Komunikacija

Telefoniranje: kaj je primerno in kaj ne

Eno od najpomembnejših, najpreprostejših in najosnovnejših pravil je tudi pri telefoniranju vljudnost. Dober telefonski glas je topel, prijateljski, posloven in zanesljiv. Predvsem v poslovnem svetu mora imeti tisti, ki kliče, občutek, da se bomo trudili izpolniti vsako njegovo željo. To pokažemo s potrpežljivostjo, prizadevanjem in prijaznim glasom.

Foto: Fotolia

Tudi na telefonski pogovor se je, kot na vsakega, treba pripraviti: preden pokličemo, moramo vedeti, o čem se želimo pogovoriti, ali imamo potrebne informacije, ali smo izbrali primeren čas in ali je to najprimernejša oseba za pogovor o določeni temi. Spoznajmo sogovornika vnaprej — več imamo informacij o njem, večje zaupanje si lahko ustvarimo, ker so to lahko dobre iztočnice za pogovor. Z dobro pripravo je pogovor učinkovit in ne trati našega časa ter časa klicanega. Dober prvi vtis na začetku telefonskega pogovora ustvarimo z vljudnim pozdravom in predstavitvijo. Čeprav na primer vesten telefonist ali tajnica velikokrat na dan ponovi: »Dober dan, tu Mestna občina Koper,« mora to vedno narediti enako prijazno, razločno in vljudno, tako prvič ob sedmih zjutraj kot morda tristotič ob treh popoldne. Ni primerno, da se oglasimo z »jaaaa« ali »halooo«, pa tudi z rezkim »prosim« ne. Največkrat je prav to srečanje prvo poslovno srečanje in odločilno za prvi vtis o podjetju oziroma ustanovi. Po telefonu nikoli ne govorimo preglasno, da vsi naokrog ali celo v sosednjem prostoru poslušajo naš poslovni ali zasebni pogovor. Tudi ne vstopamo v prostor, če kdo telefonira.

Ni primerno, da se oglasimo z »jaaaa« ali »halooo«, pa tudi z rezkim »prosim« ne. Največkrat je prav to srečanje prvo poslovno srečanje in odločilno za prvi vtis o podjetju oziroma ustanovi. Po telefonu nikoli ne govorimo preglasno, da vsi naokrog ali celo v sosednjem prostoru poslušajo naš poslovni ali zasebni pogovor.

Ko nas kličejo

Veliko telefonistov prehitro pove ime podjetja oziroma ustanove ali izpusti kakšen zlog, tako da sploh ne vemo, ali smo klicali pravo številko. V zasebnem pogovoru zadošča, če se oglasimo recimo s »halo«, »dober dan« ali »prosim«. Ni nujno, da se tudi predstavimo. V uradnem pogovoru pa moramo pozdraviti, razločno povedati ime svojega podjetja in morda še oddelka, s polnim ali skrajšanim imenom, in se predstaviti (lahko tudi v drugačnem vrstnem redu). Na telefonski klic se je treba oglasiti najpozneje po treh zvonjenjih, nevljudno je pustiti telefon zvoniti v prazno. Če odidemo iz pisarne, poskrbimo, da bodo naše klice prevezali na koga drugega, prevežemo klice na svoj prenosni telefon ali vključimo odzivnik. Če klicatelja povežemo z interno številko, rečemo: »Izvolite.« Nevljudno je, če ga pustimo čakati na zvezi več kot 30 sekund. Še slabše je, ko smo prisiljeni poslušati glasbo. Če ga ne moremo takoj prevezati, se opravičimo in ga prosimo, naj počaka, vendar ne smemo pozabiti nanj. Vmes se mu javimo, povejmo, da prevezava še vedno ni mogoča, ga povprašajmo, ali bi morda hotel govoriti s kom drugim, ali pa sprejmimo sporočilo in ga pozneje predamo klicani osebi.


Več v kategoriji Komunikacija

Več člankov iz te kategorije