Preden zaklenete pisarno …
Tik pred dopustom moramo v službi še marsikaj postoriti – zaključiti pomembne zadeve, oddati projekte, predati nedokončane naloge drugim, pospraviti pisarno, zaliti rože … No, v vsej tej gneči opravkov pa se hitro lahko zgodi, da pozabimo na nekaj izjemno pomembnega. To je samodejni odgovor pri elektronski pošti, ki ga mnogi bolj poznate pod izrazom »out of office«.
Foto: Unsplash
To bo zdaj kmalu aktualno, saj prihajajoči čas prinaša s seboj tudi nekaj več nedelovnih dni v strnjeni obliki. Torej dopust. Počitnice. Proste dni. Odklop. Počitek. Kakor koli že to imenujemo, v mislih imamo odDIH. Čas, ko se ne ukvarjamo z delovnimi obveznostmi. A to še ne pomeni, da bo v delovnem okolju zato vse zastalo. Delovni proces v poslovni organizaciji, kjer smo zaposleni, mora seveda potekati nemoteno.
To pristojni zagotovijo z nadomeščanjem, začasno razporeditvijo dela sodelavcem, ustreznim delovnim rokovnikom in podobno. Vsak sam pa tudi s tem, da vse deležnike, s katerimi kakor koli sodeluje tudi prek pisne komunikacije, pisno obvesti o svoji odsotnosti.
Taka sporočila so še posebej pogosta v poletnih mesecih, ko zaposleni izkoristite največji del svojega dopusta in ste praviloma najdlje v enem delu odsotni iz službe.
Zdaj že veste, kaj imam v mislih – netiketo. To je omrežni bonton (netiquette network etiquette), nekakšna zbirka pravil za vzdrževanje dobrega omrežnega okolja, tj. dobrega tehničnega okolja, v katerem vse deluje učinkovito, in urejenega družbenega okolja, v katerem lahko ljudje uspešno delajo. To je razmeroma nova »veda«. A kot uporabniki moramo poznati vsaj osnovna pravila in se zavedati, da ima tovrstno sporazumevanje velik in pomemben vpliv na naslovnika oziroma ostale uporabnike. Pa ne le to. Tudi s tem si naslovnik ustvarja vtis o nas – kot človeku in poslovnežu. Zato se res potrudimo, da bo vtis pozitiven in bo obetal nadaljnje sodelovanje. Pri elektronskem sporočanju ni uradnih/neuradnih ur in odprtih/zaprtih vrat.
Tudi pri netiketi namreč veljajo – tako kot splošno na področju poslovnega bontona – pravila »obnašanja«. Zato moramo tudi pri tovrstnem sporazumevanju poznati in upoštevati jezikovni pisni bonton ter pravopisna, slogovna in slovnična pravila. Pri samodejnem odzivnem sporočilu, ki je osrednja tema tega zapisa, pa naj pride do izraza tudi naša ustvarjalnost.
Pri pisanju samodejnega e-odgovora se izognite samim velikim tiskanim črkam in klicajem. Ti imajo izjemno negativno moč in jih bralec hitro pri branju pretvori v kričanje. Tega pa si kot pisec ne želimo, kajne?
Samodejni odgovori o odsotnosti
V poslovnem okolju je priporočljivo oziroma v skladu s poslovnim bontonom, da ob odsotnosti z delovnega mesta naš elektronski naslov oziroma nabiralnik ne ostane »nem«. To pomeni, da napišemo sporočilo o odsotnosti, ki ga bo pošiljatelj sporočila na naš naslov prejel kot odzivno sporočilo oziroma samodejni odgovor. Sporočilo naj bo kratko, vsebuje naj osnovne podatke (kdo nas nadomešča oziroma komu lahko v času naše odsotnosti pošljejo sporočilo, njegove kontaktne podatke (e-naslov, telefonsko številko). Sporočilo naj bo uradno, kar pomeni tudi, da ne napišemo natančno, zakaj ne bomo v določenem obdobju brali sporočil (bolniška odsotnost, poročno potovanje …). Če poslujemo v mednarodnem prometu, naj bo sporočilo dvo- oziroma večjezično.
Samodejno e-sporočilo je odraz profesionalnosti, odgovornosti in spoštovanja. Vse to pa je sestavni del poslovne odličnosti. Zato ga ne napišite »z levo roko«.
