FINALISTKA IZBORA ADMA ODLIČNOST 2020

Tanja Sitar: »Naš adut za uspeh sta zaupanje in odlično opravljena naloga«

DELOVNO MESTO: Asistentka predsednika / vodja pisarne

PODJETJE: Slovenijales, d. o. o. 

Tanja Sitar je vodja pisarne in asistentka predsednika skupine Slovenijales. Je diplomirana ekonomistka, soproga in mati treh otrok, ki so jo delovne izkušnje ves čas vodile po poteh administrativne podpore. Z menjavo delovnih področij, oblik organizacij, menjavo nadrejenih, načinov dela in razvojem tehnologije je spoznala različnost delovnih procesov, njen poklic pa ji je tako iz dneva v dan postajal bolj všeč. Njeno delovno in domače okolje je vedno čisto in urejeno, saj ima le tako veselje delati in ustvarjati.

Zakaj ste se odločili za prijavo na izbor ADMA ODLIČNOST LETA in kaj vam pomeni uvrstitev v finale?

ADMA še edina vztraja in nas kakovostno obvešča ter poučuje o novostih našega poklica, zato večkrat pogledam spletno stran. Tako sem se odzvala na povabilo k prijavi tudi s pomočjo vaše spodbude: »Prijavite se, če sami ne poveste na glas, da je vaše delo potrebno in odlično, vas nihče ne bo slišal.« Med delom in čiščenjem elektronskih sporočil, ravno v času korona – negativne energije, se je kot zelena luč pojavila vesela novica, uvrstitev v finale. Zadovoljstvo, da nekdo opazi tvoje delo, in seveda dodatna motivacija.

»Noben poslovni zagon ni uspešen, če ni zadovoljstva v osebnem življenju. Služba in družina sta dva ločena predala, vendar pomembna, da omara trdno stoji!«

Katere so glavne spremembe, ki ste jih zaznali pri svojem delu, odkar ste na tem delovnem mestu?

Glavne spremembe so se zgodile v razvoju tehnologije. V trenutku smo pozabili telefaxe, diskete, prosojnice, vse se poteka hitreje in bolj kakovostno. Od nas uporabnikov se sicer zahtevajo nova znanja in natančnost. Postavi se večja stopnja odgovornosti, zaupnosti in varovanja osebnih podatkov. Slabost je le v tem, da smo ogroženi zaradi možnosti vdora v informacijski sistem, ki nam lahko povzroči veliko škodo, zato je potrebna previdnost in ustrezna varnostna zaščita.

Kakšen je po vašem mnenju recept za uspešen odnos med menedžerjem in njegovimi sodelavci v podpornih službah?

Recept o uspešnem odnosu med menedžerjem in sodelavci temelji predvsem na pripadnosti podjetju, spoštovanju, skupni viziji, zaupanju in dobrem počutju na delovnem mestu. Potrebna je poštena in odprta komunikacija ter zaznati in opozoriti na priložnosti.

Katere so ključne lastnosti, ki so potrebne za uspešno sodelovanje z nadrejenimi? Katere so veščine, ki naredijo poslovnega asistenta nepogrešljivega?

Za uspešno sodelovanje z nadrejenimi je ključna komunikacija, poznavanje procesov dela, odgovornost in poštenost pri delu. Dober asistent je kakovosten, ko obdrži nadzor nad seznamom delovnih nalog glede pomembnosti, vse izvede kakovostno in pravočasno, brez nepotrebnega stresa. Zaupanje in komunikacija sta pogoj za uspešno sodelovanje med menedžerjem in poslovnim asistentom.

Kako ste gradili oziroma gradite svoj odnos z nadrejenimi? Kako ste si pridobili njihovo polno zaupanje?

Zaupanje z nadrejenim se ne pridobi čez noč. Potrebno je sprotno dokazovanje o pripadnosti podjetju, o smislu za skupno dobro. Treba je spremljati poslovanje, zaznati in opozoriti na nevarnosti, napake in priložnosti. Povedati dobre in slabe novice, skrbno varovati zaupne podatke. Polno zaupanje si pridobimo z vestno in popolno opravljenimi nalogami. Postanemo trdna oseba, na katero se lahko menedžer zanese ob vsakem trenutku.

Kaj pa nadrejeni, ki so bolj trd oreh in manj sodelovalne narave? Kako z njimi? Ste imeli kdaj takšnega šefa oziroma, kako rešujete situacijo, ko vaš nadrejeni pride v službo »slabše razpoložen«?

Vsi smo ljudje in normalno je, da je menedžer kdaj slabše razpoložen. Ocena situacije je zelo pomembna. Poskrbimo, da v danem trenutku ne pride do nepotrebnih vprašanj, predstavimo samo naloge, ki so nujne, vse ostalo počaka. Pogovor napeljemo na splošno temo ali dodamo kanček humorja, da umirimo napetost. Predvsem pa zagotovimo mir in delovno tišino. Po določenem času se proces dela sam postavi na svoje mesto.

»Zaupanje in komunikacija sta pogoj za uspešno sodelovanje med menedžerjem in poslovnim asistentom.«

Pri nas se nadrejeni še vedno prevečkrat ukvarjajo z nalogami administrativne narave, ki bi jih lahko prenesli na ostale sodelavce. Kaj lahko naredimo, da pomagamo nadrejenemu pri tem, da si upa delegirati določene naloge?

Določene administrativne naloge bomo pomagali rešiti s pravilno komunikacijo oziroma natančnim sprejemom navodil o nalogi - poslušanju, dobro opravljenim delom in odličnim zaključkom. Pri delovnem procesu moramo sami opaziti in predlagati, kje lahko pomagamo, da vodilnega razbremenimo. Naloge se lahko navezujejo na podjetje, lahko pa uspešno rešujemo tudi naloge iz zasebnosti, pri čemer spoštujemo zaupnost. Naš adut za uspeh sta zaupanje in odlično opravljena naloga. Smiselno je razmisliti, katere naloge morda menedžer sam hitreje in bolj uspešno reši. Nakup letalskih vozovnic na primer, bo menedžer hitreje opravil in takoj plačal s poslovno kartico, saj točno pozna svoj urnik, podrobnost programa določenega poslovnega obiska, dodatne aktivnosti, ki jih morda želi združiti z zasebnostjo in o tem ne želi razpravljati, saj obstaja meja tudi za asistente.

Najboljša podpora menedžmentu se od povprečne razlikuje tudi po proaktivnem pristopu pri razvijanju svojih kompetenc. Katera so po vašem mnenju ključna znanja in veščine, ki bodo opredelile vaš poklic v prihodnosti?

Poklic asistentke v prihodnosti zajema sodobno vodenje pisarne. Vzporedno z razvojem tehnologije bodo potrebna nova znanja, oseba na tem delovnem mestu mora znati ohraniti stabilnost, imeti sposobnost verbalne komunikacije, sposobnost vodenja ljudi, organizacijske sposobnosti, pravilno pismeno komunikacijo in znanje tujih jezikov. Značajsko je nujna samoiniciativnost, prilagajanje okolju, prevzem odgovornosti, delovati mora z neko ciljno naravnanostjo in biti sposobna podati nove pozitivne ideje. Prednost pa bo prav tako standard osebne urejenosti.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Stres nas skozi delovni proces in izkušnje utrdi, vedno manj mu pustimo blizu, ampak je trdovraten in prisoten. Ključna rešitev je organiziran seznam opravil in nadzor časa, ki ga namenimo za službo in prosti čas. V službi zelo pomaga, kadar nam z vodilnimi uspe najti čas za sproščen pogovor, takrat se brez zapletov lahko rešijo naloge, za katere smo imeli prej kup pomislekov, kako se jih lotiti. Med prostim časom pa je zelo pomembna naša telesna dejavnost, prehrana, tudi meditacija. Za sprostitev se mora prav tako najti čas, zame na primer slikanje v akrilni tehniki, smučanje, kolesarjenje, sprehodi.

Kaj vas navdušuje in motivirana na vaši poslovni poti? Kaj vam daje zagon?

Poslovni zagon mi daje zvedavost in iskanje še neraziskanega v poslovni komunikaciji, reševanje različnih izzivov, poslovna angleščina, tudi raba in novosti slovenskega knjižnega jezika. Noben poslovni zagon pa ni uspešen, če ni zadovoljstva v osebnem življenju. Služba in družina sta dva ločena predala, vendar pomembna, da omara trdno stoji!

Kaj bi svetovali nekomu, ki je pravkar začel svojo kariero na področju podpore menedžmentu?

Nekdo, ki vstopa na začetno pot, naj bo samozavesten, naj se ne boji pogovora z nadrejenim, naj mu pristopi, da si izbori čas. Oseba naj bo poštena, z zgrajeno osebnostjo, naj ima delo asistentke rada. Njeno izražanje naj bo kratko in jedrnato, vprašanja naj bodo smiselna in pripravljena. Na tem delovnem mestu je potrebna strokovna izobrazba šeste ali sedme stopnje, izobraževanje ali želja po učenju naj traja.

Na katerega od svojih kariernih dosežkov pa ste najbolj ponosni?

Zgodilo se je kar nekaj dosežkov, raje jim recimo izboljšave, na katere človek postane ponosen, zato ker za določen proces dela podjetje porabi manj stroškov in dragocenega časa. Delo v administraciji vodstva ni samo stihijsko ponavljanje, temveč je treba stremeti k spoznanju, da nam nova tehnologija lahko marsikaj prihrani. Dvostransko tiskanje, okolju prijazen papir, elektronski arhiv, skeniranje dokumentov, mrežni dostopi zaposlenih v skupini in še bi lahko naštevali. V smislu ekonomičnosti še pregled stroškov po načelu zdravega razuma, evidenca stroškov tiskovin, članarin, storitev, ki jih morda podjetje sploh ne potrebuje in ostajajo še od prej. Asistent vodje mora biti celostno naravnan k vzdrževanju pozitivne klime v odnosu z vodjem in ostalimi zaposlenimi, lahko deluje tudi kot vezni člen, skratka oseba, ki daje vzgled, povezuje in ni vzvišena.