Intervju

Petra Mis, koordinatorka pisarne v podjetju Roche Slovenija: “Dragocene pretekle izkušnje mi pomagajo, da se hitro prilagodim”

Petra Mis, koordinatorka pisarne v podjetju Roche Slovenija, je polna energije, ustvarjalna, ima zakladnico zanimivih delovnih prigod in kup predlogov dobrih rešitev. Že skoraj dve desetletji uspešno deluje na področju administrativnega menedžmenta. V času svojega dela je pridobila veliko dragocenih izkušenj, ki ji pomagajo, da se hitro prilagodi.

Petra Mis, koordinatorka pisarne v podjetju Roche Slovenija, je tudi redna udeleženka Kongresa ADMA, na katerega se vedno dobro pripravi, da od njega odnese čim več. Fotografija: osebni arhiv

S kakšnim delom ste zaključili ali pa začasno prekinili za ta pogovor?

Hitela sem z naročili, ker si bom vzela nekaj dni dopusta. Vedno si pred odsotnostjo ali ob petkih pustim čim bolj prazen urnik, ker vem, da je treba marsikaj urediti v zadnjem hipu in danes ni nič drugače.

Svojo odsotnost imate pri podpisu v elektronskih sporočilih napovedano že nekaj časa vnaprej. Kako to učinkuje?

To je praksa v našem podjetju, ki se zelo dobro obnese. Že nekaj dni ali včasih celo tedne pred odsotnostjo zapišemo termin predvidene odsotnosti v podpis elektronskega sporočila, kar je varovalka, da med odsotnostjo ni slabe volje pri sodelavcih in da opravila ne ostanejo nedokončana.

Ali to pomeni, da imate manj klicev in sporočil med dopustom, ker vaši nadrejeni in sodelavci že pred tem ozavestijo vašo odsotnost?

S predhodnim opozorilom o odsotnosti v elektronski pošti si nekako zagotoviš svobodo med dopustom. To je tudi pomemben filter, da do mene v času odsotnosti res pridejo samo nujne stvari in še te samo v primeru, če je to res potrebno.

Medtem ko vaši sodelavci delo opravljajo hibridno, del delovnega časa v pisarni in del od doma, ste vi ves čas prisotni v pisarni. Kako to? Je to vaša odločitev?

Večkrat sem se že vprašala, ali bi mi kdaj prišlo prav, če bi delala od doma. Vendar sem rada med ljudmi in hkrati ugotavljam, da stvari hitreje rešimo osebno. Naša kuhinja v službi je sploh znana po tem, da se ob kavi skuhajo tudi najboljše ideje in rešitve. In tudi obiskovalcem, ki pridejo na sestanke, je prijetno, da jih nekdo sprejme. Ob tem moram poudariti, da je vsak od nas v podjetju zelo samooskrben. Na primer, kavo kuha in vodo gostu prinese tisti, ki ga je povabil, pa je to lahko tudi direktorica. Ni pravila, da bi jaz kuhala kavo, seveda pa priskočim na pomoč pri obsežnejših dogodkih.

S predhodnim opozorilom o odsotnosti v elektronski pošti si nekako zagotoviš svobodo med dopustom. Zagotavlja pomemben filter, da do mene v tem času pridejo samo nujne stvari.

Zanimiva praksa. Kako ste prišli do nje in kako jo sprejmejo tisti, ki pridejo na sestanek?

Enako je po drugih izpostavah in na sedežu podjetja v Švici. Tudi direktorica izpostave s tisoč zaposlenimi ali direktor celotne regije Evropa nimata svoje pisarne ali osebnega tajnika oziroma tajnice. Seveda pa dobita podporo za denimo logistiko potovanj in finančno administracijo, tako kot vsi ostali.  Obiskovalce, ki pridejo na sestanke, preseneti že sam prostor, tako da kuhanje kave in postrežbo tistega, ki jih je povabil, z odobravanjem pozdravljajo v paketu.

Kot koordinatorka pisarne v podjetju imate ogromno nalog. Ste glavna kontaktna oseba in zagotavljate nemoteno delovanje podjetja, zagotavljate administrativno podporo vodstvu, upravljate ključne dejavnosti in kompleksno logistiko za organizacijo dogodkov, poslovna potovanja, nabavne procese in usklajevanje dobaviteljev, nadzorujete vzdrževanje pogodb in poenostavitev notranjih elektronskih komunikacijskih tokov. Kako usklajujete vse te naloge?

Zelo uspešno. Kadar je vsega veliko, si nadenem slušalke in tako sodelavcem sporočam, da sem zaposlena, na sestanku oziroma da se nečemu intenzivno posvečam - in tako naloge lahko v miru dokončam, čeprav je moj delovni prostor v središču dogajanja. Kadar potrebujem več miru, se vseeno lahko umaknem. O vrstnem redu nalog se odločam glede na prioritete. Če urejam nekaj nujnega, druga naloga lahko počaka in se vrnem k njej, ko uredim tisto, ki ima prednost. Včasih pa se tisto, kar mora malo počakati na mojo pozornost, odvije kar samo oziroma v domeni drugih sodelavcev, ko imam jaz druge naloge.

Vsak od nas v podjetju je zelo samooskrben. Na primer, kavo kuha in vodo gostu prinese tisti, ki ga je povabil na sestanek, ne glede na hierarhijo.

Kaj vam vzame največ časa oziroma katere naloge so najbolj obsežne?

To so zagotovo večji dogodki, ki so mi med vsemi nalogami najbolj pri srcu. Na primer dogodki za zaposlene, ki nas tesno povežejo in ta vez kar nekaj časa ostane. Vsako leto organiziramo vsaj en skupen dogodek za vse zaposlene, ki poleg formalnih vsebin vsebuje tudi neformalne. Všeč so mi tudi dogodki, povezani z dobrodelnostjo, ki jih imamo precej. Nazadnje smo na primer sodelovali z Zvezo prijateljev mladine, pomagali smo jim čistiti in urejati skladišče, donirali smo stvari za otroke s posebnimi potrebami, ki gredo z njimi na počitnice. Pri organizaciji dogodkov je moja naloga, da postavim ogrodje dogodka, bdim nad stroški in ostalo organizacijo dogodka, če je strokovne narave, pa sodelavci ob tem poskrbijo za strokovno vsebino.

Ali so si vaši delovni dnevi med seboj podobni?

Nikakor.

Kako med krmarjenjem med vsemi nalogami ohranjate red?

Po toliko letih delovnih izkušenj se strogo držim jutranje delovne rutine. Včasih sem že na poti v službo preverjala sporočila na telefonu, zdaj pa tega ne počnem več. Zjutraj najprej skočim v fitnes, ko pridem v službo ob osmih, pa najprej s sodelavci popijemo kavo in poklepetamo. Potem poskrbim, da imam ob sebi vodo in začnem delti. Včasih sem na primer celo izpustila kosilo, če sem imela veliko dela, vendar sem opazila, da me je kar počasi začelo zmanjkovati  proti popoldnevu, zato sem zelo pozorna, da obroka ne preskočim več in da poskrbim zase. Na koncu delovnega dneva naredim seznam opravil za naslednji dan in jih, ko so opravljena, odkljukam. Tako vem, da je bil delovni dan uspešen. Ugotovila sem, da me takšno vodenje evidence pomiri in mi omogoča, da misli na službene opravke ne nosim domov.

Na kakšen način vam sodelavci pokažejo, da ste nepogrešljivi v delovnem procesu?

Nekateri mi povedo, kako veseli so, da je vedno vse brezhibno urejeno, česar se lotim. V podjetju imamo v sklopu portala za zaposlene tudi sistem, imenovan aplavz, v katerim se eden drugemu lahko zahvaljujemo za karkoli. To je zelo dobro. Pohval sem vesela, saj mi pomenijo potrditev, da delam dobro. Zanimivo je videti, koliko pohval se nabere čez leto. So dober podatek tudi za nadrejene.

Imate tudi študentsko pomoč. Kako ste izbrali ustrezne študente, katere veščine in lastnosti ste iskali pri njih?

V podjetju nam pomaga več študentov. Med kandidati, ki nam pomagajo z administrativnimi izzivi,  smo iskali takšne, ki bi pokazali proaktivno delovanje. Predstavili smo jim nekaj scenarijev na delovnem mestu in spremljali, kako bi se nanje odzivali, kako bi se izzivov lotili. Pri nas v podjetju ima vsak svoje zadolžitve in vsak je odgovoren zanje, tudi študentje, ki so tu, da se naučijo in pridobijo prve delovne izkušnje. Jaz pa z veseljem vedno priskočim na pomoč, če ima kdo kakšen izziv ali vprašanje.

Po toliko letih delovnih izkušenj se strogo držim jutranje delovne rutine.

Ali ste zadolženi tudi za uvajanje novih zaposlenih?

Za vsakega novega zaposlenega poskrbi v prvi vrsti tisti, ki ga je zaposlil, se pravi njegov neposredni nadrejeni, saj mora skozi vse procese, ker je naša panoga zelo regulirana. V postopku uvajanja pa se mora novi zaposleni srečati tudi z mano, kjer ga uvedem v tistih nekaj osnovnih procesov podjetja in zagotovim, da se za pomoč vedno lahko najprej obrne name - če ne zaradi drugega, zato, da za iskanje rešitev porabi manj časa.

Ali poleg uradnih informacij novincem poveste kaj o kulturi podjetja, o vaših nenapisanih navadah in podobno?

Sprva sem to morda počela manj, s časom in z vsakim novim zaposlenim pa sem začela ugotavljati, kako dobro je, če mu razložim, kako delujemo kot kolektiv. Po eni strani smo zelo odprti, vsak lahko kogarkoli karkoli vpraša ali prosi za pomoč, po drugi strani pa mora vsak vedeti, kaj je njegovo delo. Jaz poskušam biti vsem dostopna, hkrati pa postavim meje. Moja pomoč je pogosto na primer le to, da drugim pokažem pot, kako lahko nekaj naredijo sami, pokažem jim lahko tudi dvajsetkrat, če jim ne gre. Na takšen način poskušam novim sodelavcem olajšati uvajanje. Sicer pa smo proces uvajanja oziroma onboardinga v podjetju zelo izpopolnili.

Pri svojem delu ste že dlje časa, tudi v prejšnjih podjetjih, vpeti v mednarodno delovno okolje. Kako to vpliva na vas?

Veliko se pogovarjamo angleško, česar sem navajena še iz časov, ko sem delala v Adrii Airways. Včasih sem se zalotila, da sem ob prihodu iz službe morala preklopiti nazaj na slovenščino. Sicer pa razmišljaš večplastno, če si vpet v mednarodno delovno okolje. Le-to po mojih izkušnjah zagotavlja odprt prostor za več idej. Če sem iskrena, je bila zame dvojezičnost pri iskanju večine zaposlitev moj pogoj oziroma želja.

V kolikih jezikih pravzaprav poteka vaše delo?

Najpogosteje v dveh, v slovenščini in angleščini. Del diagnostičnega delovanja podjetja je povezan s Hrvaško, tako da se včasih pogovarjamo tudi hrvaško. Ker sodim v generacijo, ki je ta jezik razumela, ne pa toliko uporabljala, sem se v zadnjem času želela izpopolniti v govornem sporazumevanju v hrvaščini. Opažam, da naši sosedje radi vidijo, da z njimi spregovorimo v njihovem domačem jeziku.

V tej številki revije se osredotočamo na napake, iz katerih se učimo. Kakšen je vaš osebni pristop do napak?

Če nekdo v interakciji z mano naredi napako, se mi to nikakor ne zdi nič posebnega, saj sem jih jaz v svoji karieri naredila veliko in sem se iz njih veliko naučila. Spomnim se, ko sem kot študentka delala v zelo odprtem podjetju s sproščenim vzdušjem. Vsi smo se tikali med sabo. Potem sem isti pristop želela uporabiti v naslednjem podjetju z bolj tradicionalnimi vrednotami in opazila sem, da predvsem starejši zaposleni tega niso dobro sprejeli. To je bilo zame zelo poučno in zdaj sem na to vedno pozorna.

Zanimivo je videti, koliko pohval za moje delo se mi nabere čez leto. So koristen podatek tudi za nadrejene.

Imate ob vseh nalogah na delovnem mestu tudi priložnost za učenje?

Seveda. Sem del manjše interne ekipe v podjetju, ki skrbi za dobro počutje zaposlenih, kamor sodi med drugim tudi izobraževanje. Imamo na primer svoj knjižni klub - knjižna polica je dobro založena s trenutno priljubljenimi knjigami in zaposleni si jih radi izposodijo, tudi za na dopust. Redno se srečujemo in naša srečanja so zelo dobro obiskana. Enkrat na leto pa povabimo na pogovor tudi kakšnega avtorja, gostili smo na primer Davida Zupančiča, kar je bilo sodelavcem zelo všeč. 

Sicer pa imamo nekaj obveznih izobraževanj za vse zaposlene, med takšnimi je bilo  izobraževanje o uporabi umetne inteligence, ki je v delo našega podjetja vpletena že dlje časa. Del izobraževanj pa si lahko izbere vsak sam. Jaz sem se denimo lani odločila za izpopolnjevanje tujih jezikov.

Koliko si pri svojem delu pomagate z orodji umetne inteligence, o kateri ste se izobraževali?

Lani je bilo, kot sem omenila, to izobraževanje obvezno za vse zaposlene, ker je umetna inteligenca tako vpletena v vse naše sisteme. Tako da smo tovrstna orodja kar malo prisiljeni uporabljati. Vendar pri tem ne mislim nič slabega. Jaz konkretno si z njimi pomagam pri besedilih ali pri enostavnih poročilih. Zelo mi je v pomoč, ko moram iz večjega obsega gradiva nekaj izluščiti. V takšnih primerih se mi zdi pomoč orodij umetne inteligence zelo dobrodošla in mi prihrani precej časa.

Veliko priložnosti za izobraževanje in urjenje različnih veščin bo tudi na letošnjem Kongresu ADMA. Opazili smo, da ste bili med prvimi prijavljenimi. Se ga veselite?

Letos se ga še posebej veselim. Nazadnje sem bila na kongresu pred dvema letoma. Vesela in hvaležna sem, da mi v vodstvu odobrijo udeležbo.

Se spomnite svoje prve udeležbe na Kongresu ADMA? Je bilo težko prepričati nadrejene, da vam omogočijo udeležbo, še posebej, ker ste delali v zasebnem sektorju?

Seveda se spomnim, čeprav je bilo to dolgo časa nazaj, pred kakimi petnajstimi leti. Eden od govorcev je bil, se spomnim, takratni predsednik republike dr. Danilo Türk in to se mi je zdelo nekaj zelo posebnega. Prosila sem oba svoja nadrejena, predsednika in podpredsednika uprave podjetja, s katerima sem v takratni službi ravno sedela skupaj, da bi se dogodka smela udeležiti. Spogledala sta se in mi rekla: »Petra, če kdo, si ti zaslužiš udeležbo. Pojdi in dobro se imej!« To mi je veliko pomenilo. Zame je bila udeležba kot nekakšna nagrada za dobro opravljeno preteklo delo in kot takšno sem jo tudi vzela. Svojo prvo udeležbo na Kongresu ADMA imam res v lepem spominu. Očitno, saj se v nasprotnem primeru ne bi ponovno prijavila nanj in se ga udeležila.

Zame je bila prva udeležba na Kongresu ADMA kot nekakšna nagrada za dobro opravljeno preteklo delo in kot takšno sem jo tudi vzela.

Kaj vam prinese udeležba na dogodku in kako dolgotrajni so učinki? Ali lahko na primer znanje, ki ga pridobite tam, že naslednji delovni dan uporabite pri svojem delu?

Spomnim se, da sem nazadnje, ko sem bila na Kongrsu ADMA, od tam odnesla nekaj novih povezav in poznanstev, ki so mi prišli zelo prav. Znanje je tudi zelo pomembno in zelo uporabno. Tisto, kar se mi zdi nekaj posebnega in dolgotrajnega, je navdih. Vse udeleženke, ki se zberemo na dogodku, imamo podobne izkušnje in če si jih delimo, si jih zaupamo, nam je vsem lažje. Tudi dobre prakse krožijo med nami in to se mi zdi zelo dobrodošlo.

Kako se odločate, katerih vsebin, ki jih Kongres ADMA ponuja, se boste udeležili, glede na to, da je izbira velika? Imate morda kakšen nasvet za tiste, ki se bodo dogodka udeležile prvič?

Sama sem vedno pred dogodkom odločena, da se bom udeležila čisto vsega, kar Kongres ADMA ponuja. Potem, ko sem tam, pa vselej ugotovim, da to vendarle ne bo šlo. Moja strategija vsebuje zelo zgodnji prihod, da se malo razgledam naokoli, da začutim, kaj mi kongres ponuja, da še enkrat premislim, česa se najbolj želim udeležiti. Vzamem si tudi čas in poiščem več informacij o govorcih, če jih ne pozam. Zame je zelo pomembno, ali se mi tisti, ki bo predstavljal neko temo, zdi dovolj zanimiv in kompetenten, da bom sledila njegovim besedam. Kot vidite, se na dogodek zelo dobro pripravim že vnaprej.

Kdaj od predavanja ali delavnice odnesete največ?

Takrat, ko po zaključku dobim »paket oziroma priročnik za domov«. Pri tem mislim strnjene povzetke, izvlečke, konkretne napotke, kako se nekega izziva lotiti in podobno. Najbolje name učinkujejo nasveti v slogu »trije različni načini za reševanje določene težave«. V spominu mi ostanejo tudi navdihujoče zgodbe. Predavanje brez povzetka ali na koncu poudarjenega nauka je sicer lahko trenutno zelo koristno, a v množici slišanih informacij napotke hitro pozabimo.

Ne samo na Kongresu ADMA, tudi sicer sem zelo vesela, da obstaja skupnost, ki nas povezuje. Predvsem zato, ker smo poslovne sekretarke, asistentke, vodje pisarn in podobno, pogosto v ozadju. Sama sicer nikdar nisem imela tega občutka, a marsikatera ga ima. Vesela sem, da skupnost ADMA prepoznava naše delo in naš doprinos. Ko nekdo opazi vrednost nekoga, to povzroči velike premike. Nobena od nas ne potrebuje medalje za svoje delo, temveč le prepoznavanje vrednosti poklica. In opažanje, da ga večina od nas opravlja z užitkom! Jaz si ne predstavljam, da bi v podjetju počela karkoli drugega. Rada bi se karierno razvijala in rasla znotraj svojega delovnega mesta.

Izražanju vaše zavzetosti sledi smiselno vprašanje, ali ste si to delo že od nekdaj želeli opravljati? Na primer od otroštva?

Zdaj, ko razmišljam, se mi zdi, da lahko odgovorim pritrdilno. Poudarjam, da sem imela v svoji karieri srečo, da so imeli moji nadrejeni vedno toliko zaupanja vame, v moje delo in v moje sposobnosti. Morda na začetku delovne poti še nisem vedela, kako se bo moja kariera razvila, vmes sem namreč delovala čisto na drugih področjih, na primer v odnosih z javnostmi. Na področje podpore menedžmentu sem prišla po spletu okoliščin in tukaj želim ostati. Prvima dvema nadrejenima, takratnima predsedniku in podpredsedniku uprave Adrie Airways, ki sta mi zaupala takšno delo, sem še danes zelo hvaležna. Zaradi njiju ter vseh naslednjih šefov, direktorjev, direktoric in vodij v administrativnem menedžmentu ostajam že 17 let. Še zdaj pa se spominjam študentskih začetkov pri Adrii Airways.

Vas žalostna usoda te letalske družbe močno zaznamovala?

Usihanje Adrie Airways je bilo zame in za ostale sodelavce velika bolečina. Tam sem imela svojo prvo službo in prve ne pozabiš nikoli. Zrasla sem z Adrio. Grozno je bilo doživljati začetek njenega konca. Ni bilo lahko, po drugi strani pa smo bili vsi tamkajšnji zaposleni v enakem položaju in delovali smo še bolj povezano kot prej. Še vedno smo se v kolektivu znali nasmejati in drug drugega spodbujati. Takrat nam na primer delodajalec ni več zmogel zagotavljati izobraževanj in druženj, pa smo za to poskrbeli sami. Kljub temu, da je bilo to težko obdobje, je bilo posebno v tem smislu, da smo dokazali, kako znamo stopiti skupaj. Takrat sem se odločila za odhod in menjavo službe. Pogosto sem se spraševala, ali sem ravnala pravilno. Ampak brez te odločitve danes morda ne bi bila na tukaj, kjer sem.

Ne predstavljam si, da bi v podjetju počela karkoli drugega. Rada bi se karierno razvijala in rasla znotraj svojega delovnega mesta.

Se vam zdi, da je tudi ta izkušnja vplivala na način, na katerega danes nepogrešljivo delujete v podjetju Roche Slovenija?

Zagotovo. Zdi se mi, da imam več širine, pa tudi idej, kako se da iz nič narediti veliko. Ta izkušnja je oblikovala mojo osebno karierno pot. Zdaj sem hvaležna, da sem se odločila za menjavo službe, ne samo takrat, ampak potem še večkrat. Zato, ker vidim ljudi, ki ostajajo od začetka do konca kariere v enem podjetju ali na enem delovnem mestu in jim, pa naj ne zveni nenavadno, včasih manjka zavedanja, kako bi bilo kje drugje drugače, pa naj bo to boljše ali slabše. Vesela sem, da imam to izkušnjo in da me je pot pripeljala v podjetje in na delovno mesto, kjer svoje delo še vedno opravljam z užitkom.

Oznake:
Številka:

Več v kategoriji Intervju

Več člankov iz te kategorije