ADMA SE PREDSTAVI: Karla Peceli

»Vse se zgodi z razlogom. Treba se je prilagoditi spremembam in sistemu.«

IME IN PRIIMEK: Karla Peceli

IZOBRAZBA: diplomiran ekonomist
DELOVNO MESTO: poslovna sekretarka v tajništvu vodstva podjetja
PODJETJE: Spar Slovenija, d. o. o.

Kdo ste in s katerimi besedami bi se opisali?

Ime mi je Karla. Sem hčerka mame samohranilke, uspešne ekonomistke, ki mi je zaradi selitve na Dunaj omogočila, bolje rečeno definirala, mojo karierno pot in dvojezično odraščanje. Sebe bi opisala kot pozitivno, urejeno in optimistično osebo. Svojemu delu sem predana in lahko bi rekla, da me delo in družina izpopolnjujeta. Po službi pa sem še raje 'mami' in žena. Moje vodilo je, da služba ostane v službi, zasebnost pa doma.

Koliko let ste na trenutnem delovnem mestu?

Začela bi mogoče »na začetku«: z 18. leti sem se vrnila z Dunaja, nazaj v svojo domovino Slovenijo. Zaradi slabega znanja maternega jezika sem takrat zaključila srednjo šolo le z zaključnim izpitom in ne z maturo, kot je po srednji šoli v navadi. Velikokrat sem se »doma« počutila kot tujec, še vedno sem razmišljala v nemščini, pogovarjala pa sem se v slovenščini. To mi je povzročalo veliko preglavic pri izbiri nadaljnjega študija, saj so bile moje možnosti omejene. Zaradi dvojezičnosti sem veliko delala na sejmih za razne tuje predstavnike kot prevajalka. Dobila sem dober vpogled v poslovni svet. Kasneje sem kot novinarka medijske hiše Infonet spoznavala slovensko politiko, kulturo kot tudi športno sceno. Lahko rečem, da so bila to moja najbolj zanimiva »študentska leta«, pa čeprav nisem študirala. Za študij sem se odločila kasneje ob delu. Bila sem osebna asistentka in prevajalka direktorja avstrijskega podjetja, s sedežem na Dunaju s poslovalnico v Ljubljani. Veliko je bilo tudi tolmačenja na seminarjih za naše pogodbene partnerje in sodelavce. Vendar pa so se, na žalost, po nekaj letih začele stvari spreminjati: odsotnost nadrejenih, kasneje menjava direktorja, neurejeni odnosi, še zlasti »kdo je za kaj zadolžen«, neplačila ipd. Dolgo sem vztrajala, vendar prišla do zaključka, da bo treba zamenjati službo. Takrat, to je bilo leta 2006, sem prišla na razgovor na centralo podjetja Spar Slovenija, kjer so iskali pomoč v tajništvu vodstva. To delovno mesto je bilo kot nalašč zame: izhodiščna zahteva je bila potreba po dvojezičnosti ter delovne izkušnje v vodstvu podjetja. Obojih mi ni manjkalo. Na delovnem mestu poslovni sekretar v tajništvu vodstva sem tako zdaj že dobrih 14 let.

Zakaj ste se odločili postati poslovna sekretarka?

Lahko rečem, da to ni bila odločitev. To je nekako slog življenja. Kot umetnik reče, da ga nekaj kliče, da ustvarja, riše … tako lahko zase rečem, da mi je tovrstno, raznoliko in dinamično delo v poslovnem okolju v veselje. Pri mojem delu, delu poslovne sekretarke gre za neke vrste skrb, bolje rečeno odgovornost ter pomoč pri določenih poslovnih procesih. To delovno mesto zahteva profesionalizem, strokovno znanje, izkušnje na poslovnem področju, dobre organizacijske veščine ter ne nazadnje dvojezičnost - s tem se poistovetim.

Kaj vse obsega vaše delo?

Tajništvo vodstva podjetja Spar Slovenija je v drugem nadstropju naše poslovne zgradbe. Poleg naše sprejemne pisarne, ki je v pritličju centrale, je tajništvo II prvi stik z zunanjimi obiskovalci, poslovnimi partnerji in strankami, ki pridejo k nam v goste. Spoštljiv in prijazen sprejem zunanjih obiskovalcev je zelo pomemben, in prav tako tudi prvi stik. Ne želim, da se sliši izpeto, ampak kupci nam zaradi strokovnosti zaupajo, zato je (prvi) vtis na naše poslovne partnerje zame tako pomemben. Za učinkovito delo pa je pomembna tudi sinergija vodstva ter vodstvenega kadra. Ves čas si prizadevamo za pozitivno energijo in strokovnost. Delo poslovnega sekretarja je v našem podjetju zelo raznoliko in na različnih ravneh. Nekaj je delovnih postopkov, ki se med letom ponavljajo, vendar je veliko delovnih procesov, ki jih prinese tekoče delo, in novi projekti. Dan ni enak drugemu. Delo v tajništvu generalnega direktorja je vezano predvsem na oba direktorja, tako generalnega kot na finančnega. Sem sodi povezovanje direktorjev z vodji - vsak ima svojo »vejo« vodij in odgovornosti za svoja področja. Moje delo pri nas v Sparu obsega: prevajanje, obveščanje, organizacijo sestankov, administracijo, arhiviranje, svetovanje, sem sogovornica z obiskovalci direktorjev, povezovalka, sklicateljica, iskalka informacij, skrbim za pretok informacij, sprejeman zunanje goste, sem motivator zaposlenih, mirovni posrednik, reševalka konfliktnih situacij, 'help desk', informatorka in še marsikaj. Delo, ki ga opravljam, mi je všeč. Naloge se razlikujejo od dneva do dneva. Vedno se je treba prilagoditi situacijam.

Katere so glavne spremembe, ki ste jih zaznali pri svojem delu, odkar ste na tem delovnem mestu?

Naziv delovnega mesta »poslovna sekretarka« je bil pred leti izrečen z nekoliko slabšalnim prizvokom. Veliko bolj imeniten je bil na primer naziv osebna asistentka ali vodja administracije, kar pa pravzaprav povzame tajniško delo. Delo poslovne sekretarke ne le, da zahteva vedno višjo izobrazbo, ampak tudi vse večji nabor različnih veščin in znanja. Poslovna sekretarka podpira vodstvo podjetja in ga povezuje z različnimi vodji ter sodelavci v podjetju. Gre za obvladovanje odnosa v obe smeri. In ta stereotip o »tajnici« menim, da se spreminja. Veliko nalog v tajništvu se modernizira in podjetja potrebujejo zaradi tega manj zaposlenih. Poklic poslovna sekretarka postaja bolj spoštovan, kajti brez nas podjetje težko deluje. Iz izkušenj lahko povem, da to delovno mesto ni za vsakogar.

Brez katerega tehnološkega pripomočka si ne znate več predstavljati dela?

Tehnologija gre naprej in treba je slediti vsem spremembam. Spremembe na področju digitalne tehnologije so iz leta v leto vedno večje in na vseh področjih vplivajo na nas. To so na primer spletni nakupi po digitalnih platformah in nova tehnologija, ki omogoča v trgovini različne načine plačevanja. Posledica tega pa je sprememba načina življenja. Sodobni potrošniki tako vedno manj časa preživimo v trgovinah, kar pa je za (nas) trgovce nov izziv, saj je treba podaljšati čas, ki ga kupec preživi v trgovini – preživeti čas v trgovini pomeni za trgovca več impulzivnih nakupov. Katerih je seveda manj, če kupujemo po spletu. Sama ne nakupujem živil ali prehrambnih artiklov po spletu, sem vizualni tip in moram določene produkte videti v živo; sadje in zelenjavo denimo. Lažje pa po spletu kupujem tehniko ali oblačila. Je pa dandanes, še zlati ob trenutnih razmerah, potrebno vedno več komunikacije s pomočjo »tehnologije«. Dela si brez spleta ne predstavljam več, ampak osebna komunikacija zame ostaja še vedno na prvem mestu.

Kako gledate na pomen izobraževanja za posameznika?

Izobražujemo se vse življenje. Povečevanje znanja kot tudi veščin je zelo pomembno za naš razvoj in napredek, tako za naš osebni napredek kot za poklicno rast. Ni zastonj pregovor, da »znanja nam ne more nihče odvzeti« ali »znanje je naše največje bogastvo«. Če se navežem, da nam znanja ne more nihče odvzeti – to vodilo ob različnih situacijah vedno poudarjam svojima sinovoma. Zato menim, da so osebnostna rast in razvoj ter izobraževanje tako pomembni. Tudi če nam delodajalec ne zmore omogočiti izobraževanj ali šolanj, lahko za veliko novega znanja poskrbimo sami, saj gre - kot rečeno - za nas same, za osebni napredek. In učimo se vse življenje.

Kaj vas navdušuje in motivira?

Vsak najde drugje svojo motivacijo, svoj navdih. Menim, da nam prinese ogromno energije na primer že sončno jutro, poletni dan, pozitivni ljudje, dobra kava ali topel objem v družinskem krogu. Sprošča me sprehod z našo psičko. Navdušujejo me drobne, navzven komaj opazne stvari. Naj opišem primer iz službe: DOBRO ZAME je čudovit slogan, ki ga pri nas v Sparu uporabljamo že kar nekaj let. V ta slogan je zajeta pestra in uravnotežena prehrana ter zdrav način življenja, kar je pomembno za ohranjanje zdravja. Spodbujam tudi gibanje na svežem zraku. Je pa tako, če v nekaj verjameš in ni zate le prazen, povzet »slogan«, potem to tudi živiš. Sliši se morda zelo ideološko, vendar si v resnici prizadevam, da se tega tudi držim ter to sporočilo dajem okolici, ne le znotraj podjetja, temveč tudi izven. Govorim v tem »preklopu« ali spremembi, ki jo naredimo, včasih nevede, ko začnemo živeti slogan podjetja, v katerem delamo.

Katere tuje jezike obvladate?

Na srečo lahko rečem, da imam posluh za jezike. Vendar je znanje jezika večkrat odvisno od tutorja oziroma učitelja, da nam jezik »obleži«. V srednji šoli Handelsakademie (trgovska akademija) smo imeli kot drugi tuji jezik francoščino. Ampak kaj, ko je bila naša profesorica hladna in zelo stroga. Tako francoščina nikoli ni postala del mene, nisem vzljubila jezika. Sem se pa veliko kasneje, še preden je Slovenija vstopila v Evropsko unijo, odločila za tečaj italijanščine. Takrat, ko je bilo nakupovanje v Trstu cel dogodek: najprej po nakupih, potem pa na dobro »pasto« in na kavico. Tako sem se dobro naučila sporazumevanja v italijanščini in lahko rečem, da razumem kar nekaj izrazov v vsakdanji rabi. Ne ločim pa med srbščino in hrvaščino, tako da se ju raje izogibam, če se le da. Raje uporabim slovenščino ali angleščino, za katero lahko rečem, da mi gre dobro od rok (tako pisno kot pogovorno).

Kaj je bil do zdaj vaš največji izziv na delovnem mestu in kako ste se spopadli z njim?

To vprašanje sem najprej »spustila«. Ko pa sem ponovno odgovarjala na zastavljena vprašanja, lahko rečem, da se moji odgovori na to vprašanje navezujejo na spodnje vprašanje. Malce bom zašla s teme: v današnji situaciji smo lahko srečni, ker smo zdravi in imamo službo. Občudujem naše trgovke in trgovce v trgovinah, ki so dnevno izpostavljeni morebitnim okužbam. Za vse, ki delamo, hodimo med ljudi in v službe, je že izziv dneva, da s tem tvegamo okužbo novega virusa. Veliko ljudi je med nami, ki ne vedo, kako bodo zmogli (do konca meseca). Cele družine so skupaj v poslu, v poslu, kjer ni prihodkov, niti se ne vedo, kdaj bodo znova prihodki. Veliko otrok je lačnih, srednješolci zaradi absurdne situacije doživljajo osebnostne stiske, kajti za najstnike zaradi nastale situacije trenutno nihče nima časa, koliko starostnikov je samih in prestrašenih, izoliranih od zunanjega sveta … to bo resnično največji izziv, ne le naše države, temveč vseh nas posameznikov.

Kako ste v koronakrizi prilagodili svoje delo, na kakšne izzive ste naleteli pri tem?

Prvi val pandemije koronavirusa nam je vsem življenja obrnil na glavo. Veseli smo lahko, da razsežnosti (vsaj prvega vala) niso bile tako hude, kot pri naših sosedih Italijanih. V našem podjetju se življenje ni ustavilo. Doma, za štirimi stenami, je ostal večji del moje družine – kar bi bilo poglavje zase … Zame je bilo, vsaj na začetku prve epidemije ali »lockdowna« zelo nenavadno hoditi zjutraj v službo. Doma so povečini še vsi spali, ko sem odhajala od doma. Ohranila sem jutranjo rutino, sprehod s psičko Luno. Bilo je skrajno nenavadno. Že na cesti skorajda ni bilo ne pešcev ne avtomobilov, ki jih po navadi ob jutranji konici kar mrgoli, zastoji z obvoznice proti Letališki cesti so bili drugače stalnica. Veliko zaposlenih pri nas na SPAR centrali je lahko opravljalo svoje delo od doma. Tako kot zdaj, ob drugem valu, so se izmenjevali, nekateri na en teden, drugi na dva. Za vse je bilo to zelo nenavadno, še zlasti, ko si koga potreboval na kratko, za kakšno informacijo, pa je ta delal od doma. Zapiranje vseh nas v domove je pri določenih prineslo na plan kar nekaj čustev. Strah pred negotovostjo pa je vse skupaj še podkrepil. Najtežja je bila (osebna) komunikacija, ki zdaj poteka pretežno po e-pošti ali telefonu. Na primer, ko so vsi na svojih delovnih mestih, lahko preprosto le skočič do oddelka in poveš, pokažeš, zakaj oziroma glede katere informacije koga in kaj potrebuješ. Zdaj in takrat pa je bilo to težje. A topla, prijazna beseda in nasmeh sta rešila že marsikatero težko situacijo. Res je, da je veliko odvisno od vsakega posameznika. Sama zato ostajam optimistka. Za vse je bil, in še ostaja, nov virus izziv, kot ga še nismo doživeli! Časov, ki smo jih poznali pred virusom (verjetno) ne bo več nazaj. Zato je treba delati načrte za prihodnost, usmeriti energijo naprej in ostati pozitivno naravnan.

Katere so prednosti in slabosti vašega dela?

Multitasking ali večopravilnost. Zmožnost hitrega preklapljanja ali opravljanja več različnih delovnih nalog hkrati. Ob čezmernih obremenitvah ali velikem številu zahtevnih nalog zahteva oceno posameznika/ce, razporeditve nalog. Dobro počutje, zmanjševanje stresa, ki si ga včasih sami ustvarimo, ima velik vpliv na opravljeno delo ter posledično na delovno uspešnost. Prepričana sem, da je nujna organizacija lastnega dela in razporeditev tega. Kajti preobremenjenost ne koristi nikomur. Dobro in uspešno vodstvo je odraz tudi dela strokovnih poslovnih sekretark, ki jih nekateri dostikrat podcenjujejo ali pa jih celo ne omenjajo.

Če bi še enkrat izbirali svojo poklicno pot: bi se znova odločili za delo, ki ga opravljate, in zakaj?

Določene stvari so nam v življenju dane, poslane v življenje, na življenjsko pot. In menim, da jih je treba sprejeti. Sinovoma te življenjske naloge ali preizkušnje rada razložim, da je življenje kot »igrica«: ko opraviš začetno raven, greš na naslednjega in tako naprej. Določenih stvari v življenju ne moremo spremeniti, določene je treba sprejeti. Tiste, ki pa jih lahko, za tiste pa vsak posameznik ve katere. Poslovna sekretarka ni samo tiha spremljevalka direktorja, ki odloča, kdo sme do direktorja in kdo ne. Prav tako ni moje glavno delo kuhanje kave in sprejemanje telefonskih klicev. Poslovni sekretar je RAM podjetja.

Kako skrbite, da vam stres ne pride pod kožo?

Pravim, da »služba« ostane v službi. »Domače tegobe ali veselje« pa doma. Našla sem ravnovesje, pot, da ko se odpravim iz službe, pustim službo v službi. Tako menim, je zasebno življenje veliko bolj polno, produktivno in osredotočeno na zasebne stvari ter družino, na stvari, v katerih uživam. Težave tako, ki se včasih v službi zdijo nepremagljive, ob sprehodu in v naravi dobijo nekakšno meglico in majhnost – se razblinijo.

Kakšen je po vašem mnenju dober poslovni asistent?

Nekih posebnih izobraževanj ali šolanj za poslovne asistente ali sekretarje ni. Zveza klubov tajnic in poslovnih sekretarjev Slovenije je ednina, ki jo poznam. Prav je, da se administracija in management (ADMA) povezujeta! Sama sem se pred leti udeležila tečaja o poslovnem bontonu. Intenzivni tečaj o kulturi vedenja, poslovni bonton in protokol je takrat vodila Bojana Košnik. Zame je bilo to to! Odgovor in pika na i na veliko že prej poznanega ter naučenega. Poslovni asistent je vezni člen in poslovni asistent ne postaneš »čez noč«. To je proces izkušenj v različnih poslovnih situacijah. Vsak ne prenese tega stresa, niti ni za opravljanje teh nalog. Osebnosti se od poklica ne da ločiti. Obe se prepletata, zato določen tip ljudi preprosto ni za delo z ljudmi. Zakaj? Ker smo drugačni, ker se drug od drugega razlikujemo, ker je vsak človek unikat.

Kaj bi svetovali nekomu, ki se je pravkar odločil postati poslovni asistent?

Prave šole za poslovnega asistenta (kot omenjeno) ne obstaja. To so osnove ekonomije, poslovni bonton in veliko izkušenj. Ohranjanje strokovnosti, razumevanje, čustvena inteligenca in seveda, določenih stvari ne smemo jemati osebno. Sicer pa so nasveti relativni: nekaj, kar bo danes veljalo kot nasvet, je lahko že čez nekaj let zastarelo. Takrat bo zaradi novih izkušenj aktualen nov »nasvet«.

Katera je zadnja knjiga, ki ste jo prebrali?

Menim, da v današnjem času ni več le »knjiga« tista, za katero si moramo vzeti čas. To mora biti tudi čas za stik z glasbo, s kulturo, vedeti, kje na spletu najti kakšno kakovostno vsebino …

Zaradi pomanjkanja časa med letom si med letnim dopustom poleti vedno vzamem čas za knjige. Tri do pet prebranih knjig na leto je moj cilj! Sem sodi romantičen roman, kriminalka in nekaj za osebnostno rast. Sem pa imela obdobje, ker sem zaradi pomanjkljivih informacij (odraščala sem v tujini) imela občutek, da moram izvedeti vse, kar se je dogajalo v Sloveniji po 2. svetovni vojni. Odkrila sem kar nekaj knjig, napisanih na podlagi osebnih (tragičnih) izkušenj. Rada imam tako slovensko kot tujo glasbo, zelo rada pa še vedno poslušam pesmi avstrijskih izvajalcev.