Pomembnost zavedanja lastnih kvalitet

»Jaz potrebujem eno dobro tajnico. Ali imate kakšno v svoji bazi?« To je zelo pogost stavek mojih strank, ki želijo zaposliti poslovno sekretarko ali vodjo pisarne. Seveda sledi moje vprašanje: »Kaj pa je za vas dobra tajnica?«

Renata Zadravec

Facebook
Twitter
LinkedIn

Največkrat sta možna le dva odgovora:

1.     »Nasmejana in da dobro izgleda.« V tem primeru je moj odgovor kratek in jasen: »Žal ste stopili v stik z napačno agencijo. Mi nismo modna agencija. Odlično pa vam lahko pomagamo pri iskanju in zaposlitvi na področju visoko strokovnih kadrov.«

2.     » Hmm … zaupanja vredna, odlično organizirana in z odličnimi organizacijskimi sposobnostmi, samostojna, samoiniciativna, natančna, hitra, iznajdljiva, prijazna, urejena, komunikacijsko spretna, odlično računalniško pismena, zna vsaj enega do dva tuja svetovna jezika ...« in tukaj se naš pogovor nato tudi nadaljuje do zapolnitve odprtega delovnega mesta z vrhunsko poslovno sekretarko ali sekretarjem.

Isto delovno mesto, a dva tako različna opisa.

VLOGA/KAJ JE POSLOVNI SEKRETAR

Položaj poslovnega sekretarja (m/ž) je osrednji položaj v podjetju, neuradno vodstveni in povezovalni. Je stičišče organizacije, obveščenosti, komunikacije in poslovanja ter upravljanja. Velikokrat je v domeni prav poslovnega sekretarja ključna in visoko odgovorna odločitev, katere informacije sprejeti in/ali jih zadržati ter predati naprej, komu, na kakšen način, premisliti na učinke tega. Nezanemarljivo dejstvo je visoka raven zaupanja, ki ga mora gojiti vodstvo, in tudi ostali zaposleni do take osebe. Ta pa si to pridobi le na način ohranjanja visoko profesionalne ravni odnosa z vsemi znotraj in zunaj podjetja, kjer sta pomembna visoka raven empatije in čustvene inteligence na eni strani ter sposobnost razumevanja (uspešnega) poslovanja.

USPEŠEN POSLOVNI SEKRETAR

Za uspešno opravljanje delovnega mesta podpore poslovodstvu so potrebna uradna znanja, kot so na primer priprava in izdaja dopisov in drugih dokumentov, računalniška pismenost, znanje tujih jezikov, poznavanje protokola in podobno. Ta znanja lahko poimenujemo hard skills. Toda ključno vlogo pri opravljanju poklica poslovnega sekretarja v resnici igrajo soft skills, kot so optimizem, organiziranost, doslednost, usmerjenost k ljudem, empatija, predvidevanje možnih rešitev ...

Osnova teh soft skillsov so talenti. Talent je sposobnost, ki jo ima posameznik na posameznem področju, tako umskem (glasbeni, matematični, jezikoslovni …), kot fizičnem (športni, rokodelski …)

Talent x znanje x vložek (znanje, izkušnje) = moč, sposobnost.

Ne gre zgolj za formalna znanja, ki jih mora imeti oseba na tem položaju. Pokojni brazilski pisatelj Jorge Amado de Faria je zapisal:

 »Z lahkoto narediti, kar je drugim težko, pomeni imeti talent. Narediti, kar je talentu nemogoče, pomeni biti genialen.« 

Če spremenimo način, kako gledamo na stvari, se stvari, na katere gledamo, spremenijo.

RAZUMEVANJE DELOVNEGA MESTA V VSAKDANJIKU

Status pomembnosti položaja je opredeljen že na začetku, in sicer kako jo neuradno pozicionira vodstvo, neposredno nadrejena oseba in včasih tudi kadrovski oddelek.

Status delovnega mesta pa ni odvisen samo od zunanjega okolja, temveč v veliki meri tudi od osebe, ki določeno delovno mesto zaseda. Zelo pomembno vlogo namreč igrata naša lastna percepcija in odnos do posameznega delovnega mesta:

1.     sebe - kako sprejemamo in spoštujemo sebe ter

2.     dela, ki ga opravljamo - kako ga mi obravnavamo, kako visoko ga cenimo, kakšno pomembnost mu dajemo, kakšno pomembnost mu pripisujemo znotraj podjetja in v odnosu do ostalih.

Raziskava, ki jo je opravil Gallup in tudi številne druge mednarodne raziskovalne organizacije po vsem svetu v različnih tipih podjetij in na različnih delovnih pozicijah, kaže, da se le 1/3 zaposlenih v podjetju počuti tesno povezanih z delom, ki ga opravljajo. Torej 2/3 vseh zaposlenih ni zadovoljnih na svojem delovnem mestu. Razlogi za take rezultate so različni, vendar je eden izmed pomembnih dejavnikov, za tako visoko nezadovoljstvo, občutek, da niso dovolj pomembni in/ali dovolj visoko cenjeni. To zaznavajo predvsem s strani vodstva oziroma neposredno nadrejenih. Če si skušamo predstavljati izid takšne situacije, da pretvorimo to v dejanski delovni rezultat, udejanjimo kakovost dela in raven zadovoljstva zaposlene osebe? Odgovor na vsako od točk je z veliko verjetnostjo precej nizko razvrščen.

OZAVEŠČANJE LASTNIH KVALITET IN UPRAVLJANJE Z NJIMI

Talenti so tisti, ki omogočajo »samoumevne« in v skladu s pričakovanji vodstva ter večine zaposlenih, in to raznolike, dejanske realizacije. Tudi za pozicijo poslovnega sekretarja je treba imeti ustrezne talente. Ker so talenti prirojeni, jih ljudje vse preveč dojemamo za samoumevne. Naše napačno razumevanje in razlaga sta, če nekaj naredimo, kjer je treba vložiti več truda in energije, je bolj cenjeno, kot če nekaj opravimo z lahkoto.

Status dejanske pomembnosti in koristi talentov se končno vse bolj potrjuje prav tako skozi svetovne raziskave, ki jih opravljajo tudi najbolj ugledne mednarodne raziskovalne institucije. Ena od objav Harvard Business Review nam v resnici promovira, da ravno neizpolnjevanje vseh tako imenovanih formalnih ali trdih pogojev za zasedbo delovnega mesta, omogoča večjo in boljšo zagnanost posameznika na novem delovnem položaju, kar predstavlja boljši rezultat. Talenti so pomemben dejavnik, ki sploh omogočajo, opravljanje te funkcije. Velikokrat so v senci »samoumevnega« izvrševanja nalog in zadolžitev. Zdi se nam, kot da je to nekaj kar tako mora biti. V resnici ni tako preprosto. Na primer:

- biti organiziran je talent, ki ga poslovni sekretar izvaja vsakodnevno, da je organiziranost aktivnosti in procesov vodstva (in tudi ostalih) tekoče;

- iznajdljivost je talent, ki omogoča rešitve in izhode v nevsakdanjih ali stresnih situacijah, ki hkrati zahteva ohranjanje zbranosti in mirno kri;

- prijaznost je talent, ki umirja napete trenutke, ohladi vročo kri in odraža kulturo organizacije tudi na zunaj …

Če spremenimo način, kako gledamo na stvari, se stvari, na katere gledamo, spremenijo. Na svoje talente moramo biti ponosni in jih ne imeti za samoumevne ter jih zanemarjati. To so naše kvalitete, ki se odražajo skozi delo in večajo pomembnost dela, ki ga opravljamo. Če bi na delovno mesto poslovnega sekretarja postavili osebo, ki ima rada fleksibilen delovni čas, nima ozko časovno določenih rokov za izvajanje ali zaključek dela, ni stroko vezana na vnaprej jasno določene cilje ipd. Taka oseba bi z veliko stresa in neproduktivnostjo opravljala delo poslovnega sekretarja. Talente, ki jih ima taka oseba, se odražajo v drugačnih situacijah in na drugačnih položajih.

Zgoraj opisan primer osebe, ki ne poseduje talentov, ki omogočajo boljše opravljanje funkcije poslovnega sekretarja, nam pomaga razumeti, če osebe s temi talenti v organizaciji ne bi bilo, v kaj bi to situacijsko gledano rezultiralo. Zagotovo v nered, zmešnjavo, neorganiziranost, nekredibilnost organizacije, neučinkovitost, nejasnost, nerazumevanje, zmedenost informacij … Zato so prakse znotraj organizacij o menjavi delovnih mest za en dan, odlična priložnost promocije posamezne pozicije. Saj na ta način omogočajo tudi ostalim kolegom spoznanje zahtevnosti in potrebnih talentov, veščin, kompetenc … za zasedbo posameznega delovnega mesta. Na ta način se dvigneta vrednost dela in tudi posameznika, ki to delo opravlja. Živimo v družbi, ki je naravnana na način; več, ko vložiš napora, bolj si priden in cenjen na drugi strani.

 Veliko ujemajočih se dejavnikov je potrebnih za dobro opravljeno delo in cenjenje tega tudi znotraj in na zunaj organizacije. Prevečkrat se v ospredje poudarjajo znanja, ki se jih priučimo v času delovnih procesov in t.i. trdih veščin/znanj. Te največkrat krepimo. Svojo pozornost dajemo in usmerjamo v krepitev tistega dela, kjer smo šibkejši. Včasih tudi ne glede na to, če ni pričakovanega rezultata, kar vztrajamo in si to tolmačimo, da je tako, ker se nismo dovolj potrudili. Kar je pravzaprav zmotno. Premalo pa dajemo pomena in poudarka krepitvi in unovčenju svojih kvalitet, potencialov, talentov. Dejstvo je, da živimo v okolju, kjer je poleg družbe, v kateri živimo, tako naravnan tudi šolski sistem in nenazadnje tudi miselnost delodajalcev. Premalo poudarka in priložnosti se daje kvalitetam posameznika. Nenehno se poudarja in krepi, da je treba naše šibkosti izboljšati, trenirati, delati na izboljšavah teh. Zelo pomembno je dejstvo, da smo vsi v svojih zmožnostih omejeni.

ZAČNE SE PRI NAS SAMIH

Zato je nujno ozaveščanje, da se moramo zavedati svojih kvalitet, talentov in to sprejeti, ozavestiti kot pomemben in visoko kvaliteten del nas, ki ga imajo redki izbranci in nas to dela zanimive ter posledično kongruentne. Samo na takšen način bomo lahko suvereno ter spoštljivo nastopali, tako v odnosu do sebe, do dela in drugi do nas in do našega dela. Saj marsikdo med nami ima vse ali številne lastnosti, ki jih zahteva posamezen položaj v delovnem okolju. Pa vseeno ni uspešen, ne napreduje, ni zadovoljen in ga tudi okolje ne dojema tako. Posledično tudi dela, ki ga opravlja. Samospoštovanje in samosprejemanje nam omogočata spremembo naravnanosti, ki jo sporočamo tudi v okolje in to se odzove na naš način. Stari rek jasno in nazorno povzema: »Kar dajemo, to prejmemo.«

Kvalitet, ki jih imamo kot posamezniki, jih bo okolje začelo dojemati in sprejemati šele v trenutku, ko se jih bomo tudi sami zavedali in sprejeli ali bolje ponotranjili. Vsega, kar se o sebi zavedamo in še več tistega, česar se ne, opazijo ljudje okoli nas. Z načinom interakcije, ki jo predstavljamo, se odraža na drugi strani naš odsev tega, kar dejansko smo. Če želimo, da je ta pozitiven, moramo tudi sami biti tako naravnani, se takšne sprejemati, v to verjeti, ponotranjiti in na ta način postati kongruentni. Četudi si samo dopovedujemo in se na neki način prepričujemo, je to premalo. Kajti usklajena in tako imenovano poravnana morata biti tako čustveni (na primer sprejemanje in imeti rad sebe), kot mentalni (na primer zavedanje, da smo v nečem dobri, si zaslužimo spoštovanje in da smo cenjeni) del nas. Na drugi strani pa je dejstvo, da če imamo pozitiven pristop in pogled nase, sploh težko pridemo v situacijo obratno naravnanega delovnega okolja oziroma vodstva. Saj nam že ob prvem stiku s tako naravnanimi osebami, ali okoljem, začnejo delovati alarmi in sporočati, da to pa le ni usklajeno z nami. Kaj lahko storimo? Vztrajamo ali se distanciramo. V primeru vztrajanja je treba vzeti v zakup tveganje, da je raven pozitivne zaznave v takšnem okolju z veliko verjetnostjo precej nizka. Ni pa nujno.

Pomembno sporočilo je: osvestite svoje talente. Pomislite, kaj vam prinaša zadovoljstvo, kdaj se kar izgubite v svojem delu, za kaj vas drugi ljudje pohvalijo, kaj se hitro naučite in z veseljem ... tukaj ležijo vaši talenti. Bolj, ko se jih zavedate, lahko oblikujete svoje delo v smeri, ki vam omogoča njihovo uporabo.

Ključ do izpolnitve in uspeha je, da v svojem vsakdanjem delu in življenju v celoti priznate in začnete uporabljati svoje največje talente in prednosti.

Posamezniki, ki se zavedajo svojih talentov in so usmerjeni v uporabo teh (po raziskavi Gallupa):

•       je trikrat večja verjetnost, da bodo poročali, da so zadovoljni s svojim življenjem;

•       je šestkrat večja možnost, da so bolj predani in zavzeti pri svojem poklicu in delu, ki ga opravljajo. 

Rešitve in spremembe, ki jih želimo doseči, so v največji meri odvisne od nas in mi upravljamo z njimi. Posredno ali neposredno. Posredno po kanalih vplivanja na svoje življenje (družina, zdravstvene okoliščine …) in neposredno skozi dojemanje sebe, dela ter postavljanjem meja. Če imamo vajeti v svojih rokah, bomo tudi usmerjeni v dosego cilja, ki ga imamo začrtanega. Karikirano napisano, težko hodimo naprej in se ne spotaknemo, če je naš pogled usmerjen v vse ostale smeri, razen v točko pred seboj in ki je poravnana z našim pogledom. Dokler ne živimo tega, v kar verjamemo, ne le želimo, ali sanjamo (kdor sanja, pravijo, da celo življenje prespi), težko to manifestiramo in tudi posledično s povratnimi verbalnimi in neverbalnimi interakcijami tega ne prejemamo.

 »Izogibajte se ljudi, ki zaničujejo vaše želje. To počnejo majhni ljudje. Resnično veliki ljudje vam dajo občutek, da lahko veliki postanete tudi vi!«

Mark Twain

NE ZAMUDITE: Avtorica zgornjega prispevka Renata Zadravec bo na septembrskem kongresu ADMA v Portorožu predavala na temo: Pozitivna pozornost – postanite opazni v delovnem okolju.