ustvarjalnost, izvirnost, pobuda

4. ustvarjanja nove tehnologije in programiranje

5. kritično razmišljanje in analiza

6. reševanje kompleksnih problemov

7. vodstvene sposobnosti in družbeni vpliv

8. čustvena inteligentnost

9. sposobnost racionalne misli, reševanja problemov in zmožnost predstav

10. sistemska analiza in vrednotenje

V upadu:

1. ročne spretnosti, vzdržljivost in natančnost

2. sposobnost pomnjenja, besedne, slušne in prostorske sposobnosti

3. upravljanje finančnih in materialnih virov

4. nameščanje tehnologije in njeno vzdrževanje

5. branje, pisanje, matematika in aktivno poslušanje

6. upravljanja s človeškimi viri

7. nadzor kakovosti in varnostno zavedanje

8. usklajevanje in upravljanje s časom

9. vidne, slušne in govorne sposobnosti

10. uporaba tehnologije, njeno spremljanje in nadzor

Verjamem, da so ustvarjalnost, digitalna pismenost in vodstvene sposobnosti robustne veščine, v katere bi morali poslovni asistenti vlagati. Vloga v digitalni dobi nikoli več ne bo enaka, kot smo jo imeli prej, in sprejeti moramo nova znanja.

Na svojih seminarjih mi poslovni asistenti nenehno govorijo, da je njihova poglavitna sposobnost organiziranje. Ampak hej, to je preveč splošno, bodimo natančnejši. Zakaj ste dober organizator? Kaj naredite bolje ali hitreje od drugih? Pokažite, kako ste postali strokovnjak in ne splošnjak. Če organizacijske veščine postavimo na prvo mesto svojih veščin, bodo ljudje v nas še vedno videli administratorje in to ne drži. Mi pripomoremo toliko več k podjetniški zgodbi in bomo tako tudi nadaljevali. To je zelo pomembno za razvijajočega se poslovnega asistenta v digitalni dobi.

Nikoli ne pozabite, da je vaša blagovna znamka tisto, kar ljudje govorijo o vas, ko vas ni v sobi.

Leto smo začeli s svežimi idejami in pomlad prinaša nov zagon. Kateri so letos največji trendi in izzivi na področju vodenja pisarne?

Digitalizacija pomeni nenehne spremembe, saj imamo vsak dan več aplikacij in orodij, ki pravzaprav prihajajo na sodobno delovno mesto. Office 365 je velik prinašalec sprememb, ki bo poslovnim asistentom čedalje bolj pomagal, da bodo pri svojem delu učinkovitejši in produktivnejši. Poleg tega v naš pisarniški svet vstopa tudi umetna inteligenca. Alexa, Siri in Google Duplex so že danes resničnost, zato se moramo soočiti z izzivi in priložnostmi, ki jih bodo taki digitalni asistenti vnesli na naše področje. Tehnologije se nam ni treba bati, saj se moramo preprosto naučiti delati z njo in jo globlje razumeti.

Kakšna bo videti pisarna prihodnosti?

Zaradi digitalizacije zdaj lahko delamo od vsepovsod in to nam daje veliko svobode. Nekateri poslovni asistenti danes delajo samo še virtualno, profil zaposlitve virtualni asistent pa postaja čedalje privlačnejši. Nekatera podjetja sploh nimajo dovolj stolov in miz za vse svoje zaposlene in zato podpirajo filozofijo domače pisarne.

Bomo v prihodnosti še hodili v službo ali bomo delo vedno pogosteje opravljali na daljavo, morda od doma?

Na to bi odgovorila nikalno, saj tradicionalnega delovnega mesta ni več. V svojih načinih dela smo namreč čedalje prožnejši in prilagodljivejši, nove generacije pa si prav tako strukturo želijo. Tajnice, ki sedi pred direktorjevo pisarno in pazi na njegov čas ter nanj, v prihodnosti ne bo več in to je dober razvoj, ki je iskren, saj lahko zaposleni v pisarnah vnovič oblikujejo svoj profil. To pomeni, da čedalje več delajo z ekipami in so v odprtih prostorih.

Veliko govorimo o umetni inteligenci v primerjavi s človeško inteligenco in nekateri se bojijo, da bo prva prevzela tudi naša delovna mesta. Kaj je tisto, kar imamo mi in česar digitalni asistenti nimajo in kako naj to obrnemo sebi v korist?

Mehke veščine! Alexa in Siri ne bosta mogla potolažiti sodelavca ali dati konstruktivne povratne informacije vodji. Smo srce in duša katere koli organizacije, ko vodimo s čustveno inteligenco, empatijo in strastjo. In k sreči teh prvin algoritem trenutno ne zmore.

Pomembno je tudi, da asistenti razumemo, da nam umetna inteligenca ali robotika ne bosta odvzeli naših vlog, temveč samo nekatere naloge. To je velika razlika. To nam bo sprostilo čas, kar nam bo vsem pomagalo, da bomo boljši pri drugih projektih.

V vsej svoji karieri ste uspešno sodelovali z izvršnimi direktorji globalnih korporacij. Kateri so bili največji izzivi, s katerimi ste se srečali pri delu z njimi in kako ste jih premagali?

Največji izziv in prepričana sem, da se mnogi lahko v tem prepoznajo, je dejstvo, da je v organizacijah še vedno precej posameznikov, ki jim naša vloga ni prav jasna. Žal je veliko kadrovnikov še vedno prepričanih, da smo tajnice in ne asistenti ter zato pri usposabljanju in razvoju ne dobimo podpore.

Poleg tega morajo menedžerji razumeti to novo vrsto spretnosti asistenta menedžmenta. Pri svojem delu v različnih družbah sem skozi to šla že ničkolikokrat. To je nenehen boj in eden od mojih ciljev je, da okrepim poslovne asistente, tako da jim pomagam najti svoj glas in samozavest, ko bijejo te bitke.

Priporočam lahko le, da svoj profil in portfelj predstavite čim pogosteje, tako da se vsi okoli vas zavedajo vaše vloge in poklica. Mi smo voditelji za voditelji. Priznajmo si to.

Danes se na delovnem mestu srečujejo štiri zelo različne generacije – delavci veterani, generacija baby booma, generacija X in generacija Y. Te razlike dajejo vsaki generaciji edinstvene delovne vrednote in delovno etiko ter prednostne načine vodenja in sledenja vodenju. Kakšen je recept za uspešno sobivanje različnih generacij na delovnem mestu? Kako in česa se moramo naučiti drug od drugega?

Vsaka organizacija se srečuje s takimi izzivi, tudi sama sem se, ko sem v svojih mlajših letih delala kot poslovna asistentka in si delila pisarno s tradicionalno tajnico, ki je imela različne vrednote in veščine, kar je občasno prineslo kakšno težavo. Obe strani morata biti dovzetni za povratne informacije in pripravljeni, da bosta druga drugi v mentorski vlogi. Obratno mentorstvo je sistem, v katerega trdno verjamem in upam, da ga uporabljajo številne organizacije.

Poznam podjetja, v katerih njihovi izvršni direktorji uporabljajo posebej mlajše generacije za mentorje. To veliko pove o vodstvenih sposobnostih. Tega potrebujemo še več. Toda še enkrat: gre za dvosmerni učni proces, zato mora za mizo sesti vsaka generacija in deliti svoje strokovno znanje ter biti odprta za nove načine dela.

Zakaj je mreženje za kariero tako pomembno in kako to veščino najlažje usvojiti?

Mreža vam lahko prinese naslednjo zaposlitev, zanimiv seminar ali splošen vpogled v skupnost pisarniških strokovnjakov. Menim, da je to danes nuja.

Dolga leta sem vlagala v tkanje svoje globalne mreže in zdaj lahko rečem, kako ponosna sem, da potujem po svetu, vedoč, da je tam nekdo, ki se je pripravljen srečati ob kavi, medtem ko sem službeno v njihovem mestu. Pred kratkim se je nekaj takega zgodilo in je lahko zelo preprosto. Na LinkedIn sem objavila kratko sporočilo, da potujem na Novo Zelandijo in si želim srečanja. V nekaj urah sem dobila kopico odgovorov, ki so vodili v dogovor za kar nekaj srečanj v Aucklandu. Preprosto obožujem to energijo! Ta na več načinov odpira vrata in zato je vsako minuto vredno vlagati v mrežo.

Prijavite se na družbene medije, postanite vidni in povabite ljudi v svoje omrežje. Pridružite se spletnim skupinam poslovnih asistentov, poslušajte podcaste in prebirajte bloge. To so prvi koraki, ki jih lahko naredite.

Katere so največje napake pri komunikaciji s strankami?

V trenutku, ko imate opravka s strankami, se morate zavedati vizije in poslanstva svojega podjetja. Poleg tega morate vedeti, kako in kaj vam je dovoljeno komunicirati. Za poslovne asistente je to bistveno, saj imajo veliko opraviti s številnimi strankami.

Dobro se zavedajte, da vam to omogoča strokovni dialog s strankami. Bodite dober ambasador in zagovornik svojega podjetja. Pogosto so poslovni asistenti prvi stik z organizacijo in vsi želimo pustiti dober vtis, kajne?

Kaj bi morali vedeti o gradnji osebne blagovne znamke in kako nam lahko dobra osebna blagovna znamka pomaga, da smo opaženi na pravi način?

Nikoli ne pozabite, da je vaša blagovna znamka tisto, kar ljudje govorijo o vas, ko vas ni v sobi. Pomembno je, da v svojo blagovno znamko nenehno vlagate. Vendar najprej odkrijte sebe. Pa veste ZAKAJ? Ali poznate svojo DNK in ali veste, simbol česa je vaša blagovna znamka? Preden začnete vlagati v svoj LinkedIn profil, se morata poznati vse te odgovore, saj je o tem treba poglobljeno premisliti.

Vzemite si čas, da odkrijete svojo blagovno znamko in nato postanete vidni tako, da ste v svoji skupnosti, organizaciji ali omrežju drzni in glasni. Ko imaš enkrat mantro – je ves svet tvoj.

Ko govorimo o družbenih medijih, ljudje to pogosto vidijo kot slab vpliv in nekaj, zaradi česar so poslej naša življenja manj pristna. Vendar ima vsak novi medij dobre in slabe plati. Kako lahko jadra družabnih medijev obrnemo sebi v korist in pazimo, da nas negativne strani ne prizadenejo?

Točno vem, kaj mislite. Družabni mediji so lahko včasih zelo kruti, vendar pa hkrati pomagajo na toliko drugih načinov, da sem njihova velika oboževalka. Na družabnih medijih sem spoznala toliko neverjetnih ljudi in profilov, ki jih imam zdaj za prijatelje.

Danes brez digitalnega profila ni več mogoče živeti. Ni vam treba biti na vsakem kanalu, saj jih večina samo zabava in niso potrebni za poklicno omrežje, toda LinkedIn je obvezen in ne morete zamuditi te priložnosti, da tam ne bi bili vidni. 

Čudovit je občutek, ko na spletu spremljam pogovore in berem članke. Na prošnje poslovnih asistentov na forumih in v skupinah za pomoč se kolegi odzovejo v trenutku. Na primer potrebujete dobro restavracijo za svojega izvršnega direktorja in njegove stranke v Londonu in takoj lahko najdete veliko lokalnih poslovnih asistentov, ki vam je pripravljenih priskočiti na pomoč. Zaradi moči take podpore včasih ostanem brez besed in morda boste naslednjič vi tisti, ki boste potrebovali pomoč. Družabni mediji so vaše orodje prihodnosti številka ena.

Mi smo voditelji za voditelji. Priznajmo si to.

Ali to pomeni, da so družabni mediji postali naš sodobni portfelj, življenjepis? Kaj bi tam moralo biti in česa ne bi smelo biti?

Da, pomembno je izostriti svoj digitalni profil. Številni iskalci ustreznega kadra pregledujejo profile, zato jih je treba posodabljati. Nenehno. 

Profesionalna in nedavna slika profila, tekoč portfelj in življenjepis ter osebna mantra so nekaj, za kar menim, da bi ga morali videti na kateremkoli kanalu, ki se vam zdi koristen. Še enkrat priporočam LinkedIn kot platformo številka ena, s katero se profesionalno povežem v mrežo.

Pred kratkim so vas Global Digital Women imenovale za žensko tedna. Kakšne občutke to vzbuja?

To je bilo čudovito priznanje mojega dela in je vnovič pripomoglo k ozaveščanju glede pomena naše panoge. Prav tako sem bila nominirana za nagrado Digital Women Leader (Digitalna voditeljica), vendar je žal nisem osvojila. Toda že zaradi motivacije sem se počutila izvrstno. Rada se zavzemam za naš poklic in ga naredim vidnejšega. Prav tako rada podpiram ženske in sem zato že kar nekaj časa pridružena mreži Global Digital Women (Globalne digitalne ženske). Povezuje me z neverjetnimi voditeljicami z različnih področij – to je tako navdihujoče!

Kakšni so vaši karierni cilji za letos in kako jih boste dosegli?

Rada še naprej pripovedujem svojo zgodbo in delim svoje znanje s čim več poslovnimi asistenti. Vesela sem, da sem lahko leta 2020 angažirana po vsem svetu – od Nove Zelandije in Kanade do ZDA, kar me še bolj motivira. In prihod v Slovenijo je čudovit blagoslov. Še enkrat hvala, da me gostite. Z veseljem sodelujem s slovenskimi poslovnimi asistenti.

Vendar pa moram poskrbeti tudi za svoj prosti čas. Trenutno sem vklopljena in včasih me to preplavi. Pa smo spet pri digitalizaciji. Vedno ima dve plati ...

Your subtitle text goes here.