Odnosi

Ko pride dan D ali izvedba samega dogodka

Dan dogodka mora biti dan, na katerega se poplača več trud, ki ga investitor, upravljavec dogodka in vsa ekipa vložijo v zasnovo in pripravo. V teoriji je izvedba dogodka le realizacija scenarija, ki smo ga pripravili v fazah raziskave, zasnove, načrtovanja in priprave dogodka. Načrtovanje in priprava sta zelo pomembna za izvedbo, toda še tako dobro načrtovanje lahko kaj hitro utone v pozabo, če ga na dan prireditve kaj polomimo. Ker je dogodek upravljanje ljudi, je groženj za uspešno izvedbo vse prej kot malo. Na dan D je tako precej odvisno od kakovosti vodje in njegove ekipe, ki mora skrbno upravljati nepredvidljive razmere, ki nastanejo zaradi človeških ali drugih dejavnikov.

Foto: ADMA

Načrt za izvedbo dogodka

Načrtovanje, priprava in izvedba dogodka so tesno prepleteni, saj moramo že v fazi načrtovanja natančno predvideti vse, kar se bo zgodilo na dan prireditve. Potek dogajanja zapišemo v načrt za izvedbo, ki vključuje časovni in logistični program prireditve, določa tok udeležencev po izbranem prizorišču in predvidi zaporedje posameznih dogodkov na prireditvi. V načrtu za izvedbo dogajanja opisujemo v sedanjiku, kot da dogodek poteka zdaj, pred našimi očmi. Način pisanja mora biti jedrnat, v opis pa zajamemo vse elemente, ki vplivajo na potek dogodka — prihod in sprejem udeležencev, pijača dobrodošlice, prehod v dvorano, začetek prireditve, vložki moderatorja, govori, nastopi nastopajočih, avdiovizualni vložki, spremembe v scenografiji, čas za pogostitev itd.

Poznamo več vrst načrtov za izvedbo, pri čimer se upravljavec vedno odloči za najenostavnejšo obliko, ki še vedno ustreza potrebam deležnikov pri upravljanju dogodka. Pri enostavnejših dogodkih načrt za izvedbo zapišemo kot sosledje posameznih dogodkov (uporablja se tudi izraz scenosled), pri zahtevnejših pa je treba pripraviti kar pravi scenarij, v katerega je zapisano več podrobnosti. Kompleksnejši ko je dogodek, kompleksnejši je scenarij. Scenarij korporativnega večernega dogodka zahteva povezovalno besedilo. Enostaven scenosled, ki zadostuje za večino dogodkov, vključuje uro in vsebino posamezne scene ali opravila, odgovorno osebo in prostor za opombe, kamor zapišemo ključne informacije za izvedbo. Dokument na dogodku je opomnik in vir ključnih informacij za izvedbeno ekipo in vse, ki se obrnejo nanjo. Oblika enostavnega scenosleda ni predpisana. Vključuje lahko tudi ključne telefonske številke in druga polja po izbiri. Pri več prizoriščih je v scenosled dobro ločiti dogajanje po posameznih lokacijah.


Več v kategoriji Odnosi

Več člankov iz te kategorije