Poletni izziv: vsak dan en mini ukrep za boljšo organizacijo
Poletje je idealen čas za majhne, a učinkovite premike. Tokrat vam predlagamo 10 mini izzivov, ki vam ne bodo vzeli veliko časa, bodo pa pripomogli k temu, da boste nekaj časa prihranili pri delu kasneje.
Poletje in čas dopustov je za takšne stvari idealen čas, saj se tempo v pisarnah nekoliko umiri, poleg tega pa je to lahko tudi na nek način nov začetek v produktivno jesen. Za administrativne menedžerke, ki ste hrbtenica pisarne in ste pogosto zadnje, ki si vzamejo čas zase, smo zato pripravili poletni izziv: 10 mini ukrepov za boljšo organizacijo, več fokusa in manj kaosa.
Zakaj poletni izziv?
Ker majhne navade delajo velike razlike. Ni vam treba čakati na jesen ali novo leto, da začnete z izboljšavami. Poletje je čas, ko lahko brez pritiska preizkusite nekaj novega, naredite red in se pripravite na bolj suveren vstop v jesen.
Kako deluje?
Vsak dan si izberite eno nalogo (ali pojdite po vrsti) in jo opravite v 10 do 30 minutah. Gre za konkretne, obvladljive naloge, ki ne zahtevajo posebnega orodja ali znanja, le nekaj volje in nekaj prostora v vašem urniku.
Na primer:
1. Poimenujte svoje mape na računalniku tako, da jih boste res hitro našli.
Ne samo zaradi estetike – pregledne in dosledno poimenovane mape zmanjšujejo čas iskanja in napake. Uporabite enoten način poimenovanja (npr. leto_mesec_naziv ali druga kombinacija, ki vam ustreza) in ključne besede, po katerih najpogosteje iščete.
2. Izbrišite nepotrebne zavihke v brskalniku.
Vsak odprt zavihek je majhna obljuba »še to moram«. A ko jih je preveč, namesto motivacije prinesejo občutek preobremenjenosti. Tiste, ki jih res potrebujete, si shranite v zaznamke. Ostale – zaprite brez slabe vesti.
3. Pripravite predlogo za potrjevanje sestankov.
Vedno znova tipkati enaka potrditvena sporočila je potrata časa. Ustvarite enostavno predlogo z datumom, uro in lokacijo ali Zoom povezavo ter jo shranite v mapo »Predloge«. Naslednjič bo delo opravljeno v dveh klikih.
4. Naredite red na svojem pisalnem mizi.
Fizični red vpliva na psihično jasnost. Preglejte, kaj na mizi zares potrebujete vsak dan. Odvečne papirje, stare zvezke in ostale moteče elemente pospravite v predale ali reciklirajte. Tudi simbolno bo delovalo osvobajajoče.
5. Preverite in posodobite svoj e-podpis.
E-podpis je pogosto prvi vtis, ki ga pustite v komunikaciji – zato naj bo ažuren in profesionalen. Preverite, ali so naziv, kontaktni podatki in logotip pravilni. Po želji lahko dodate tudi povezavo do spletne strani ali vabilo na dogodek.
6. Preglejte, katere naloge lahko delegirate.
Ne zato, ker ne bi zmogli – ampak zato, ker ni treba, da vse naredite sami. Preglejte svoj seznam opravil in poiščite tiste, ki bi jih lahko prevzel sodelavec ali jih avtomatizirate. Začnite z eno nalogo, ki jo boste zaupali naprej.
7. V Outlooku nastavite barvno kodiranje koledarja.
Barve pomagajo možganom hitreje obdelati informacijo – s tem pa tudi vam, da se bolje organizirate. Ni treba, da si kategorizirate veliko opravil; morda za začetek le nujne naloge, ponavljajoče se naloge in čakajoče odgovore — oziroma najnujnejše, česar ne smete spregledati.
8. Preglejte aplikacije na telefonu in odstranite nepotrebne.
Telefoni hitro postanejo digitalni predali. A vsaka ikona je vizualna motnja. Odstranite aplikacije, ki jih ne uporabljate več, redkeje uporabljane pa premaknite v mapo. S tem boste zmanjšali impulzivno klikanje in pridobili več fokusa.
9. Napišite kratko zahvalo sodelavki, ki vam je v zadnjem času pomagala.
Drobna zahvala lahko okrepi odnose bolj kot dolgi sestanki. Naj bo iskrena in konkretna – ni treba veliko: en stavek, en klik. Boljši odnosi v ekipi pomenijo lažje sodelovanje tudi ob večjih obremenitvah.
10. Organizirajte dokumente v skupni mapi.
Skupne mape so lahko zelo kaotične, ko v naglici vanje nalagamo dokumente, poimenovane »vsak po svoje«. Preverite, ali imajo dokumenti smiselna imena, razmislite o logični strukturi map in – če je potrebno – dodajte kratek vodič za sodelavce (PREBERIME datoteka).
Namig: Lahko izziv natisnete, ga delite s sodelavkami ali si naloge prekopirate v svoj koledar.
Ne pozabite: profesionalna rast ni vedno velika prelomnica. Včasih se začne z enim urejenim predalom. Ali z zavihkom manj. Ali z eno mislijo: danes si vzamem 15 minut. Zase.
Več v kategoriji Produktivnost
Uredništvo ADMA
5 najpogostejših napak pri komunikaciji z vodstvom – in kako jih popraviti
Uredništvo ADMA
Jesenski ritem: mikro-navade proti izčrpanosti
Maja Fink
Asana – več kot orodje za upravljanje nalog
uredništvo ADMA
Učinkovito upravljanje časa za manj stresa in boljše rezultate
