Selekcijski postopki: najpogostejši zdrsi, ki jih kandidati ne pozabijo
V selekcijskih postopkih običajno največ pozornosti usmerjamo v razgovore s kandidati; snujemo vprašanja, ki nam pomagajo ugotoviti skladnost sogovornika z našimi potrebami in pričakovanji ter skušamo prepoznavati ključne znake, ki nam vlijejo zaupanje v uspešno dolgoročno sodelovanje. Manj pa govorimo o tem, kako teče proces s kandidatom od trenutka, ko prejme vabilo, do trenutka, ko se za njim zaprejo vrata dvigala po prvem razgovoru. In ravno ta del, organizacija in komunikacija, sta pogosto v rokah administrativnega managerja.
Kaj šteje v očeh kandidata?
Kandidat si po razgovoru ali selekcijskem postopku le redko zapomni delodajalčevih vprašanj, svojih odgovorov, prejetih informacij o priložnosti ali celo imen sogovornikov. Zapomni pa si, kako se je v procesu počutil. Ali je bilo profesionalno, jasno, spoštljivo in varno. To izkušnjo gradijo vsi deležniki procesa, v katerega je vključen. Ker lahko na videz majhni zdrsi vplivajo tako na kandidatovo odločitev kot na ugled delodajalca v širši javnosti, je zanje vredno poiskati načine, s katerimi jih preprečimo ali elegantno popravimo, ko se vseeno zgodijo.
1. Logistične in organizacijske napake: tehnično, a usodno
Te napake delujejo banalno, a se pri kandidatu prevedejo v stres, zmedenost in dvom v profesionalnost podjetja. Če kandidat zaradi spodrsljajev čaka, išče pravi vhod ali lovi informacijo, bo manj zbran in se bo težje predstavil v najboljši luči.
Če do zdrsa vseeno pride, je ključno troje: hitro priznanje napake brez izgovorov, jasen predlog rešitve in skrb za kandidatovo udobje. Kandidatu povejte, kaj se dogaja in kako dolgo bo čakal, ponudite alternativen termin ali poskrbite za osnovno pozornost, ki vključuje miren prostor, vodo in prijaznost.
Napačen termin
Kaj se zgodi:
- kandidat prejme drug termin, kot ste ga z njim poprej ustno potrdili ali pa ste poslali dva različna termina preko elektronske pošte in koledarskega vabila,
- termin se spremeni, o spremembi pa se pogovarjate ohlapno; ostanete pri »lahko prestavimo na 10.00 uro«, brez da ste to jasno potrdili,
- ob koordinaciji razgovora na daljavo termin potrdite z mislijo na slovenski časovni pas, čeprav se vaš sogovornik priklaplja iz Londona.
Preventiva, ki deluje:
- pred pošiljanjem naredite dvojni pregled z osredotočenostjo na pravi dan, datum in uro,
- dan, datum in uro dvojno potrdite; pisno ob dogovoru (npr. v elektronski pošti ali koledarskem vabilu) in s klicem dan ali dva pred razgovorom,
- ob spremembi termina vedno zaključite z jasno potrditvijo: »Potrjeno: sreda, 22. 2., ob 10.00 uri.«,
- v primeru razgovora na daljavo dopišite časovni pas, npr.: »Ob 12.00 uri po slovenskem časovnem pasu.«
V selekciji administrativni manager pogosto ni v ospredju. Je pa tisti, ki gradi temelj in drži okvir.
Napačna lokacija, vhod ali nejasna navodila za prihod
Kaj se zgodi:
- čeprav ima podjetje več lokacij, vam je samoumevno, da se bo pogovor odvil na sedežu družbe, kandidat pa na spletu najde naslov druge enote in se odpravi tja,
- kandidat ima pravi naslov, a ker je vhodov več, se vrti okrog stavbe in išče pravega,
- kandidat je pri pravem vhodu, a nima podrobnejših informacij o nadstropju in vratih, zato kroži po hodnikih, sprašuje mimoidoče ter ugiba, ali je na pravem mestu.
Preventiva, ki deluje:
- v vabilo jasno zapišite naslov, nadstropje in druga navodila, ki jih kandidat potrebuje, da vas najde brez zapletov; npr. »Razgovor bo potekal na sedežu podjetja Karierium d. o. o. (Karierna cesta 7, 1000 Ljubljana). Ob prihodu pozvonite pri zapornici in povejte, da ste dogovorjeni za razgovor v podjetju Karierium d. o. o. Parkirate neposredno pred vhodom v stavbo, ki se nahaja levo od zapornice. Na recepciji povejte, da ste dogovorjeni z gospo Nino Kovač, vodjo kadrovske službe v podjetju Karierium. Usmerili vas bodo v 3. nadstropje, kjer vas bo sprejela Nina.«,
- če so navodila bolj zapletena, priložite enostaven zemljevid z označeno potjo ali fotografijo pravega vhoda,
- v vabilo pripišite ime kontaktne osebe in telefonsko številko, na katero se lahko kandidat obrne v primeru, da vas kljub podrobnim navodilom ne najde.
Napačna sejna soba
Kaj se zgodi:
- kandidata pospremite do sejne sobe, a se izkaže, da je ta zasedena,
- kandidata posedete v sejno sobo, a nekaj minut za tem vanjo pride sodelavec, ki jo je dejansko rezerviral,
- ob tem, ko posedate kandidata v sejno sobo, pospravljate skodelice prejšnjega sestanka in brišete odtise kozarcev z mize,
- sejna soba je na »prometnem« hodniku, mimo nje ves čas hodijo sodelavci in pred njo se pogosto ustavljajo na kratkih pogovorih; ker je prostor slabo zvočno izoliran, se pogovor s hodnika sliši v sobo in obratno,
- soba ima steklene stene in pogledi kandidata se ves čas srečujejo s pogledi mimoidočih zaposlenih.
Več v kategoriji Vodenje
Barbara Hočevar
Obisk inšpektorja: zakaj štejejo znanje, miren odziv in izkušnje?
Ajda Peterca
Kongres ADMA letos prvič v novi podobi
Pia Livk
Pia Livk: Organiziranost kot preventiva pred napakami
Uredništvo ADMA
Karierni priložnosti za administrativne menedžerje v letu 2026: Postanite steber poslovne učinkovitosti
