ADMA INTERVJU

Samo Lozej: "Pomembni sta tudi empatija in čustvena inteligenca!"

Samo Lozej, direktor Energetike Ljubljana, je v prostem času strasten jadralec, med drugim je tudi dvakrat prejadral severni Atlantik. V vlogi poslovneža pa gre za človeka, ki je zasedal številne pomembne vodstvene položaje v javnih podjetjih v prestolnici. Med drugim je bil pomočnik in direktor Ljubljanskih parkirišč in tržnic, nedavno pa so mu zaupali že drugi mandat v Energetiki Ljubljana. Malokdo ve, da je bil tudi vodja oziroma član vseh dosedanjih volilnih štabov župana Zorana Jankovića. Pred nastopom položaja na Energetiki Ljubljana je bil direktor družbe Termoelektrarna Toplarna Ljubljana, torej družbe, ki se je pozneje združila z Energetiko Ljubljana v enovito proizvodno-distribucijsko podjetje s skoraj 600 zaposlenimi, ki deluje na kar treh lokacijah. Pri »managiranju« oziroma upravljanju družbe mu pomagata dve poslovni sekretarki. Vendar ob tem jasno poudarja, da Sonja in Nuška nista zgolj njegovi desni roki, temveč sta pomemben del celotnega vodstva Energetike Ljubljana.

Manja Pušnik

Facebook
Twitter
Google Plus
LinkedIn

Energetika Ljubljana, ki zaposluje okoli 580 ljudi, ogreva večino ljubljanskih domov, že nekaj let pa se ukvarjate tudi z oskrbo električne energije. Vodite torej veliko gospodarsko družbo, kar pomeni, da gre pri tem za veliko usklajevanja z najbližjimi sodelavci. Drži, da vam pri vašem delu pomagata kar dve poslovni asistentki, in sicer Sonja na sedežu Energetike in Nuška na sedežu TE–TOL? Zakaj ste se odločili za dvojno pomoč pri vodenju družbe? Je bila to vaša odločitev

Energetika Ljubljana je energetska družba, ki po združitvi z družbo Termoelektrarna Toplarna Ljubljana (danes enota TE-TOL) od leta 2014 deluje na treh lokacijah, zaposluje 579 zaposlenih in z energijo in drugimi energetskimi storitvami oskrbuje več kot 130.000 uporabnikov. Enota TE-TOL v Mostah po obsegu del oziroma izvajanju dejavnosti ostaja največja soproizvodnja toplotne in električne energije pri nas, torej gre za primarno proizvodno lokacijo. V Šiški pa je sedež družbe in distribucijska lokacija za oskrbo s toploto in zemeljskim plinom. Na sedežu družbe je poslovna sekretarka vodstva Sonja Drenšek, na lokaciji enote TE-TOL v Mostah pa Nuška Strajnar, ki je to delo opravljala tudi v obdobju, ko je bila TE-TOL še samostojna družba. Vendar pa moram poudariti, da to nista moji osebni poslovni asistentki, temveč gre za poslovni sekretarki, ki skrbita za ožje in širše vodstvo na omenjenih lokacijah.

Kot direktor TE-TOL ste vodenje Energetike prevzeli decembra leta 2013. Ste torej takrat od vašega predhodnika, dolgoletnega direktorja Energetike Hrvoja Draškovića, podedovali vašo zdajšnjo poslovno asistentko Sonjo?

Raje bom rekel, da sem predvsem vesel, da je Sonja ostala na tem delovnem mestu, pa tudi, da je na svojem delovnem mestu ostala tudi Nuška. Obe namreč svoje delo opravljata več kot odgovorno, vestno in predano.

Kakšne konkretne zadolžitve ima denimo poslovna asistentka Sonja, ki vam pomaga na sedežu Energetike, in kakšne ima vaša druga poslovna sekretarka Nuška na sedežu TE-TOL v Mostah? Zagotovo nimata enakih delovnih obveznosti, ali pač?

Kot sem že dejal, to nista zgolj moji, torej direktorjevi poslovni sekretarki, temveč opravljata delo za širše vodstvo. Ker sem na sedežu družbe največ časa, je Sonjino delo bistveno bolj vezano tudi na moje vsakdanje obveznosti, Nuškino pa bolj na vsakdanje obveznosti tehničnega direktorja družbe ter pooblaščence direktorja za področje okolja, strateških razvojnih projektov in drugih vodstvenih področij, ki se nahajajo na sedežu enote TE-TOL. Med njune osnovne naloge sodijo opravljanje administrativnih del, vodenje evidenc, pripravljanje poročil in izdelovanje obračunov, sodelovanje pri pripravi strokovnih podlag in navodil, pri organizaciji poslovnih dogodkov, v nabavnih postopkih, in seveda informiranje, sprejemanje in usmerjanje strank. Ker se to sliši precej formalno, lahko preprosto povem, da si Energetika Ljubljana dobrega delovnega dne brez njiju v smislu ustrezne podpore pri vodenju družbe zelo težko predstavlja.

Bi zmogli voditi dve družbi hkrati brez obeh poslovnih asistentk? Nekateri sodobni managerji namreč sploh nimajo poslovnih asistentk, češ da lahko za takšno delo poskrbijo drugi sodelavci. Bi bilo to na Energetiki sploh mogoče?

Včasih so rekli, da direktor potrebuje »le tajnico in fikus« … Vendar pa so takšne in temu podobne trditve oziroma razmišljanja predvsem žaljiva in še posebej v tako kompleksnih družbah degradirajo človeka kot nepotrebnega, oziroma spodbujajo miselnost, da danes mora (ne zmore!) en človek vse. Vsak direktor je odgovoren, da je delo v družbi, ki jo vodi, ustrezno razporejeno, da lahko zagotavlja maksimalno kakovost in učinkovitost.

Številni uspešni managerji se še kako dobro zavedajo, da je v današnjem hitro spreminjajočem se svetu izobraževanje poslovnih asistentk več kot nujno. Kako skrbite za to, da sta vaši poslovni asistentki seznanjeni z vsemi novostmi na področju pisarniškega vodenja?

Zagotovo je izobraževanje pomembno. Poleg tega, da obe nenehno spremljata novosti na svojem področju, se tudi udeležujeta vsakoletnega poslovnega srečanja oziroma kongresa, namenjenega poslovnim sekretarkam.

Se z obema poslovnima asistentkama poznate tudi osebno? Oziroma, če vprašam drugače: se morda zasebno družite? Če ne, zakaj ne?

Sodim med ljudi, ki bistveno bolje delujejo, kadar s svojimi sodelavci spletejo tudi bolj sproščene vezi. To pomeni, da jih tikam (če se seveda strinjajo), saj smo v dnevnih stikih in v različnih razmerah in pomembnih zadevah, kjer so mi v veliko pomoč. Če vam konkretno odgovorim za obe: da, poznam poimensko tudi člane njunih družin, družimo pa se v okviru službenih dogodkov.

Po mnenju številnih poslovnih asistentk, tajnic, strokovnih sodelavk oziroma »pisarniških managerjev« (»office manager«, angl.), kot jim pravijo v tujini, je ta poklic danes premalo cenjen. Ne nazadnje so tajnice desna roka managerjev podjetij. Bi si upali napovedati prihodnost tega poklica?

Pred kratkim sem poslušal, da bi lahko roboti sčasoma opravljali poklic odvetnika. Odgovor enega izmed odvetnikov na to je bil, da se bo zagotovo lahko nekoč računalnik »naučil« vseh zakonov, znal formalizirati oziroma spisati tožbe, pritožbe ipd. Ampak vprašanje je, ali bo kdaj znal stranki nuditi tudi empatijo, ali bo znal v človeku vzbuditi zaupanje, da se bo lahko ta zanesel nanj, mu bo znal stati ob strani, ko ga bo najbolj potreboval? Tajnice in poslovne sekretarke so poleg potrebnih strokovnih znanj in dejstva, da so naša »desna roka«, tudi vir empatije, človeške zanesljivosti in zaupanja. In to za številne sodelavce.

Ali bo poklic tajnic izumrl ali se bo v prihodnjih nekaj letih morda le nekoliko preoblikoval? Če da, na kakšen način? 

Če se navežem na prejšnji odgovor: verjamem, da kot poklic ne bo izumrl, se pa bosta spreminjala tako njegova vsebina kot oblika. Lahko, da bo vse bolj informatiziran (in s tem avtomatiziran) poklic, morda bo v njem vse manj človeškega stika … Ali pa bo ravno nasprotno. Morda bomo končno spoznali, da smo preveč zašli v dobo vse večje medsebojne odtujenosti in da človek za svoj razvoj in obstoj ob sebi potrebuje predvsem človeka. V tem primeru se bo bolj spreminjala oziroma nadgrajevala njegova vsebina. Vodenje družbe, kot ga sam vidim, je ob vseh strokovnih izzivih v veliki meri ravno delo z ljudmi.

Zaupanje med poslovno asistentko in managerjem je ključno pri vodenju podjetja. Za opravljanje tega poklica morajo danes asistentke obvladati slovenski pravopis in slovnico, poznati (področno) zakonodajo, tekoče govoriti in pisati v vsaj enem tujem jeziku (ponekod tudi več jezikov), seveda pa morajo obvladati elektronske oblike poslovanja. So to tudi znanja, ki jih zahtevate od vaših poslovnih asistentk?

Zaupanje je zagotovo pomembno in to med vsaj ožjo ekipo v družbi. Ravno tako so pomembna različna strokovna znanja in kompetence. Vendar bi poleg naštetega izpostavil predvsem to, da mora biti zaupanja vredna oseba, z izrazito čustveno inteligenco, že omenjeno empatijo in tudi kritično distanco. Slednjo predvsem zato, ker mora znati tudi presojati o številnih zadevah, ki jih je treba opraviti v posameznem dnevu. Saj veste, v tajništvu direktorja je po navadi vse prva prioriteta …

Menite, da sta poslovni asistentki Sonja in Nuška dovolj dobro plačani za delo, ki ga opravljata? Bi jim vi osebno dali višjo plačo, če bi bilo to mogoče?

Tako Sonja kot Nuška zasedeta delovno mesto, ki ustreza njuni izobrazbi in je v skladu s pravilnikom o sistemizaciji delovnih mest. Si pa prizadevam njuno delo čim večkrat pohvaliti in jima s tem dati dodatno potrditev. Upam si trditi, da sta zadovoljni.

Kaj pa stopnja izobrazbe? Kako je ta pomembna za opravljanje današnjega dela poslovne asistentke? Nekoč je namreč veljalo, da je dovolj, da je imela tajnica končano srednjo administrativno šolo, danes imajo končano vsaj višjo izobrazbo.

Se strinjam, potrebe po izobrazbi, dodatnih znanjih in kompetencah se dejansko spreminjajo. Nekaj, kar je še včeraj veljalo, danes ne velja več. In prav je tako, sicer bi slej ko prej začeli stagnirati.

Kdo med vašo odsotnostjo opravlja dela znotraj podjetja in kako pri tem sodeluje vaša poslovna asistentka?

Delo direktorja družbe v času moje odsotnosti opravlja moj namestnik, bodisi direktor razvoja in investicij bodisi tehnični direktor. Delo poslovnih sekretark poteka tako kot v času moje navzočnosti.

Se morda spomnite, kdaj vas je nazadnje poslovna asistentka rešila iz kakšne zagate? Se je kdaj zgodilo, da je bilo obratno? Da ste njeno zagato spretno rešili sami?

Če že govorimo o pomenu zaupanja, naj to ostane med nami … (smeh)

VEČ O KONGRESU ADMA 2019 PREBERITE TUKAJ.