ADMA INTERVJU – ZMAGOVALKA IZBORA ADMA ODLIČNOST 2021

Manuela Repek: "Poskušam biti čim bolj realna pri zastavljanju ciljev"

Zmagovalka izbora ADMA odličnost 2021 je Manuela Repek, koordinatorka pisarne uprave v podjetju LUKA KOPER, d. d. Manuela nas je navdušila s svojo neusahljivo pozitivno energijo in širokim nasmehom, za katerega pravi, da pomaga rešiti še tako kompleksno komunikacijsko zagato. V tokratnem ADMA intervjuju tako predstavljamo njeno zgodbo. 

MAJA FISTER

Facebook
Twitter
WhatsApp
Pinterest
LinkedIn

Manuela Repek je svojo karierno pot začela kot materialni knjigovodja/receptor na Srednji gostinski in turistični šoli v Izoli. Že takrat so prepoznali njen smisel za tuje jezike in ji ponudili možnost, da v času počitnic skrbi za rezervacije v dijaškem domu in opravlja delo receptorke. Potem je večinoma opravljala delo v računovodstvu do zaposlitve na ZRS – Znanstveno raziskovalnem središču v Kopru, ko je zasedla mesto poslovne sekretarke. In takrat je uporabila vse do takrat pridobljeno znanje iz računovodstva in administracije, ter seveda tujih jezikov. Počasi je spoznala, da jo to delovno mesto izredno veseli in da se rada izobražuje na tem področju. Izredno jo je presenetila ponudba za delo na področju odnosov z javnostmi v Ljubljani. Ker je v vsaki ponudbi videla in vidi možnosti za izpopolnitev, je z veseljem sprejela tudi to. In bilo je noro: zabavno in naporno, navdihujoče in obremenjujoče, polno smešnih situacij in tistih resnih, skrb vzbujajočih. Predvsem je na tem delovnem mestu spoznala številna področja, ki jih do takrat ni poznala. Skratka sanjska služba ...

A po rojstvu sina se ni več videla v tej službi, spremenile so se prioritete in želela je ostati v Kopru ter si tam tudi poiskati delovno mesto. Tako se je prijavila na razpisano delovno mesto poslovnega sekretarja na rektoratu komajda ustanovljene Univerze na Primorskem. In tudi tukaj je uživala v svojem delu, z veseljem je delala in uporabljala vse pridobljene veščine na različnih področjih in seveda spet s pridom uporabljala svoje znanje tujih jezikov. Opravila je še tečaj francoskega jezika. Iz javnega sektorja jo je njena karierna pot odpeljala v gospodarstvo, v sistem, ki je edinstven v slovenskem prostoru in zato poln izzivov in možnosti za izpopolnitev in nadgradnjo svojega znanja. Kdo je danes Manuela Repek in kako stopa po poti ADMA odličnosti? Spoznajmo jo!

Naziv ADMA odličnost leta 2021 je vaš! Kaj vam takšno priznanje pomeni?

Pomeni mi veliko. Potrditev, da dobro opravljam svoje delo in da so to prepoznali strokovnjaki s tega področja.

Kakšne misli so se vam porajale v trenutku ob razglasitvi zmagovalke?

Najrazličnejše. Od tega, da morda pa nisem prav razumela ali slišala, pa do tega, da to sem res jaz. Še zadnji dvom sta razblinila predsednik in namestnik predsednika, ki sta oba govorila: »Sem ti rekel,« »Saj sem vedel!« In potem: »Aha, zdaj pa moram priti do odra, ne da bi se spotaknila (smeh).«

Se bosta vaše delo in življenje po izboru kaj spremenila?

Delo se prav gotovo ne bo spremenilo. Svoje delo bom še naprej opravljala z veseljem in predanostjo. Življenje pa morda malce: že samo dejstvo, da mi je veliko oseb čestitalo, je zame velika sprememba.

Iz javnega sektorja vas je karierna pot odpeljala v gospodarstvo, v sistem, ki je edinstven v slovenskem prostoru in zato poln izzivov in možnosti za izpopolnitev in nadgradnjo svojega znanja. Kako se znajdete v tem svetu?

Luka je res edinstven sistem. Kar nekaj let potrebuješ, da ga spoznaš in da se počutiš suverenega na tem področju. Ker pa se vse spreminja, kaj kmalu dojameš, da je edina konstanta sprememba in se veseliš vsake spremembe. V vsaki spremembi sem poskušala najti nekaj pozitivnega, se nekaj naučiti in se tako izboljšati. Ker se pa učimo celo življenje, se moram še veliko naučiti.

Katere so prednosti in slabosti dela v sektorju, kjer ste zaposleni?

Zdi se mi, da je edinstvenost tako prednost kot slabost. Za določene zadeve je pozitivno, da si edini in tako postavljaš nova pravila, uveljavljaš nove standarde. Včasih je pa ravno to slabost: nič ni dorečenega, pregleduješ veljavno zakonodajo za druge sisteme in jo prilagajaš našemu sistemu.

Kateri so največji izzivi, s katerimi ste se spopadali v podjetju Luka Koper?

V Luki so me naučili, da moram poskrbeti za svoj in le svoj vrtiček. V tako velikem sistemu je ključno, da imamo razdeljene naloge in da so posamezniki odgovorni za posamezno področje. Medsebojno sodelovanje je tako nuja in tudi poslovna odličnost. Ljudje smo si namreč različni, in če nas vodi poslovna odličnost, vemo, da moramo sodelovati in tako bomo uspešno zaključili kakršen koli projekt.

Na podelitvi sta vas spremljala tudi direktorja, ki sta vedela zgolj, da ste med top finalistkami, ne pa tudi zmagovalka. Kako pomembna je podpora sodelavcev in nadrejenih pri grajenju kariere?

Podpora nadrejenih pri grajenju kariere je prav zagotovo ključnega pomena. Veš, da ti zaupajo, da verjamejo vate, da te bodo podprli. Ravno tako je pomembna podpora sodelavcev, brez katere je namreč težko uspeti. Če imaš pa še sodelavce, ki s teboj sodelujejo – to pa je neprecenljivo.

Koliko ur ima vaš delovnik?

Moj delovnik je odvisen od obveznosti v koledarju predsednika in namestnika predsednika. Običajno delam devet ur, včasih manj kot osem, včasih pa tudi 12.

Se vam zdi, da sta pri vašem poklicu pomembnejša izobrazba ali učenje iz lastnih izkušenj?

Izobrazba je prav zagotovo pomembna. Sama pa sem se največ naučila iz lastnih izkušenj. Namreč hitro se učim in vsrkavam vse informacije s pomočjo (tudi) fotografskega spomina.

Kako pomembno je, da se poslovne sekretarke izobražujejo skozi vse življenje in ostajajo v koraku s časom v poklicu, ki zahteva nenehno sledenje spremembam?

Izobraževanje je zelo pomembno, saj se vse spreminja z nadzvočno hitrostjo. Z uporabo digitalnih novosti smo lahko hitrejše in učinkovitejše, lahko opravimo več zadolžitev in smo tako (naj)boljša podpora našemu menedžmentu. In si zamislite zadovoljstvo ob koncu delovnika, ko si lahko rečeš: OK, danes sem pa vse naredila!

Kako se je ta poklic spremenil v zadnjih desetih letih? Se vam je pred leti zdel manj zahteven, kot je danes?

Prav zagotovo je bil pred desetletjem ta poklic malce manj zahteven, saj je bilo računalniško opismenjevanje fakultativno, znanje tujih jezikov je bilo zaželeno, o večopravilnosti se še ni govorilo in tudi podpora menedžmentu še ni bila tako samoumevna.

Bi rekli, da je pomembnost vlog poslovnih asistentk pogosto podcenjena?

Pri nekaterih prav gotovo: tudi pri meni v službi. Nekateri še vedno menijo, da je naše delo kuhanje kavice, dvigovanje telefonske slušalke in fotokopiranje. Potem pa prideš na kongres ADMA in te preplavi pozitivna energija vseh sodelujočih in ti je takoj jasno, kako pomembno delo opravljaš. Tisti, ki se tega ne zaveda, ne ve, kaj izgublja: kako veliko podporo bi lahko imel in kaj vse bi še lahko naredil.

Kongresa ADMA, kjer ste letos prejeli naziv ADMA odličnost, se udeležujete tudi sicer. Katere so top tri stvari, po katerih si boste letos še zapomnili kongres?

Prav gotovo izbor ADMA in izjemno organizacijo tega dogodka v okviru kongresa. Potem pa: »Bariere dol, bariere dol«, predavanje Martina Goloba in navdušujočo Tanjo Skaza.

Zaposleni v podpori menedžmentu sicer niso formalni vodje. A vse pogosteje se jih opisuje kot »skrite vodje«. Kaj menite, zakaj?

Ko opravljamo svoje delo, ves čas nekaj vodimo: koledar predsednika uprave, knjigo prejete pošte, delovodnik oddanih dopisov, evidenco prejetih dokumentov v podpisovanje ... Malce sem se pošalila z dvoumnostjo tega glagola, vendar smo v ozadju in poskrbimo, da vse teče čim bolj nemoteno, tekoče. Sestanki, projekti, službena potovanja, običajen dan v pisarni ... Vodimo, usmerjamo, koordiniramo in tako poskrbimo, da je vse brezhibno. No, vsaj trudimo se. Če pa se kaj zalomi, ponovno poskrbimo, da se nevšečnost čim prej razjasni, uredi, reši. Vedno 'komandiramo' iz ozadja.

Digitalizacija in tehnološki razvoj sta močno vplivala tudi na to področje. Kako bo po vašem mnenju videti ta poklic v prihodnosti? Virtualne asistence je vse več. Ali menite, da bo izpodrinila človeški dejavnik?

Res je vedno več digitalizacije in tehnologije v naših delovnikih, vendar ne bo izpodrinila človeškega dejavnika. Samo pomislite na telefonske tajnice: prav gotovo niste zadovoljni, ko zaslišite na drugi strani posneto sporočilo in čakate, da boste pritisnili na 1, 2 ali 3 ... Nenadomestljivo je, da se ti oglasi prijazen glas, ki ti pove, da so trenutno vsi zasedeni, da pa lahko z veseljem pomaga, če mu zaupaš, kaj potrebuješ. In da ta glas to pove z nasmehom. Tako kot sem že povedala: tudi to se sliši/čuti, čeprav si na telefonu.

Kakšne so lastnosti dobre poslovne asistentke?

Dobra poslovna asistentka mora z veseljem opravljati svoje delo, mora biti prijazna, razgledana, vešča poslovne komunikacije v tujih jezikih, natančna, točna, vztrajna, odločna, zanesljiva, zaupljiva, diskretna in obvladati mora večopravilnost, dobro mora poznati interne procese, protokol in sposobna mora biti predvideti.

Ob prevzemu nagrade je eden od vaših menedžerjev povedal, da je ena vaših izjemnih vrlin tudi sposobnost predvidevanja. Kako uporabno je biti vizionarski?

Res je, kar je meni samoumevno in se tega do takrat nisem niti zavedala. Vendar je predvidevanje ena ključnih lastnosti dobre poslovne sekretarke, saj tako lahko prepreči nesporazum ali neudeležbo na sestanku ali neučinkovit sestanek ali celo diplomatski incident.

V kolikšno pomoč na delu vam je sodobna tehnologija in koliko zaslug ji gre za preoblikovanje tega poklica?

Zdi se mi, da nam je sodobna tehnologija v veliko pomoč: si ne predstavljam, da bi si delala zapiske za zapisnike, namesto da tipkam neposredno v računalnik in kasneje oblikujem čistopis zapisnika. Ravno tako si ne znam predstavljati, da bi si vse sestanke zapisovala v namizni koledar, namesto v Outlookov koledar. Sodobna tehnologija nam omogoča večjo učinkovitost, hitrejše odzivanje, lažje oblikovanje in pisanje dopisov, zapisnikov. Skratka olajša nam delo.

Česa o vas še ne vemo, pa bi morali? Menda ste bili pred leti celo sovoznica na reliju? Povejte nam kaj več o tem?

Ja, tega o reliju se niti spomnila nisem. Ko sem bila PRovka na AC-Intercaru, so povabili direktorja Marka Kryžanovskega, da se udeleži relija GEOSS Slovenija. Povabil me je zraven, in seveda sem nadvse uživala v tej vlogi, ki je pa bila svetlobna leta daleč od pravega sovoznika na reliju. Menim pa, da je najpomembnejše to, da imam izjemno rada živali. Zato imamo doma štiri muce, ki smo jih tako ali drugače rešili. Maca se je znašla pred našimi vrati v času, ko je izginila naša Mici – sosedje so mislili, da je naša Mici in so nas poklicali, da jo pridemo iskat. Minou smo pripeljali s Paga, rešili smo jo pred nesramnim natakarjem, ki je brcal njo in njeno mamico pred restavracijo. Mima je prišla v hišo, ker so nas poklicali, da so videli našega izgubljenega Miška. Žal, tako Mici kot tudi Miško se nista nikoli več vrnila ... In zadnja pritepenka je želvasta muca Miša. Tudi ta se je znašla pred našimi vrati nekega mrzlega novembra.

Ste nočna ptica ali jutranji človek?

Sem absolutno jutranji človek. Vstajam ob peti uri, ob koncih tedna (morda) malce kasneje.

In potem pripravim hrano za vse muce (štiri naše in še zunanje tri, pa za galeba, ki je zadnja pridobitev naše družine). Potem telovadim – pilates in joga, pripravim zajtrk zase in pozimi tudi za sina, potem sledi še tuširanje in »rihtanje« za v službo.

Kako ohranjate svoje možgane sveže in radovedne?

Z branjem in z gledanjem TV sprejemnika, poslušanjem radijskih postaj, skratka vsrkavam vse informacije. Sem pa prepričana, da mi ravno joga največ pomaga pri ohranjanju svežih možganov.

Kakšne cilje ste si zastavili letos?

Sama poskušam biti čim bolj realna pri zastavljanju ciljev. Želim si veliko več izobraževati oziroma udeleževati različnih izobraževanj – še posebno križarjenja s Tanjo Skaza – vendar glede na trenutno situacijo v službi in tudi v domačem okolju, je to žal neizvedljivo. Se bom pa z veseljem udeležila Jesenske ADME. Potem pa si želim jeseni ponovno na post. Post za dušo in telo opravim dvakrat letno. Pa turistične bone si želim izkoristiti za ogled kakšnega skritega kotička naše prelepe Slovenije, želim si pripraviti zabavo za sinovo polnoletnost ... Pa je vse to odvisno od epidemiološke situacije ... In velike sanje, ker pravijo, da moramo tudi te imeti: se preseliti v Kostariko, odpreti zavetišče in skrbeti za zapuščene živali ter se ves dan prepuščati njihovi brezpogojni ljubezni. Pura vida!