NE POTREBUJETE VEČ ČASA, POTREBUJETE BOLJŠI FOKUS
»Joj, ne vem, kje se me drži glava. Toliko dela se je nakopičilo, kje naj se sploh lotim?« vzdihuje Irena, pri tem pa se nestrpno ozira po kopici še neodgovorjenih el. sporočilih na njenem zaslonu in nemirno prestavlja papirje po mizi. Seznam opravil narašča iz minute v minuto, napetost v njej pa prav tako. Po vrnitvi z dopusta je Irena prekipevala od energije in bila prepričana, da si je naredila zalogo za nekaj mesecev. Prve dni jo je res držala pokonci, njena zavzetost je bila na vrhuncu, čez čas pa je počasi spolzela v stare tirnice ustaljenih navad. Sovražila je september.
Irena je le ena od mnogih zaposlenih, ki jim pogosto zmanjkuje časa za vsa opravila in naloge, ki bi jih morali tisti dan postoriti, saj se čez dan pojavljajo vedno nove naloge. Določene tako prelaga iz dneva v dan, kopičenje pa jo navdaja z občutkom nelagodja in tesnobe. »Počutim se kot ekonom lonec, tik preden bo eksplodiral,« je svoje počutje opisala Irena, ena od udeleženk delavnice v podjetju, kjer so bili zaposleni zaradi prilagajanja novim okoliščinam na trgu izpostavljeni dodatnim pritiskom s strani vodstva. Direktor je poleg tega hitro spreminjal odločitve, s tem pa vnašal med zaposlene dodatno napetost. Kaj hitro pa se je izkazalo, da so zunanje okoliščine le eden od vzrokov za nastalo situacijo, ki je slabo vplivala na zavzetost ekipe. Raziskava The State of Local Workplace, ki jo je objavil Gallup, je pokazala, da ima težave z zavzetostjo kar 85 % zaposlenih, zaradi izgubljene produktivnosti na delovnem mestu pa podjetja letno izgubijo sedem milijard dolarjev.
Kateri so najpogostejši motilci pozornosti, ki nam v službi kradejo energijo in čas?
- Približno 48 % zaposlenih zapravlja delovni čas z brskanjem po internetu in obiskovanjem spletnih mest, ki niso neposredno povezana z delom, vključno z družabnimi mediji.
- Nenehno preverjanje osebne el. pošte je še ena navada in oblika zapravljanja časa na delovnem mestu, ki se ji ne more upreti kar 70 % zaposlenih, nekateri to počnejo celo večkrat na dan.
- Čas na delovnem mestu hitro mine tudi med klepetom ali pri druženju s sodelavci.
- Veliko časa se zapravi za nepotrebne ali neproduktivne sestanke z nejasnim dnevnim redom, pa tudi daljše odmore za kosilo in osebne telefonske klice.
- Multitasking ali večopravilnost, s katero se še posebej ženske rade pohvalimo, ne pripomore ravno k naši produktivnosti – nasprotno. Raziskave kažejo, da lahko večopra- vilnost zmanjša produktivnost tudi do 40 %.
- Energijo nam krade tudi slaba organizacija dela, odlašanje oz. prestavljanje opravil in nalog, ki nam ne dišijo najbolj, na kasnejši čas. Ja, vem, vedno se najde izgovor, zakaj je tako.
Kako ukrotimo tatove časa in izboljšamo fokus?
Preverite preproste, a učinkovite namige, ki vam bodo v pomoč, da se izognete motilcem pozornosti na delovnem mestu. Pomagali vam bodo bolje upravljati čas in ohraniti fokus na tiste aktivnosti in naloge, s katerimi dejansko ustvarjate vrednost.
Več v kategoriji Kariera
Uredništvo ADMA
13 nasvetov za učinkovito vodenje sestankov
Sabina Lokar
DISC profil za administrativne menedžerje: Kako razumevanje osebnostnih profilov izboljšuje vodenje in učinkovitost
Razgovor za službo: 9 korakov, kako blesteti in izstopati
Maja Fister
Kaj počne administrativni menedžer: o ključnih nalogah in zmotah sodobnega poklica
