Tracy Jaggi: "Nič ni pomembnejše od samozavesti in prepričanja vase"

Tracy Jaggi je izvršna poslovna asistentka pri družbi Philip Morris International. Njeno zgodbo, pot do uspeha in energijo smo ujeli že na letošnjem kongresu ADMA v Portorožu, kjer je na odru nastopila kot predavateljica. V tokratnem intervjuju pa nam je zaupala tudi, kako se je morala skozi leta prilagoditi spremembam poklica poslovne asistentke. Kot pravi, so se vloge poslovnih asistentov korenito razvile od urejanja preglednic in tipkanja opomnikov do odgovornosti srednjega vodstvenega kadra, vključno s stvarmi, kot so upravljanje pogodb, pripravljanje proračuna, kadrovska podpora, tehnična podpora, upravljanje dogodkov ... Kako torej slediti spremembam in kje najti zdravo mero razmerja med poslovnim in zasebnim?

maja fister

Facebook
Twitter
LinkedIn

Kateri so bili ključni mejniki, ki so vas navdihnili, da ste se lotili tega, kar počnete?

Najprej − prvo potovanje v Evropo. Tega sem doživela pri svojih desetih letih, in sicer za en mesec na Dansko in Švedsko. Kot zelo mlada temnopolta deklica med nordijsko blond in modrooko kulturo sem prvič zaznala poglede radovednosti in ne sovražnosti.

Drug mejnik je bila ustanovitev lastnega podjetja. Z mentorjem in tihim partnerjem sem staro knjigarno preobrazila v kavarno. Šest mesecev po odprtju je Starbucks odprl svojo kavarno pičlih 50 metrov stran. Celo 25 let pozneje moja kavarna in Starbucks še vedno sobivata. To je bilo zelo trdo delo, in sicer z deset- do dvanajsturnim delavnikom, sedem dni na teden, vendar je bila to hkrati tudi moja doslej najbolj zabavna izkušnja, ki mi je veliko dala.

Tretji mejnik je bila selitev v Evropo. Nekega dne je čez prag kavarne zakorakal mlad Švicar. Takrat sem z gejevskim kolegom dežurala za pultom. Drug drugega sva dražila, ali se bo mladenič bolj zanimal zame ali zanj. Šest mesecev pozneje sem prodala kavarno in se s tem mladeničem preselila v Švico. Po 23 letih in treh čudovitih otrocih še vedno živim v Švici.

Vloge poslovnih asistentov so se razvile od urejanja preglednic in tipkanja opomnikov do odgovornosti srednjega vodstvenega kadra.

Ko sem se preselila iz ZDA, sem imela priložnost delati za eno najboljših poslovnih šol na svetu – Mednarodni inštitut za razvoj menedžmenta (International Institute for Management Development – IMD). Imela sem priložnost opazovati interakcije z vodstvenim kadrom z vseh ravni posamezne družbe v kočljivih situacijah, vendar v okolju, ki je zagotavljalo varnost in jim je nudilo edinstveno doživetje vseživljenjskega učenja. Raznolikost in pripravljenost za skupno delo glede skupnih interesov sta bili veliki in rasa ni bila pomembna. Tudi poslovni asistenti bi morali imeti svoj IMD. To si zaslužimo, naši direktorji in podjetja pa bi od tega imeli korist.

Še eden od mejnikov pa je bila tudi transformacija PMI. Ko pomislite na družbo Philip Morris, se vam najpogosteje prikažejo slike Marlbora, kavboja in podobno. To smo bili. Vendar pa se PMI danes odmika od velike tobačne industrije in se približuje veliki znanosti, veliki tehnologiji in velikemu dizajnu – odraslim kadilcem omogočiti prehod na boljše alternative, ki jih omogočajo najnovejši dosežki v znanosti in tehnologiji. Naš cilj je prepričati vse odrasle kadilce, ki bi sicer lahko še kadili, da preidejo na brezdimne izdelke. Osredinjeni smo na soustvarjanje prihodnosti brez cigaret. To je največja preobrazba v PMI-jevi 170-letni zgodovini! To je družba, za katero delam. Navdušena in ponosna sem, da sem lahko del tega.

Vodstvo družbe PMI pod taktirko našega izvršnega direktorja Andréja Calantzopoulosa ima cilj in prepričanje preoblikovati družbo z razvojem brezdimnih alternativ cigaretam. Vodstvo PMI ima izkušnje, agilnost in pogum za preoblikovanje družbe. To je prava pot za naše potrošnike, naše podjetje, naše delničarje in širšo družbo.

Za administracijo PMI to pomeni razvijanje mehkih veščin, novo konkurenčno prednost. Čustvena inteligentnost v obliki prilagodljivosti, odpornosti, iznajdljivosti, diplomacije, samozavedanja in empatije je bistvena za delo z različnimi spoli in kulturami, da ne omenjam ključnega pomena za uspeh na preobrazbeni poti PMI.

Kaj naredi izjemnega izvršnega oziroma osebnega poslovnega asistenta?

Danes gre za proaktivnost, pripravljenost na vse in karkoli kadarkoli. Menim, da je za izjemnega poslovnega asistenta pomembnih veliko vidikov. Programe, kot so Outlook, Excel, Word in PowerPoint, morajo mojstrsko obvladovati. Še pomembnejša pa je sposobnost predvidevanja, ki je ena najpomembnejših sposobnosti, ki jih mora poslovni asistent imeti. Sposobnost pogleda vnaprej lahko na primer prepreči krizo in zagotovi popolno pripravljenost vašega vodstva na sestanek ali pot. Enako pomembna je iznajdljivost. Iznajdljivost, uporaba zdrave pameti, inovativnost, znati poiskati rešitve, razumevanje, kako opraviti delo, in nenehno iskanje načinov za izboljšanje so vse značilnosti izjemnega poslovnega asistenta. Učinkovito sprejemanje odločitev je tretji ključni element. To lahko traja nekaj časa, toda ko se enkrat vzpostavita dobra komunikacija in zaupanje, lahko poslovni asistent v imenu vodstva sprejema dobre odločitve.

Na svojem področju imate več kot 20 let izkušenj. Koliko se je vaše delo spremenilo med preobrazbo sveta iz analognega v digitalno?

Moje delovno mesto je v zadnjih dveh desetletjih doživelo tehnološko preobrazbo, poslovni asistenti pa smo morali obogatiti svoje sposobnosti, če smo želeli temu razvoju slediti. Vloge poslovnih asistentov so se razvile od urejanja preglednic in tipkanja opomnikov do odgovornosti srednjega vodstvenega kadra, vključno s stvarmi, kot so upravljanje pogodb, pripravljanje proračuna, kadrovska podpora, tehnična podpora, upravljanje dogodkov itd.

Znanja s področij tehnologije in programske opreme, ki jih morajo danes imeti izjemni poslovni asistenti, bi morala vključevati:

·                poznavanje programske opreme za oblikovanje in pripravo za tisk, kot so Microsoft Publisher in Adobe Photoshop ter InDesign;

·                izkušnje s spletnimi orodji za organizacijo potovanj in spremljanje potnih stroškov, kot je Concur;

·                napredna znanja za uporabo programskega paketa Microsoft Office, vključno z Wordom, Excelom, Outlookom in PowerPointom;

·                dobro poznavanje družabnih medijev, kot so Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram in Pinterest, ki podjetjem pomagajo pri gradnji njihovega spletnega ugleda;

·                poznavanje programske opreme za upravljanje baz podatkov, kot so Microsoft Access in drugi CRM-ji;

·                odlične sposobnosti iskanja informacij po internetu.

Katere veščine bi moralo izobraževanje za poslovno asistenco bolj spodbujati, kar denimo pogrešamo v tradicionalnem izobraževalnem sistemu?

Razvoj izobraževanja za poslovne asistente je premalo izpostavljen. K sreči se v zadnjih nekaj letih povečujejo prepoznavnost, sodelovanje in širitev tega področja razvoja.

Najpogostejša področja razvojnih potreb, o katerih se danes govori, so motivacija in upravljanje časa, učinkovitejše delo v najvišji vodstveni ekipi, razumevanje slogov upravljanja in vodenja ter odločnost. 

Sodobna tehnologija nam lajša življenje, vendar le, če vemo, kako jo uporabiti. Kaj lahko storijo poslovni asistenti (ali podjetja, v katerih ti delajo), da ostanejo v koraku s časom? In kako lahko najdemo ravnotežje med spletnim in fizičnim svetom?

Ključ za doseganje ravnotežja med obema svetovoma je v tem, da ne dopustimo, da bi spletne interakcije nadomestile naše fizične interakcije. 

V tako past se je preprosto ujeti, saj je toliko bolj priročno, da ohranjamo stike prek spleta. To je sicer dobra praksa, vendar vse dokler ostajamo pozorni na pasti, ki jih prinaša. Eden od načinov, kako doseči ravnotežje med družabnim fizičnim življenjem in spletnim življenjem, je taka uporaba, da splet uporabljamo za spoznavanje novih prijateljev, v fizičnem svetu pa te odnose poglabljamo.

Moramo se premakniti k zdravemu ravnotežju med obema svetovoma in poskrbeti, da naše spletno družbeno življenje ne postane problem, temveč je potencialna prednost za naše celotno družbeno življenje.

Ko smo resnično učinkoviti pri delu, svoj čas upravljamo dobro, komuniciramo jasno in imamo dober odnos.

Izvršni administrativni asistent in izvršni direktor sta v zelo intimnem odnosu, kot ste že poudarili na našem ADMA odru. Kje potegnemo črto? Ali se pogovarjate o svojem osebnem življenju ali ohranjate strogo profesionalnost?

Kako naj si prizadevam vzgajati svojega vodjo in sebe s postavljanjem realističnih meja, tako da še vedno dosežemo cilje? Nenehno izhajam iz skupnih prednostnih nalog mojega nadrejenega in mene, da jih lahko dosegam. Določim meje nalog, ki jih bom opravljala, in nalog, ki jih ne bom opravljala. Natančno določim delovne dogovore (stopnja prožnosti, ure, delo na daljavo, delo na delovnem mestu itd.). Dogovorimo se o metodah in pogostosti komuniciranja.

Ohranjanje zasebnega življenja zasebnega vam lahko pomaga imeti profesionalno podobo, hkrati pa vam omogoča, da razvijate in vzdržujete dobre delovne odnose s svojimi nadrejenimi in sodelavci. Če svojemu zasebnemu življenju dovolite prevelik vpliv na delo, to lahko škoduje dojemanju vas na delovnem mestu. Z vzpostavitvijo nekaterih razumnih meja, izvajanjem samonadzora in ločevanjem vašega dela in domačega sveta lahko ohranite zasebno življenje zasebno, ne da bi pri delu delovali odmaknjeno. Vendar pa, ko nastopijo življenjske krize, seveda morate to deliti in prositi za pomoč!

Ali lahko navedete tri (ali več) orodij oziroma trikov, ki jih vi uporabljate za povečanje učinkovitosti na delovnem mestu?

Ko smo resnično učinkoviti pri delu, svoj čas upravljamo dobro, komuniciramo jasno in imamo dober odnos. Iskanje virov, ki ustrezajo vašim ciljem, je ključ do učinkovitega delovanja. Dovolite mi, da predlagam naslednje tri spletne vire, ki so odlični za pomoč poslovnim asistentom za širitev in izboljšanje spretnosti.

1. LinkedIn
LinkedIn je izvrsten vir za lovce na delo, toda ali ste vedeli, da je lahko koristno orodje, tudi ko že enkrat dobite delo? Skupine, kot sta Administrative Assistant Office Professional Network (več kot 149.000 članov) in Office Professionals (All Levels) (več kot 189.000 članov), nudijo priložnosti za razprave in mreženje za vse vrste poslovnih asistentov in strokovnjakov. Prav tako lahko najdete specializirane skupine, ki bolj ustrezajo vaši vlogi ali panogi, v kateri delate, na primer zdravniški asistenti, izvršni asistenti, receptorji itd. Ali se želite povezati z drugimi asistenti v svojem kraju? Iščete lahko tudi skupine iz svojega mesta ali regije.

2. Lynda.com
Na spletu ni veliko mest, ki vas lahko naučijo vse od osnovne uporabe programske opreme do naprednega programiranja. Ta stran ponuja nekaj odličnih seminarjev za poslovne asistente – bodisi gre za usposabljanje za uporabo programske opreme (Excel, Office, Word) bodisi gre za splošne poslovne veščine (trženje, vodenje, vodenje projektov).

3. Executive Secretary (revija)
Executive Secretary je organizacija, ustvarjena posebej za podporo strokovnjakom, kot ste vi. Tukaj lahko najdete priložnosti za poklicni razvoj, kot so spletni tečaji in spletni seminarji, članki o gibanjih v panogi in razvoju poslovnih veščin ter dobite podporo celotne skupnosti, saj niste sami!

Kako delovni prostor pomaga izboljšati našo produktivnost?

Zelo pomembno je oblikovati prijeten delovni prostor, ki nam pomaga, da se dobro počutimo in svoje delo opravimo kar najbolje. To spodbuja ustvarjalnost in krepi posamično uspešnost, ki sta bistvena dejavnika za uspeh vsakega podjetja. 

Prepričana sem, da lahko vsaka pisarna poskrbi za zadostitev teh potreb. Prijetno okolje na delovnem mestu, ki ljudem pomaga, da se počutijo sproščene, ne pa pod stresom, je namreč zelo pomembno.

Štirje ključni elementi so:

1. neformalne izmenjave informacij,

2. usmerjeno samostojno delo,

3. vizualni pripomočki,

4. »prostor dobrega počutja/varen prostor«.

Poslanstvo PMI je zagotoviti varno, privlačno in učinkovito delovno mesto, ki omogoča sodelovanje in navdihuje odličnost. Če želimo doseči prihodnost brez tobačnega dima, moramo nenehno uvajati inovacije, in to zadeva tudi delovni prostor.

PMI meni, da sta vključevanje in raznolikost temelj našega poslovnega uspeha. Vključujoče delovno mesto podjetju omogoča, da pritegne in obdrži raznoliko skupnost zaposlenih, ki so v središču naše rasti in inovacij.

Katera so najboljša orodja za upravljanje čustev na delovnem mestu, zlasti če stvari ne gredo po načrtih? 

Vsi se moramo spopadati s težkimi ali negativnimi čustvi na delovnem mestu. Naučiti se obvladovati te občutke je danes pomembneje kot kdajkoli prej.

Prizadevala sem si razumeti, kaj pri meni najpogosteje sproža negativna čustva. Ko ta čustva vzniknejo, takoj začnem izvajati svoj načrt, s katerim prekinem čustva, ki me vlečejo v brezno. 

Mojih pet najpogostejših taktik je:

1. ustavi se,

2. dihaj,

3. nato deluj,

4. sprehodi se,

5. nagradi se.

Če živimo bolj zdravo in uravnoteženo življenje, nam lahko to pomaga zmanjšati stres in okrepiti produktivnost, da čutimo večje navdušenje in več energije.

Modul Balanced You (Uravnoteženi) je spletna družabna skupnost Philip Morrisa za zdravje in dobro počutje. Tam obravnavamo preprečevanje bolezni, spodbujamo telesne dejavnosti, zdravo prehrano in boljše ravnotežje med osebnim in poklicnim življenjem. To dosegamo z zabavnimi in dinamičnimi funkcijami, kot so izzivi sprememb življenjskega sloga, članki, recepti in videi, ki jih lahko delite, in še več, prilagojeni so vsem potrebam!

Zaupanje in samozavest sta tudi ključna dejavnika, ki lahko izboljšata našo učinkovitost. Toda kako lahko sploh okrepimo zaupanje in samozavest?

Pri meni je bila več let ena od ovir na poti uresničevanja svojih sanj strah pred neuspehom … in pomanjkanje samozavesti, s katero bi ta strah premagala. Gre za nekaj, s čimer se v nekem trenutku in različno intenzivno vsi soočamo. Bistveno vprašanje je, kako ta strah premagati. Tako, da izstopimo iz svojega območja udobja oziroma presežemo ustaljene navade. Nič ni pomembnejše od samozavesti in prepričanja vase. Biti samozavesten vam omogoča, da ste proaktivni, asertivni in osredotočeni. Resnično zaupanje vam omogoča, da sprejemate odločitve, ki bodo koristile vašemu življenju.

Svet poslovne asistence je statistično precej bolj zastopan z ženskami, kar pa ne pomeni, da ni moških, ki bi prav tako opravljali to delo. Ali menite, da so razlike v tem, kako eni in drugi zagrizejo v različne naloge?

Prepričana sem, da imamo v poklicu poslovne asistence enega zadnjih klišejev »sprejemljivega« seksizma. Podjetja so se krasila s svojimi vključujočimi zaposlovalnimi politikami in ženskimi kvotami na vodstveni ravni, hkrati pa so zaposlovala predvsem poslovne asistentke. To ni zato, ker bi kadrovski delavci diskriminirali kandidate. Pogosto kandidati menijo, da gre za ženske vloge, in tako se to prepričanje kaže tudi v strukturi kandidatov. S spreminjanjem naše vloge se bo spremenil tudi spolni profil.

Katere so še vaše druge strasti (nepovezane ali povezane z delom), o katerih bi se želeli v naslednjih letih izobraziti?

Sprehodi – čas za vadbo, čas za naravo, čas zame; potovanja – odkrivati kulture sveta; fotografiranje – fotografije kandidatov, ki v vseh prikazujejo lepoto; navdihniti kogarkoli za spremembo na bolje ter vseživljenjsko učenje – korak za korakom se nenehno izobraževati!