Zaposlovanje v praksi: znanja za vodje pisarn
V mnogih podjetjih se administrativne menedžerke kot vodje pisarne znajdete tudi v vlogi kadrovika – sploh tam, kjer uradnega oddelka za kadre ni. Ste prvi stik kandidata z organizacijo, pomagate pri usklajevanju razgovorov in pogosto vodite komunikacijo, ki določi prvi vtis. Prav zato je poznavanje osnov HR-ja za vas ključnega pomena. V članku boste dobile jasne usmeritve, kako samozavestno voditi osnovne kadrovske aktivnosti – od objave oglasa do izbire kandidata.
Priprava na zaposlovanje
Kako se lotiti zaposlovanja, ko v podjetju ni samostojne kadrovske službe? Najprej je ključno razumevanje potreb. To pomeni pogovor z vodstvom ali vodjo oddelka, ki bo novega sodelavca sprejel. Skupaj pripravite opis delovnega mesta, ki ni le seznam nalog, ampak tudi predstavi kulturo podjetja.
Na primer: V nekem podjetju so sprva pripravljali oglase v obliki dolgih seznamov suhoparnih opisov delovnih nalog, brez poudarka na ljudeh in razlogov, zakaj bi nekdo sploh želel delati v tem podjetju. Kandidatov je bilo malo. Ko so začeli v oglas vključevati tudi opis delovnega okolja in ekipne vrednote, se je število prijav povečalo za tretjino.
Objavljanje oglasa
Kam objaviti oglas? Najbolj osnovne možnosti so spletni portali za zaposlitve, spletna stran podjetja in družbena omrežja. Če podjetje išče zelo specifičen profil, lahko oglas objavite tudi v strokovnih združenjih. Zelo dober kanal so lahko tudi obstoječi zaposleni, ki vest o odprtem delovnem mestu razpršijo med svojo mrežo znancev. Ključno je, da vnaprej določite rok prijave in kontaktno osebo, ki bo na voljo za kandidate z vseh omenjenih kanalov.
Kaj to pomeni v praksi? Če vodja pisarne poskrbi, da je v oglasu jasno zapisan e-naslov in rok, prihrani podjetju precej zmede. Kandidati vedo, kdaj pričakovati odgovor, podjetje pa se izogne dodatnim klicem in ponovnim pojasnilom.
Razgovori in izbor
Tu administrativne menedžerke odigrate ključno vlogo. Organizacija terminov, urejen prostor in prijazen sprejem kandidata so pomembni, ker ustvarjajo prvi vtis.
Na primer: Maja, vodja pisarne v srednje velikem podjetju, se je nekoč odločila, da kandidata pričaka v preddverju, ga povabi na kavo in mu razloži potek razgovora. Po koncu mu je poslala še kratko zahvalno sporočilo. Rezultat? Kandidat, ki sicer ni bil izbran, je podjetje kljub temu priporočal prijateljem. To je pokazalo, da je kultura spoštovanja lahko odločilna za ugled.
Zdaj pa še druga plat: Po razgovorih je pomembno, da se z vodstvom dogovorite o kriterijih za izbor. Čeprav odločitev običajno sprejme vodja oddelka - še bolje, če v skladu z mnenjem sodelavcev, ki bodo delali z bodočim zaposlenim, lahko vi prispevate s sistematičnimi zapiski, ki omogočajo objektivno primerjavo kandidatov. Ekipa, ki bo delala z novim sodelavcem, pa bo ocenila, ali se je kandidat med razgovorom ali obiskom njihovega oddelka vklopil v njihovo dinamiko dela in odnosov ali ne.
Preberite tudi intervju z Andrejo Boštjančič, kadrovico v podjetju Blubit, ki je pričela kot vodja pisarne in s tem "padla" tudi v HR. Danes je v podjetju glavna kadrovica. Intervju je objavljen na portalu HR&M, ki je lahko vaš pomemben vir učenja kadrovskih praks.
Komunikacija s kandidati
Pogosto pozabljeni, a izjemno pomemben del zaposlovanja, je komunikacija po razgovorih. Če kandidat ne prejme povratne informacije, lahko podjetje izgubi ugled. Administrativne menedžerke lahko tukaj naredite veliko razliko: pravočasno obvestite kandidate, pripravite kratka, spoštljiva sporočila in pojasnite naslednje korake. Pri tem vam lahko pomaga tudi generativna umetna inteligenca.
Na primer: Če podjetje kandidate o neizbranosti obvesti šele po nekaj mesecih ali pa sploh nikoli, lahko iz svoje baze potencialnih sodelavcev izgubi kompetentne ljudi, ki bi morda v ožji izbor prišli kdaj drugič. Če pa vsak kandidat dobi odgovor v desetih dneh po zaključku razpisa, to za podjetje pomeni boljši odnos z javnostjo in več pozitivnih odzivov kandidatov tudi na razpise za delovna mesta v prihodnje.
Kaj lahko naredite danes
- Preglejte aktualne oglase podjetja in se vprašajte: bi se na ta oglas prijavili vi?
- Dogovorite se z vodstvom, da po vsakem razgovoru pripravite kratek zapisnik.
- Vnaprej pripravite vzorčno e-pošto za obveščanje kandidatov – izbrano in neizbrano različico.
Osnove HR-ja pridobite na HR Bootcampu v okviru HR&M festivala
Administrativne menedžerke ste pogosto most med kandidati in vodstvom. Če obvladate osnovne kadrovske korake, ne le da razbremenite vodje, temveč tudi poskrbite, da podjetje deluje profesionalno in spoštljivo. Znanje iz HR vam tako prinaša samozavest, ekipi pa zaupanje v proces. Odlična priložnost, da pridobite osnovna znanja kadrovskih aktivnosti, je HR Bootcamp v okviru HR&M festivala, ki bo 16. septembra na Ekonomski fakulteti v Ljubljani.
Za še več praktičnih znanj vabljeni na HR Bootcamp v okviru HR&M festivala, kjer boste lahko spoznali sodobne pristope zaposlovanja v praksi.
Več v kategoriji Produktivnost
uredništvo ADMA
Kako ostati mirni, ko svet okoli vas ni?
uredništvo ADMA
Se vam zdi, da pogajanja niso del vašega dela? Seveda so.
Uredništvo ADMA
Jesenski ritem: mikro-navade proti izčrpanosti
Maja Fink
Asana – več kot orodje za upravljanje nalog
