Ko zmanjka časa za prioritete – je čas za fokus!

Današnji delovnik je ena velika norišnica. Šprint na 200 metrov z ovirami, medtem ko z eno roko mečete bumerang, z drugo pa ga lovite. Več kot polovico časa je zasedenega z maili, telefoni, sestanki, potem pa so tu še nenapovedani »požari« in »horuk« akcije, ki jim ni in ni konca. Kar je res pomembno, se iz nekega nadnaravnega razloga ves čas seli na seznam »jutri«. Se sliši znano?

Meta Grošelj

Facebook
Twitter
LinkedIn

Foto: Unsplash

Včasih si morda tudi vi zaželite vsaj trohice miru in ščepca tišine, da bi se posvetili prioriteti, namesto da se ukvarjate z vsem drugim. Zdi se, da v pisarni lažje odkrijete rudnik diamantov kot pa čas za neokrnjeno pozornost. Zato delo pogosto vzamete domov misleč, da tam najdete fokus. A zares izgubljate bitko na obeh straneh – na strani dela in na strani počitka. Veliko boljša ideja je ta, da se spoznate z dinamiko fokusa in z njim zavestno upravljate. Fokus management je danes ključ do produktivnosti, ki vam omogoča zaključiti in ustvariti več, ne samo hitreje, temveč tudi z večjo mero zadovoljstva.

Današnje »pametne« distrakcije

Za motilce iz mesa in krvi so strokovnjaki že dolgo nazaj izumili krasen recept. Popisujte jih. Enostavno vzemite list papirja in popisujte, kdo vas je zmotil. Če vas bo ta oseba znova zmotila, »zacahnajte« črtico. In drugo. In tretjo. Ugotovili boste, da vas sploh ne moti toliko različnih ljudi, ampak večinoma ene in iste osebe. Dogovorite se s temi ljudmi za neko konkretno uro v dnevu, v kateri boste rešili večino odprtih vprašanj. Problem rešen, motenje reducirano, koncentracija povrnjena. 

Danes je glavna težava drugačna. Pametna tehnologija nam 24 ur na dan omogoča, da dostopamo do vseh in s tem vsi dostopajo do nas. Ljudje postajamo tako zelo navezani na naše napravice, da včasih »podrsamo« po telefonu brez kakšnega resnega namena. Vedenje, v katerega nas dejansko sili avtomatizacija, ki je vse okoli nas in našega delovnega okolja, nas počasi in vztrajno trenira na impulzivno odzivanje.

»Prejeli ste nov mail!« vas opozori aplikacija. Samo s tem, da pomežiknete v zgornji desni rob monitorja, ste že izgubili fokus. Točneje, izgubili ste hitrost, s katero ste delali trenutek pred tem na neki nalogi. Za ponoven zagon optimalne hitrosti dela dokazano potrebujete od 10 do 25 minut. Najmanjši motilec namreč lahko iztiri vaš celoten kratkoročni delovni spomnin. To je tisti stari dobri »kaj sem že mislila« in pa »kje sem že ostal?« Ko izgubimo fokus, pristanemo na začetku. Raziskave kažejo, da ljudje na račun impulzivnosti izgubimo več kot 2 uri delovnika dnevno!

Fokus management je danes ključ do produktivnosti, ki vam omogoča zaključiti in ustvariti več, ne samo hitreje, temveč tudi z večjo mero zadovoljstva.

Problem motnje pozornosti

Mnogo ljudi danes trpi za sindromom (ali simptomi) motnje pozornosti, kar pomeni, da se težko osredotoča na neko nalogo dovolj dolgo, da jo pripelje v doglednem času do zaključka. Impulzi so postali nekaj vsakdanjega, fokus pa je postal naporen. Raziskave (Mark, Glocke, Hallowel) na področju motilcev kažejo, da z naraščajočo impulzivnostjo ljudje naloge sicer opravijo, a ker imajo na razpolago manj časa, dvakrat hitreje delajo, z dvakrat toliko pokurjenega stresa in dvakrat toliko porabljenih živcev. Kot bi delali delo dveh, treh ljudi.

Ljudje se vse bolj in bolj zavedamo, da je fokus pomemben in tudi, da ga manjka. Farmacevtska industrija je ugotovila to potrebo na trgu in tako fokus že prodaja v tabletkah. Prek luže, kjer je zdravila na recept mogoče tržiti končnim uporabnikom, so zdravila tipa Adderal in Ritalin postala prava zlata jama industrije. Moje mnenje je, da je fokusirano produktivnost mogoče natrenirati enako, kot treniramo dobre navade. Če smo tako pred leti upravljali čas, je danes naša pozornost tista, s katero moramo zavestno upravljati. Mora biti pod našo kontrolo.

Vse, kar vas v tem trenutku stresira in še niste zaključili, enostavno zlijte na papir. Nato pa zapisano razdelite v tri skupine.

Igrajte se fokus

Upravljati fokus pomeni, da se zavestno osredotočate na eno samo prioriteto z jasnim in popolnim odklopom od vsega ostalega za določen košček časa. Znana je t. i. »pomodoro« tehnika, pri kateri uporabljate štoparico, ki meri čas osredotočanja. Uporaba štoparice je koristna, saj s tem fokusu primešamo nekaj zdravega časovnega pritiska. Hkrati vnese nekaj prvin igrivosti v delo. S štopanjem aktiviramo fokus hitreje, velja pa za naloge, ki ne trajajo več kot 20 minut. 

Da bi fokus aktivno vpeljali v vsakdan, je dobro poznati t. i. peak performance intervale oz. ultradiani ritem valovanja naše koncentracije. Znanost ga pozna tudi pod imenom BRAC cikel (Basic Rest Activity Cycle) in traja od 90 do 120 minut. Dokazal ga je Nathaniel Kleitman, znanstvenik, ki je raziskoval delovanje naše zavesti v času spanja. Na kratko pomenijo, da smo vsakih 120 minut zreli za približno 20-minutni odmor. Najbolj eleganten način vpeljevanja ritma koncentracije v vaš vsakdan je ta, da dan razdelite na 120-minutne intervale, nato vsakemu dodelite specifične prioritete, ki se jim fokusirano posvetite. Dobro pa je, da se za tisti čas znate od ostalega zavestno ločiti.

Sistem »uradnih ur«

Zelo močna ovira za fokus je naša notranja potreba po hipnem odzivanju na sleherne imulze okolja. Zanimivo, da ostajamo tako odzivni, kljub temu da tehnologija ves čas beleži, kaj natanko se dogaja. Telefoni so se osvobodili žic, ki so jih priklenjali na zidove, in se priklenili na nas. A brez panike. Vse se beleži! Ni mogoče izgubiti niti ene informacije. Danes je dejansko mogoče pokukati v preteklost in prebrati vse maile, vsa sporočila, vse objave na Linkedinu in Facebooku, ki so se zgodile eno uro nazaj. Brez dvoma boste izvedeli, kdo vse vas je klical in kdaj, zato vam ni treba skrbeti. Hkrati so ljudje veliko bolj pripravljeni počakati kakšno minutko ali dvajset, kot pa si mi mislimo.

Obstaja mnogo okolij, kjer se navidezno ni mogoče odklopiti, kajti telefon zvoni, stranke kličejo, šefi trkajo, doječki jokajo in enostavno ne gre. A zares je v vsakem okolju mogoče vzpostaviti sistem »uradnih ur«, ki preverjeno deluje. Gre za splet enostavnih medosebnih dogovorov, ki vam omogočajo minimalno 2 uri strnjenega fokusa dnevno. Osebno menim, da bi vsak človek moral imeti na razpolago 120 minut za fokusirano delo brez motenj. Ta čas bi moral biti osnovni higienik.

Učinkovitost zaključevanja

En sam interval 120-minutnega fokusa dnevno namreč že omogoča zaključevanje vsaj ene prioritete dnevno. Zaključevanje pa je edino pravo merilo produktivnosti. Začnete lahko tisoč stvari, naredili niste ničesar in domov boste šli slabe volje. Zaključite eno samo stvar, eno samo prioriteto, in ves dan boste žvižgali harmonije. Recept zaključevanja je enostaven. Zmešajte eno prioriteto s končno količino časa in se odrecite nekoristnemu sladkorju, ki ga poznamo pod imenom perfekcionizem.

Učinek Zeigarnik in zniževanje stopnje stresa

Neopravljeno, neodkljukano in odprto je namreč krivo za visoke ravni stresa v naših življenjih. Če trpite pod močnim pritiskom stresa, trpite za »cigarnik efektom«. Ta efekt je poimenovan po znanstvenici in raziskovalki Blumi Zeigarnik, ki je leta 1927 dokazala ta zelo hinavski način delovanja možganov. 

Možgani si namreč veliko bolje zapomnijo vse tisto, kar še »morate« opraviti. Vse nenarejeno tudi hranijo v spominu dlje kot pa tisto opravljeno. Zeigarnikova je do te ugotovitve prišla s pomočjo analize spomina natakarjev. Ugotovila je, da si natakarji neplačana naročila zapomnijo dlje kot pa plačana. Sklep je enostaven. Dokler pa naloga ni dokončana, vam ne da miru in zato odlašanje dejansko fizično boli, kajti sproža centre bolečine v naših možganih.

Na tej točki vas spodbujam, da vse, kar vas v tem trenutku stresira in še niste zaključili, enostavno zlijete na papir. Nato pa zapisano razdelite v tri skupine. 

Skupina A so vse zadeve, ki jih boste čim prej zaključili. Vaše diamantne prioritete. Če jih imate pet, izberite eno, ki jo boste zaključili.

Skupina B so vse zadeve, ki jih lahko pustite še malo odprte – a določite jim jasen časovni rok, jasno mejo zaključevanja.

Skupina C pa so vse tiste zadeve »mogoče nekoč«, ki jih morda lahko tudi prečrtate in preprosto pozabite. Ne boste jih dokončali. Morda jih sploh nikoli ne bi smeli začeti.

Fokus in zaznava občutka sreče

Ko začnete slediti BRAC ritmom 120-ih minut, boste vsak dan dosegali stanje globokega fokusa, ki ga poznamo tudi kot flow oz. območje zanosa. Dosežete ga v približno 30. minuti (če vas vmes distrakcija ne vrne na začetek). Takrat se zunanji svet skoraj v celoti odklopi. Izgubimo občutek za čas. Zaznava čutil postane selektivna. Delo pa postane zabavno. Zavestno si morate dovoliti, da se zapeljete tako globoko. Globlje ko prodrete, več genialnosti najdete. Več idej.

Zanos je območje ustvarjalnosti, kjer se srečata spretnost in samozavest. Vaše veščine in znanja se zlijejo s samozaupanjem, ki ga potrebujete, da jih prakticirate. Notranji kritiki so tišji. Aktivacija vseh virov je visoka. Ljudje v tem stanju izredno uživamo.

Mihaly Csikszentmihalyi, avtor, ki se je s flowom akademsko ukvarjal več kot 30 let, ga opisuje kot stanje popolne sreče. Moje mnenje je, da ljudje delamo zato, ker nas delo osrečuje. Radi pomagamo ljudem. Radi ustvarjamo in dosegamo cilje. Če ste morda izgubili dobre občutke in jih želite znova vzpostaviti, je fokus dobesedno najboljša izbira – tako za rezulate kot za srečo.