Kariera

Parkinsonov zakon in sedem metod, kako ga brzdati

Parkinsonov zakon pravi: delo se razširi, da zasede razpoložljivi čas za njegovo dokončanje. Kako učinkoviteje upravljati svoj čas? Ena od zelo učinkovitih metod, ki jo med drugimi uporablja tudi Elon Musk, so »časovne škatle«. Kaj pomenijo in katere metode temu lahko pridružimo, preberite v nadaljevanju.

FOTO: Depositphotos

Pred leti, ko smo bili mlada družina, sva z možem, dojenčico in predšolskim malčkom, uspela v mali Fiat Punto nabasati vse, kar smo potrebovali za 14-dnevni oddih na morju, vključno z glomaznimi otroškimi stolčki, vozičkom, prenosno posteljico, plenicami, napihljivimi blazinami, lopatkami za mivko, plavutkami, nekaj hrane, kovčki z brisačami in oblekami ter vso ostalo obvezno opremo za dopust. Zdaj, ko so otroci zrastli in se na dopust vozimo s karavanom, uspemo nabrati toliko »krame«, da je tudi ta, bistveno večji avto nabasan do zadnjega kotička.

Nekaj podobnega velja tudi pri organizaciji časa, kar ilustrira Parkinsonov zakon, ki pravi: »Delo se razširi, da zasede razpoložljivi čas za njegovo dokončanje.« Tako kot prostornina avtomobila določa količino prtljage, ki jo vzamemo s seboj, tudi čas, ki ga dodelimo določeni nalogi, vpliva na njeno trajanje in kompleksnost.

Predstavljajte si, da imate za pripravo poročila načrtovanih osem ur. Po Parkinsonovem zakonu boste verjetno poročilo pripravljali cel dan, ne glede na to, ali bi lahko delo opravili hitreje. Če pa si za isto nalogo določite štiri ure, boste verjetno našli načine, kako biti bolj osredotočeni in učinkoviti, da dokončate delo v polovici časa.

V svetu, kjer nas nenehno bombardirajo z motnjami in nepredvidenimi zahtevami, je umetnost učinkovitega upravljanja časa neprecenljiva veščina, ki lahko pomembno vpliva na vašo produktivnost in zadovoljstvo pri delu.

Parkinsonov zakon pravi: Delo se razširi, da zasede razpoložljivi čas za njegovo dokončanje.

Od kovčkov do »časovnih škatel«

Ena od zelo učinkovitih metod upravljanja s časom, ki jo med drugimi uporablja tudi Elon Musk, je »Timeboxing«, kar bi lahko prevedli kot »Časovne škatle«. Gre za metodo, ki naš dan razdeli na »škatle« ali bloke, ki jim pri planiranju porabe časa določimo vsebino. Elon Musk je pri planiranju svojih aktivnosti ekstremen, saj planira aktivnosti po 5-minutnih blokih. Bolj pogosto pa se sicer uporablja urnik s 15 ali 30-minutnimi intervali.

Upravljanje s časom po metodi »Timeboxing« poteka na enak način, kot dodajamo sestanke v Outlookovem ali Google koledarju: pri kliku na izbran začetek, se pojavi blok, ki mu moramo določiti namen ter trajanje ter po potrditvi vizualno zapolni prostor v urniku dneva. Planiranje v digitalnih koledarjih nam omogoča tudi enostavno barvno označevanje različnih aktivnosti, s čimer izboljšamo tudi preglednost.

»Timeboxing« lahko uporabljate, tudi če prisegate na papirne namizne koledarje ali rokovnike. Cilj je zapolniti celoten stolpec dneva z bloki, ne da bi ostal prazen prostor. To pomeni, da planirate tudi obdobja počitka. Z uporabo metode upravljanja časa »Timeboxing«, ne le, da skrajšujemo čas, porabljen za posamezne naloge, temveč tudi spodbujamo večjo osredotočenost in s tem učinkovitost.

Kako narediti več v krajšem času?

Prednost metode »Timeboxing« pred na primer zelo priljubljenimi in razširjenimi opravilnimi oziroma »To-Do« seznami je ravno v določitvi trajanja, ki ga bomo namenili posamezni aktivnosti. A ko metodo začenjamo, nam ravno določanje trajanja zelo pogosto povzroča največje preglavice.

Ne skrbite. Predvidevanje oziroma določanje časa, ki ga bomo namenili posamezni aktivnosti, je veščina, ki jo bomo zagotovo izboljšali s časom. Nikar ne obupajte, če se bo izkazalo, da se planiranega trajanja aktivnosti v začetku ne boste mogli v celoti držati. V nekaj tednih boste veščino zagotovo osvojili.

Planiranje aktivnosti z določitvijo trajanja za izvedbo je tudi sestavni del agilnega delovanja, ki ga uporabljajo najbolj napredna tehnološka podjetja v Silicijevi dolini. Uporablja se tudi pri Planiranju Sprintov, kratkih razvojnih ciklov pri metodi Scrum,  globalno najbolj uveljavljeni metodi agilnega vodenja projektov.


Več v kategoriji Kariera

Več člankov iz te kategorije