Karierni razvoj

Simona Lečnik Očko: »Sodobni poslovni bonton je orodje za uspeh«

Sodobna ambasadorka bontona s svežim, pozitivnim in pogosto hudomušnim pristopom razbija mite o togosti in zastarelosti bontona. Kot svetovalka in strokovnjakinja za sodobni poslovni bonton, protokol, komunikacijo ter samozavest uspešno povezuje tradicijo s sodobnimi izzivi. Njene dolgoletne izkušnje ji omogočajo edinstven vpogled v pomen spoštljivih in profesionalnih odnosov.

Simona Lečnik Očko je uradno magistrica mednarodnih in diplomatskih študij ter profesorica sociologije in zgodovine. Sicer pa neomajna optimistka in samosvoja levinja, ki z neizmerno strastjo uživa v življenju. V pogovoru nam je razkrila, kako svojo strokovnost in strast do bontona ter komunikacije združuje v pomoč posameznikom in podjetjem, da zaživijo polno in samozavestno.

Za začetek nekaj o vaših začetkih. Kaj vas je zaneslo na to pot?
Spoštovanje do področij diplomacije, mednarodnih odnosov, kulture vedenja, komunikacije in strast do njihovega razumevanja sta me spremljala že vrsto let, pravzaprav od otroštva. Ob zaključku študija sem sprejela trdno odločitev, da svojo poklicno pot usmerim tja, kjer me bo  delo resnično izpolnjevalo. Zato sem se podala na samostojno pot z jasnim poslanstvom – širiti znanje in izkušnje, ki sem jih dolga leta pridobivala kot generalna sekretarka, ter poslovni bonton predstaviti na način, ki odraža moj osebni pristop in vrednote.

Danes pa  širite znanje preko izobraževanj in svetovanj. Smo Slovenci odprti za to, da nas učijo, kako se obnašati?
Velikokrat sem slišala opozorila, da v Sloveniji ni prostora za poučevanje poslovnega bontona, saj naj ljudje ne bi želeli slišati, kaj počnejo narobe.

Pa vendar ste levinja, te pa so zelo odločne … ste upoštevali opozorila?
Nisem. Namesto da bi se ozirala na dvome drugih, sem se podala na svojo pot in jo gradila z lastnim znanjem in predanostjo. Danes, ko vidim rezultate svojega dela in pozitiven vpliv, ki ga ima na ljudi, vem, da je bila ta odločitev ne le pravilna, temveč neprecenljiva. V letih delovanja so mi zaupali številni posamezniki in podjetja iz različnih panog in vseh velikosti, kar potrjuje pomen in vrednost vsebin, ki jih prinašam.
Bistvo ni v opozarjanju na pomanjkljivosti, temveč v prepoznavanju priložnosti za rast. S premišljenimi in preprostimi spremembami lahko izboljšamo svojo profesionalno držo, krepimo samozavest in soustvarjamo bolj spoštljivo okolje. V prvi vrsti zaradi sebe, nato tudi iz spoštovanja do drugih.

Kaj je pravzaprav bonton? Pogosto govorimo o »pravilih« obnašanja. So to res pravila?
Bonton že dolgo ni več zgolj niz togih pravil, temveč predstavlja ključno koristno orodje za zavestno oblikovanje profesionalne podobe in učinkovito prilagajanje poslovnemu okolju.

Ponuja smernice vedenja, katerih neupoštevanje ne prinaša neposrednih sankcij. Odgovornost za vtise, ki jih ustvarjamo, pa je na plečih posameznika. Tisti, ki se vedejo v skladu s sodobnim poslovnim bontonom, nedvomno puščajo boljši vtis ter si s profesionalnim in spoštljivim pristopom odpirajo vrata do novih poslovnih priložnosti. Nenazadnje vsi raje sodelujemo s strokovnjaki, ki poleg svojega znanja izkazujejo tudi profesionalnost, prijaznost in obzirnost in prav tukaj ima sodobni poslovni bonton nepogrešljivo vlogo.

Ali lahko in kako lahko administrativni menedžerji z upoštevanjem teh smernic vplivajo na ugled podjetja?
Podoba podjetja se oblikuje že ob prvem stiku (osebno, telefonsko ali elektronsko), pri čemer imajo poslovni sekretarji in administrativni menedžerji osrednjo vlogo. Njihova komunikacija, vedenje in profesionalen odnos neposredno vplivajo na ugled organizacije ter na zaupanje strank, poslovnih partnerjev in sodelavcev.

Jasna, vljudna in strateško usmerjena komunikacija, skrbno oblikovana pisna korespondenca ter primerno sprejemanje gostov odražajo visoko stopnjo profesionalnosti ter zavedanje pomena ugleda podjetja. Čeprav se smernice sodobnega poslovnega bontona spreminjajo, nenehno prilagajajo času, situacijam in okolju, ostaja ohranjanje visokih standardov profesionalnega vedenja ključnega pomena. Ne glede na velikost podjetja ali panogo. V hitro spreminjajočem se poslovnem svetu, kjer prvi vtis lahko odloča o dolgoročnem sodelovanju, je spoštovanje sodobnega poslovnega bontona strateška naložba v ugled in uspeh organizacije.

Katere so ključne veščine v poslovnem bontonu, ki bi jih morali obvladati vsi?
Zaposleni naj bi obvladali profesionalno komunikacijo, primerno vedenje v različnih poslovnih situacijah ter sposobnost vzpostavljanja in ohranjanja kakovostnih odnosov. Jasno, spoštljivo in učinkovito izražanje, tako ustno kot pisno, predstavlja temelj uspešne poslovne komunikacije. Ključnega pomena sta tudi aktivno poslušanje in dosledna uporaba ustreznega poslovnega jezika.

Enako pomembno je, da zaposleni prepoznajo vrednost poslovne etike in vljudnosti. Točnost, doslednost, diskretnost ter spoštljivo naslavljanje in predstavljanje sogovornikov so temeljni elementi profesionalnega vedenja, ki prispevajo k ugledu posameznika in organizacije.

Sposobnost prilagajanja različnim poslovnim okoljem in kulturam ter pravilna uporaba digitalne komunikacije dodatno prispevajo k pozitivnemu profesionalnemu vtisu. V dinamičnem poslovnem okolju te veščine niso zgolj izraz spoštovanja, temveč tudi strateška prednost, ki vpliva na uspeh posameznika in organizacije. Za konec velja izpostaviti še poslovni kodeks oblačenja, ki ostaja pomemben dejavnik profesionalnega nastopa. Premišljeno izbran oblačilni slog ne odraža le profesionalnosti in osebne urejenosti, temveč izraža tudi spoštovanje do sebe, sodelavcev in organizacije ter pomembno prispeva k celostni podobi podjetja.

Kako pa se je poslovni bonton spremenil zaradi pandemije in množične uporabe virtualnih sestankov?
Pandemija in množična uporaba virtualnih sestankov sta bistveno preoblikovali sodobni poslovni bonton ter prinesli nove standarde komuniciranja in vedenja. Digitalna komunikacija je postala nepogrešljiv del poslovnega okolja, kar je zahtevalo prilagoditev smernic bontona, da bi ohranili profesionalnost, učinkovitost in spoštovanje tudi v virtualnem prostoru.

Ena ključnih sprememb je pomen digitalne vljudnosti, ki vključuje jasno, jedrnato in spoštljivo izražanje ter dosledno upoštevanje časovnih okvirjev sestankov. To pomeni pravočasen prihod v virtualno sobo, skrb za nemoten potek sestanka in dosledno upoštevanje osnovnih standardov digitalne etike, kot so izklop mikrofona, kadar ne govorimo, ter uporaba kamere, kadar je to primerno. Prepogosto se v praksi dogaja, da posamezniki ostajajo za ugasnjenimi kamerami, kar ni le neosebno, temveč tudi izraz nespoštovanja do sogovornikov in dogovorjenih smernic srečanja. Nagovarjati udeležence virtualnega sestanka, medtem ko imajo izključene kamere, je podobno kot voditi pogovor z nekom v živo na pločniku, ki ima zakrit obraz.

Neverbalna komunikacija je v virtualnem okolju postala še pomembnejša. Očesni stik s kamero - kar pomeni, da ne gledamo lastnega okenca na zaslonu, temveč neposredno v kamero, in ustrezna mimika pomembno prispevajo k boljši povezavi s sogovorniki. Potrebna je tudi premišljena priprava, saj tudi majhen kvadratek, ki ga delimo z drugimi, lahko razkrije več, kot si želimo. Zato je priporočljivo poskrbeti za profesionalno ozadje brez motečih dejavnikov ter ustrezno osvetlitev, ki zagotavlja jasno vidnost in profesionalen vtis.

Rekli ste, da ne gre za izpostavljanje pomanjkljivosti. Pa naštejte torej opomnike za področja, na katerih moramo največ in najpogosteje delati.
Neustrezna komunikacija, odsotnost profesionalnega vedenja in nepoznavanje temeljnih načel poslovne etike. Ključni izziv predstavlja nepremišljeno izražanje, ki lahko vključuje nejasno, pretirano sproščeno ali celo neprimerno komunikacijo, ne glede na to, ali poteka ustno, pisno ali telefonsko.

V zadnjih letih vse pogosteje zaznavam pomanjkanje pozdravljanja ob prihodu v delovno okolje, kar izpostavljajo tudi številni zaposleni v kolektivih. Ta temeljna oblika vljudnosti je pogosto opravičena z izgovorom, da posameznik »ni jutranji tip«, kar pa ne more biti utemeljeno opravičilo. Pozdrav, vzpostavitev očesnega stika in prijazen nasmeh so osnovni izrazi spoštovanja ter prispevajo k pozitivni delovni dinamiki in dobremu vzdušju v timu.

Obrekovanje ima izjemno negativen vpliv na delovno okolje, saj spodkopava zaupanje in ruši profesionalne odnose, kljub temu pa mu ljudje prepogosto podležejo. Odklanjam prepričanje, da gre zgolj za del naše kulture, temveč verjamem v odgovornost vsakega posameznika pri soustvarjanju spoštljivega in konstruktivnega delovnega okolja. Ključno je, da se zavestno izogibamo pogovorom, ki ne vključujejo nas, hkrati pa zberemo pogum in osebi, ki jo zadeva določena tematika, spoštljivo in diskretno posredujemo relevantne informacije. Tak pristop ne le krepi profesionalnost, temveč tudi dolgoročno prispeva k zdravim in transparentnim medosebnim odnosom.

Zamujanje in kraja dragocenega časa drugim. Spoštovanje časa je ena izmed temeljnih vrednot poslovnega bontona. Zamujanje na sestanke izraža nespoštovanje do sodelavcev in njihovega časa, zato je točnost ključna, razen v izjemnih, nepredvidljivih situacijah.

Brskanje po telefonu med sestanki ali pogovori velja za neprofesionalno vedenje. Pametni telefoni med poslovnimi sestanki sodijo v predal, žep ali torbico, nikoli na mizo. Prisotnost na sestanku pomeni osredotočenost na sogovornike in obravnavano temo, ne na zaslon mobilne naprave.

Velik izziv v poslovnem okolju ostaja odzivnost pri elektronskem komuniciranju. Dolgi odzivni časi ali popolna odsotnost odgovora izražajo nespoštovanje, saj je vsak posameznik vreden odgovora, ne glede na vsebino sporočila. Tudi odsotnost odgovora je v bistvu odgovor.

V poslovnem okolju prav tako ni prostora za prekinjanje sogovornikov, vsiljevanje mnenj in deljenje nasvetov, če nas zanje ne prosijo, čeprav smo v praksi pogosto priča vsemu naštetemu.

V vedno bolj razširjenem konceptu odprtih pisarniških prostorov pogosto opažamo pomanjkanje obzirnosti in zavedanja, da delimo delovni prostor z drugimi. Ključnega pomena je upoštevanje ustrezne mere pri glasnosti telefonskih pogovorov, zmerne uporabe dišav ter prilagajanje delovnega okolja z občasno uporabo slušalk, kadar bi lahko zvoki motili sodelavce. Spoštovanje teh vidikov prispeva k boljši delovni atmosferi in produktivnosti celotnega kolektiva.

Nazadnje pa tudi malomarnost pri čistoči skupnih prostorov kaže na nespoštovanje sodelavcev in delovnega okolja. Sodobni poslovni bonton nas uči, da vsi prispevamo k urejenemu, spoštljivemu in profesionalnemu delovnemu okolju, saj na delovnem mestu preživimo velik del dneva in življenja. Profesionalnost se odraža v vsaki interakciji, v našem odnosu do drugih ter v skrbi za okolje, v katerem delujemo.

Zares smo hvaležni za vse dragocene nasvete. In veselimo se vašega predavanja na majskem kongresu ADMA! Kaj bi dodali za popotnico?
Bonton ni namenjen le izbranim, saj prispeva k višji kakovosti življenja vseh nas. In sodobni poslovni bonton ni omejitev, temveč mogočno orodje za uspeh. Tisti, ki razumejo in dosledno uporabljajo standarde profesionalnega vedenja, bodo vedno korak pred drugimi. Ne le zaradi svojih strokovnih kompetenc, temveč tudi zaradi načina, kako jih predstavljajo in kako gradijo odnose v poslovnem okolju. Vredno se je potruditi.

Foto: Rok Breznik
Simona Lečnik Očko je ustanoviteljica in vodja Lumie – Akademije vrednot deluje kot svetovalka in strokovnjakinja za sodobni poslovni bonton, protokol, komunikacijo ter dvig samozavesti.