ADMA INTERVJU PA/TL 2018

Maja Fink: Marsikomu moja mladost predstavlja dvom, dokler ...

Maja Fink je naslov Poslovna asistentka/tajnica leta prejela na majskem kongresu ADMA v Portorožu. 

S ponosno lastnico naslova najboljše med najboljšimi smo klepetali o njenih prvih občutkih ob priznanju, o tem, da je pravzaprav najmlajša dobitnica laskavega naziva, pa o njenih ne ravno rožnatih začetkih v podjetju CGP, vztrajnosti in napredku, za katerega je zaslužna njena trdna volja in še o marsičem navdihujočem, kar vam bo dalo misliti ...

Foto: KoKa press

Naziv poslovne asistentke/tajnice leta je vaš! Kaj vam takšno priznanje pomeni?

Osvojitev tega priznanja mi pomeni res zelo veliko in je velika referenca v mojem poklicnem življenju. Je potrditev za dobro opravljeno delo, tako meni kot tudi podjetju, kjer sem zaposlena. Naziv mi odpira nova vrata, spoznavam nove ljudi in pletem nove vezi.

Ob razglasitvi zmagovalke ste dejali, da je bila zmaga nepričakovana. Kakšne misli so vam šle skozi misli v tistem trenutku?

»Imam 29 let in kot sem nedolgo nazaj izvedela, sem celo najmlajša prejemnica tega priznanja.«

Zmaga je bila veliko presenečenje. Imam 29 let in kot sem nedolgo nazaj izvedela, sem celo najmlajša prejemnica tega priznanja. Marsikomu moja mladost predstavlja dvom, tako kot ga je verjetno strokovni komisiji, dokler me niso osebno spoznali. Misli, ki so se mi ob razglasitvi pletle po glavi, niti ne znam opisati. Navdušenje, veselje, rahel strah, razmišljala sem, če se to res dogaja ...

Se bo vaše delo (in življenje) po izboru kaj spremenilo?

Pred mano je zagotovo pestro leto. Leto, v katerem ne bo veliko prostega časa. Ampak, če si teh sprememb ne bi želela, se ne bi prijavila na izbor. Poklic želim predstaviti v najboljši možni luči in zato je potrebno veliko volje, znanja in časa. Želim doseči nekaj več, rada imam izzive in grem s polno paro naprej.

»Prehod iz industrijske družbe v družbo znanja je prinesel ogromno sprememb. Zaradi razvoja novih tehnologij znanje hitro zastara.«

Na podelitvi vas je spremljalo veliko sodelavcev, ki so vedeli zgolj, da ste med top finalistkami, ne pa tudi zmagovalka. Kako pomembna je podpora sodelavcev pri grajenju kariere?

Ko sem prejela klic, da sem med TOP tremi finalistkami, sem seveda čisto navdušena to odhitela sporočit svojemu šefu in potem še drugim sodelavcem.

Sodelavce sem povabila na izbor nekaj dni pred kongresom. Bili so navdušeni nad povabilom, jaz pa še bolj nad njihovim odzivom na vabilo. Za njih sem bila zmagovalka in prišli so me podpret, ne glede na to, kakšen bo končni rezultat.

Pri gradnji kariere je zelo pomembno strokovno znanje in druga znanja, eden izmed najpomembnejših dejavnikov, da lahko kariero uspešno gradimo in zgradimo, je kolektiv, s katerim delamo.

Kateri so največji izzivi, s katerimi ste se spopadali v podjetju CGP?

Moji začetki v CGP niso bili najlažji. Velika gospodarska kriza je pustila v gradbeništvu velik pečat. V podjetju se je zamenjalo vodstvo. Kmalu za njimi sem prišla tudi jaz. Najprej sem morala spoznati sistem in ljudi na različnih področjih in lokacijah. Potem sem na novo postavila tajništvo in sistem dela v njem. Morala sem vzpostaviti dober odnos do nadrejenih, sodelavcev in poslovnih partnerjev. Največji izziv pa je bil pridobiti zaupanje nadrejenih. Uspelo mi je in mislim, da ustvarjamo res odličen kolektiv.

Kako ste prišli v podjetje in koliko časa ste na tem delovnem mestu?

Od prijateljice sem izvedela, da v podjetju iščejo tajnico. Napisala sem prošnjo in jo po elektronski pošti posredovala na podjetje. Brez velikih pričakovanj. Poklicali so me na razgovor. Za razgovor sem se dobro pripravila, kajti delovnih izkušenj sem imela malo in še te v veliko manjših organizacijah. Želela sem dokazati, da sem sposobna opravljati delo na mestu poslovne asistentke.

Kdo opravlja vaše naloge, kadar ste odsotni in koliko ur ima vaš delovnik?

Delam polni delovnik. 8 ur na dan, 40 ur na teden. Kot vsak vesten in lojalen uslužbenec tudi jaz podaljšam svoj delovnik zaradi zagotavljanja realizacije poslov in točne terminske izvedbe projektov, če je to potrebno. Moje naloge v času odsotnosti opravlja sodelavka iz drugega oddelka, sama pa sem vseeno dosegljiva za najnujnejše.

Se vam zdi, da sta pri vašem poklicu pomembnejša izobrazba ali učenje iz lastnih izkušenj?

Teorijo poznamo in si jo pridobimo skozi šolanje, pravi izziv pa jstae praksa in učenje iz lastnih izkušenj. Izkušenj ne pridobimo čez noč. Za to je potreben čas.

Kako pomembno je, da se poslovne sekretarke izobražujejo skozi vse življenje in ostajajo v koraku s časom v poklicu, ki zahteva konstantno sledenje spremembam?

Zelo. Prehod iz industrijske družbe v družbo znanja je prinesel ogromno sprememb. Zaradi razvoja novih tehnologij znanje hitro zastara. S tega stališča je pomembno vlaganje v izobraževanje kadra s strani podjetja. V Sloveniji je ponudba izobraževanj zelo široka, zato je pomembno, da preverimo, kaj točno kdo ponuja. Vsa izobraževanja ne ponujajo želene strokovnosti in kvalitete.

Pred izborom ste nam zaupali, da si v primeru zmage želite pripomoči k premagovanju miselnosti in staromodnosti ljudi pri priznavanju poklica. Kako se je ta poklic spremenil v zadnjih desetih letih?

»Teorijo poznamo in si jo pridobimo skozi šolanje, pravi izziv pa je praksa in učenje iz lastnih izkušenj. Izkušenj ne pridobimo čez noč. Za to je potreben čas.«

Menim, da skoraj ni poklica, ki bi se tako temeljito spremenil, kot se je spremenil poklic tajnice. Če pogledamo razvoj poklica skozi leta, lahko vidimo, da je klasično tajnico, ki je odpirala pošto, pisala po nareku in kuhala kavo, zamenjala poslovna asistentka z višjo strokovno izobrazbo z višjimi kvalitetami, s sposobnostjo samostojnega odločanja in sprejemanja pomembnejših nalog. Poslovna asistentka mora nuditi celovito podporo vodstvu in celotni organizaciji. Mora biti iznajdljiva, samoiniciativna, znati mora predvideti določene situacije in odreagirati ne glede na situacijo. Poklic se bo nadgradil in asistentke bodo dobile še večjo vlogo pri pisanju uspeha organizacije.

Kakšne so lastnosti dobre poslovne asistentke?

Biti mora odgovorna, kreativna, samostojna, iznajdljiva in lojalna. Imeti mora vodstvene sposobnosti, samostojno mora sprejemati odločitve in misliti korak naprej.

V kolikšno pomoč na delu vam je sodobna tehnologija in koliko zaslug ji gre za preoblikovanje tega poklica?

Sodobna tehnologija je prav gotovo olajšala delo sodobnim poslovnim asistentom. Informacije so nam tako na dosegu roke. Vsi papirji in obrazci se sedaj izpolnjujejo elektronsko. To nam prihrani veliko časa, ki ga lahko namenimo pomembnejšim in večjim projektom.

Katere so prednosti in slabosti dela v sektorju, kjer ste zaposleni?

Vse slabosti imajo svoje prednosti. Na mojem delovnem mestu ni miru. Stranke, telefoni, ves čas nekdo. To delo bi težko opravljal nekdo, ki potrebuje mirno delovno okolje. Meni to ne predstavlja težav. Določim prioritete, se skoncentriram na njih, dam prednost pomembnejšim stvarem, šele nato pridejo na vrsto tiste manj pomembne naloge. Ker rada opravljam svoje delo in sem zadovoljna s službo, ki jo imam, težko govorim o slabostih dela v svojem sektorju. Jih ni ali pa sem na njih že pozabila.

CGP je družba za gradbeništvo, inženiring, proizvodnjo in vzdrževanje cest. Je ta svet pretežno moški in kako se znajdete v njem?

»Menim, da skoraj ni poklica, ki bi se tako temeljito spremenil, kot se je spremenil poklic tajnice.«

V podjetju prevladujejo moški. Glede na stroko bi bilo tudi težko pričakovati drugače. Večina žensk, zaposlenih v našem podjetju, je stacioniranih v upravni stavbi. Predvsem na področjih, kot so računovodska služba, finančna služba in komerciala. Sama se v tem kolektivu zelo dobro počutim in z oddelki dobro sodelujem.

Kongresa ADMA, kjer ste letos prejeli naziv poslovne asistentke/tajnice leta, se redno udeležujete tudi sicer. Katere so top tri stvari, po katerih si boste letos še zapomnili kongres?

Prav gotovo po Adamu Fidlerju, Petri Greiner in odlični organizaciji.

Kakšne cilje ste si zastavili letos?

V začetku leta sem si kupila rokovnik, ki ima na prvi strani zapisano »She decided to start living her dreams«. V njem so zapisani moji cilji. Verjetno ne bom dosegla vseh, bom pa zelo vesela, če mi to vsaj delno uspe. Med večjimi je preteči maraton. To bom storila točno na svoj 30. rojstni dan na Ljubljanskem maratonu. Tečem sicer že nekaj let in dosegla sem že nekaj kolajn na krajših tekih. Za maraton sem si naredila poseben plan in se tudi udeležujem strokovne tekaške vadbe pod okriljem zelo dobrega slovenskega tekača Mitje Krevsa. 42 km namreč ne moraš preteči z nekaj teki na mesec.