Karierni razvoj

Ali za pogajanja res potrebujete najmočnejši glas?

Zagotovo poznate tak trenutek: telefoni zvonijo, vodstvo sprejema odločitev, sodelavci imajo pripombe, vi pa morate uskladiti tri nasprotujoče si interese – seveda se od vas pričakuje, da to opravite hitro, vljudno in brez drame. Čeprav temu običajno ne bi rekli tako, pa vendar to je- pogajanje.

Morda niste najglasnejša oseba v pisarni. Morda niste oseba, ki bi imela zadnjo besedo v podjetju, a kljub temu ste vendarle oseba, ki vpliva. Včasih z nevsiljivo pripombo: »Lahko predlagam drugačen pristop?« Drugič z izrazom na obrazu, ki ustavi prepir, še preden se začne. Ali pa z vprašanjem, ki sogovornika preseneti in ga povabi k razmisleku.

Pogajanja se ne začnejo takrat, ko se usedemo za mizo. Začnejo se v trenutku, ko zavestno poskusimo vplivati – s spoštovanjem in jasnostjo.

To ne pomeni, da morate biti napadalni ali manipulativni. Ravno nasprotno. Največ moči imajo pogosto tisti, ki znajo poslušati, povezovati in zastopati interese brez nepotrebne napetosti. Takih veščin se ne naučimo čez noč – a vsaka izkušnja je priložnost za rast in vsak dan imamo možnost narediti korak naprej.

V nadaljevanju bi rad poudaril nekaj konkretnih iztočnic za vaša naslednja vsakodnevna pogajanja – četudi se jim tako ne reče. Morda bo to usklajevanje urnika. Morda prepričevanje, zakaj nekaj ne more biti narejeno »do jutri«. Ali pa iskanje poti med »da« in »ne«, ko vas nekdo prosi za nekaj, kar veste, da ni realno.

Temeljna načela za pogajanja po harvardski metodi

1️⃣ Ločite odnos od vsebine
Pogosto se ujamemo v čustva, še preden slišimo vsebino. Nekdo reče nekaj ostrega – in že se branimo. A resnični napredek pride takrat, ko znamo ločiti odnos, ki ga želimo ohraniti, od težave, ki jo želimo rešiti.

Primera iz prakse:
📌Vodja prodaje reče: »Tako pozno si mi poslala razpored sestanka!«
Namesto da pojasnite, zakaj to ni vaša krivda, lahko odgovorite: »Razumem, da je to povzročilo težave. Kako lahko naslednjič to uskladiva prej? Koliko prej potrebujete razpored?« S tem ne branite sebe, temveč skrbite za odnos in iščete rešitev.

📌Nadrejeni v stresu reče: »Tole ste spet zafrknili.«
Globoko vdihnite. Odgovorite lahko: »Vidim, da vas skrbi rezultat. Poglejva skupaj, kaj točno ni v redu in kaj lahko popravim.«

Namig za naslednjič: Preden odgovorite, se za dve sekundi ustavite. Preverite: Ali odgovarjam na ton – ali na vsebino?

2️⃣ Iščite interese, ne zgolj zahtev
Začetne zahteve pogosto zvenijo ultimativno. Interesi pa razkrivajo, kaj nekoga resnično skrbi ali mu je pomembno. Ko se poglobimo v interese, imamo več možnosti za pogajanja in seveda da najdemo skupno rešitev.

Primera iz prakse:
📌Sodelavka vztraja, da mora biti sestanek najkasneje ob 14. uri in da nikakor ne sme trajati več kot eno uro. Na prvi pogled se lahko zdi toga, morda celo tečna – dokler ne izvemo, da mora ob 15. uri po otroka, saj kot mati samohranilka nima drugega varstva.

📌Vodja vam da navodilo: »To mora biti narejeno do konca dneva.« Namesto da takoj odreagirate z napadom ali iščete izgovor, vprašajte: »Kaj se zgodi, če bo narejeno jutri zjutraj? Je morda kaj drugega vezano na ta rok?«

Namig za naslednjič: Ko slišite trdo zahtevo, si postavite dve vprašanji:

  1. Kaj s tem oseba poskuša resnično doseči ali zaščititi?
  2. Kakšen bi bil drug način, da ji pri tem pomagam?

3️⃣Raziskujte možnosti, ne hitite k eni rešitvi
Včasih imamo občutek, da moramo takoj predlagati rešitev. A prehitra odločitev lahko zapre prostor za boljše možnosti. Harvardski pristop pravi: najprej ustvarjajte, šele nato izbirajte.

Primera iz prakse:
📌Organizirate dogodek, kjer ni dovolj prostora za vse sodelavce. Namesto da sami določite, kdo lahko pride in kdo ne, lahko predlagate več možnosti:  »Lahko se razdelimo v dve skupini, predvajamo dogodek po Zoomu ali poiščemo večjo dvorano.«

📌Sodelavka želi, da vi pokličete zahtevnega zunanjega partnerja. Namesto da rečete »ne«, ponudite: »Lahko ti pripravim točke za klic ali pa grem s tabo. Kaj bi ti bolj pomagalo?«

Namig za naslednjič: Naredite mini brainstorming oz. možgansko nevihto – sami s seboj. Zapišite tri možne rešitve in razmislite, kako bi jih predstavili sogovorniku. Torej: najprej poiščite različne rešitve, šele nato se odločajte.

4️⃣Sklicujte se na dejstva, ne na občutke
Ko pogovor postane preveč oseben, pomaga, da se naslonimo na nekaj zunanjega oz. bolj oprijemljivega: pravila, podatke, izkušnje ali zunanjo prakso. Tako ne odločamo po občutku, temveč po skupnih referencah oz. znanih dejstvih (pogajanja po občutku se nikoli ne izidejo dobro).

Primera iz prakse:
📌Direktor vas prosi, da v enem dnevu pripravite kompleksno poročilo.
Namesto »to je nemogoče«, lahko rečete: »Zadnjič smo za podobno nalogo potrebovali tri dni. Dvomim, da bi lahko v enem dnevu pripravili tako kakovostno poročilo. Lahko pripravim osnutek do jutri, dokončamo pa do četrtka. Bi vam to ustrezalo?«

📌Sodelavka želi popraviti zapisnik, čeprav je bil že potrjen.
Lahko ji pokažete člen iz pravilnika, kjer je zapisano: Po dogovoru v ekipi zapisnik po potrditvi ni več predmet popravkov. Dodatki se lahko vnesejo kot priloga.

Namig za naslednjič: Vedno imejte na voljo en primer, pravilo ali izkušnjo, ki podpira vaš predlog. To razbremeni napetost in ohrani pogovor pri stvari.

Kaj pa če se ne moremo dogovoriti? 

V pogajanjih se ne bomo vedno strinjali. Zato je dobro vedeti, kaj boste naredili, če dogovora ne bo. V harvardski metodi to imenujemo BATNA – najboljša alternativa, če dogovora ne dosežemo. Torej zasilni izhod oz. rezervni scenarij namesto stiske.

Zakaj je to pomembno?
Ker vam daje notranjo varnost. Ko veste, kaj boste naredili, če sogovornik ne sprejme predloga, se ne pogajajte iz stiske, temveč iz gotovosti, da imate vedno zasilni izhod.

Primer:
📌Če vodstvo vztraja pri rokih, ki jih ne morete doseči, je vaša BATNA: pripraviti osnutek v krajšem roku, končno različico pa pozneje. Če je to sprejemljivo, ne popuščate – temveč ponudite alternativo.

Namig za naslednjič: Zapišite si: Kaj lahko naredim, če ne dosežemo dogovora? Katera rešitev mi še vedno omogoča dostojanstvo, učinkovitost in zaupanje?

Priprava – tihi zaveznik pogajalca

Uspešna pogajanja niso odvisna od šarma in trenutnih navdihov, temveč od temeljite priprave. Preden vstopite v pomemben pogovor, si vzemite 10 minut in si zapišite:

🔹 Kaj je moj cilj?
🔹 Kaj želim doseči in zakaj?
🔹 Kateri predlogi so zame sprejemljivi?
🔹 Kaj bi lahko predlagala druga stran?
🔹 Kaj je moj rezervni scenarij?

Ta priprava ni luksuz – je osnova za mirno, samozavestno in učinkovito komunikacijo.

Kaj si velja zapomniti?

🔹 Pogajanja so oblika vpliva – in vpliv ni vedno glasen.
🔹 Največji učinek imajo pogosto umirjen ton, pravočasna opomba in premišljeno vprašanje.

🔹 Harvardska metoda ponuja štiri ključna sidra:
  ◆ Ločite odnos od problema.
  ◆ Iščite interese, ne stališč.
  ◆ Odpirajte možnosti, preden izberete rešitev.
  ◆ Uporabljajte objektivna merila.

🔹 Ne pozabite na svojo alternativo (BATNO) in na pripravo, ki je vaš najboljši tihi zaveznik.

5 razlogov, zakaj se splača znati pogajati:

1️⃣ Hitreje boste umirili napete pogovore, ker boste znali ločiti odnos od težave in se osredotočiti na rešitev.

2️⃣ Bolj samozavestno boste zastopali svoja stališča, tudi v pogovoru z nadrejenimi, saj boste znali jasno utemeljiti svoj predlog.

3️⃣ Lažje boste povezovali nasprotujoča si mnenja, ker boste slišali dejanske interese vseh vpletenih, ne le trenutnih pozicij.

4️⃣ Prihranili boste energijo in čas, ker se boste izognili zapletom, ki nastanejo zaradi prehitrih zaključkov in nerazumevanja.

5️⃣ Ustvarili boste širino in postali zgled, saj boste znali iskati rešitve, ki so skupne in ne le enostranske.

Tomaž Ovsenik je trener vodenja, pogajanj in komunikacije.

Oznake:

Več v kategoriji Karierni razvoj

Več člankov iz te kategorije